EFISIENSI RAPAT ONLINE

SLIDE 1

Disini saya akan menjelaskan sedikit tentang efisiensi rapat online

SLIDE 2

Rapat merupakan pertemuan atau berkumpulnya minimal dua orang atau lebih untuk

menyelesaikan masalah, menyamakan persepsi, menyeleraskan tujuan, mengintegrasikan
fungsi dan tugas-tugas, dan membahas progress suatu project yang akan atau sedang berjalan.

Dalam masa pandemi covid-19 ini pastinya sangat sulit untuk kita melakukan rapat, karena kita
dilarang untuk bertemu atau berdekatan dengan orang lain untuk mengurangi resiko penularan
virus covid. Dalam era digital kali ini kita bisa melakukan rapat via web atau menggunakan
software yang sudah dibuat oleh pemerintah yang berbasis online.

Rapat Online sendiri merupakan suatu pembahasan atau diskusi menyelesaikan masalah,
menyamakan persepsi, menyeleraskan tujuan, mengintegrasikan fungsi dan tugas-tugas, dan
membahas progress suatu project yang akan atau sedang berjalan melalui web yang sudah
disediakan.

SLIDE 3

Rapat online pastinya mempunyai keunggulan untuk kita dalam masa pandemi ini. Rapat online
ini dapat menghemat biaya dan waktu yang biasanya dikeluarkan untuk menuju tempat
diadakannya rapat. Dan Rapat online memudahkan kita untuk melakukan pertemuan dari
berbagai tempat tanpa perlu bepergian. Sehingga dapat menghemat waktu dan biaya yang
seharusnya digunakan.

SLIDE 4

Selain keunggulan pastinya rapat online ini mempunyai manfaat tersendiri untuk memudahkan
kita melaksanakan kegiatan rapat. Manfaat dari rapat online yaitu :

 Membantu individu maupun kelompok untuk dapat berkomunikasi dengan lebih mudah
dan relatif murah dalam pelaksanaan konseling 
 Memberikan kesempatan kepada individu untuk berkomunikasi lebih baik dengan
menggunakan informasi yang mereka terima tanpa perlu bertemu secara fisik
 Memungkinkan konseling tidak merasa malu/canggung yang bisa dilakukan dimana saja 
 Memberikan peluang peserta rapat untuk mengakses layanan dari lokasi terpencil 
 Mengurangi kesulitan penjadwalan
SLIDE 5

Sebelum melakukan rapat online pastinya ada beberapa persiapan yang harus kita
persiapkan terlebih dahulu.

Persiapan yang pertama ialah peralatan. Yang dimana kita harus mempersiapkan peralatan
yang akan kita gunakan untuk melaksanakan rapat online.

Persiapan yang kedua ialah mindset. Sebelum rapat dimulai kita harus mempersiapkan
mindset atau cara pikir kita dalam kegiatan rapat tersebut. Seperti apa yang akan kita
usulkan, apa yang akan kita bicarakan mengenai agenda tema rapat tersebut.

Dan persiapan yang ketiga adalah waktu. Pastinya sebelum mengikuti rapat kita harus
mempersiapkan waktu luang untuk mengikuti rapat tanpa mengganggu kegiatan yang
lainnya.

SLIDE 6

Seperti yang saya sampaikan di slide sebelumnya, sebelum kita mengikuti kegiatan rapat
online kita harus mempersiapkan peralatan rapat online. Nah apa saja yang harus
dipersiapkan?

 Yang pertama adalah Device untuk akses rapat online. Device tersebut bisa saja
seperti laptop, computer dan hp
 Koneksi internet yang stabil. Sebelum mengikuti rapat online juga harus memiliki
koneksi internet yang stabil, supaya bisa mengikuti rapat dengan lancar.
 Software untuk rapat online. Seperti yang kita ketahui sekarang ini, software untuk
rapat online ini bisa dari zoom ataupun Gmeet.
 Peralatan pendukung audio. Audio ini bertujuan untuk kita mendengarkan dan
mengikuti rapat dengan lancar.
 Peralatan pendukung video. Peralatan video ini juga untuk kita bisa menunjukan
wajah kita melalui kamera.

