KOMUNIKASI PERKANTORAN

BERBASIS TIK
MAKALAH
disusun untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Otomatisasi Perkantoran
disusun oleh:
Aditya Arrahman Wiguna

1400413

Julina Aisyafarda

1403367

Mega Lestari

1405579

Novya Anggraeni

1406214

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
BANDUNG
2016

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, karena dengan
limpahan rahmat dan hidayah-Nya kami telah selesai menyusun makalah ini,
sebagaimana ditugaskan dalam mata kuliah Otomatisasi Perkantoran.
Makalah ini kami susun berdasarkan beberapa informasi yang kami
peroleh dari beberapa sumber buku, jurnal dan internet mengenai Komunikasi
Perkantoran Berbasis TIK.
Kami menyadari bahwa makalah yang kami susun ini masih jauh dari kata
sempurna, maka dari itu kami selaku penyusun meminta kepada para pembaca
untuk memberikan kritik dan saran untuk melengkapi kekurangan yang ada pada
laporan yang kami susun ini. Kami berharap makalah ini dapat diterima oleh
Dosen Mata Otomatisasi Perkantoran dan dapat bermanfaat bagi kita semua.

Bandung, 27 Juni 2016

Penyusun

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR.................................................................................... i
DAFTAR ISI.............................................................................................. ii
BAB I PENDAHULUAN.............................................................................. 3
1.1.

Latar Belakang................................................................................. 3

1.2.

Rumusan Masalah............................................................................. 3

1.3.

Tujuan............................................................................................ 4

BAB II LANDASAN TEORI........................................................................5

A.

Pengertian Komunikasi Perkantoran Berbasis TIK.......................................5

B.

Sejarah Komunikasi Perkantoran Dari Masa ke Masa...................................8

C.

Media Komunikasi Perkantoran Berbasis TIK..........................................15

D.

Dampak Positif Komunikasi Kantor Berbasisi TIK....................................18

E.

Dampak Negatif Komunikasi Kantor Berbasisi TIK...................................19

F.

Hambatan Penggunaan Alat komunikasi Kantor Berbasisi TIK.....................21

BAB III PEMBAHASAN...........................................................................23

BAB V KESIMPULAN............................................................................. 25
DAFTAR PUSTAKA................................................................................ 26

ii

BAB I
PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang
Kantor dan komunikasi merupakan 2 hal yang tidak dapat

dipisahkan. Setiap aktifitas perkantoran tentunya memiliki informasi yang

diolah didalamnya untuk di sebar luaskan. Tidak behenti sampai disitu,
informasi yang telah diolah tentu saja harus di komunikasikan, baik itu
dari sisi internal ataupun eksternal.komunikasi sangatlah penting agar
segala kegiatan di kantor dapat berjalan dengan baik tanpa adanya
kesalahan pemahaman.
Ada banyak cara dalam berkomunikasi, bisa secara tradisional
maupun menggunakan teknologi yang canggih. Pada umumnya , kita
berkomunikasi dengan berbicara secara langsung, untuk jarak jauh kita
dapat ber telepon komuikasi akan menjadi efisien? Atau apakah dengan
surat menjadi efektif? Tentu iya, daripada bepergian jauh dengan teknologi
telpon dan surat akan lebih efektif. Namun , dengan berkembangnya
teknoogi, kita semakin dimudahkan dengan berbagai media baru yang
lebih efektif dan efisien. Dengan komunikasi berbasis TIK, kini berkomunikasi bisa dilakukan dengan beragam cara, tentunya dengan
kelebihan dan kekurangannya.

1.2.

Rumusan Masalah
1. Apa itu komunikasi?
2. Apa itu komunikasi berbasis TIK?
3. Bagaimana perkembangan komunikasi kantor dari masa ke
masa?
4. Apa saja media komunikasi kantor berbasis TIK?
5. Apa saja kekurangan dan kelebihan komunikasi kantor berbasis
TIK?
6. Apa saja kendala penerapan komunikasi kantor berbasis TIK?

1.3.

Tujuan
1. Memenuhi tugas mata kuliah Otomatisasi Perkantoran
2. Memberikan penjelasan mengenai komunikasi perkantoran
berbasis TIK
3. Memberikan kita pemahaman mengenai komunikasi perkantoran
berbasis TIK

BAB II
LANDASAN TEORI

A. Pengertian Komunikasi Perkantoran Berbasis TIK

Komunikasi kantor adalah proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada
pihak lain, yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor. Komunikasi ini
dapat dilakukan secara lisan (langsung maupun dengan alat komunikasi), maupun
dalam bentuk tulisan.
Komunikasi kantor dapat dibedakan atas:
1. Komunikasi internal, yaitu komunikasi yang terjadi di didalam dan
diantara anggota organisasi yang bersangkutan. Komunikasi internal ini
terdiri atas beberapa bentuk,

Pertama, komunikasi vertikal, yaitu komunikasi yang tejadi antara

atasan dengan bawahan dan komunikasi tersebut mengandung
perintah dari atasan kepada bawahannya. Komunikasi ini disebut
juga komunikasi fungsi.

