1. Rekod yang disimpan secara permanen merupakan arsip ...

A. aktif
B. vital
C. statis
D. dinamis
Jawaban : C. benar, merupakan arsip yang disimpan secara permanen
2. Tagihan, rekening bank, tanda pembayaran termasuk rekod ....
A. administratif
B. akuntansi
C. berkas kasus
D. proyek
Jawaban :
B.benar, merupakan rekod akuntansi
3. Memo untuk aktivitas jangka pendek, kartu kontrol proyek dan formulir yang dianggap
rutin termasuk rekod ...
A. vital
B. inaktif
C. nonkopi
D. kontemporer
Jawaban :
D.benar, merupakan rekod yang tidak memiliki nilai berkesinambungan atau nilai abadi
bagi badan korporasi
4. Format yang dapat digunakan untuk menyajikan materi surat edaran dalam bentuk
rincian prosedur adalah format ...
A. history life
B. indeks numerik
C. outline
D. play script
Jawaban :
D.benar, merupakan format untuk menyajikan materi surat edaran dalam bentuk
rincian prosedur
5. Surat edaran yang bersifat sementara antara lain ...
A. perintah
B. instruksi
C. peraturan

D. buletin
Jawaban ;
D.benar, merupakan surat edaran yang tidak memiliki nilai rujukan berkesinambungan
6. Formulir kepegawaian, penjualan dan pengeluaran merupakan formulir ....
A. internal
B. eksternal
C. indeks numerik
D. indeks subjek
Jawaban :
A.benar, merupakan formulir yang digunakan dalam sebuah instansi yang
penggunaannya terstruktur
7. Sistem pemberkasan yang mengatur rekod menurut kata demi kata, huruf demi huruf
atau unit demi unit merupakan sistem ...
A. abjad
B. alfanumerik
C. kronologi
D. serial
Jawaban :
A.benar, merupakan pemberkasan sistem abjad
8. Keuntungan penggunaan sistem penyimpanan kronologis antara lain ...
A. surat masuk akan terpisah dari surat keluar
B. cocok untuk klasifikasi menyeluruh
C. transfer rekod inaktif mudah dilakukan
D. cocok untuk keperluan badan korporasi
Jawaban :
B.benar, merupakan keuntungan sistem penyimpanan kronologi
9. Bagan klasifikasi yang digunakan di perpustakaan tidak dapat diterapkan untuk
manajemen rekod, karena ...
A. manajemen rekod menggunakan pendekatan fungsi atau organisatoris
B. perpustakaan menggunakan pendekatan fungsi organisasi
C. manajemen rekod menggunakan pendekatan subjek
D. menggawai skema berdasarkan aktivitas instansi
Jawaban :
A.benar, manajemen rekod menggunakan pendekatan fungsi atau organisatoris

10. Unit terkecil dalam pemberkasan rekod adalah ...

A. seri
B. berkas
C. subseri
D. dokumen
Jawaban :
D.benar, merupakan unit terkecil dalam pemberkasan rekod
Di masyarakat luas pekerjaan kantor biasanya juga disebut sebagai tatausaha. Tata usaha
dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam
setiap organisasi. Jadi, tatausaha menurut intinya adalah tugas pelayanan disekitar
keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan:
1. Menghimpun : Merupakan kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersediannya
segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk
dipergunakan bila mana diperlukan.
2. Mencatat : Merupakan kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keteranganketerangan yang diperlukan sehingga berupa tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan
disimpan.
3. Mengolah : Merupakan macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keteranganketerangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan : Merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat
sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim : Merupakan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu
pihak kepada pihak lainnya
6. Menyimpan : Merupakan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat
tertentu yang aman.
Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, pekerjaan perkantoran dapat diperinci
dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.
2. Membuat rekening
3. Surat-menyurat, mendikte, mengetik
4. Menyimpan warkat
5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum terselesaikan.
6. Mengurus, membagi, dan mengirimkan surat pos
7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat
8. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh
9. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapus pekerjaan
yang tidak perlu.
10. Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan.
(Gie, The Liang, 2007: Hal 14-16)
( Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern Edisi Keempat Dengan
Tamabahan. Yogyakarta: Liberty)

