MAKALAH

ANALISIS dan PERANCANGAN

JABATAN

DISUSUN OLEH:

1.) Ananda Salmah Nabela

2.) Khusnul Latifa

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM

(STAI) IHYAUL ULUM

TAHUN PELAJARAN 2020-2021

 Daftar Isi

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 latar belakang

BAB 11 PEMBAHASAN

2.1 Dasar-dasar Analisis Pekerjaan

2.2 Metode Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan

2.3 Menulis Deskripsi Pekerjaan

2.4 Menulis Spesifikasi Pekerjaan

BAB 111 PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Daftar Pustaka
 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Analisis Jabatan adalah kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman

bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kagiatan perencanaan
SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis jabatan adalah kegiatan untuk
memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan
memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu.

Analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan,

mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang
dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM
kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.

Contoh informasi yang didapat dari analisis jabatan adalah uraian jabatan, syarat
jabatan, berat ringannya pekerjaan, besar kecilnya risiko pekerjaan, sulit tidaknya
pekerjaan, besar kecilnya tanggung jawab, banyak sedikitnya pengalaman, tinggi
rendahnya tingkat pendidikan dan pertimbangan-pertimbangan lain.

Landasan hukum yang mengatur tentang analisis jabatan antara lain UU Nomor 8
Tahun 1974 tentang pokok-pokok kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan UU
No.43 1999, PP Nomor 97 Tahun 2000 tentang formasi PNS sebagaimana telah
diubah dengan PP No.54 Tahun 2003,PERKA BKN NO:12 tahun 2011 tentang
pedoman pelaksanaan analisis jabatan,dan PER MENEG PAN DAN RB NO: 33 TAHUN
2011 tentang pedoman analisis jabatan.

Pengertian analisis jabatan sesuai PER.MENEG PAN NOMOR 33 TH 2011 analisis

jabatan adalah proses, metode dan teknik untuk memperoleh data jabatan yang
diolah menjadi informasi jabatan dan disajiikan untuk kepentingan program
kepegawaian serta memberikan umpan balik bagi organisasi, tatalaksana,
pengawasan dan akuntabilitas.
 BAB 11

PEMBAHASAN

2.1 Dasar-dasar analisis pekerjaan

Banyak informasi yang bisa dikumpulkan dengan melakukan analisis pekerjaan.

Tujuan utama adalah untuk menyelesaikan seluruh proses dan untuk menetapkan
kesesuaian yang sempurna antara pekerjaan dan karyawan. Terlebih lagi, dalam hal
menyusun laporan keuangan pastinya dibutuhkan analisis pekerjaan yang detail dan
seksama agar tim atau sumber daya manusia dapat mengelola data gaji, tunjangan,
dan insentif lain untuk posisi jabatan tertentu.

Ada banyak pengetahuan manajemen yang menjadi dasar ilmu ekonomi. Salah
satunya adalah manajemen SDM. Tugas dari manajemen SDM yaitu untuk
mengevaluasi secara efektif kebutuhan pelatihan dan kinerja karyawan yang ada pada
perusahaan. Tindakan ini termasuk salah satu tahapan dalam proses analisis
pekerjaan.

2.2 Metode untuk mengumpulkan informasi analisis pekerjaan

1. Observasi, melakukan pengamatan langsung terhadap karyawan saat

melaksanakan tugas Kelemahan:lambat,mahal.
Kelebihan : memperoleh informasi dari tangan pertama, mengenal kondisi kerja,
ketrampilan yang diperlukan dan peralatan yang digunakan secara riil.
2. Wawancara, bertatap muka langsung dengan karyawan dan atasannya.
3. Kuesioner, menggunakan daftar pertanyaan yang telah disusun sebelumnya.
Kelemahan : jika terjadi salah pemahaman maka data akan bias, terkadang
tanggapan kurang lengkap
Kelebihan : biaya relatif murah, waktu efisien
4. Pelaporan, informasi diperoleh dari catatan yang disimpan karyawan (Log).
Kelemahan : tidak dapat menunjukkan data penting, seperti kondisi kerja,
peralatan yang digunakan, dan terkadang karyawan enggan untuk mengisi
buku tersebut akibat kesibukannya sehingga data tidak lengkap.
5. Kombinasi, dengan menggabungkan metode yang ada. Yang masih dianggap
terbaik adalah observasi dan wawancara karena mampu menghasilkan data
pekerjaan yang akurat dan lengkap. Namun demikian, penggunaan kombinasi
tersebut tergantung jenis pekerjaan yang akan dianalisis.
2.3 Menulis deskripsi pekerjaan
 Pengertian deskripsi pekerjaan merupakan sebuah penjelasan tertulis mengenai
apa yang sebenarnya dikerjakan oleh pemangkujabatan, bagaimana pengerjaannya,
dan dalam keadaan seperti apa jabatan itu dilakukan. Umumnya , deskripsi pekerjaan
(job description) dibuat melalui analisis jabatan