Kedua, adalah komunikasi yang tidak mengandung perintah, tetapi

bersifat pengiriman informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan
kantor. Komunikasi ini disebut dengan komunikasi tata usaha.

Ketiga, adalah komunikasi pribadi, yaitu komunikasi diantara

individu dalam organisasi, tetapi tidak berkaitan langsung dengan
pekerja ankantor.

2. Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang dilakukan oleh para

pegawai kantor dengan pihak lain di luar kantornya. Misalnya antara staf
kantor dengan klien.
Kemampuan berkomunikasi secara efektif sangat diperlukan oleh setiap pegawai
di kantor Notaris, karena melalui komunikasi yang efektif tersebut, dapat dengan

mudah, cepat, dan tepat dapat dimengerti maksud dan tujuan seorang klien yang
datang, dan menimbulkan kepuasan bagi klien yang bersangkutan.
Komunikasi Perkantoran (Office Communication) komunikasi perkantoran
yang dikenal dan dijalankan saat ini tidak hanya satu macam saja seperti pada
masa lalu yaitu hanya mengenal atau memakai tulisan sebagai media
penyampaian informasi (komunikasi), kini telah berkembang sistem informasi
dengan munculnya teknologi baru dan temuan-temuan inovasi lainya dibidang
komunikasi (perkantoran) yang menghasilkan peralatan yang canggih dan rumit.
komunkasi secara umum adalah penyampaian informasi yang mengandung
berbagai macam keterangan dari seseorang kepada orang lain.
Unsur-Unsur Komunikasi Perkantoran
1.
2.
3.
4.
5.

Pengirim Informasi (communicator)

Informasi, keterangan atau buah pikiran (gagasan)
Alat (sarana) untuk menyampaikan Informasi
Isyarat yang dipancarkan oleh alat/sarana yang bersangkutan
Penerima Informasi (communicate)

Jenis Komunikasi Perkantoran

1. Sistem Komunikasi Tulisan (Written Communication) antara lain
adalah surat menyurat (dikirim melalui pos/ekspedisi, diantar
sendiri dll), telegram dan informasi tertulis lainnya.
2. Sistem Komunikasi Lisan (Oral Communication) antara lain
adalah telepon, radio.
3. Sistem Komunikasi Mekanis (Mechanical System Communication)
antara lain adalah melalui pipa udara, ban berjalan, teleks dan
sejensinya.
4. Sistem Komunikasi Panggilan Petugas (Staff Location System)
antara lain adalah panggilan oleh petugas untuk seseorang melalui
pengeras suara, sistem radio, bunyi bel atau tanda lampu.

Aspek Dan Asas Komunikasi Perkantoran

1. Komunkasi harus dipandang sebagai suatu proses

2. Komunikasi menyangkut aspek manusia dan bukan manusia

3.
4.
5.
6.

(peralatan/sarana komunikasi)
Komunkasi mengandung aspek informasi
Ciri-ciri komunkasi dikatakan menjadi efektif bila:
Langsung (to the point), tidak ragu menyampaikan masalah
Asertif (tidak takut menyampaikan apa yang iinginkan dan

mengapa)
7. Congenial (ramah, bersahabat)
8. Jelas (hal yang disampaikan mudah dimengerti)
9. Terbuka (tidak ada pesan dan makna tersembunyi)
10. Secara lisan/tulisan (menggunakan kata-kata yang jelas dimengerti)
11. Dua arah (oral communication) seimbang antara berbicara dan
mendengarkan
12. Responsif (memperhatikan keperluan dan panangan orang lain)
13. Nyambung (menginterpretasikan pesan/keburuan orang lain
dengan tepat)
14. Jujur (mengungkapkan gagasan, perasaan dan kebutuhan yang
sesungguhnya)
Dasar Pemikiran Komunikasi
1. Memberi Informasi kepada pelanggan, rekan kerja, bawahan,
atasan
2. Diberi Informasi
3. Mempengaruhi orang lain komunikasi berguna untuk merangsang
minat, mengurangi permusuhan dan menggerakkan anggota
organisasi/masyarakat untuk melakukan sesuatu
4. Menolong orang
5. Menyelesaikan masalah dan membuat keputusan
6. Evaluasi secara efektif
Faktor-Faktor Dalam Memilih Komunikasi
1. Kecepatan

apakah

mendesak,

perlu

dikirim

secepatnya

menggunakan sarana komunikasi apa (surat biasa, surat kilat,

telegram, fax, email dsb)
2. Kecermatan informasi/data yang akan disampaikan harus akurat
diterima oleh penerima

3. Keselamatan dengan sarana apa yang akan digunakan pengiriman

berita agar dapat sampai ditujuan dengan keselamatan dan menjaga
resiko hilang
4. Kerahasiahan untuk menjaga kerahasiahan, tentukan apakah berita
harus dikirim menggunakan sarana komunikasi yang sesuai dengan
sifat beritanya.
5. Warkat apakah perlu dengan surat atau cukup dengan lisan saja
6. Kesan untuk mendapat kesan yang baik apakah berita cukup ditulis
dengan stensil atau perlu dicetak
7. Biaya unsur biaya harus diperimbangkan dalam pemilihan sesuatu
saran komunikasi

