Bab 4 Proses Analisis Pekerjaan dan

Manajemen Bakat
Tujuan Pembelajaran:

1. Mendefinisikan manajemen bakat dan menjelaskan mengapa

manajemen bakat penting.
2. Membahas proses analisis pekerjaan, termasuk mengapa analisis
pekerjaan penting.
3. Menjelaskan bagaimana menggunakan sedikitnya tiga metode
untuk mengumpulkan informasi analisis pekerjaan, meliputi
wawancara, kuesioner, dan observasi.
4. Menjelaskan bagaimana Anda menulis sebuah deskripsi pekerjaan.
5. Menjelaskan bagaimana menulis sebuah spesifikasi pekerjaan.

6. Menjelaskan analisis pekerjaan berbasis kompetensi, termasuk apa

artinya dan bagaimana melakukannya dalam praktik.
Proses Manajemen Bakat

Inti dari manajemen sumber daya manusia meliputi perekrutan, seleksi, pelatihan,
penilaian, perencanaan karier, dan kompensasi. Cara tradisional untuk melihat
aktivitas-aktivitas ini adalah sebagai serangkaian langkah berikut:
1. Memutuskan posisi yang harus diisi melalui analisis pekerjaan, perencanaan
personel, dan peramalan.
2. Membangun kelompok pelamar kerja dengan merekrut kandidat internal atau
eksternal.
3. Meminta kandidat mengisi formulir aplikasi dan mungkin menjalani wawancara
penyaringan awal.
4. Menggunakan alat-alat seleksi seperti tes, wawancara, pemeriksaan latar
belakang, dan ujian fisik untuk mengidentifikasi kandidat yang viabel.
5. Memutuskan kepada siapa penawaran diberikan.
6. Melakukan orientasi, melatih, dan mengembangkan karyawan untuk memberi
mereka kompetensi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka.
7. Menilai karyawan untuk menilai bagaimana kerja mereka.
8. Memberikan imbalan dan mengompensasi karyawan untuk mempertahankan
motivasi mereka.
 Manajemen bakat adalah proses yang berorientasi terhadap sasaran yang merupakan
integrasi dari proses perencanaan, perekrutan, pengembangan, pengelolaan, dan
pemberian kompensasi terhadap karyawan. Manajer yang mempunyai perspektif
manajemen bakat:
1. Memperlakukan aktivitas manajemen bakat seperti perekrutan dan pelatihan
sebagai hal yang berkaitan.
2. Memastikan bahwa semua keputusan manajemen bakat terarah pada sasaran.
3. Secara konsisten menggunakan “profil” keterampilan, pengetahuan, dan perilaku
(“kompetensi”) manusia yang dibutuhkan yang sama untuk merumuskan rencana
perekrutan pekerjaan serta untuk mengambil keputusan seleksi, pelatihan, penilaian,
dan kompensasi untuknya.
4. Secara aktif melakukan segmentasi dan mengelola karyawan.
5. Secara aktif mengoordinasikan atau mengintegrasikan fungsi manajemen bakat yang
telah berjalan seperti perekrutan dan pelatihan.

Image source: http://ayntk.org/tag/personality/

Dasar-Dasar Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan (job analysis) adalah prosedur yang Anda gunakan untuk
menentukan tugas dari posisi dalam perusahaan dan karakteristik orang yang
harus dipekerjakan untuknya. Analisis pekerjaan menghasilkan informasi untuk
menulis deskripsi pekerjaan (job descriptions), yaitu daftar yang berisi apa yang
diminta oleh pekerjaan tersebut) dan spesifikasi pekerjaan (atau “orang”) (job
specifications) (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut).

Penyelia atau spesialis sumber daya manusia biasanya mengumpulkan satu atau
lebih dari jenis informasi berikut ini melalui analisis pekerjaan:
1. Aktivitas kerja
2. Perilaku manusia
3. Mesin, alat-alat, perlengkapan, dan bantuan kerja
4. Standar kinerja
5. Konteks pekerjaan
6. Persyaratan manusia
Kegunaan Informasi Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan penting karena mendukung hampir semua aktivitas manajemen

sumber daya manusia.