Deskripsi jabatan diartikan sebagai semua mengenai informasi pekerjaan dan

syarat implementasi sebagai hasil analisa yang lazimnya bermuat tugas pokok dari
deskripsi tersebut. Masalah yang termuat dalam deskripsi pekerjaan diantaranya ruang
lingkup, tugas pokok, nama, ot

• Pengertian Deskripsi Pekerjaan Menurut Para Ahli

Ranupandojo dan Husnan (1996)

Pengertian deskripsi pekerjaan adalah suatu pernyataan yang tersusun dari

beragam tugas juga kewajiban sebuah jabatan.

1) Hasibuan (2000:32)

Definisi deskripsi pekerjaan ialah pemaparan informasi tertulis mengenai tugas

dan tanggung jawab, kondisi, kaitan dan aspek pekerjaan sebuah jabatan tertentu
dalam suatu organisasi.

2) Dessler (2004)

Deskripsi pekerjaan merupakan suatu statment tertulis mengenai apa yang harus
dikerjakan pegawai, bagaimana melakukannya dan kondisi kerjanya.

3) Rivai (2005)

Deskripsi pekerjaan yaitu hasil analisa pekerjaan sebagai deretan kegiatan atau
proses mengumpulkan dan menggarap informasi tentang pekerjaan.

4) Mathis (2006)

Deskripsi pekerjaan yakni penjabaran karakteristik pekerjaan yang mesti

dijalankan oleh karyawan dalam suatu perusahaan.

5) Sirait (2006)

Deskripsi pekerjaan iyalah ringkasan kewajiban dan tanggung jawab dalam

pekerjaan tertentu yang dirangkai dengan teratur dan jelas.

6) Yani (2012)
Deskripsi pekerjaan merupakan hasil analisa pekerjaan seperti susunan
kegiatan atau pengumpulan dan pengolahan informasi tentang pekerjaan.

7) Santoso dan Masman (2015)

Deskripsi pekerjaan sebagai list jabatan, keterkaitan pelaporan, kondisi jabatan

serta responsibilitas penyeliaan.

• Manfaat Deskripsi Pekerjaan

Manfaat deskripsi pekerjaan antara lain:

1. Agar terhindar dari kebingungan dan memberi pemahaman terhadap

pelaksanaan pekerjaan
2. Agar terhindar dari tanggung jawab yang bertumpuk dalam mengerjakan
tugas.
3. Memberi kemudahan beragam kegiatan SDM.
4. Memberikan bantuan pada pegawai dalam merencanakan karir,
meminimalisir implementasi pembedaan promosi dan transfer juga
melancarkan penilaian pekerjaan.
5. Memberi manfaat bagi program keselamatan kerja.
6. Untuk merencanakan transformasi dan reorganisasi.
7. Memberikan tuntunan mengenai pengalaman yang dibutuhkan dalam
menjalankan pekerjaan.
8. Untuk membenahi proses dan cara kerja supaya pekerjaan lebih efektif dan
efisien.
9. Untuk membenahi administrasi dan mengendalikan pekerjaan.

Berdasarkan pendapat Simamora (1997), manfaat deskripsi pekerjaan bagi pegawai

dan perusahaan, antara lain:

Desain Organisasi

Dengan adanya deskripsi pekerjaan akan menyempurnakan instrumen deskriptif

lain seperti struktur organisasi, akurasi fungsi unit kerja dengan menginformasikan
dengan lengkap mengenai keterkaitan organisasi dan keluaran.

Uraian Tanggung Jawab

Hal ini membantu terhindarnya kebingungan dan memberi penjelasan.