Macam macam pekerjaan kantor menurut Prajudi Atmosudirodjo digolongkan menjadi 4

macam yaitu :
1. Segala macam pekerjaan yang bersifat komunikasi
Terdiri dari : rapat briefing, musyawarah, pertemuan, wawancara, konfrensi, korespondensi.
2. Segala macam pekerjaan yang bersifat registrasi
Terdiri dari : agenda surat, filing, recording, dokumentasi, perpustakaan, film mikro,
perekaman tape.
3. Segala macam pekerjaan komputasi
Terdiri atas : analisis data, data processing, penyusunan table, daftar, ikhtisar, grafik, statistik,
penyusunan laporan.
4. Segala macam pekerjaan yang bersifat informasi
Terdiri dari : pengumpulan data, pemberian peringatan, survey, riset, inspeksi, pemberian
keterangan.
Pengertian Analisis Pekerjaan Kantor
Analisis Pekerjaan kantor (Job Analisis) merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan
atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kagiatan
perencanaan SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis pekerjaan atau sering disebut
analisi jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan,
sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan
tertentu.
Analisis pekerjaan kantor secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan,
mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan yang ada di kantor. Informasi yang
dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena
menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.
Contoh informasi yang didapat dari analisis jabatan adalah uraian jabatan, syarat jabatan,
berat ringannya pekerjaan, besar kecilnya risiko pekerjaan, sulit tidaknya pekerjaan, besar
kecilnya tanggung jawab, banyak sedikitnya pengalaman, tinggi rendahnya tingkat
pendidikan dan pertimbangan-pertimbangan lain.
Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang
diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan baik. Output dari analisis jabatan
adalah deskripsi jabatan (Job Description) dan spesifikasi jabatan (Job Specification).
Deskripsi jabatan (Job Description) menjelaskan tentang suatu jabatan, tugas, tanggung
jawab, wewenang dan sebagainya. Sedangkan spesifikasi jabatan (Job Specification) adalah
informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan agar dapat memangku
suatu jabatan dengan baik. Syarat tersebut antara lain : 1) Syarat pendidikan, 2) Syarat
kesehatan, 3) Syarat fisik, dan 4) Syarat lain seperti status pernikahan, jumlah anggota
keluarga, kepribadian tertentu dan sebagainya.
Menurut French (1986), analisis jabatan adalah penyelidikan yang sistematis tentang isi
pekerjaan, lingkungan fisik yang melingkupi pekerjaan, dan kualifikasi yang dibutuhkan
untuk menjalankan tanggung jawab jabatan/pekerjaan.
Sejumlah kategori informasi selalu terdapat pada analisis jabatan, termasuk di dalamnya

