Nama : Alpriyatno Arif

Nim : C1F123032

Tugas

1. Menurut anda,mengapa pengelolaan arsip vital sangat penting?

Pada umumnya, manusia akan menyimpan data atau sesuatu yang bersifat pribadi dan
memiliki fungsi yang penting. Contohnya, akta kelahiran, surat kematian, surat nikah, atau
bahkan surat cinta atau tulisan tentang keseharian seperti buku harian. Hal tersebut memang
sederhana, tetapi menyimpan dan menjaga dengan baik adalah salah satu alasan
pengelolaan arsip dalam lingkungan yang lebih kecil.

2. Menurut anda,Bagaimana penerapan klasifikasi arsip dapat membantu dalam mengelola arsip
yang efisien?

Menurut saya, Penggunaan sistem klasifikasi arsip juga memberikan manfaat dalam
pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien. Dengan menggunakan sistem klasifikasi
yang baik, arsip-arsip dapat dikelompokkan dan diatur secara sistematis, sehingga
memudahkan dalam proses temu kembali informasi dan pengambilan keputusan.

3.a. Identifikasi jenis-jenis dokumen yang harus diarsipkan oleh kantor X.

• Buku dan catatan terkait transaksi bisnis, pemesanan, dan lain sebagainya.
• Catatan persediaan terkait dengan keberadaan nilai dan fisik semua aset dan kewajiban.
• Laporan keuangan dan manajemen.
• Prosedur operasi (SOP) dan dokumen organisasi lain yang perlu diketahui oleh seluruh
karyawan.
• Dokumen transaksi yang masuk dalam catatan akuntansi seperti faktur masuk dan keluar.
• Surat komersial maupun bisnis yang diterima dan dikirim.
• Dokumen lain terkait perpajakan.
 b. Sarankan kriteria klasifikasi yang dapat digunakan untuk mengorganisasi dokumen-dokumen
tersebut.

Dokumen-dokumen yang memiliki isi yang sama akan dikelompokkan ke dalam kategori yang
sama. Dengan demikian, orang-orang yang melakukan pencarian informasi dapat dengan
mudah melewatkan kategori yang tidak relevan dengan informasi yang dicari atau yang tidak
menarik perhatian

c. Rancang rencana implementasi sederhana untuk membantu Kantor X mengorganisasi dokumen

fisik dan digital mereka.

• Menyiapkan surat atau naskah dinas yang akan dialih media.

• Melakukan scanning terhadap naskah atau surat.
• Membuat folder-folder pada komputer, sebagai tempat penyimpanan surat atau naskah
dinas yang telah di-scan.
• Membuat hyperlink atau menghubungkan antara daftar arsip dengan arsip hasil scan.

d. Bagikan tips singkat tentang bagaimana mengelola dokumen arsip dengan baik dalam
kehidupan sehari-hari di kantor.

• Pilah dokumen, sesuai dengan kelompok. Apakah dokumen tersebut termasuk arsip pribadi
atau arsip keluarga. Contoh arsip keluarga adalah Kartu Keluarga (KK), akta tanah, dan Surat
Pemberitahuan Pajak Terhutang Pajak Bumi dan Bangunan (SPPT-PBB). Sedangkan contoh
arsip pribadi adalah akta kelahiran, Kartu Tanda Penduduk (KTP), dan ijazah
• Back-up dokumen, semua dokumen penting difotokopi dan dilegalisir untuk mem-back-up
dokumen asli apabila terjadi hal yang tidak diinginkan, seperti rusak atau hilang. Dan simpan
di tempat yang berbeda karena fungsinya sebagai back-up dan juga yang akan sering kita
ambil untuk keperluan yang tidak membutuhkan dokumen aslinya.

Sekian Terima Kasih