Deskripsi mengenai tanggung jawab induvidu yang jelas bisa meminimalisir salah
paham dan keambiguan. Perekrutan

Dalam hal ini deskripsi pekerjaan bisa digunakan untuk melahirkan iklan
perekrutan dan membagi informasi tambahan pada pelamar kerja mengenai
pekerjaan yang dibuka.

Desain tes

Dalam hal ini bisa digunakan untuk mengenali calon pekerja apakah sesuai
dengan persyaratan.

Wawancara (Dalam hal ini memberi informasi yang jelas pada calon pekerja).

Orientasi

Dalam hal ini membantu memutuskan kualifikasi pekerjaan dan memberi

pemahaman pada pegawai baru mengenai tugas dan tanggung jawab mereka dengan
jelas.

Pelatihan

Dalam hal ini digunakan untuk penetapan keperluan pelatihan yang diperlukan
karyawan untuk kinerja yang lebih efektif dan efisien.

Evaluasi Pekerjaan,

Dalam hal ini bisa digunakan untuk memutuskan faktor yang ternilai dalam
penilaian pekerjaan.

Penilaian Kinerja

Dalam hal ini bisa menentukan dasar nilai pegawai selama penilaian kinerja
mereka.

Survei Kompensasi

Deskripsi pekerjaan dapat memberikan informasi untuk perbandingan internal

dengan evaluasi pekerjaan ataupun analisis survei.

Penempatan Keluaran

Dalam hal ini bisa berperan penting dalam proses transisi karir.

Indikator Deskripsi Pekerjaan

Ada sejumlah parameter deskripsi pekerjaan (Hasibuan:2007), diantaranya:

 • Unsur Deskripsi Pekerjaan

Komponen yang terdapat dalam deskripsi pekerjaan, diantaranya yaitu:

a. Identitas Profesi

Dalam identitas pekerjaan berisi sejumlah informasi diantaranya nama profesi

dan status profesi .

b. Ringkasan Profesi

Dalam ringkasan pekerjaan yang berisi rangkuman menyeluruh tentang

tanggung jawab dan elemen yang membuat perbedaan antar pekerjaan. Tujuan
ringkasan pekerjaan diantaranya Memberi formulasi singkat dan bermanfaat bagi
tambahan informasi personal untuk nama pekerjaan yang belum kentara. Memberi
servis sebagai bentuk rangkuman untuk memberitahu pembaca mengenai informasi
lebih lanjut.

c. Hubungan Kerja

Tujuan hubungan kerja dengan jabatan lain adalah untuk menentukan bentuk
keterkaitan promosi secara horizontal dan vertikal dengan sistem dan mekanisme
kerja dalam perusahan.

d. Otoritas

Wewenang atau otoritas merupakan kebebasan untuk menentukan apa yang

perlu dikerjakan dan kebebasan untuk mengerjakannya atau memaksa orang lain
untuk mengerjakannya dengan asas pelaksanaannya ialah persamaan antara otoritas
dan responbilitas.

e. Kewajiban dan Tanggung Jawab

Hal ini merupakan hal terpenting dalam sebuah deskripsi pekerjaan. Didalam
kewajiban dijabarkan apa saja yang harus dikerjakan, cara pengerjaan dan target
pelaksanaan kewajiban tersebut. Format penulisan kewajiban yang umum dilakukan
yaitu paragraf pertama mendeskripsikan pekerjaan dan paragraf kedua berisi
pembagian tugas dan pekerjaan serta mencatatnya terpisah.

f. Kondisi Kerja

Desripsi pekerjaan juga memuat keadaan pekerjaan bisa berupa kondisi di

lingkungan kerja. Ini dilakukan untuk mengetahui kecocokan pegawai dengan
pendidikan, kondisi fisik dan mental yang berkaitan.
 • Contoh Deskripsi Pekerjaan

Account Executive

Tantangan terbesar dalam rutinitas saya adalah bertemu berbagai macam klien
dengan karakteristik berbeda dan sasaran. Tanggung jawab saya diantaranya
menemukan klien baru melalui pendekatan dan memenuhi kebutuhannya, menerima
aduan dan saran klien. Saya telah banyak belajar dan bekerjasama dengan Tim
Marketing untuk bisa memperoleh dan memberi wawasan tentang klien.