B. Sejarah Komunikasi Perkantoran Dari Masa ke Masa

1. Era komunikasi tulisan (tahun 4000 SM)
Era komunikasi pada waktu itu berfungsi sebagai sistem untuk pengenalan
bentuk-bentuk yang mereka kenal, mereka menggambarkan informasi yang
mereka dapatkan pada dinding-dinding gua, tentang berburu dan binatang
buruannya. Pada masa ini mereka mulai melakukan pengidentifikasian bendabenda yang ada disekitar lingkungan mereka tinggal dan mewakilinya dengan
bentuk-bentuk yang kemudian mereka lukis pada dinding gua tempat mereka
tinggal, karena kemampuan mereka dalam berbahasa hanya berkisar pada bentuk
suara dengusan dan isyarat tangan sebagai bentuk awal komunikasi mereka pada
masa ini.
Perkembangan selanjutnya adalah diciptakan dan digunakannya alat-alat yang
menghasilkan bunyi dan isyarat, seperti gendang, terompet yang terbuat dari
tanduk binatang, isyarat asap sebagai alat pemberi peringatan terhadap bahaya.
Manusia

menemukan

medium

media

untuk

menulis

segala

aturan/kontrak/undang-undang/catatan keagamaan. Mereka memilih memakai

media yang praktis, tahan lama, mudah dibawa, dan murah.
Orang-orang Cina pada jaman purba mulai membuat ku-wan gestures pictures
yang mendahului munculnya piktografi, gambar simbol-simbol tersebut muncul

pertama kali di Asia bagian barat. Sedangkan penduduk asli Amerika, mencatat
atau menggambar potongan-potongan untuk menyampaikan pesan. Walaupun
media tersebut mudah dibawa, namun penggunaannya sangat terbatas, dipakai
pada kalangan bangsawan, cendekiawan, dan rohaniwan. Teknologi informatika
saat itu juga dipakai pada saat-saat khusus, dan mahal.
2. Era komunikasi cetak (tahun 1400an)
Pada tahun 1455 mesin cetak yang menggunakan plat huruf yang tebuat dari besi
yang bisa diganti-ganti dalam bingkai yang tebuat dari kayu dikembangkan untuk
yang pertama kalinya oleh Johann Gutenberg. Mesin press ini digunakan untuk
mencetak Injil karena pada saat itu belum banyak orang bisa baca, hanya kalangan
bangsawan dan rohaniwan gerejawi saja. Akan tetapi lama-kelamaan mesin cetak
itu dipakai. Pada tahun 1833, ketika Bunyamin Day meluncurkan surat kabar New
York Sun, yang digunakan secara besar-besaran (masal) disambung pada tahun
1839 Daguerre melakukan praktek fotografinya untuk digunakan dalam koran.
Lepas dari itu, dengan adanya teknologi cetak, naskah-naskah tidak hanya beredar
dalam bentuk manuskrip. Menulis dan menyalin manuskrip merupakan tugas yang
memerlukan banyak tenaga dan waktu, mahal, dan terkenal banyak dipenuhi
kesalahan salin. Hanya sedikit naskah populer yang tersedia dalam jumlah
beberapa manuskrip dan jika hilang atau rusak berarti lenyap juga tulisan-tulisan
yang sangat berharga itu.

3. Era telekomunikasi (tahun 1800an)

Tahun 1837
Samuel Morse mengembangkan telegraph dan bahasa kode Morse bersama Sir
William Cook dan Sir Charles Wheatstone yang dikirim secara elektronik antara 2
tempat yang berjauhan melalui kabel yang menghubungkan kedua tempat
tersebut. Pengiriman dan penerimaan informasi ini mampu dikirim dan diterima
pada saat yang hampir bersamaan waktunya. Penemuan ini memungkinkan

informasi dapat diterima dan dipergunakan secara luas oleh masyarakat tanpa
dirintangi oleh jarak dan waktu.
Tahun 1877
a. Alexander Graham Bell menciptakan dan mengembangkan telepon yang
dipergunakan pertama kali secara umum.
b. Fotografi dengan kecepatan tinggi ditemukan oleh Edweard Maybridge.
Tahun 1800an
RADIO
Antara tahun 1886 dan 1888, Heinrich Rudolf Hertz yang pertama kali
membuktikan teori Maxwell melalui eksperimen, memperagakan bahwa radiasi
radio memiliki seluruh property gelombang (sekarang disebut gelombang
Hertzian),

dan

menemukan

bahwa

persamaan

elektromagnetik

dapat

diformulasikan ke persamaan turunan partial, yang disebut persamaan gelombang.

Dalam penggunaannya, radio pada awalnya digunakan untuk keperluan maritime,
yaitu untuk mengirimkan pesan telegraf dengan sandi morse. Kemudian, salah
satu penggunaan yang paling dikenang adalah pada saat tenggelamnya RMS
Titanic pada 1912, termawuk komunikasi antara operator di kapal yang tenggelam
dan kapal terdekat, dan komunikasi ke stasiun darat mendaftar yang
terselamatkan.

