VI ANALISA

BAB PEKERJAAN

PENGERTIAN ANALISA PEKERJAAN

Analisa pekerjaan merupakan suatu proses penyusunan suatu
urainan rinci tugas-tugas yang tercakup dalam pekerjaan
tertentu, dengan menentukan hubungan pekerjaan tertentu
dengan pekerjaan-pekerjaan lain dan memastikan penge-
tahuan, ketrampilan, dan kemampuan yang diperlukan bagi
karyawan untuk melakukan pekerjaan itu dengan sukses
(Robbins, 2004). Analisis pekerjaan memberikan informasi
yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan dan
spesifikasi pekerjaan.
Menurut Dessler (2004), dalam melakukan analisa peker-
jaan praktisi MSDM biasanya mengumpulkan informasi
berikut:
Aktifitas pekerjaan, yaitu mengumpulkan informasi ten-
tang aktifitas pekerjaan tersebut seperti mengumpulkan,
mengajar, menjual, membersihkan, atau mengoperasikan.
Daftar ini juga memuat tentang bagaimana, mengapa dan
kapan pemegang jabatan melakukan setiap aktifitasnya.
Perilaku manusia, yaitu mengumpulkan informasi ten-
tang perilaku manusia seperti merasakan, berkomuni-
kasi, atau memutuskan. Tuntutan pekerjaan seperti meng-
angkat barang berat atau berjalan jauh juga dicatat disini.

177
 RECRUITMENT ANALYSIS
O timalizing Recruitment Strategy

Mesin, perangkat, peralatan dan alat bantu kerja, yaitu

informasi tentang perangkat kerja yang digunakan,
bahan yang diproses, pengetahuan yang digunakan, dan
pelayanan yang diberikan seperti konseling atau service.
Standar prestasi, yaitu informasi tentang standar prestasi
untuk setiap kewajiban pekerjaan yang digunakan se-
bagai acuan untuk penilaian kinerja.
Konteks pekerjaan, yaitu informasi tentang kondisi fisik
pekerjaan, jadwal kerja, insentif dan konteks organisasi
dan sosial.
Persyaratan manusia, yaitu informasi tentang persyaratan
manusia yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan
tersebut, seperti pengetahuan dan ketrampilan yang ber-
hubungan dengan pekerjaan serta atribut pribadi yang
dibutuhkan seperti kepribadian, bakat, karakteristik fisik
dan minat.

Dalam melakukan penyusunan analisa pekerjaan biasanya

para praktisi MSDM menggunakan metode sebagai berikut:
Interview user. Wawancara dengan line manager tentang
posisi yang dibutuhkan, posisi yang terdekat atau pe-
megang jabatan bila sudah ada sebelumnya.
Sit in interview user. Mengikuti proses user interview se-
hingga dapat memahami kualifikasi dengan lebih men-
dalam
Observasi job position. Observasi di lapangan mengenai
target yang dibutuhkan oleh posisi tersebut.
Plant tour. Observasi di lapangan mengenai business
process di suatu perusahaan
Catatan harian. Analisa pekerjaan dilakukan dengan cara
melakukan pencatatan aktifitas pekerjaannya dan jumlah
waktu yang digunakan kedalam catatan harian.

178 Bab VI
 Adi Mardianto, S.Psi, MBA

Kuesioner. Analisa jabatan disusun dengan memberikan

kuesioner kepada pemegang jabatan yang terkait dengan
pekerjaan tersebut, misal pemegang jabatan atau atasan.