PEREKRUTAN PEMENUHAN
DAN SELEKSI EEO

PENILAIAN KOMPENSASI
KINERJA

PELATIHAN
Melakukan Analisis Pekerjaan

Terdapat enam langkah berikut dalam melakukan analisis pekerjaan terhadap suatu
pekerjaan.
1. Memutuskan bagaimana Anda akan menggunakan informasi tersebut
Beberapa teknik pengumpulan data—seperti mewawancarai karyawan—berguna
untuk menulis deskripsi pekerjaan.
2. Meninjau informasi latar belakang yang relevan seperti bagan organisasi dan
bagan proses
Bagan organisasi adalah bagan yang memperlihatkan distribusi kerja di seluruh
organisasi, dengan jabatan setiap posisi dan garis-garis yang saling berhubungan
yang memperlihatkan siapa melapor dan berkomunikasi kepada siapa. Bagan
proses memberikan gambaran terperinci mengenai aliran kerja.
Analisis aliran kerja (workflow analysis) adalah studi terperinci mengenai aliran kerja
dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain dalam suatu proses kerja. Biasanya, analis
berfokus pada satu proses kerja yang teridentifikasi, alih-alih pada bagaimana
perusahaan tersebut menyelesaikan seluruh pekerjaannya.

Perombakan proses bisnis (business process reengineering) berarti mendesain ulang

proses bisnis, biasanya dengan mengombinasikan langkah-langkah sedemikian rupa
sehingga tim kecil multifungsi, acap kali menggunakan teknologi informasi, melakukan
pekerjaan yang sebelumnya dilakukan oleh departemen yang berurutan. Pendekatan
perombakan dasar tersebut adalah untuk:
1. Mengidentifikasi sebuah proses bisnis yang akan didesain ulang (seperti
pemrosesan klaim asuransi)
2. Mengukur kinerja dari proses yang ada
3. Mengidentifikasi kesempatan untuk meningkatkan proses tersebut
4. Mendesain ulang dan menerapkan cara baru untuk melakukan pekerjaan tersebut
5. Menetapkan kepemilikan dari set yang sebelumnya merupakan tugas-tugas yang
terpisah kepada individu atau tim yang menggunakan sistem terkomputerisasi baru
untuk mendukung pengaturan baru tersebut.
Perluasan pekerjaan (job enlargement) berarti memberikan aktivitas tambahan
pada tingkat yang sama kepada pekerja. Jadi, pekerja yang sebelumnya hanya
memasang baut tempat duduk ke kakinya dapat memasang sandarannya juga.
Rotasi pekerjaan (job rotation) berarti secara sistematis memindahkan pekerja
dari satu pekerjaan ke pekerjaan lainnya.
Psikolog Frederick Herzberg berargumen bahwa cara terbaik untuk memotivasi pekerja
adalah melalui pengayaan pekerjaan. Pengayaan pekerjaan (job enrichment) berarti
mendesain ulang pekerjaan dengan cara yang dapat meningkatkan kesempatan bagi
pekerja untuk mengalami perasaan tanggung jawab, pencapaian, pertumbuhan, dan
pengakuan—sehingga mempunyai motivasi lebih besar.

Di Atlantic American, manajer mengayakan pekerjaan dengan beberapa cara:

1. Membentuk kelompok kerja alamiah
2. Menggabungkan tugas
3. Membentuk hubungan klien
4. Mengisi pekerjaan secara vertikal
5. Membuka saluran umpan balik
LANGKAH 3: MEMILIH POSISI REPRESENTATIF
Manajer pada titik tertentu harus memilih posisi tertentu untuk difokuskan.

LANGKAH 4: MENGANALISIS PEKERJAAN SECARA NYATA

Secara singkat, proses analisis pekerjaan melibatkan penyambutan setiap
pemegang pekerjaan.

LANGKAH 5: MEMVERIFIKASI INFORMASI ANALISIS PEKERJAAN DENGAN

PEKERJA YANG MELAKUKAN PEKERJAAN TERSEBUT DAN DENGAN PENYELIA
LANGSUNGNYA
Langkah ini akan membantu mengonfirmasi bahwa informasi (misalnya, tugas dari
pekerjaan tersebut) secara faktual benar dan lengkap untuk membantu
mendapatkan penerimaan dari mereka.