aktivitas apa saja yang ada, mengapa, bagaimana serta kapan aktivitas tersebut dilakukan;
juga berisi informasi tentang alat/mesin apa yang digunakan, apa yang dipertimbangkan
dalam interaksi satu sama lain, kondisi kerja secara fisik dan sosial, pelatihan, ketrampilan
dan kemampuan yang diisyaratkan dalam pekerjaan. Analisis jabatan yang baik juga dapat
digunakan untuk memperbaiki efektivitas dan efisiensi staffing, penilaian, imbalan dan
sebagainya.
Analisis jabatan merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan-pekerjaan apa yang harus
dikerjakan oleh pegawai dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Dari analisis jabatan
dapat dibuat rancangan pekerjaan dan ditetapkan uraian pekerjaan. Dengan demikian analisis
jabatan dapat memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks
pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia dan alat-alat yang digunakan.
Schuler (1992) berpendapat bahwa analisis jabatan adalah suatu proses penguraian dan
pencatatan pekerjaan-pekerjaan. Sedangkan khusus uraian dan catatan tersebut adalah sasaran
pekerjaan-pekerjaan yaitu tugas-tugas atau aktivitas dan kondisi yang meliputinya. Dasar dari
analisis jabatan adalah spesifikasi pekerjaan yang tertulis secara mendetail tentang
ketrampilan, pengetahuan dan kemampuan individu yang dibutuhkan oleh kinerja pekerjaan
tersebut. Namun demikian, tidak semuanya berjalan baik. Uraian kerja yang termasuk
didalamnya menginformasikan tentang standar kinerja, karakteristik tugas yang dirancang,
dan karakteristik individu pekerja. Selain itu spesifikasi pekerjaan meliputi karaktersitik
individu, interest dan preferensi yang kompatibel dengan pekerjaan atau memuaskan kinerja
pekerjaan. Modifikasi antara uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah untuk
menjaga agar sasaran manajemen SDM seperti peningkatan produkstivitas dan kualitas hidup
pekerja senantiasa terjaga.
2.2 Jenis Analisis Pekerjaan Kantor
1. Tradisional
Informasi yang dikumpulkan hanya mencakup tanggungjawab, kewajiban dan kualifikasi
minimal untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan tertentu.
Tidak dapat digunakan untuk menyusun deskripsi pekerjaan karena tidak terdapat rincian
stndar kinerja yang diharapkan.
2. Berorientasi hasil
Mencakup harapan organisasi terhadap karyawan
Mencakup keterkaitan antara tugas, standar kinerja, kecakapan dan kualifikasi minimal
Contohpertanyaan yang diajukan :
a. TUGAS : perilaku, kewajiban/tanggungjawab apa yang penting bagi perusahaan ?
b. KONDISI PEKERJAAN : bagaimana sifat dasar pekerjaan atau syarat apa yang diperlukan
agar pekerjaan terlaksana, petunjuk apa yang tersedia untuk membantu pekerja melaksanakan
tugasnya ?
c. STANDAR KINERJA : kinerja seperti apa yang diharapkan, baik berdasarkan standar
kualitas, kuantitas dan ketepatan waktu yang ditetapkan perusahaan ?
d. KECAKAPAN : kemampuan, pengetahuan dan ketrampilan apa yang dibutuhkan untuk
melaksanakan setiap tugas dengan standar minimal ?
e. KUALIFIKASI : pendidikan dan pengalaman apa yang dibutuhkan untuk mampu

melaksanakan suatu pekerjaan ?

2.3 Sasaran Analisis Pekerjaan Kantor
Menentukan nilai pekerjaan yang memungkinkan untuk pemeliharaan hak pembayaran
internal dan eksternal.
Memastikan perusahaan tidak melanggar ketetapan upah dan imbalan untuk pekerjaan yang
sama.
Membantu supervisor dan pekerja dalam mendefinisikan tugas dan tanggung jawab untuk
masing-masing pekerja.
Menyediakan justifikasi untuk eksistensi pekerjaan dan manakala organisasi dalam kondisi
fit hingga kondisi istirahat.
Menentukan kebutuhan rekrutmen dan informasi yang memungkinkan untuk membuat
keputusan pekerja.
Sebagai dasar untuk memantapkan program dan pola pengembangan karier bagi karyawan.
Sebagai cara untuk menyampaikan pada pekerja potensi apa yang diharapkan dari mereka,
kondisi kerja secara umum dan tipe individu yang bagaimana yang dapat memuaskan
pekerjaan.
2.4 Manfaat Dan Fungsi Analisis Pekerjaan Kantor
Beberapa kegiatan organisasi akan berjalan lebih baik hasilnya bila berlandaskan atau
berpedoman pada analisis jabatan. Menurut Nitisemito (1992), analisis jabatan bermanfaat
sebagai :
a. landasan untuk melaksanakan mutasi;
b. landasan untuk melaksanakan promosi;
c. landasan untuk melaksanakan training/ pelatihan;
d. landasan untuk melaksanakan kompensasi;
e. landasan untuk melaksanakan syarat lingkungan kerja;
f. landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan.
Analisa jabatan dilakukan terutama untuk menyelidiki fungsi, peranan dan tanggung jawab
sesuatu jabatan. Hasil Analisa Jabatan ini akan memberikan gambaran tentang tugas dan
tanggung jawab setiap pekerja. Pemakaian atau kegunaan Analisa Jabatan pada umumnya
digunakan untuk :
1. Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang Jabatan )
Penyusunan organisasi baru
Penyempumaan organisasi yang sekarang
Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap jabatan
2. Kepegawaian
Rekrutmen seleksi/penempatan
Penilaian jabatan (Evaluasi jabatan)
Penyusunanjenjang karir (Career Planning)
Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya erat dengan c)
Program pelatihan