Analisa pekerjaan memberikan manfaat sebagai berikut :

Sebagai dasar untuk melakukan evaluasi jabatan. Analisa
pekerjaan memberikan perkiraan tentang nilai dari setiap
pekerjaan dan kompensasinya yang tepat. Nilai peker-
jaan biasanya bergantung pada tingkat pendidikan yang
dibutuhkan, kompetensi yang dipersyaratkan, tingkat
bahaya dan sebagainya.
Sebagai dasar untuk menentukan standar hasil kerja
seseorang. Analisis pekerjaan memberikan informasi
tentang standar prestasi yang harus dicapai oleh pe-
megang jabatan. Hal ini biasanya dijadikan acuan dalam
penilaian kinerja.
Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan
penempatan pegawai baru. Analisa pekerjaan mem-
berikan informasi tentang pekerjaan dan karakteristik
manusia yang dibutuhkan untuk melakukan suatu
pekerjaan. Informasi ini biasanya dalam bentuk deskripsi
pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan yang digunakan para
recruiter dan manajemen sebagai acuan dalam merekrut
calon karyawan.
Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan
dan latihan. Deskripsi pekerjaan juga memuat tentang
aktifitas, ketrampilan dan pelatihan yang dibutuhkan
pekerjaan tersebut. Analisa pekerjaan kadang juga me-
muat kompetensi yang dibutuhkan untuk melakukan
pekerjaan tersebut. Dengan melakukan penilaian kompe-
tensi terhadap pemegang jabatan, adanya perbedaan
dari kompetensi yang dipersyaratkan dan kompetensi

Analisa Pekerjaan 179

 RECRUITMENT ANALYSIS
O timalizing Recruitment Strategy

yang dipunyai oleh pemegang jabatan bisa dijadikan

acuan sebagai pengembangan diri.
Untuk menentukan kewajiban yang tidak ditugaskan.
Analisa pekerjaan memberikan acuan agar pemegang
jabatan berfokus pada pekerjaan intinya. Kadang sese-
orang pemegang jabatan mengatakan bawa ia bertanggung
jawab banyak hal dalam pekerjaannya, misal manager
produksi mengatakan bahwa ia bertanggungjawab dalam
proses produksi hingga mengatur pembelian bahan
mentah. Dengan mengacu pada analisa pekerjaan, kita
bisa tahu bahwa pembelian bahan mentah bukanlah
kewajiban yang harus dikerjakan oleh manajer produksi
tersebut.

DESKRIPSI PEKERJAAN
Deskripsi pekerjaan dapat didefinisikan sebagai pernyataan
tertulis tentang apa yang harus dilakukan oleh pekerja, bagai-
mana orang tersebut melakukannya, dan bagaimana kondisi
kerjanya.
Sebenarnya tidak ada format standar untuk menuliskan
deskripsi pekerjaan. Acuan yang jelas adalah deskripsi peker-
jaan mampu memberikan informasi yang akurat dan jelas
untuk semua proses dalam pengembangan sumber daya
manusia di perusahaan. Menurut Dessler sebagian besar
deskripisi pekerjaan yang baik mencakup tujuh bagian yang
meliputi identifikasi pekerjaan, ringkasan atau maksud
pekerjaan, tugas dan tanggung jawab pekerjaan, otoritas
dari pemegang jabatan, standar prestasi, kondisi kerja dan
spesifikasi pekerjaan.

180 Bab VI
 Adi Mardianto, S.Psi, MBA

Gambar 5.1 Contoh Deskripsi Pekerjaan

URAIAN JABATAN DAN PERSYARATAN JABATAN

PT XYZ
I. IDENTITAS JABATAN
Jabatan STAF TATA USAHA
Divisi SDM DAN ADMINISTRASI
Bagian ADMINISTRASI UMUM & RUMAH TANGGA
II. BAGAN KEDUDUKAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

III. FUNGSI UTAMA

Melaksanakan Tata Laksana Arsip dokumen dari unit-unit kerja lain untuk
memastikan arsip disimpan ditempat yang aman dan mudah diakses
IV. URAIAN JABATAN
1 Arsip Dokumen Seluruh Bagian
Melaksanakan Tata Laksana Arsip dokumen dari unit-unit kerja lain
untuk memastikan arsip disimpan ditempat yang aman dan mudah
diakses
2 Layanan ATK & Barang Cetakan
Mengelola pelayanan alat tulis kantor(ATK), meliputi penerimaan
dari supplier, pemeliharaan stock, pengajuan pengadaan, serta
pengaturan dan layanan pengeluarannya sesuai kebutuhan user untuk
memastikan terselenggaranya layanan ATK dan barang cetakan secara
cepat,tertib, dan efisien.