TELEVISI
Sekitar tahun ini, mulai adanya perkembangan televisi. Dalam penemuan televisi
(tv), terdapat banyak pihak, penemu maupun inovator yang terlibat, baik
perorangan maupun badan usaha. Televisi adalah karya massal yang
dikembangkan dari tahun ke tahun. Awal dari televisi tentu tidak bisa dipisahkan
dari penemuan dasar, hukum gelombang elektromagnetik yang ditemukan oleh

10

Joseph Henry dan Michael Faraday (1831) yang merupakan awal dari era
komunikasi elektronik.
Tahun 1940
Dimulainya pengembangan Ilmu Pengetahuan dalam bidang Informasi pada masa
Perang Dunia 2 yang dipergunakan untuk kepentingan pengiriman dan
penerimaan dokumen-dokumen militer yang disimpan dalam bentuk magnetic
tape.
4. Era komunikasi interaktif
Para peneliti (Bruce, Cunard, Dysin, dan Hills) mempunyai pendapat yang sama,
yaitu bahwa perubahan teknologi yang terpenting di dunia telekomunikasi adalah
menyatukan dunia komputer dan telekomunikasi menjadi satu sistem tunggal.
Ketika microchip yang tersedia di mana-mana itu menjadi bagian penting sistem
telekomunikasi, maka berkembanglah kemampuan baru dalam pengiriman
hubungan telepon dan pemrosesan data serta peralatan dan pelayanan jasa
telekomunikasi.
Penggunaan komputer, internet, serta seluler satelit yang memungkinkan manusia
berkomunikasi dengan lebih mudah dan percakapan antara manusia tidak lagi
harus bertatap muka.

Komputer
Mekanisme digital yang pertama, yang disebut abacus (sempoa) diciptakan sekitar
3000 tahun sebelum masehi, dan masih digunakan dengan efektif di banyak
tempat hingga sekarang ini.

11

Sampai tahun 1642 tidak ada perkembangan selanjutnya, hingga Blaise Pascal di
Perancis, pada usia 19 tahun membuat komputer digital sederhana yang pertama
dengan kemampuan menambah dan mengurangkan. Kemudian pada tahun 1672,
Wilhelm von Leibnis di Jerman membangun suatu mesin yang dapat bukan saja
menambah dan mengurangkan, tapi juga mengalikan, dan membagi.
Pascals Pascaline [photo 2002 IEEE]
Lebih dari 150 tahun berikutnya, pada tahun 1835, matematisi dari Cambridge,
Charles Babbage mendisain suatu mesin yang walaupun tidak pernah dibuat, telah
memberikan padanya pengakuan yang hampir universal sebagai bapak komputer
modern. Mesin itu mempunyai alat input dan output yang menggunakan kartu
berlobang (punched cards) yang mirip dengan master loomn buatan Jacquard
(Plate 2). Selain itu Babbage menyediakan kemampuan untuk menyimpan data
atau memori dan sebuah mill atau processor. Penyimpan dan mill juga diatur oleh
kartu-kartu di mana instruksi dikodekan dengan nomor-nomor dan disimpan
hingga saat kapan dibutuhkan untuk mengoperasikan processor.
Pada tahun 1915 Leonardo Torres di Spanyol mengkombinasikan teknologi
calculating
menunjukkan

elektrik-mekanik
mesin

dengan

pertama

yang

prinsip-prinsip
mampu

programming.

membuat

keputusan

Ia
dan

mengilustrasikan versatility-nya (kepandaiannnya) dengan menggunakan mesin

itu untuk memecahkan suatu problem catur yang sederhana. Setelah itu, 16 tahun
kemudian di AS, Vannevar Bush mendisain suatu komputer analog yang
disebutnya sebagai suatu differential analyser. Inilah komputer pertama dengan
kemampuan umum untuk memecahkan persamaan.
Komputer elektronik yang pertama, ENIAC (Elektronic Numerical Integrator and
Computer), dibuat pada tahun 1949
Hingga pada tahun 1955 muncul komputer komersil pertama, yaitu UNIVAC II,
Universal Automatic Computer. UNIVAC dibuat oleh J. Presper Eckert dan John
Mauchly (pembuat ENIAC). Pembeli pertama komputer komersial adalah
Perusahaan Prudential Insurance.

