PENELITIAN

MANAJEMEN KANTOR NOTARIS DAN PPAT

DADANG KOESBOEDIWITJAKSONO, S.H.

Disusun Oleh
Kelompok 4 :

1. Azimatus Sa’diah (12222048)

2. Dimas Rangga Kusuma Aji (12222049)
3. Nuzul Shinta Nur Rahmasari (12222050)
4. Shane Geona Limanto (12222052)
5. Wilson (12222053)
6. Rizka Aprilia Berliana (12222071)

PROGRAM STUDI MAGISTER KENOTARIATAN

FAKULTAS HUKUM
UNIVERSITAS NAROTAMA
2023
 KATA PENGANTAR

Puji syukur tim penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas semua kehendaknya, tim
penulis berhasil menyelesaikan laporan penelitian dengan tepat waktu dengan penelitian berada
di kantor Notaris dan PPAT Dadang Koesboediwitjaksono, S.H yang berkedudukan di
Surabaya.

Penyusunan laporan penelitian ini ditulis berdasarkan pengamatan langsung saat melihat dan
meneliti mengenai sistem manajemen pada kantor Notaris dan PPAT tersebut. Tim penulis
berharap, pemaparan dalam isi penelitian sederhana ini bisa mempermudah pembaca untuk
memahami proses dari suatu manajemen kantor Notaris yang mungkin tidak akan sama antara
satu dengan yang lain.

Tim penulis menyadari bahwa hasil penelitian yang dibuat masih jauh dari kata sempurna, dan
memiliki kekurangan dari berbagai aspek. Untuk itu, tim penulis menerima kritik dan saran
yang bersifat membangun demi perbaikan laporan penelitian ini.

Surabaya, 20 Oktober 2023

Tim Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ......................................................................................................... i

DAFTAR ISI ..................................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................... 1
1.1. Sejarah Berdirinya Kantor Notaris dan PPAT ....................................................... 1
1.2. Keadaan Umum dan Tata Ruang ......................................................................... 1
1.3. Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas ........................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN..................................................................................................... 4
2.1. Kegiatan Umum .................................................................................................. 4
2.2. Alur Berkas ......................................................................................................... 4
2.3. Standart Operational Procedure (SOP) ............................................................... 5
2.4. Manajemen Kearsipan ......................................................................................... 6
2.5. Manajemen Keuangan ......................................................................................... 7
BAB III PERMASALAHAN dan PENYELESAIAN .......................................................... 8
3.1. Bentuk Permasalahan .......................................................................................... 8
3.2. Upaya Penyelesaian ............................................................................................ 9
BAB IV PENUTUP .......................................................................................................... 10
4.1. Kesimpulan ....................................................................................................... 10
4.2. Saran ................................................................................................................. 10
LAMPIRAN

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Sejarah Berdirinya Kantor Notaris dan PPAT