Analisa Pekerjaan 181

 RECRUITMENT ANALYSIS
O timalizing Recruitment Strategy

3 Sistem Kearsipan
Membuat sistem kearsipan yang mudah untuk ditelusuri untuk memas-
tikan atau memudahkan pencarian arsip – arsip dari seluruh bagian
4 Inventaris Kantor
Melakukan inventaris dan mencatat perlengkapan kantor untuk
memastikan tersedianya perlengkapan kantor dan menghindari
kehilangan perlengkapan kantor tesebut
5 Melakukan penataan dan Perawatan Ruang arsip dengan mengatur
layout, Rak,Fumigasi,Pemusnahan arsip yang habis masa retensinya,
pencarian arsip dll.
6 Melaksanakan Pembuatan,Pendataan, dan pengiriman Surat Undangan
dan berkoordinasi dengan bagian terkait lainnya untuk persiapan acara
tersebut.
7 Filling
Menyusun, mengelola, menyimpan, merapikan dokumen untuk
memastikan seluruh dokumen tersimpan secara sistematis, aman, dan
mudah dicari apabila diperlukan.
8 Melaksanakan pembuatan Surat Permohonan Honor Rapat, SPPD,
Uang Muka Bintal,Uang Muka Olah Raga, Hari Raya Besar,dan event
lainnya berikut pelaporan pertanggungjawaban.
V. WEWENANG
Melaksanakan kebijakan operasional di bidang tata usaha di bagian administrasi
umum & rumah tangga di perusahaandalian Operasi Terminal Petikemas Ko
VI. INDIKATOR KEBERHASILAN PEKERJAAN
1 Keberhasilan Jangka Pendek
Revisi prosedur administrasi umum & rumah tangga
Perbaikan kinerja dan pengaturan layanan administrasi umum &
rumah tangga
2 Keberhasilan Jangka Panjang
Peningkatan pelayanan kepada seluruh unit kerja di perusahaan
VII. BAWAHAN LANGSUNG

VIII. HUBUNGAN KERJA

Staf Tata Usaha melakukan koordinasi ke luar dengan Supplier dan ke dalam dengan
semua bagian yang terkait di perusahaaan
IX. PERSYARATAN JABATAN
1 Pendidikan D3
2 Pengalaman 2 thn dibidangnya
3 Keahlian/Pengetahuan Administrasi umum , layanan kerumahtanggaan
4 Pemahaman Bisnis Departemen
5 Kompetensi Khusus Ketelitian, kerapihan
6 Kemampuan Bahasa Bahasa Inggris aktif lisan dan tulisan

182 Bab VI
 Adi Mardianto, S.Psi, MBA

IDENTITAS JABATAN
Ini merupakan bagian yang hampir setiap orang memper-
hatikannya. Biasanya melihat hal-hal sebagai berikut :
• Jabatan
• Kode Pekerjaan
• Institusi / Departemen
• Divisi
• Supervisor langsung (jabatan)

Elemen yang terpenting pada bagian ini adalah jabatan.

Jabatan yang baik memenuhi tujuan-tujuan sebagai berikut :
• Sebaiknya menyatakan sesuatu secara singkat dalam satu
atau dua kata apa isi dari pekerjaan.
• Sebaiknya seringkas mungkin, dan jika berisi lebih dari
satu kata sebaiknya dalam urutan yang alami (sebagai contoh,
“Operator Komputer”, bukan “Operator, Komputer”) se-
hingga akan lebih mudah untuk digunakan secara tertulis
atau dalam bentuk pengucapan.
• Sebaiknya menunjukkan tingkat / jenjang keterampilan
dan level pengawasan yang diperlukan.
• Sebaiknya mirip atau identik dengan salah satu jabatan
pekerjaan yang telah dimiliki di masa lalu, sehingga
karyawan dan supervisor tidak harus mempelajari per-
bendaharaan kata baru secara lengkap setiap kali,
deskripsi pekerjaan ditulis atau direvisi.

