DESKRIPSI JABATAN

(JOB DESCRIPTION)

Ros Patriani Dewi, M.Psi., Psikolog

Psikologi UMBY
2023
 Analisis Jabatan mencakup 2 elemen,
yaitu :

1. Uraian Jabatan (Job Description)

2. Spesifikasi Jabatan (Job Spesification)

atau Persyaratan Jabatan (Job
Requirement)
 Job Description

Dokumen yang menyediakan informasi mengenai

kewajiban, tugas dan tanggung jawab pekerjaan.

Kewajiban, tugas dan tanggung jawab merupakan

kegiatan-kegiatan yang dapat diamati
Biasanya berisi pernyataan yang akurat dan ringkas
mengenai apa yang diharapkan akan dilakukan oleh
karyawan di dalam pekerjaannya
 TUJUAN penyusunan Job Desc

Menghindari terjadinya perbedaan pengertian

Menghindari terjadinya pekerjaan rangkap
Mengetahui batas-batas tanggung jawab dan
wewenang masing-masing jabatan
Masing-masing personil mengerti
kedudukannya di dalam organisasi
Pedoman kesahihan deskripsi pekerjaan
1. Terfokus pada muatan pekerjaan. Deskripsikan cara
pekerjaan sesungguhnya dilaksanakan oleh
pemegang jabatan
2. Menentukan keluaran pekerjaan. Memberikan
indikator kuantitatif dari hasil yang diharapkan
sebagai persyaratan normal (contohnya penjualan
dokumen yang diproses)
3. Menghindari bahasa yang kabur.Gunakan istilah
khusus untuk menggambarkan aktivitas, bukannya
istilah yang tidk jelas
4. Membuat peringkat komponen pekerjaan dalam
urutan signifikansidan waktu yang dicurahkan untuk
setiapnya
5. Gunakan deskripsi yang terpisah untuk setiap posisi.
Pekerjaan-pekerjaan dipadukan hanya jikalau
deskripsi yang terpisah menunjukkan bahwa isi dan
persyaratan-persayaratan pekerjaan-pekerjaan itu
sebenarnya sama
Elemen Deskripsi Jabatan

A. Identifikasi jabatan
B. Ringkasan pekerjaan
C. Kewajiban/Tugas
D. Wewenang & Tanggung Jawab
E. Hubungan Kerja
F. Lingkungan Kerja
A.Identifikasi Jabatan

a. Kode jabatan dan unit kerja

b. Nama pemangku jabatan
c. Nama jabatan
d. Pangkat/grade/level
e. Nama unit kerja/bagian
f. Instansi/perusahaan
g. Nama pemangku jabatan (atasan)
h. Nama jabatan atasan
i. Lokasi kerja
 Contoh :

Kode jabatan dan unit kerja : NS-345

Nama pemangku jabatan : Dra. Suryani, Msi
Nama jabatan : Kepala Seksi
pengembangan SDM
Pangkat/grade/level : IV A
Nama unit kerja/bagian : Departemen SDM
Intansi/perusahaan : Departemen Kehutanan
Nama pemangku jabatan (atasan) : Dra. Kadiran, Msi
Nama jabatan atasan : Kepala Bagian SDM
Lokasi kerja : Jakarta
2. Ikhtisar atau Ringkasan Jabatan

• Rangkuman umum perihal tanggung jawab utama

dan komponen yang membedakan pekerjaan itu
dengan pekerjaan yang lainnya.

• Ringkasan pekerjaan memberitahukan apa

pekerjaan tersebut, bagaimana pelaksanaannya,
dan mengapa.
Ringkasan pekerjaan memiliki
tujuan :

1. Menyediakan definisi ringkas yang

berguna sebagai informasi tambahan
seandainya nama jabatan tidak cukup
2. Bermanfaat sebagai ringkasan
orientasi bagi pembaca untuk
pemahaman yang lebih mendalam
mengenai informasi berikutnya
Contoh :

Nama Jabatan : Manager SDM

Ringkasan Pekerjaan :

1. Mengumpulkan dan membuat

informasi analisis pekerjaan melalui
wawancara, kuesioner, observasi atau
cara-cara lainnya
2. Memberikan data yang lainnya yang
diperlukan untuk spesialis sumber
daya manusia
3. Kewajiban dan Tanggung Jawab

 Kewajiban dan tanggung jawab merupakan

jantung deskripsi pekerjaan.
 Berisi tugas-tugas yang harus
dilaksanakan oleh suatu jabatan tertentu.
 Bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba
menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa
dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan
bagaimana cara melaksanakannya
a. What?
b. Why ?
c. How ?
Jenis-jenis TUGAS:

A. Tugas utama/pokok
B. Tugas tambahan
C. Tugas rutinitas
D. Tugas lain-lain
Contoh : Kepala Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Citarum
Ciliwung

1. Merencanakan kegiatan Balai Pengelolaan DAS (BPDAS)

berdasarkan rencana dan program serta menetapkan
target yang akan dicapai sebagai acuan pelaksanaan
kegiatan.
2. Membagi tugas kepada bawahan dengan mempelajari isi
surat yang berkaitan dengan kegiatan pengelolaan daerah
aliran sungai agar diperoleh hasil guna dan kelancaran
pelaksanaan tugas.
3. Memberi arahan pelaksanaan kegiatan BPDAS yang
meliputi penyusunan rencana, pengembangan
kelembagaan evaluasi dan bimbingan pengelolaan daerah
aliran sungai, sebagai dasar pelaksanaan kerja bawahan.
4. Mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan daerah aliran
sungai (PDAS) agar terjalin sinkronisasi yang baik
dalam pelaksanaan tugas sehari-hari.
5. Membimbing, mengarahkan dan menilai pelaksanaan
tugas bawahan dalam rangka peningkatan karier, bahan
pengisian DP-3 dan penentuan kondite bawahan.
Wewenang

Adalah hak kekuasaan pemegang

jabatan untuk mengambil sikap dan
tindakan tertentu ; misalnya mengambil
inisiatif, mengambil keputusan.