12

Satelit
Perkembangan satelit komunikasi sebagai suatu produk kemajuan teknologi pada
hakikatnya menandai bermulanya suatu era baru dalam bidang komunikasi yang
kemampuan dan potensinya merupakan hal yang tidak terbayangkan di masa yang
silam. Setidak-tidaknya kemungkinan itu belum tergambar hingga tahun 1945,
manakala seorang insinyur yang juga penulis fiksi sains kesohor, Arthur C.
Clarke, memaparkan gagasannya mengenai hal itu. Melalui tulisannya di Wireless
World edisi Oktober 1945, Clarke menggambarkan suatu satelit buatan yang dapat
diluncurkan ke suatu orbit stasioner setinggi 22.000 mil (23.300 km) di atas
khatulistiwa yang bila dikombinasikan dengan sistem kabel di bumi akan
menghubungkan komunikasi sedunia.
Sampai saat itu sebenarnya, satelit komunikasi masih belum menjadi
pertimbangan yang serius di kalangan ilmuwan. Namun perkembangan
selanjutnya kiranya sungguh-sungguh merupakan suatu pencapaian keilmuan
yang agaknya tidak boleh dikesampingkan, bahkan dalam riwayat peradaban umat
manusia.
Pada akhir tahun 50-an John R. Pierce dari Bell Laboratories mendemonstrasikan
kelayakan komunikasi ruang angkasa dengan menggunakan satelit awal ECHO
dan TELSTAR. Lantas pada tahun 1957 Uni Soviet meluncurkan satelit
SPUTNIK yang cukup menggemparkan dunia ketika itu. Kemudian pada tahun
1963 Amerika Serikat mengorbitkan satelit komunikasi geosynchronous yang
pertama, yaitu SYNCOM 2.

Internet
Sejarah internet dimulai pada 1969 ketika Departemen Pertahanan Amerika
memutuskan untuk mengadakan riset tentang bagaimana caranya menghubungkan
sejumlah komputer sehingga membentuk jaringan organik. Program riset ini

13

dikenal dengan nama ARPANET. Pada 1970, sudah lebih dari 10 komputer yang
berhasil dihubungkan satu sama lain sehingga mereka bisa saling berkomunikasi
dan membentuk sebuah jaringan.
Tahun 1972, Roy Tomlinson berhasil menyempurnakan program e-mail yang ia
ciptakan setahun yang lalu untuk ARPANET. Program e-mail ini begitu mudah,
sehingga langsung menjadi populer. Pada tahun yang sama, icon @ juga
diperkenalkan sebagai lambang penting yang menunjukan at atau pada. Tahun
1973, jaringan komputer ARPANET mulai dikembangkan meluas ke luar Amerika
Serikat. Komputer University College di London merupakan komputer pertama
yang ada di luar Amerika yang menjadi anggota jaringan Arpanet. Pada tahun
yang sama, dua orang ahli komputer yakni Vinton Cerf dan Bob Kahn
mempresentasikan sebuah gagasan yang lebih besar, yang menjadi cikal bakal
pemikiran internet. Ide ini dipresentasikan untuk pertama kalinya di Universitas
Sussex.
Hingga puncaknya pada tahun 1990. Tahun tersebut adalah tahun yang paling
bersejarah, ketika Tim Berners Lee menemukan program editor dan browser yang
bisa menjelajah antara satu komputer dengan komputer lainnya, yang membentuk
jaringan itu. Program inilah yang disebut www, atau World Wide Web.
Kemudian, sekitar tahun 1995, internet sudah menjadi jalur di mana suara,
gambar, bisa streaming sekaligus. Tahun 1996 transaksi perdagangan di internet
sudah mencapai satu milyar dollar AS. Tahun 1997 situs internet sudah melewati
1,2 juta. Nama domain business.com mencapai rekor penjualan 150.000 dollar
AS. Tahun 1998, situs internet tumbuh menjadi 4,2 juta, dan nama domain yang
terdaftar sudah melewati angka dua juta. Tahun 1999 nama domain business.com
terjual kembali 7,5 juta dollar AS. Tahun 2000 situs internet sudah melewati 21,1
juta.

Dengan teknologi komunikasi interaktif, manusia bisa berkomunikasi dengan

lancar

walaupun

jarak

memisahkan

mereka.

Komunikasi

interaktif

14

memungkinkan komunikan menjadi aktif dan dapat memberikan feedback

terhadap informasi yang diterimanya. Interaksi timbal balik sangat terasa antar
komunikator dengan komunikan. Inilah kenapa zaman modern ini dikenal sebagai
masa komunikasi ineraktif.

C. Media Komunikasi Perkantoran Berbasis TIK

Jenis peralatan komunikasi kantor semakin berkembang pesat, seiring
berkembangnya kemajuan teknonologi, jika dahulu komunikasi menggunakan
sarana surat sebagai tulang punggung mengirim berita, surat telah beralih fungsi
menjadi surat elektrik (e-mail). Berikut ini beberapa peralatan komunikasi pada
kantor:
1.

Telepon

Telepon merupakan alat komunikasi kantor yang sering digunakan untuk

menghubungi relasi atau langganan di luar perusahaan tersebut. Penggunaan
telepon sangat massive digunakan karena majunya perkembangan teknologi pada
saat ini.
2.

Handphone

Handphone atau telepon genggam merupakan generasi baru dari telepon, jika
telepon hanya digunakan pada kantor atau rumah (karena sifatnya menggunakan
kael telepon), maka untuk mengantisipasi kegiatan pegawai yang semakin sibuk
bahkan sampai ke luar ruangan, maka alat komunikasi portable yang bebas
digunakan dimana pun mutlak diperlukan. Untuk mengatasi hal tersebutlah
Handphone menjadi alat komunikasi andalan sampai saat ini.
3.