Notaris dan PPAT DADANG KOESBOEDIWITJAKSONO, S.H pertama kali
diangkat menjadi Notaris pada tahun 2003 dengan Surat Keputusan (SK) Menteri
Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor: C-484.HT.03.01
TH.2003 sedangkan untuk Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) dilangsungkan pada 3
(tiga) tahun setelahnya di tahun 2006 tepatnya pada tanggal 18 desember 2006 dengan
Surat Keputusan (SK) No.467-XVII-2006 juncto No.168/KEP-17.3/IV/2012 tanggal
24 April 2012.
Pertama kali kantor Notaris DADANG KOESBOEDIWITJAKSONO, S.H
didirikan hanya memiliki 2 (dua) pegawai atau staff dan sudah berkedudukan di Kota
Surabaya. Semakin bertambahnya tahun staff Notaris DADANG
KOESBOEDIWITJAKSONO, S.H semakin bertambah dan hingga saat ini mencapai
12 (dua belas) orang yang mempunyai tugas dan tanggung jawab masing-masing untuk
membantu kelancaran berjalannya kantor Notaris tersebut.
Tidak hanya pegawainya yang terus meningkat tetapi juga jumlah kliennya.
Diawal berdirinya kantor Notaris DADANG KOESBOEDIWITJAKSONO, S.H hanya
ada 1 (satu) atau 2 (dua) klien saja dengan jumlah di tahun awal berdiri tidak lebih dari
10 (sepuluh) klient. Tetapi semakin bertambahnya tahun dan masyarakat sekitar mulai
mengerti akan fungsi Notaris itu sendiri maka bertambah pula klien yang datang ke
kantor Notaris DADANG KOESBOEDIWITJAKSONO, S.H.
Terdapat satu hal yang mungkin dari dulu hingga saat ini tetap melekat dan
menjadi prioritas utama dari kantor Notaris DADANG KOESBOEDIWITJAKSONO,
S.H hingga mempunyai banyak klien yaitu prinsipnya “Service Excellent” dan dengan
prinsip tersebut klien yang datang ke kantor Notaris DADANG
KOESBOEDIWITJAKSONO, S.H akan merasa nyaman, terlayani dengan baik serta
memiliki kepuasan tersendiri.
1.2. Keadaan Umum dan Tata Ruang
Kantor Notaris DADANG KOESBOEDIWITJAKSONO, S.H sendiri lebih
tepatnya terletak di Jalan Sidotopo Wetan Nomor 3 Kota Surabaya dengan kantor yang
terdiri dari 2 (dua) lantai. Lantai 1 (pertama) terdapat ruangan Front Office untuk
menyambut dan berkonsultasi dengan klient, ada ruangan staff dengan masing-masing

1
 tempat duduk dan meja, dan ada ruangan dari Notaris DADANG
KOESBOEDIWITJAKSONO, S.H itu sendiri. Serta pada lantai 2 (dua) di khususkan
untuk arsip dokumen Notaris.
1.3. Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas

Notaris

Korektor/Pelayanan

Staff Notaris Staff Lapangan Staff Arsip

Dalam hal berkas sudah diterima dengan baik oleh tim pelayanan/kolektor
(lengkap dan sesuai) maka terdapat pembagian wewenang dari staff Notaris
tersebut yaitu sebagai berikut :
 Korektor/Pelayanan
Tugas Korektor dan Pelayanan dilakukan oleh satu orang yang sama, dimana saat
klien datang langsung berhadapan dengan pelayanan yang berada di bagian terdepan
dan akan membantu klien mengenai konsultasi, apa yang harus dibantu, mengecek
kelengkapan dokumen yang diperlukan serta bagian inilah yang akan memberikan
berkas kepada klien jika apa yang diminta klien telah selesai.
 Staff Dalam Kantor :
1. Staff khusus membuat akta baik Notaris/PPAT.
2. Staff khusus melakukan pendaftaran pada sistem Ditjen AHU (Pendafataran
Pendirian.dan Perubahan PT atau CV).
3. Staff khusus melakukan pendaftaran Ditjen AHU khususnya fidusia online.
4. Staff khusus melakukan pendaftaran web Pertanahan (Balik Nama, Waris,
Hibah).

2
 Staff Lapangan :
1. Staff ke Kantor Kelurahan.
2. Staff ke Kantor Badan Pertanahan Nasional (BPN).
3. Staff ke Kantor Dispenda.
4. Staff ke Pemerintah Kota.