3. Ketatalaksanaan
Tata laksana
Tata kerja/prosedur
Jadi sebenarnya yang dimanfaatkan dari suatu kegiatan analisis jabatan untuk hal atau
kegiatan-kegiatan yang disebut dalam 1,2 dan 3 adalah hasil yang diperoleh dari proses
analisis Jabatan. Hasil tersebut tiada lain dari data-data jabatan yang kemudian di susun
secara sistematis dan terorganisir menjadi informasi jabatan. Uraian tentang informasi jabatan
ini biasanya disebut uraian jabatan (Job Description)
Sedangkan fungsi dari analisis jabatan adalah untuk :
a. menentukan basis regional bagi struktur kompensasi
b. mengevaluasi tantangan lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan
individu
c. menghapuskan persyaratan kerja yang dapat menyebabkan adanya
deskriminasi dalam pengadaan SDM
d. merencanakan kebutuhan SDM di waktu yang akan datang
e. memadukan lamaran dan lowongan kerja yang ada
f. memforkas dan menentukan kebutuhan-kebutuhan latihan bagi para
karyawan
g. mengembangkan rencana-rencana pengembangan pegawai yang
potensial
h. menetapkan standar prestasi kerja yang realistik
i. menempatkan karyawan sesuai dengan ketrampilannya
j. membantu revisi struktur organisasi
k. memperkenalkan karyawan baru dengan pekerjaan mereka
l. memperbaiki alur kerja
m. memberikan data sebagai fungsi saluran komunikasi
n. menetapkan garis promosi dalam semua departemen dan organisasi
2.5 Unsur dari Analisis Pekerjaan Kantor
Analisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu :
Uraian Jabatan (Job Description).
Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)
a. Uraian Jabatan (Job Description)
Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu
jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini
adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk
menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung
jawab dan wewenang masing-masing jabatan.
Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliputi :
a. Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode
jabatan dalam suatu perusahaan
b. Ikhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga
memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada

identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas

c. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian
Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa
dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan
mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya
d. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan nama-nama
jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat
e. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal
jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran
serta prosedur kerja
f. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan
g. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan.
Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain- lain terutama kondisi kerja yang
berbahaya
h. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas
b. Spesifikasi/Persyaratan Pekerjaan / Jabatan
Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang
menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan
kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan
Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.
Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:
1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja
2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
3. Persyaratan fisik dan mental
4. Persyaratan umur dan jenis kelamin
c. Kegunaan Uraian jabatan dan spesifikasi jabatan
Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak
manfaat, antara lain:
1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan
2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang
3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru
4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan
5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja
7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja
2.6 Pelaksanaan Analisis Pekerjaan Kantor
Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian, penguraian data
jabatan yang tahapannya sebagai berikut :
1. Tahap persiapan dan perencanaan
2. Tahap pengumpulan data
3. Tahap pengolahan data
Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai berikut:
1. Tahap persiapan dan perencanaan Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan

adalah :
Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses selanjutnya
termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.
lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di susun berdasarkan
hierarki dan di beri kode identifikasi
Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan alat dan
sama yang diperlukan ( formulir dll. )
Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang akan
digunakan.
Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua pimpinan unit kerja dan
semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan.
Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan timbulnya persepsi dan
harapan yang keliru.
2. Tahap Pengumpulan Data
Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara:
a. Metode Observasi dan Wawancara
Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara langsung di tempat
bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan mencatatnya untuk di olahnya menjadi
informasi. Kelemahan : lambat, mahal, terkadang kurang akurat Kelebihan : memperoleh
informasi dari tangan pertama, mengenal kondisi kerja, ketrampilan yang diperlukan dan
peralatan yang digunakan secara riil. Sedangkan dalam metode wawancara petugas analisis
mewawancarai langsung pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan
lebih dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di perlukan
Kelemahan : jika terjadi salah pemahaman maka data akan bias, terkadang tanggapan kurang
lengkap.Kelebihan : biaya relatif murah, waktu efisien
b. Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan )
Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan kepada semua karyawan
untuk di isi. Daftar pertanyaan itu bisa bersifat "terbuka" (Open ended) artinya, penjawab
harus memberikan jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak
dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat "tertutup" (Closed), maka pertanyaan sudah dibuat
sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal menjawab ya/tidak, atau benar/salah.
c. Metode Studi Referensi
Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan "ahli", rujukan yang ada dan perbandingan
dengan organisasi lain. Metode ini jarang digunakan.
d. Metode Kombinasi
Metode ini berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus.
Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi yang khusus. Observasi
dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja,
arus kerja, proses, keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan.
Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat dianalisis secara tertulis.
Jabatan seperti: jabatan teknis, profesional, kepengawasan dan eksekutif sebaik-nya dikaji
melalui wawancara atas pemegang jabatan yang bersangkutan.
Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak semua karyawan
telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan baik. Setiap kategori