Intercom

Intercom merupakan singkatan dari inter comunication. Intercom sangat dibuhkan

pada suatu perusahaan yang memiliki unit bagian yang banyak. Cara kerja
intercom sama seperti telepon, yang membedakannya adalah pada intercom tidak

15

memerlukan sambungan telepon berbayar (tidak terkena biaya). Sehingga

penggunaanya sangat hemat.
4.

Telegraph

Telegraph merupakan suatu alat komunikasi yang dapat digunakan untuk

mengirim sandi melalui jaringan telephone. Sandi yang digunalan dalam telegraph
adalah sandi morse. Telegraph merupakan alat komunikasi yang mendorong
lahirnya teknologi modern.
5.

Pager

Pager merupakan suatu alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan

pesan atau informasi tanpa menggunakan kabel. Pager sudah jarang ditemukan di
peredaran dunia bisnis. Persaingan alat komunikasi yang murah dengan layanan
yang semakin canggih, membuat alat ini semakin tidak dilirik semua masyarakat.
Pager digunakan di bidang jasa terutama di jasa informasi dan jasa kesehatan.
Pager merupakan barang yang harus dipatuhi, karena selalu menerima pesan
apapun, alasan apapun yang dibuat untuk menghindari pesan di pager, selalu
menjadi tidak beralasan.
6.

Faximile

Faximile atau sering disebut fax merupakan alat komunikasi yang dapat
mengirimkan "copian" surat dengan mudah. Faximile menggabungkan kombinasi
telepon dan surat. Cara kerja faximile adalah dengan men-scan surat yang sudah
dicetak kemudian mengirimkan file hasil scan tersebut kepada mesin fax yang
dituju.
7.

Email

Email merupakan surat yang diketik dan dikirim secara elektronik. Bersama
handphone email menjadi alat komunikasi kantor yang sangat efisien. Email dapat
mengirim surat dengan mudah, murah, cepat, dan dapat mengirim dalam jumlah
yang banyak secara bersamaan.

16

8.

Internet

Rangkaian

yang

membentuk

internet

(kependekan

dari

interconnected-

networking) diawali pada tahun 1969 sebagai ARPANET. Rangkaian ini dibangun
oleh ARPA (United States Department of Defense Advanced Research Projects
Agency). Tahun 1983 ARPANET menukar protokol rangkaian pusatnya dari NCP
ke TCP/IP, yang merupakan awal dari internet yang kita kenal. Di Indonesia,
sejarah internet dimulai pada awal tahun 1990-an. Pada tahun 1992 hingga 1994,
beberapa nama muncul diawal pembangunan internet salah satu diantaranya Onno
W. Purbo. Tahun 1994 IndoNet menjadi ISP (Internet Serveci Provider) komersial
pertama di Indonesia. Saat ini pihak Pos dan Telekomunikasi belum melihat celah
bisnis internet. Mulai 1995 mucul jasa akses Telnet ke luar negeri, sehingga
pemakai internet di Indonesia bisa mengakses internet (HTTP).
9. Telepon Genggam
Penemuan telepon genggam tak terlepas dari perkembangan radio. Berawal pada
tahun 1921, Departemen Kepolisian Detroit Michigan mulai menggunakan
telepon mobil satu arah. Kemudian tahun 1940, Galvin Manucfatory Corporation
(sekarang Motorola) mengembangkan Handle-talllkle SCR536 untuk keperluan
komunikasi di medan perang saat perang Dunia II. Namun, penemuan telepon
genggam yang sebenarnya terjadi pada tahun 1973 oleh Martin Cooper dari
Matorola Corp. Telepon ini kemudian dikenal sebagai telepon genggam generasi
pertama atau 1G.
10. Mobile Chat Messenger
Hampir sama seperti pesan instan, namun diaplikasikan kedalam sebuah
handphone atau smartphone yang berteknologi tinggi. Ini bisa menggantikan
penggunaan layanan SMS yang lebih komplit disertai dengan fitur-fitur menarik
dan notifikasi. Ada banyak sekali aplikasi chat yang sangat terkenal, sebagai
contoh Blackberry Messenger, Whatsapp, Ebuddy, Mig33, Nimbuzz dan masih
banyak sekali yang tidak bisa disebutkan satu per satu.

17

D. Dampak Positif Komunikasi Kantor Berbasisi TIK

1. Kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah
komunikasi antara suatu tempat dan tempat yang lain.
2. Informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses.
3. Bisnis yang berbasis TIK atau yang biasa disebut e-commerce dapat
mempermudah transaksi- traansaksi bisnis suatu perusahaan atau
perorangan
4. Dapat menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak ke pihak
lainnya.
5. Saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor semakin luas.
6. Dapat meningkatkan produktivitas pegawai, karena mampu menghemat
waktu dan tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor.
7. Pengiriman dokumen lebih cepat meskipun tempatnya jauh.
8. Dokumen yang dikirim sesuai aslinya, tanpa adanya pengurangan resolusi
gambar.
9. Mudah dijangkau dan digunakan oleh semua orang.
10. Dapat menjangkau seluruh dunia sekalipun.
11. Pesan yang dikirim atau diterima berupa teks, gambar, video, program,
suara, dan lain-lain.