3
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1. Kegiatan Umum

Pelaksanaan kerja yang dilakukan di Kantor Notaris dan PPAT DADANG
KOESBOEDIWITJAKSONO, S.H sesuai dengan prosedur dan tugas yang telah
ditentukan. Kantor Notaris dan PPAT DADANG KOESBOEDIWITJAKSONO, S.H
buka setiap hari Senin-Jum’at buka mulai pukul 08.30-16.00, Hari Sabtu, Minggu dan
tanggal merah libur. Pekerjaan yang biasa dilakukan di tempat kerja yaitu pemberkasan
berkas yang akan diproses ke Badan Pertanahan Nasional (BPN), dan salah satunya
adalah melayani tamu yang ingin berkonsultasi. Kualitas pelayanan menjadi salah satu
yang terpenting dalam perusahaan jasa. Untuk jasa Notaris melayani jasa seperti :
1. Membuat akta pendirian/anggaran dasar, badan usaha, badan sosial (yayasan)
hingga mengurus pengesahannya.
2. Membuat akta perjanjian (Ikatan jual beli, sewa-menyewa, kerjasama)
3. Membuat Akta Wasiat
4. Membuat Akta Fidusia
5. Legalisir, legalisasi dan warmeking.
Sedangkan untuk jasa Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT), melayani jasa seperti :
1. Membuat dan mengurus akta peralihan hak (Jual Beli, Hibah, Tukar Menukar,
Pembagian Hak Bersama)
2. Membuat dan mengurus akta pembebanan hak (Surat Kuasa Membebankan Hak
Tanggungan/SKMHT, Akta Pembebanan Hak Tanggungan/APHT).
2.2. Alur Berkas
Alur berkas pada Kantor Notaris dan PPAT DADANG
KOESBOEDIWITJAKSONO, S.H secara umum dilaksanakan dengan ketentuan dan
prosedur seperti pada umumnya yang meliputi berkas Notariil dan PPAT.
Berikut alur kerja pada berkas Notariil di Kantor Notaris dan PPAT DADANG
KOESBOEDIWITJAKSONO, S.H :
1. Penerimaan berkas dari pemohon (tamu) beserta konsultasi dan penentuan alur.
2. Penyusunan draft untuk akta.
3. Koreksi draft akta oleh karyawan dan Notaris.
4. Penandatanganan akta oleh pihak yang terlibat, di hadapan Notaris.
5. Pembetulan minuta akta atau renvoi (jika ada).

4
 6. Pembuatan salinan akta.
7. Koreksi salinan akta oleh karyawan dan Notaris.
8. Input data di AHU secara online dan koreksi (jika diperlukan).
9. Penyerahan salinan akta beserta kelengkapannya kepada pemohon.
10. Meletakkan minuta akta pada berkas siap bendel.
11. Mengisi daftar akta bulan berjalan pada repertorium akta.
12. Mengisi klapper akta.
13. Mengisi buku daftar akta sesuai dengan perbuatan hukumnya.
14. Melakukan pelaporan secara online.

Sedangkan alur kerja pada berkas PPAT di Kantor Notaris dan PPAT DADANG
KOESBOEDIWITJAKSONO, S.H secara umum dilaksanakan dengan ketentuan dan
prosedur sebagai berikut :
1. Penerimaan berkas dari pemohon (tamu) beserta konsultasi dan penentuan alur.
2. Melakukan permohonan ceking sertipikat. Disamping itu dilakukan permohonan
validasi pajak.
3. Pembayaran pajak BPHTB dan PPH (jika ada).
4. Pembuatan akta PPAT sesuai peralihan haknya.
5. Penandatanganan akta dihadapan PPAT.
6. Penerbitan akta untuk keperluan pendaftaran ke Kantor Pertanahan.
7. Pendaftaran akta beserta kelengkapannya ke Kantor Pertanahan.
8. Sertipikat selesai.
9. Penyerahan sertipikat dan kelengkapannya kepada pemohon.
10. Melengkapi berkas arsip kemudian diletakkan pada almari.
11. Mengisi laporan atas akta yang dibuat setiap bulan.
12. Mengisi buku daftar akta PPAT pada bulan berjalan.
2.3. Standart Operational Procedure (SOP)
Kantor Notaris dan PPAT DADANG KOESBOEDIWITJAKSONO, S.H
selalu menerapkan prinsip dimana harus memberikan pelayanan yang prima kepada
konsumen. Agar pelayanan yang diberikan dapat memuaskan konsumen maka
karyawan diharapkan dapat melayani keinginan dan kebutuhan konsumennya. Setiap
perusahaan atau instansi selalu ingin dianggap terbaik dimata konsumennya. Sehingga
terdapat Standart Operational Procedure (SOP) guna tercapainya kepuasan konsumen
tersebut, antara lain :