URAIAN JABATAN
Bagian kedua dari format deskripsi pekerjaan yang baik dikenal
sebagai “ringkasan pekerjaan”. Merupakan cerita ringkas
gambaran pekerjaan yang menyoroti karakteristiknya secara
umum. Ringkasan pekerjaan harus memberikan informasi

Analisa Pekerjaan 183

 RECRUITMENT ANALYSIS
O timalizing Recruitment Strategy

yang cukup untuk membedakan fungsi dan aktivitas utama

dari pekerjaan tersebut terhadap pekerjaan yang lainnya.
Karena keringkasan, ketepatan dan obyektivitas adalah
tujuan utama dalam menuliskan ringkasan pekerjaan, maka
sebaiknya mengikuti tiga aturan dasar berikut ini :
1. Mulai job summary dengan kata tindakan (kata kerja).
2. Terangkan persyaratan pekerjaan; dengan kata lain,
mengatakan apa yang dilakukan.
3. Kewajiban Pekerjaan. Bagian ini merupakan hal biasa
untuk semua format deskripsi pekerjaan. Berisikan kewa-
jiban dan tanggung jawab yang berhubungan dengan
pekerjaan.

Tanggung Jawab
Apabila tujuan pekerjaan telah dibuat dengan jelas dan
tanggung jawab serta kewajiban telah didefinisikan, maka
pemegang jabatan bertanggung jawab kepadanya atau kepada
atasannya untuk keberhasilan atau kegagalan dalam men-
capai tujuan ini. Bagian dari “tanggungjawab” tidak hanya
menggambarkan hasil akhir yang dicapai ketika kewajiban
pekerjaan telah dilakukan dengan memuaskan, tetapi juga
menyatakan standar khusus untuk mengukur kinerja. Se-
hingga benar-benar berguna ketika pada akhir tahun dilakukan
proses penilaian kinerja.

WEWENANG
Hal yang dimuat disini adalah batas-batas otoritas karyawan
untuk pekerjaan tersebut. Sebagai contoh, karyawan untuk
pekerjaan tersebut memiliki otoritas untuk menyetujui pem-
belian di departemennya hingga Rp. 25.000.000,-, memberikan
ijin dan cuti, merekomendasikan kenaikan jabatan dan gaji,
melakukan wawancara calon karyawan baru dan sebagainya.

184 Bab VI
 Adi Mardianto, S.Psi, MBA

INDIKATOR KEBERHASILAN PEKERJAAN

Salah satu yang tercantum dalam deskripsi pekerjaan adalah
standar prestasi, dimana hal ini menentukan standar yang
harus dicapai oleh karyawan dalam setiap deskripsi pekerjaan
yang menjadi tanggung jawab dan kewajibannya.
Deskripsi pekerjaan juga memuat kondisi kerja dalam
pekerjaan yang dilakukan. Hal ini meliputi kondisi kerja
seperti level kebisingan, bahaya pekerjaan, atau hambatan.

PERSYARATAN JABATAN
Spesifikasi pekerjaan dapat didefinisikan sebagai persyaratan
minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang akan men-
duduki suatu jabatan agar dapat melaksanakan tugas-tugas
yang dibebankan kepadanya dengan baik.
Spesifikasi pekerjaan menggambarkan persyaratan peker-
jaan khusus dalam hal “compensable factor”. Karena spesifikasi
pekerjaan digunakan terutama sebagai basis untuk menilai
pekerjaan dalam proses evaluasi pekerjaan, maka faktor yang
dipilih tergantung pada apa yang didesain perusahaan
sebagai “compensable factor” untuk seluruh pekerjaan dalam
organisasi. Kebanyakan berada di bawah empat pengertian
luas yaitu keterampilan, usaha, tanggung jawab, dan kondisi
pekerjaan. Sebagai contoh, keterampilan dapat diuraikan men-
jadi pendidikan, pengalaman, inisiatif, dan kecerdasan yang
diperlukan untuk pekerjaan. Usaha dapat dibagi lagi menjadi
usaha fisik dan mental yang diperlukan.
Spesifikasi pekerjaan dapat disusun secara bersama-
sama dengan Uraian Pekerjaan, tetapi dapat juga disusun
secara terpisah. Beberapa hal yang biasa disyaratkan dalam
spesifikasi pekerjaan adalah:
• Persyaratan pendidikan, latihan, dan pengalaman kerja
• Persyaratan pengetahuan dan ketrampilan