E. Dampak Negatif Komunikasi Kantor Berbasisi TIK

Kekurangan komunikasi perkantoran bebrbasisi TIK
1. Dengan semakin pesatnya komunikasi membuat bentuk komunikasi
berubah yang asalnya berupa face to facemenjadi tidak. Hal ini dapat
menyebabkan komunikasi menjadi hampa.

18

2. Seseorang yang terus menerus bergaul dengan komputer akan cenderung

menjadi seseorang yang individualis.
3. Dengan pesatnya teknologi informasi baik di internet maupun media
lainnya membuat peluang masuknya hal-hal yang berbau pornografi,
pornoaksi, maupun kekerasan semakin mudah.
4. Walaupun sistem administrasi suatu lembaga bagaikan sebuah system
tanpa celah, akan tetapi jika terjadi suatu kecerobohan dalam menjalankan
sistem tersebut akan berakibat fatal.
5. Kurang eratnya hubungan antar karyawan di dunia nyata
6. Jika suatu surat beredar dengan cara elektronik di lingkungan kantor dan
tidak memiliki bentuk fisiknya maka ke validan surat tersubut berkurang
nilainya.
7. Jangkauan sinyal bergantung tempat atau lokasi.
8. Maraknya cyber crime yang terus membayangi seperti carding, ulah
cracker, manipulasi data dan berbagai cyber crime yang lainnya
9. Kemajuan TIK juga akan semakin mempermudahterjadinya pelanggaran
terhadap Hak Atas Kekayaan Intelektual (HAKI) karena semakin
mudahnya mengakses data menyebabkan orang yang bersifat plagiatis
akan melakukan kecurangan.
10. Dengan mudahnya melakukan transaksi di internet menyebabkan akan
semakin memudahkan pula transaksi yang dilarang seperti transaksi
barang selundupan atau transaksi narkoba.
11. Hal yang sering terjadi adalah pembobolan rekening suatu lembaga atau
perorangan yang mengakibatkan kerugian financial yang besar.

19

F. Hambatan Penggunaan Alat komunikasi Kantor Berbasisi TIK

Hambatan Penggunaan
Kendala yang bisa saja muncul dalam praktek komunikasi bisnis dengan
peranan teknologi informasi dan komunikasi adalah selain masalah infrastruktur
sarana

dan

prasarana,

juga

masalah

ketidakmampuan

manusia

dalam

menggunakan teknologi informasi dan komunikasi dengan baik, juga kemampuan

untuk berkomunikasi dengan baik menjadi hambatan yang seringkali muncul
dalam praktek komunikasi bisnis.
masalah infrastruktur. Sarana dan prasarana teknologi informasi dan komunikasi
yang terbilang membutuhkan biaya yang tidak sedikit, sehingga bagi pelaku bisnis
yang memiliki modal yang tidak banyak mengakibatkan kurangnya pembangunan
infrastruktur pendukung Komunikasi bisnis.
masalah kemampuan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi.
Walaupun fasilitas komunikasi bisnis telah memadai, kendala yang bisa saja
muncul adalah kemampuan sumber daya manusia dalam memanfaatkan fasilitas
tersebut. Mungkin masih ada beberapa pelaku bisnis yang belum mampu
menggunakan alat komunikasi dalam bisnisnya, sehingga walaupun peralatan
yang digunakan adalah peralatan dengan teknologi canggih sekalipun, jika
manusianya tidak dapat mengoperasikan/ menggunakan peralatan tersebut akan
menjadi percuma.
kemampuan individu dalam berkomunikasi. Masalah yang paling mendasar dalam
praktek komunikasi bisnis baik dengan peran teknologi informasi dan komunikasi
dan tanpa peran TIK tersebut, masalah yang mendasar adalah kemampuan
komunikasi dari individu itu sendiri. Apabila seseorang memiliki kemampuan
komunikasi yang kurang baik, maka secara otomatis praktek komunikasi
bisnisnya tetap mengalami kendala, walau telah didukung oleh peranan teknologi
informasi dan komunikasi. Cara orang tersebut menyampaikan pesan kepada
pihak lain itulah yang menjadi hal yang paling penting untuk diperhatikan.

20

1. Masalah Teknis
Masalah ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak
pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi
teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi akan berkurang dengan
adanya temuan teknologi baru yang lebih canggiuh serta modern sehingga media
komunikasi lebih cepat dan efisien.
2. Masalah Semantik
Semantik adalah pengertian atau informasi yang disampaikan lewat bahasa.
Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun
baiknya transmisi. Biasanya disebut

dengan mis-komunikasi. Hal ini dapat

dihindari dengan cara komunikator harus memilih kata-kata yang tepat sesuai
dengan karakteristiknya sehingga dapat lebih mudah diterima oleh komunikan.
3. Masalah/Hambatan Manusiawi
Hambatan ini mencakup :
a. Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti
perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, pencarian informasi, dsb.
b. Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi
atau lingkungan, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang di
anut.