LANGKAH 6: MENGEMBANGKAN DESKRIPSI PEKERJAAN DAN SPESIFIKASI

PEKERJAAN
Deskripsi pekerjaan menyebutkan tugas, aktivitas, dan tanggung jawab dari
pekerjaan tersebut, serta fitur-fitur pentingnya, seperti kondisi kerja.
Metode untuk Mengumpulkan Informasi
Analisis Pekerjaan
Sebelum benar-benar menganalisis pekerjaan, ingatlah selalu beberapa hal:

Buatlah analisis pekerjaan tersebut menjadi usaha

bersama oleh manajer sumber daya manusia,
pekerja, dan penyelia dari pekerja tersebut.

Memastikan bahwa pertanyaan dan prosesnya

jelas bagi karyawan.

Menggunakan beberapa metode analisis

pekerjaan.
 Wawancara

Wawancara analisis pekerjaan berkisar dari wawancara yang tidak terstruktur

hingga wawancara yang sangat terstruktur yang berisi ratusan hal spesifik yang harus
ditanyakan. Peserta wawancara harus memahami alasan dilakukannya wawancara
tersebut. Terdapat kecenderungan bagi pekerja untuk memandang wawancara seperti
ini, secara benar maupun keliru, sebagai “evaluasi efisiensi”.

PERTANYAAN TIPIKAL
Pertanyaan wawancara tipikal meliputi hal-hal berikut:
1. Apakah pekerjaan yang dilakukan?
2. Apa tepatnya tugas utama dari posisi Anda?
3. Di lokasi fisik mana Anda bekerja?
4. Apa sajakah persyaratan pendidikan, pengalaman, keterampilan, dan [jika ada]
sertifikasi dan lisensinya?
5. Dalam aktivitas apakah Anda berpartisipasi?

Iamge source: http://zazenlife.com/2012/11/13/15-google-interview-questions-that-made-geniuses-feel-dumb/

WAWANCARA TERSTRUKTUR
Banyak manajer menggunakan kuesioner untuk memandu wawancara. Kuesioner berisi
pertanyaan mengenai hal-hal seperti tujuan umum dari pekerjaan tersebut; tanggung
jawab kepenyeliaan; tugas; serta pendidikan, pengalaman, dan keterampilan yang
dibutuhkan.

PRO DAN KONTRA

Pewawancara yang ahli juga dapat menggali aktivitas-aktivitas penting yang terjadi
hanya secara berkala, atau kontak informal yang tidak berada pada bagan organisasi.
Analisis pekerjaan acap kali mendahului perubahan tingkat bayaran suatu pekerjaan.
Oleh karena itu, karyawan dapat secara sah memandangnya berkaitan dengan bayaran,
dan melebih-lebihkan beberapa tanggung jawab sembari meminimalkan yang lainnya.
PEDOMAN WAWANCARA

Untuk mendapatkan informasi sebaik mungkin:

1. Bangun hubungan dengan peserta wawancara.
2. Gunakan pedoman terstruktur yang menyebutkan pertanyaan-pertanyaannya dan
memberikan ruang untuk jawabannya.
3. Pastikan bahwa Anda tidak melewatkan aktivitas yang krusial tetapi tidak sering
dilakukan.
4. Setelah menyelesaikan wawancara tersebut, tinjaulah informasi tersebut dengan
penyelia langsung pekerja tersebut dan dengan peserta wawancara.

Kuesioner
Meminta karyawan mengisi kuesioner untuk mendeskripsikan tugas dan tanggung
jawab mereka merupakan cara lain yang bagus untuk mendapatkan informasi
analisis pekerjaan.

Observasi
Observasi langsung terutama berguna ketika pekerjaannya sebagian besar terdiri
atas aktivitas fisik yang dapat diamati—pekerja lini perakitan dan pekerja
akuntansi merupakan contohnya.
Catatan Harian/Log Peserta

Metode lainnya adalah untuk meminta pekerja membuat catatan harian/log

(diary/log), yaitu Daftar harian yang dibuat oleh pekerja mengenai setiap aktivitas
yang mereka kerjakan bersama dengan lamanya waktu yang dibutuhkan setiap
aktivitas.