Hal terbesar yang sudah saya dapatkan selama bekerja disini adalah sukses
mengakhiri transaksi atau closing sebesar Rp. 25 juta dari satu klien, yaitu servis
berlangganan selama 1 tahun. Motivasi dari orang terdekat dan tim marketing sangat
berperan bagi saya, selain besarnya rasa keingintahuan dan menerima semua materi
yang diperoleh di lapangan juga di kantor.

2.4 Menulis spesifikasi pekerjaan

1. Pengertian Spesifikasi Pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan (job specification) disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan

menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman, dan yang
lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik.
Spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang yang akan direkrut dan menjadi
dasar untuk melaksanakan seleksi.

Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa
diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten.

Pada umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan
kualitas devinitif yang dibutuhkan dari pemangkujabatan itu. Spesifikasi pekerjaan
memberikan uraian informasi mengenai hal-hal berikut:

1. Tingkat pendidikan pekerja.

2. Jenis kelamin pekerja.

3. Keadaan fisik pekerja.

4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja.

5. Batas umur pekerja.

6. Nikah atau belum.

7. Minat pekerja.
8. Emosi dan temperamen pekerja.
9. Pengalaman pekerja.

Spesifikasi pekerjaan bagi setiap perusahaan tidak sama karena spesifikasi ini pada
dasarnya disusun dari uraian pekerjaan sedang uraian pekerjaan perusahaan tidak
sama, misalnya ada perusahaan yang membutuhkan tinggi badan, pakai kaca mata
atau tidak, serta cantik atau tidak

2. Contoh spesifikasi pekerjaan

PERUSAHAAN CV SAKTI PERLINDUNGAN

Spesifikasi Pekerjaan

Nama Jabatan : Kepala Bagian Komputer

Kode Jabatan : R-239

Tanggal : 2 Oktober 2014

Penyusun : Syachril R.A.

Departemen : Divisi Administrasi

Lokasi : Jongjolong 22 Bandung

Persyaratan Pekerjaan

Pendidikan : Akademi Komputer, menguasai komputer, mempunyai

keterampilan dalam menggunakan komputer, dan mem-

program komputer.

Pengalaman : 3 tahun bekerja di bidang komputer.

Persyaratan fisik : Kesehatan baik untuk melakukan pekerjaan dan mempu

nyai stamina serta daya tahan cukup kuat untuk melaksa-

nakan tugas-tugas berat.

Persyaratan mental : Jujur,inisiatif dan kreatif, dapat mengambil keputusan

secara cepat, mampu menganalisis dan membuat berb-

agai output informasi yang bermutu tinggi.

Supervisi : Rentang kendali 3-9 orang lulusan SMTA. Mampu ber-

komunikasi efektif lisan maupun tertulis, vertikal dan
 herizontal dalam perusahaan.

Kondisi kerja : Baik, 75% duduk diatas kursi yang nyaman, tenang, dan

dalam ruangan yang ber-AC.

BAB 111

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Analisis Jabatan adalah kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman

bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Analisis pekerjaan dilakukan untuk
menyusun laporan keuangan yang detail dan seksama agar tim atau sumber daya
manusia dapat mengelola data gaji, tunjangan, dan insentif lain untuk posisi jabatan
tertentu. Metode analisis pekerjaan antara lain Observasi, Wawancara, Kuesioner,
Pelaporan, Kombinasi.

Unsur-unsur dalam menulis deskripsi pekerjaan adalah Identitas Profesi,

Ringkasan Profesi, Hubungan Kerja, Otoritas, Kewajiban dan Tanggung Jawab, Kondisi
Kerja. Deskripsi pekerjaan juga memuat keadaan pekerjaan bisa berupa kondisi di
lingkungan kerja. Ini dilakukan untuk mengetahui kecocokan pegawai dengan
pendidikan, kondisi fisik dan mental yang berkaitan. Spesifikasi pekerjaan (job
specification) disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan
tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman, dan yang lainnya dari orang yang akan
melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan
persyaratan orang yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi.
 DAFTAR PUSTAKA

Harmony.co.id/blog/analisisjabatan

Pelajaran.co.id/2020/26/deskripsipekerjaan

Dhieyaniti.blogspot.com