5
 1. Klien atau konsumen pada intinya ingin diberikan pelayanan yang terbaik sehingga
di kantor tersebut keinginan konsumen selalu berusaha diberikan secara maksimal
dengan cara berkomunikasi yang ramah, sopan, dan menarik, disamping itu
petugas harus cepat tanggap, pandai berbicara, menyenangkan serta pintar.
2. Mampu melayani secara cepat, tepat dan tanggap dalam melayani konsumen, apa
yang diinginkan konsumen, mengerti dan memahami keinginan serta kebutuhan
konsumen yang dilakukan sesuai prosudur.
3. Bertanggung jawab kepada konsumen sejak awal hingga selesai dalam
menjalankan kegiatan pelayanannya.
4. Mampu berkomunikasi adalah hal yang paling utama di Kantor Notaris dan PPAT
DADANG KOESBOEDIWITJAKSONO, S.H, karena harus mampu berbicara
kepada setiap konsumen dan memahami keinginan konsumen dengan bahasa yang
jelas dan mudah dimengerti, sehingga konsumen nantinya dapat memahami apa
yang telah dijelaskan.
5. Berusaha memahami kebutuhan konsumen dengan cara harus cepat tanggap apa
yang diinginkan konsumen, mengerti dan memahami keinginan dan kebutuhan
konsumen.
2.4. Manajemen Kearsipan
Dalam hal penyimpanan arsip atau berkas-berkas, pada Kantor Notaris
DADANG KOESBOEDIWITJAKSONO, S.H menjadi suatu hal yang benar-benar
harus diperhatikan sehingga memiliki seorang pegawai khusus dalam mengelola dan
mengecek setiap arsipnya serta terdapat ruangan khusus 1 (satu) lantai untuk tempat
penyimpanan arsip tersebut. Satu tempat untuk arsip tersebut di tata sangat teratur
dengan disediakannya rak-rak untuk menyusun setiap arsip berdasarkan tahun dan
bulannya. Hal ini bertujuan untuk memudahkan dalam operasional kantor dimana
ketika arsip dibutuhkan sewaktu-waktu, maka tidak perlu membongkar tumpukan
arsip permanen yang sudah tersusun dengan rapi. Tempat arsip antara berkas notariil
dan PPAT diletakkan secara terpisah guna mengantisipasi pencampuran berkas. Selain
itu bertujuan untuk memudahkan dalam penyimpanan berkas baru. Diluar pengarsipan
manual, di kantor Notaris tersebut juga melakukan penyimpanan arsip yang disimpan
pada satu server yang yang menghubungkan komputer satu dengan yang lainnya,
sehingga terdapat double backup guna memudahkan dalam penyimpanan berkas baik
secara fisik maupun non-fisik.
2.5. Manajemen Keuangan

6
 Menurut keterangannya tidak ada kendala terkait manajemen keuangan internal
karena semua pembiayaan baik secara cash maupun secara transfer dikirimkan
langsung ke Rekening Pak DADANG KOESBOEDIWITJAKSONO, S.H.