Teknik Analisis Pekerjaan Kuantitatif

Metode kualitatif seperti wawancara dan kuesioner tidak selalu cocok untuk
digunakan. Sebagai contoh, jika tujuan Anda adalah untuk membandingkan
pekerjaan untuk tujuan pembayaran, daftar tugas saja tidak akan memadai.
KUESIONER ANALISIS POSISI

Kuesioner analisis posisi adalah kuesioner yang digunakan untuk mengumpulkan data
mengenai tugas-tugas dan tanggung jawab berbagai jenis pekerjaan. Kekuatan
kuesioner adalah dalam memasukkan pekerjaan ke dalam kelas-kelas pekerjaan untuk
tujuan pembayaran.

PROSEDUR DEPARTEMEN TENAGA KERJA(DEPARTMENT OF LABOR—DOL)

Para ahli di Departemen Tenaga Kerja Amerika Serikat (U.S. Department of Labor)
membuat sebagian besar karya awal untuk mengembangkan analisis pekerjaan.
Buku yang besar ini berisi informasi terperinci mengenai hampir setiap pekerjaan
di Amerika. Alat-alat berbasis Internet sebagian besar telah menggantikan
Dictionary tersebut.

Metode Analisis Pekerjaan Elektronik

Pemberi kerja semakin mengandalkan metode analisis pekerjaan elektronik atau
berbasis situs jejaring. Sebagai contoh, manajer atau analis pekerjaan dapat
menggunakan jejaring untuk meninjau informasi yang ada mengenai suatu
pekerjaan.
CONTOH ANGKATAN LAUT AMERIKA SERIKAT

Angkatan Laut Amerika Serikat menggunakan analisis pekerjaan berbasis Internet.

Untuk menjaga ambiguitas minimum, mereka meminta karyawan mengisi formulir analisis
pekerjaan terstruktur langkah demi langkah dan tugas demi tugas sebagai berikut:
1. Pertama, formulir daring tersebut memperlihatkan kepada pekerja satu set aktivitas
kerja (seperti “Mendapatkan Informasi” dan “Memantau Proses”) dari daftar
aktivitas kerja O*NET daring Departemen Tenaga Kerja.
2. Berikutnya, formulir tersebut mengarahkan mereka untuk memilih aktivitas kerja
yang penting untuk pekerjaan mereka.
3. Kemudian, formulir tersebut meminta mereka untuk menyebutkan tugas aktual dari
pekerjaan mereka yang sesuai dengan tiap-tiap aktivitas kerja yang terpilih
tersebut.
Menulis Deksripsi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis mengenai apa yang sebenarnya
dilakukan pekerja, bagaimana ia melakukannya, dan bagaimana kondisi kerja dari
pekerjaan tersebut.
 Pentingnya Keragaman
Sebagian besar orang berasumsi bahwa deskripsi pekerjaan hanya digunakan
dalam situasi bisnis, tetapi tidaklah demikian. Sebuah deskripsi pekerjaan yang
dipikirkan dengan baik dapat menguntungkan setiap orang yang terlibat. Tidak
ada format standar untuk menulis deskripsi pekerjaan. Namun, kebanyakan
deskripsi mengandung bagian-bagian yang mencakup:
1. Identifikasi pekerjaan
2. Rangkuman pekerjaan
3. Tanggung jawab dan tugas
4. Otoritas pemegang jabatan
5. Standar kinerja
6. Kondisi kerja
7. Spesifikasi pekerjaan

Image source: http://www.toonpool.com/cartoons/EMPLOYEE%20OF%20THE%20MONTH.._150625

Identifikasi Pekerjaan
Jabatan pekerjaan menentukan nama
dari pekerjaan tersebut, seperti penyelia
operasi pemrosesan data, atau pegawai
kendali persediaan. Tanggal adalah
tanggal deskripsi pekerjaan tersebut
disetujui.