21

BAB III
PEMBAHASAN
Komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi 2 yaitu komunikasi internal
dan komunikasi eksternal. Komunikasi Internal dibedakan menjadi 3 bagian yaitu
vertical yang terjadi antara atasan dengan bawahan dan komunikasi tersebut
mengandung peintah yang deua adalah komunikasi yang tidak mengandung
perintah dan bafian terakhir dalam komunikasi internal adalah komunikasi
pribadi, selanjutnya adalah komunikasi eksternal; yaitu komuikasi yang dilakukan
pihak kantor dengan pihak lain diluar kantor. Berdasarkan kejian teori diatas,
komunikasi kantor juga harus dilakukan sesai dengan penempatannya, tidak bisa
disamakan antara disaat kita berbicara dengan atasan atau dengan klien bahkan
juga dengan rekan kerja.
Komunikasi perkantoran memiliki banyaka jenis/system, diantaranya:
1. Written communication
2. Oral communication
3. Mechanical system communication
4. Staff location system
Dari empat system komunikasi, kamu akan membahas beberapa diantaranya
yang sudah bisa diterapkan teknolohi sebagai alat pemudah dalam berkomunikasi.
Verbicara mengenai teknolog, system komunikasi perkantoran dewasa ini pun
telah menggunakan teknoligi dalam prosesnya. Tentu saja perubahan tersebut
tidaklah srta merta terjadi begitu saja, namun terdapat prises dan perkembangan
dari masa kemasa, dimulaidari era komunikasi tulisan di tahun 4000 SM, hingga
yang terkini era telekomunikasi yang sudah berbasis TIK.
Media komunikasi perkantoran berbasis TIK memiliki banyak
jenis,diantaranya dimulai dari yang paling umum digunakan yaitu telpon dan
intercome. Lalu dipergunakan juga telegraph, faximile, dan yang paling
mempermudah proses komunikasi dikantor yaitu email.
Dengan adanya komunikasi bebasis TIK, tentu saja banyak kemudahan yang
dapat diperoleh oleh pegawai. Biasanya perusahaan mengirimkan surat ke tempat
yang sangat jauh harus lewat pos yang membutuhkan waktu yang lama, kini
hanya dengan hitungan detik, surat yang hendak dikirim bisa sampai dengan
cepat. Salah satu keuntunga n komunikasi perkantoran berbasis TIK diatas cukup
kuat untuk dijadikan alas an agar kantor beralih dan sisem komunikasi non-tech
menuju system berbasis teknologi.

22

Meskipun teknologi ini memiliki banyak kelebihan, namun tetap saja terdapat
kekurangan, diantaranya adalah cyber cryme dan penyalah gunaaan fasilitas
internet oleh karyawan seperti (pornografi, tindak kejahatan, dan gaming).
Dalam komunikasi perkantoran sendiri, terdapat hal yang di sebut Data
Exchange dimana segala sesuatu yang telah kita buat di word processing,
spedsheet, atau publisher dapat dikirimkan melaluimedia elektronik, diantaranya
mail, voice mailldan facsimile.

23

BAB V
KESIMPULAN

Dapat di simpukan bahwa komunikasi kantor merupakan hal yang sangat

penting bagi berjalannya system yang ada didalam kanor. Seiring dengan
berkembangnya jaman dan kemjuan teknologi, kini berkomunikasi tidak hanya
sebatas surat-menyurat memalui pos, namun sudah tersedia layanan/media lain
yang bebasis TIK dalam komunikasi perkantoran sendiri, terdapat Data Exchange
yang dapat memfasilitasi pengiriman surat dengan menggunakan media elektronik
seperti mail, voice mail, dan facsimile.
Terdapat banyak sekali kemudahan yang didapat setelah komunikasi berbasis TIK
ini muncul, salah satunya mengenai efisensi waktu, namun ada pula
kekurangannya seperti cybercrime dan penyalahgunaan fasilitas internet. Namun,
semua hal tersebut dapat teratasi apabila SDM yang ada di berikan pengarahan
yang tepat.

24

DAFTAR PUSTAKA

Kartini, Fenti Gusdinar. 2013. Kekurangan dan

Teknologi
Informasi
dan
Komunikasi.
(http://fentikantini.blog.upi.edu/2013/11/04/5/).

Kelebihan
(online),

Murdiati, Netik. 2013. Macam-Macam Peralatan Telekomunikasi,

(online), (http://netikkomunikasi.blogspot.com/).
Rujito.
2012.
Manajemen
Perkantoran.
(online),
(http://penerjemah-mr-rujito1.blogspot.com/2012/02/makalahmanajemen-perkantoran.html).
2012. Sejarah Perkembangan Alat Komunikasi Dari Masa ke
Masa, (online), (http://chrezsoft.blogspot.com/2012/12/sejarahperkembangan-alat-komunikasi.html).

25