7
 BAB III
PERMASALAHAN DAN PENYELESAIAN

3.1 Bentuk Permasalahan

Pada umumnya permasalahan yang sering terjadi pada Kantor Notaris
DADANG KOESBOEDIWITJAKSONO, S.H. adalah sering bertemunya dengan
klien yang benar-benar awam tidak mengerti bagaimana cara kerja dan aturan-aturan
terkait proses-prsoes berkas yang dibutuhkan sehingga banyak klien yang
menggampangkan segala sesuatunya contoh seperti pada proses Balik Nama Waris
dalam hal ini klien tidak memiliki satu berkas yang merupakan syarat-syarat standar
dalam proses balik nama waris misalkan seperti buku nikah yang mana sebagaimana
diketahui bahwa buku nikah adalah syarat-syarat basic dan mutlak dalam proses balik
nama waris tersebut namun tetap ada beberapa klien yang jika diminta kekurangan
surat tersebut tetap tidak mau dan tidak mengerti mengapa harus melengkapi berkas-
berkas tersebut. Selain itu ada juga permasalahan mengenai komunikasi terhadap
klien-klien yang datang ke Kantor Notaris DADANG KOESBOEDIWITJAKSONO,
S.H dikarenakan perbedaan daerah yang mana staff Notaris yang berwenang dalam
melakukan pelayanan terhadap klien harus menyesuaikan dengan bahasa mereka
namun terkadang ada beberapa klien yang sudah dijelaskan berkali-kali tetapi tetap
tidak mengerti.

Adapun permasalahan terkait berkas-berkas yang di lengkapi klien dalam hal ini
permasalahan by sistem oleh Kantor pertanahan misalkan saat ini semua warga
Indonesia sudah menggunakan E-KTP (elctronik-KTP) yang mana E-KTP saat ini
sudah ngelink pada aplikasi-aplikasi kantor pertanahan namun pernah terjadi suatu
kejadian dimana saat E-KTP tersebut tidak ngelink pada aplikasi pertanahan
dikarenakan kesalahan teknis pada aplikasi disdukcapil.

Namun terkait dengan pemasalahan-permasalahan internal yang sering terjadi

di kantor serperti berkas menumpuk atau berkas hilang atau kekurangan berkas karena
lupa minta atau kesenjangan sosial di kantor yang mana sering terjadi sifat iri terhadap
sesama karyawan itu tidak terjadi pada kantor Notaris DADANG
KOESBOEDIWITJAKSONO, S.H, karena seperti yang dijelaskan sebelumnya
bahwa terdapat kejelasan wewenang pada setiap karyawannya dan setiap karyawan
memiliki fokus tersendiri pada jobdesk masing-masing seperti karyawan yang di

8
 khususkan untuk mengelola arsip, ada juga karyawan yang di khususkan untuk
memfilter atau mengoreksi berkas jika ada kekurangan berkas serta adapun karyawan
yang khususkan dalam membuat akta selain itu karyawan yang khusus menginput
sistem Ditjen AHU untuk pendaftaran PT, CV dan lainnya maupun karyawan yang
khusus menginput pada aplikasi-aplikasi pertanahan. Bahkan untuk karyawan bagian
lapangan pun di fokuskan untuk mendatangi pada satu tempat instansi pada setiap
karyawannya seperti karyawan yang dikhsusukan untuk pergi ke Kelurahan, Kantor
Pertanahan serta dispenda.

3.2 Upaya Penyelesaian

Timbulnya permasalahan yang dijelaskan diatas maka perlu adanya upaya
dalam menyelesaikan masalah-masalah tersebut. Berdasarkan penelitian kami bahwa
upaya yang paling patut di lakukan pada kantor Notaris DADANG
KOESBOEDIWITJAKSONO, S.H adalah dengan memberikan service atau
pelayanan terbaik dengan tidak membeda-bedakan klien dari bentuk apapun serta
bersikap ramah, sopan, dan menyenangkan, selain itu memberikan solusi dangan
cerdas terhadap semua kebutuhan-kebutuhan klien, mengedukasi dengan bahasa yang
halus, sopan dan mudah dimengerti sekalipun terhadap klien yang memiliki perbedaan
bahasa antar daerah yang mana staff dan Notaris dalam memberikan pelayanan terbaik
juga harus mengikuti dan menyesuaikan dengan bahasa klien yang datang hal tersebut
dilakukan agar dapat memudahkan klien untuk memahami alur serta proses berkas-
berkas yang di bawa oleh klien tersebut. Maka dengan upaya tersebut akhirnya dapat
memunculkan rasa kepercayaan klien terhadap kantor Notaris DADANG
KOESBOEDIWITJAKSONO, S.H sehingga kebanyakan klien-klien yang datang ke
kantor adalah klien-klien yang memang sudah biasa atau sering melakukan proses
pemberkasan dikantor atau bisa dikatakan sebagai pelanggan tetap.