Rangkuman Pekerjaan
Rangkuman pekerjaan harus
merangkum inti dari pekerjaan,
dan hanya meliputi fungsi atau
aktivitas utamanya.
Tanggung Jawab dan Tugas

Ini adalah inti dari deskripsi pekerjaan. Bagian ini harus menghadirkan daftar
tanggung jawab dan tugas signifikan dari pekerjaan tersebut. Menulis tugas
pekerjaan merupakan sebuah seni. Untuk perawat, sebagai contoh, salah satu
tugasnya mungkin adalah:

Tidak benar: Memastikan pasien menerima perhatian medis ketika diperlukan.

Komentar: Ini tidak memadai. Apa yang dilakukan perawat bersifat ambigu, dan
proses serta hasil yang diharapkan dari tindakan perawat tidaklah jelas.
Benar: Memberikan perawatan medis atau medikasi minor (mengukur suhu,
mengobati luka dan memar minor, memberikan aspirin atau sirup obat batuk) untuk
memperbaiki atau mengobati masalah kesehatan minor pasien dengan
menggunakan persediaan pertolongan pertama yang umum dan menggunakan
kebijaksanaan sendiri untuk menentukan kebutuhan dengan mengikuti prosedur
departemen medis institusional yang ada.
Standar Kinerja dan Kondisi Kerja

Bagian “standar kinerja” menyebutkan standar yang diharapkan perusahaan dicapai

oleh karyawan untuk setiap tugas dan tanggung jawab utama dalam deskripsi
pekerjaan. Satu cara untuk menetapkan standarnya adalah untuk menyelesaikan
pernyataan, “Saya akan benar- benar puas dengan kerja Anda ketika…” Kalimat
ini, jika dilengkapi untuk tiap-tiap tugas yang disebutkan, akan menghasilkan set
standar kinerja yang dapat digunakan. Sebagai contoh:
Tugas: Memasukkan Pos Piutang secara Akurat
1. Memasukkan pos semua faktur yang diterima dalam hari kerja yang sama.
2. Menyampaikan semua faktur ke manajer departemen yang sesuai untuk disetujui
tidak lebih dari keesokan hari dari diterimanya.
3. Melakukan rata-rata tidak lebih dari tiga kesalahan pengeposan per bulan.

Deskripsi pekerjaan tersebut juga dapat menyebutkan kondisi kerja, seperti

tingkat kebisingan, kondisi berbahaya, atau panas.
Menulis Spesifikasi Pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan menggunakan deskripsi pekerjaan dan menjawab pertanyaan,

“Apakah ciri-ciri manusia dan pengalaman yang dibutuhkan untuk melakukan
pekerjaan ini secara efektif?” Spesifikasi pekerjaan menunjukkan jenis orang seperti
apakah yang harus direkrut dan untuk kualitas apakah Anda harus mengetes orang
tersebut.

Spesifikasi untuk Personel Terlatih versus Tidak Terlatih

Menulis spesifikasi pekerjaan untuk karyawan terlatih dan berpengalaman
relatif langsung. Di sini, spesifikasi pekerjaannya cenderung berfokus pada
faktor-faktor seperti panjangnya masa kerja sebelumnya, mutu pelatihan
yang relevan, dan kinerja pada pekerjaan sebelumnya.
Spesifikasi Berdasarkan pada Penilaian

Sebagian besar spesifikasi pekerjaan hanya mencerminkan tebakan terdidik dari

orang-orang seperti penyelia dan manajer sumber daya manusia. Prosedur
dasarnya di sini adalah untuk menanyakan, “Apakah yang dibutuhkan dalam hal
pendidikan, inteligensi, pelatihan, dan sebagainya untuk melakukan pekerjaan ini
dengan baik?”
Spesifikasi Pekerjaan Berdasarkan pada Analisis
Statistis

Mendasarkan spesifikasi pekerjaan pada analisis statistis alih-alih hanya pada

penilaian adalah pendekatan yang lebih dapat dipertahankan tetapi juga lebih
sulit. Tujuannya di sini adalah untuk menentukan secara statistis hubungan antara (1)
sejumlah prediktor (ciri-ciri manusia seperti tinggi, inteligensi, atau ketangkasan jari),
dan (2) sejumlah indikator atau kriteria dari efektivitas pekerjaan, seperti kinerja
yang dinilai oleh penyelia.