Analisa Pekerjaan 185

 RECRUITMENT ANALYSIS
O timalizing Recruitment Strategy

• Persyaratan fisik dan mental

• Persyaratan umur dan jenis kelamin

Sebagai penjelasan, persyaratan pendidikan merupakan

kualifikasi pendidikan seseorang untuk dapat ditempatkan
pada suatu pekerjaan. Kualifikasi pendidikan bukanlah sesuatu
yang tidak bisa ditawar. Misalnya saja, dalam kualifikasi kita
persyaratkan pendidikan S-1. Sebaiknya juga dicantumkan
subtitusi untuk jenjang pendidikan tersebut. Pendidikan yang
lebih rendah lebih disarankan, misal dalam uraian jabatan
dibutuhkan syarat pelamar minimal S-1. Sebagai pengganti
jenjang pendidikan S-1, bisa saja dalam uraian jabatan juga
disebutkan pendidikan D-3 dengan pengalaman 3-5 tahun
dan SMA dengan pengalaman 5-10 tahun.
Kualifikasi latihan, apakah ada pelatihan yang dimiliki
oleh seseorang sehingga mendukung pekerjaan tersebut,
ataukah ada pengalaman kerja sebelumnya yang dapat lebih
meyakinkan seseorang itu handal dalam suatu pekerjaan.
Persyaratan pengetahuan dan ketrampilan, yaitu sebatas
apakah pengertahuan yang dikuasai oleh seseorang dan
ketrampilan yang dapa mendukung untuk diterima. Setidak-
nya seleksi yang dilakukan mempertimbangkan standart
minimal harus terpenuhi.
Kemudian persyaratan fisik dan mental, masing-masing
job description memiliki persyaratan bagi pekerja yang berbeda-
beda. Oleh karena itu faktor fisik dan mental juga berperan,
contohnya dalam melakuakan rekruitmen untuk memenuhi
pekerjaan operator pada perusahaan tambang akan berbeda
dengan operator pada perusahaan onderdil mesin. Jadi kembali
lagi maka akan dipengaruhi oleh karakteristik pekerjaan
masing-masing. Jangan sampai pekerja yang diterima tidak
memenuhi persyaratan ini, meskipun memenuhi persyaratan

186 Bab VI
 Adi Mardianto, S.Psi, MBA

sebelumya. Bisa-bisa baru satu bulan diterima terjadi turnover

dengan alasan tidak kuat fisik ataupun mentalnya. Ini akan
merugikan pihak perusahaan dan proses rekrutmen dianggap
tidak berhasil.
Yang terakhir adalah persyaratan umur dan jenis kelamin,
bahwa perlu diperhatikan umur akan mempengaruhi sese-
orang dalam bersikap. Terdapat pekerjaan-pekerjaan tertentu
yang menuntut kematangan seseorang secara mental. Ada
pula pekerjaan yang dapat dibebankan kepada orang dengan
umur yang muda. Beberapa pekerjaan juga bisa dilakukan
secara efektif bila dikaitkan dengan jenis kelamin, walaupun
beberapa praktisi menganggap hal ini bertentangan dengan
asas kesempatan kerja yang sama.

STUDI KASUS

Manager Teknologi Informasi melakukan perombakan di

bagiannya, mengingat proses bisnis yang mengalami perubahan.
Perombakan tersebut dilakukan dengan melakukan perubahan
struktur organisasi dan penambahan jabatan-jabatan baru di bagian-
nya, yaitu web designer dan system analyst. Untuk mengisi posisi baru
tersebut, anda sebagai recruiter diminta oleh Manager Teknologi
Informasi membantu mencarikan kandidat yang sesuai untuk mengisi
jabatan yang kosong tersebut. Apakah yang harus anda lakukan ?

Analisa Pekerjaan 187