karyawan harus diberi kuisioner tersendiri dengan gaya bahasa khusus guna mencegah
kesalahpahaman dalam penafsiran.
Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis buku catatan harian
untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau posist. Tetapi metode ini agak sulit
dilakukan karena tidak semua catatan harian berguna, karena si penulis tidak merumuskan
kegiatan yang sebenarnya. Juga masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri
membuat catatan harian seperti pesuruh atau mekanik.
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan untuk menetapkan metode analisis yang terbaik
adalah :
Karakteristik pekerjaan (fungsi, tanggungjawab, dan kondisi)
Lokasi tempat kerja
Persiapan perndahuluan yang dilakukan oleh analisis
Sikap dan tanggapan karyawan
standar kinerja yang ditetapkan
3. Tahap Pengolahan Data
Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu:
1. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan
2. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor
3. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi
4. Analisa persyaratan jabatan
5. Menyusun uraian jabatan
6. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem personalia lainnya
7. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola pengadaan, seleksi dan
penempatan pegawai; penilaian karya pegawai; sistem pemberian balas jasa ; pelatihan dan
pengembangan pegawai, sistem dan prosedur administrasi kepegawaian.
BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
a. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan yang sangat berguna untuk berbagai keperluan
perancang organisasi dan perancangan jabatan (Job Design) adalah suatu keharusan dan harus
dilakukan sejak awal. Untuk organisasi yang masih baru dan strukturnya masih berkembang
terus lebih baik menekankan pada perancang jabatan (Job Design) dan membuat Uraian
Jabatan yang fleksibel sehingga bisa disesuaikan terus. Organisasi yang sudah mapan
hendaknya melaksanakan Analisis Jabatan. Tetapi mengingat perubahan-perubahan yang
terjadi dengan cepat, maka analisis jabatan harus diulangi paling lambat setiap 3 tahun sekali
untuk mencek apakah informasi yang diperoleh masih benar.
Semua Personel Manager harus menguasai Teknik Analisis Jabatan dan Perancangan Jabatan
(Job Design) karena kegiatan ini merupakan basis kegiatan-kegiatan lain di bidang manajem
b. Jenis analisis Pekerjaan itu dapat dibadi dalam 2 kelompok yaitu tradisional dan
berorientasi hasil.
c. Sasaran analisis pekerjaan kantor itu antara lain menentukan nilai pekerjaan yang

memungkinkan untuk pemeliharaan hak pembayaran internal dan eksternal, memastikan

perusahaan tidak melanggar ketetapan upah dan imbalan untuk pekerjaan yang sama,
membantu supervisor dan pekerja dalam mendefinisikan tugas dan tanggung jawab untuk
masing-masing pekerja, menyediakan justifikasi untuk eksistensi pekerjaan dan manakala
organisasi dalam kondisi fit hingga kondisi istirahat.
d. manfaat analisis pekerjaan kantor landasan untuk melaksanakan mutasi, landasan untuk
melaksanakan promosi; landasan untuk melaksanakan training/ pelatihan; landasan untuk
melaksanakan kompensasi; landasan untuk , dan fungsi dari pekerjaan kantor ialah
melaksanakan syarat lingkungan kerja; landasan untuk pemenuhan kebutuhan p menentukan
basis regional bagi struktur kompensasi
mengevaluasi tantangan lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan individu, menghapuskan
persyaratan kerja yang dapat menyebabkan adanya deskriminasi dalam pengadaan SDM
,merencanakan kebutuhan SDM di waktu yang akan datang ,memadukan lamaran dan
lowongan kerja yang ada
f. Analisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu : Uraian Jabatan (Job Description). Spesifikasi
Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)
g. Pelaksanaan Analisis Pekerjaan Kantor Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses
pengumpulan, penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut : Tahap
persiapan dan perencanaan ,Tahap pengumpulan data
dan Tahap pengolahan data