Matriks Persyaratan Pekerjaan

Matriks tersebut meliputi tugas utama dari pekerjaan, tujuan dari setiap tugas, dan
pengetahuan dan keterampilan yang harus dimiliki seseorang untuk melakukan setiap
tugas. Pernyataan tugas adalahh artikel tertulis yang memperlihatkan apa yang
dilakukan pekerja pada satu tugas pekerjaan tertentu; bagaimana pekerja tersebut
melakukannya; pengetahuan, keterampilan, dan bakat yang diperlukan untuk
melakukannya; dan tujuan dari tugas tersebut.
Menggunakan Model dan Profil dalam
Manajemen Bakat
Kebanyakan orang masih menganggap “pekerjaan” sebagai sekumpulan tugas
spesifik yang dilaksanakan seseorang untuk mendapatkan bayaran, tetapi konsep
pekerjaan sedang berubah. Dalam situasi seperti ini, mungkin lebih baik untuk
menyebutkan pengetahuan dan keterampilan apakah yang dibutuhkan seseorang
untuk melakukan pekerjaan dalam model kompetensi atau profil pekerjaan.

Model atau profil seperti ini menyebutkan pengetahuan, keterampilan, dan

perilaku yang harus mampu ditampilkan oleh karyawan untuk menyelesaikan
pekerjaan mereka. Model atau profil tersebut kemudian menjadi petunjuk untuk
merekrut, menyeleksi, melatih, mengevaluasi, dan mengembangkan karyawan untuk
setiap pekerjaan.
Melihat Kompetensi secara Lebih Dekat

Kompetensi adalah karakteristik manusia yang dapat diamati dan diukur yang
membuat kinerja dimungkinkan. Kompetensi untuk pekerjaan teknisi sistem mungkin
meliputi hal-hal berikut:
1. Mendesain aplikasi peranti lunak kompleks, menetapkan protokol, dan
menciptakan purwarupa.
2. Membentuk persyaratan landasan yang diperlukan untuk secara efisien dan
sepenuhnya mengoordinasikan transfer data.
Kompetensi untuk seorang bendahara korporat dapat meliputi, “merekomendasikan
perdagangan spesifik dan kapan harus melakukannya.
Bagaimana Menulis Pernyataan Kompetensi

Pengungkapan kompetensi yang dibutuhkan oleh pekerjaan adalah serupa dengan

analisis pekerjaan tradisional. Sebuah pernyataan kompetensi yang berguna acap
kali meliputi tiga elemen:
1. Nama dan deskripsi singkat dari kompetensi tersebut
2. Deskripsi mengenai perilaku yang dapat diamati yang mewakili kecakapan
dalam kompetensi tersebut
3. Ketiga adalah tingkat kecakapan

Sebagai contoh (untuk manajemen proyek):

1. Kecakapan Tingkat 1. Mengidentifikasi risiko dan ketergantungan proyek dan
mengomunikasikannya secara rutin kepada pemangku kepentingan.
2. Kecakapan Tingkat 2. Mengembangkan sistem untuk memantau risiko dan
ketergantungan dan melaporkan perubahan yang terjadi.
3. Kecakapan Tingkat 3. Mengantisipasi kondisi dan dampak yang berubah-ubah
terhadap risiko dan ketergantungan dan mengambil tindakan preventif.
4. Kecakapan Tingkat 4. Secara proaktif mengidentifikasi implikasi dari kondisi
bisnis internal dan eksternal terkait terhadap risiko dan ketergantungan.
CONTOH BP
Para eksekutif dari divisi eksplorasi British Petroleum (BP) memutuskan bahwa unit
mereka harus diorganisasi secara lebih efisien. Solusi mereka adalah apa yang
mereka sebut sebagai matriks keterampilan seperti yang ada dalam Gambar 4-9.
Solusi BP juga mendukung upaya manajemen bakat mereka.
TUGAS KELOMPOK