SLIDE 7

Sebelum rapat dimulai, pastinya ada agenda rapat yang bertujuan untuk keberlangsungan
rapat tersebut.

Agenda tersebut berisi tentang jadwal rapat, yang bertujuan untuk menjelaskan jadwal
rapat yang akan berlangsung.

Yang kedua adalah diskusi rapat. Diskusi rapat ini bertujuan untuk mendiskusikan suatu
agenda atau tema rapat untuk mencapai tujuan tertentu.
Yang ketiga adalah presentasi. Presentasi ini bertujuan untuk menjelaskan suatu ide dari
masing-masing peserta tentang tema atau masalah rapat tersebut.

Dan yang terakhir adalah penyelesaian. Penyelesaian ini bertujuan untuk meringkas atau
merekap semua ide dan masukan dari peserta. Penyelesaian ini bertujuan untuk
menghasilkan tujuan yang jelas.

SLIDE 8

Rapat online pastinya memiliki prosedur rapat yang jelas. Apa saja prosedur rapat online
ini?

 Yang pertama adalah Menentukan masalah dan tujuan rapat 

 Mempersiapkan perlengkapan rapat 
 Menyediakan tempat rapat 
 Membuat daftar hadir rapat 
 Mempersiapkan peserta rapat 
 Mempersiapkan bahan rapat 
 Mencatat hasil rapat 
 Pendistribusian hasil rapat 
 Melakukan kegiatan tindak lanjut hasil rapat

SLIDE 9

Memberikan energi positif. Saat rapat online berlangsung peserta harus memberikan energi
yang positif. Mengapa hal itu harus dilakukan? Memberikan energi positif pastinya akan
berdampak pada keberlangsungan rapat. Supaya semua peserta rapat akan menjadi lebih
semangat untuk memberikan ide mereka, dan supaya kegiatan rapat menjadi lebih menarik.

SLIDE 10

Demi terciptanya efisiensi rapat online, kita harus memberikan larangan multitasking atau
tugas ganda. Yang bertujuan untuk menjaga fokus pada saat rapat online berlangsung,
berikan larangan multitasking bagi setiap peserta rapat online.

SLIDE 11

Dalam rapat kita juga harus melakukan pengawasan secara aktif yang bertujuan untuk
mengawasi para peserta rapat untuk mengikuti kegiatan rapat secara tertib dan tidak
berkesimpangan selama rapat berlangsung.

SLIDE 12
Selama rapat berlangsung, penyelenggara rapat juga harus Mengumpulkan ide atau
masukan dari anggota tim yang tidak dapat bergabung dalam rapat sehingga dapat
mempertimbangkan semua masukan saat menangani masalah tertentu atau menjadi
perwakilan untuk menyampaikan pendapat atas nama mereka. 

SLIDE 13

Adapun ringkasan yang harus diperhatikan dalam rapat online, yaitu

Resiko, yang dimana kita menjelaskan resiko yang akan dihadapi dalam pengambilan
keputusan untuk suatu tujuan.

Asumsi, menyampaikan semua asumsi pendapat para peserta

Isu, menjelaskan pokok permasalahan atau isu yang akan dihadapi kedepannya.

Rekapan, menjelaskan semua rekapan yang sudah dibahas dalam rapat tersebut.

SLIDE 14

Ini adalah salah satu contoh peta yang merupakan keunggulan dari rapat online. Bisa kita
lihat, tempat pemimpin rapat, notulen, peserta 1, peserta 2 ini mereka sangat berjauhan.
Karena adanya suatu software yang mendukung untuk melakukan rapat, mereka masih bisa
melakukan rapat secara online yang jelas ini sangat efisien karena kita tidak memakan
waktu yang banyak, dan bisa melakukannya dimanapun.

SLIDE 15

Setelah rapat selesai, penyelenggara rapat harus melakukan suatu rekapan. Ini adalah cara
untuk memastikan rapat selesai dengan hasil yang jelas. Bila perlu bagikan notulen
rapat online  agar semua paham tentang keputusan akhir rapat dan tindakan apa yang
harus dilakukan setelah rapat selesai.

SLIDE 16

Atas perhatian yang sudah diberikan saya ucapkan terimakasih.