Disisi lain terkait dengan adanya permasalahan pada proses berkas seperti yang
sudah di jelaskan pada point diatas maka upaya terbaik adalah dengan bersungguh-
sungguh mencari solusi serta akar permasalahan, ikhlas dalam menyelesaikan
permasalahan-permasalahan berkas klien tersebut agar ketika berkas selesai dan
kembali kepada klien tidak ada masalah-masalah yang tidak di inginkan timbul di
kemudian hari.

9
 BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah penulis uraikan, maka dapat ditarik sebuah
kesimpulan bahwa:
1. Pelaksanaan kerja yang dilakukan di Kantor Notaris dan PPAT DADANG
KOESBOEDIWITJAKSONO, S.H. sesuai dengan prosedur dan tugas yang
telah ditentukan yaitu membuat dan mengurus akta pembebanan hak seperti
Surat Kuasa Membebankan Hak Tanggungan (SKMHT), Akta Pembebanan
Hak Tanggungan (APHT) dan Akta Jual Beli.
2. Mampu melayani secara cepat, tepat dan tanggap dalam melayani konsumen,
apa yang diinginkan konsumen, mengerti dan memahami keinginan serta
kebutuhan konsumen yang dilakukan sesuai prosedur.
3. Diluar pengarsipan manual, di kantor Notaris juga melakukan penyimpanan
arstip yang disimpan pada satu server yang menghubungkan komputer satu
dengan yang lainnya, sehingga terdapat double back-up guna memudahkan
dalam penyimpanan berkas baik secara fisik maupun non-fisik.
4. Mampu berkomunikasi adalah hal yang paling utama di Kantor Notaris dan
PPAT DADANG KOESBOEDIWITJAKSONO, S.H. adalah harus mampu
berbicara kepada setiap konsumen dan memahami keinginan konsumen dengan
bahasa yang jelas dan mudah dimengerti, sehingga para orang yang
menggunakan jasanya dapat memahami apa yang telah dijelaskan.
4.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan yang didapat, para penulis mengajukan saran yaitu :

Dari penelitian ini, kami merekomendasikan agar memasukan staff yang

mengerti bahasa daerah yang aktif mengingat bahwa upaya yang paling patut di
lakukan pada kantor Notaris DADANG KOESBOEDIWITJAKSONO, S.H adalah
dengan memberikan servis atau pelayanan terbaik dengan tidak membeda-bedakan
klien dari bentuk apapun serta bersikap ramah, sopan, dan menyenangkan, selain itu
memberikan solusi dangan cerdas terhadap semua kebutuhan-kebutuhan klien,
mengedukasi dengan bahasa yang halus, sopan dan mudah dimengerti sekalipun
terhadap klien yang memiliki perbedaan bahasa antar daerah yang mana staff dan
Notaris dalam memberikan pelayanan terbaik juga harus mengikuti dan

10
menyesuaikan dengan bahasa klien yang datang hal tersebut dilakukan agar dapat
memudahkan klien untuk memahami alur serta proses berkas-berkas yang di bawa
oleh klien tersebut.

11
 LAMPIRAN

Gambar 1. Foto Bersama notaris Dadang Koesboediwitjaksono, S.H

Gambar 2. Foto Didepan Kantor Notaris DADANG KOESBOEDIWITJAKSONO, S.H

Gambar 3. Foto Papan Nama PPAT

Gambar 4. Foto Papan Nama Notaris