 Wewenang berfungsi mendukung

berhasilnya pelaksanaan tugas.
Macam Wewenang
Wewenang ada 2 macam, yaitu :
(1) Wewenang Formal
Bersifat mutlak, tidak dapat diganggu gugat
dan dilindungi oleh Undang-Undang.
(2) Wewenang Informal
Bersifat tidak mutlak dan biasanya tidak
dilindungi oleh undang-undang dan
peraturan.
Jabatan : Staf Edukatif Fakultas Psikologi UMB

 Pemegang jabatan berhak memberikan penilaian atas hasil

ujian mahasiswa yang mengambil mata kuliah yang diampu.
 Pemegang jabatan berhak memberikan penilaian atas
hasil praktikum mahasiswa pada mata praktikum yang
menjadi tanggung jawabnya.
 Pemegang jabatan berhak mengikuti studi lanjut (S2 dan S3)
baik dengan dana pribadi maupun beasiswa.
 Pemegang jabatan berhak mendapat tambahan honorarium
apabila memiliki kelebihan jumlah satuan kredit semester
(SKS) setiap semester yang besarnya tergantung pada
jabatan akedemik dosen yang bersangkutan.
Tanggung Jawab

Adalah rincian atas segala sesuatu yang

merupakan tanggung-jawab pemegang
jabatan beserta segi-seginya.
 Wujud objek tanggung-jawab meliputi
bahan kerja, perangkat kerja, hasil kerja,
proses dan metode kerja, kerahasiaan.
 Segi-segi tanggung-jawab seperti
kualitas, kuantitas, keamanan,
keselamatan, ketepatan, kelancaran,
keserasian.
Misalnya : “bertanggung-jawab terhadap
keamanan uang gaji”, “bertanggung-
jawab terhadap ketepatan perhitungan
anggaran”, “bertanggung-jawab terhadap
kelancaran pengadaan bahan”
 Macam-macam tanggung jawab

1. Bahan Kerja
adalah masukan yang diproses dengan
aktivitas kerja menjadi hasil kerja.
 Bahan kerja dapat berupa :
a. Benda Berwujud, misalnya kertas bagi si

pembuat amplop
b. Benda Tak Berwujud, misalnya data bagi

pengolah data, informasi merupakan bahan

kerja bagi resepsionis
 BAHAN KERJA
 Dalam menjalankan tugasnya, pemegang
jabatan memerlukan hand out (diktat) kuliah
yang diampu, spidol, transparansi,
penghapus, absensi, buku referensi dan alat
tulis. Penggunaan bahan kerja ada yang
disediakan oleh institusi, seperti spidol dan
penghapus, dimana menjadi tanggung jawab
dari institutsi. Sedangkan bahan kerja
lainnya harus disiapkan sendiri dan menjadi
tanggung jawab sepenuhnya oleh pemegang
jabatan.
2. Perangkat Kerja
Adalah mesin, perkakas, peralatan kerja dan alat kerja
lainnya yang digunakan untuk memproses bahan kerja
menjadi hasil kerja.
Misal : Mesin ketik bagi pengetik
Sarung tangan bagi petugas
kebersihan
Sabit bagi tukang rumput
Dan peralatan lain seperti bagan,
peta, maket, lembaran undang-undang, buku
KUHP
 PERANGKAT KERJA
 Untuk memperlancar tugasnya,
pemegang jabatan menggunakan
perangkat komputer, OHP. Perawatan
dan kerusakan terhadap peralatan
yang digunakan menjadi tanggung
jawab institusi.
3. Hasil Kerja
Ada 4 macam wujud, yaitu :
$ Berwujud Benda
Misal : ketikan surat
$ Berwujud Jasa
Misal : layanan tamu
$ Berwujud Informasi
Misal : kumpulan data
$ Berwujud Manajerial
Misal : distribusi tugas, petunjuk kerja
Contoh
 HASIL KERJA
 Pemegang jabatan dalam menjalankan
tugasnya menghasilkan hand out mata
kuliah yang diampu, penilaian terhadap hasil
ujian dan praktikum mahasiswa, dan
meningkatnya ilmu pengetahuan dan
kecerdasan dari mahasiswa. Pemegang
jabatan dalam melakukan penelitian juga
akan mendapatkan hasil penelitian yang
berupa jawaban dari permasalahan yang
ada, dimana hasilnya dapat dipergunakan
secara luas oleh seluruh masyarakat.
4 . Pekerjaan Orang Lain
Misalnya jika terjadi kecerobohan bawahannya maka
pemegang jabatan harus bertanggung – jawab.

Contoh

 Pemegang jabatan harus bertanggung jawab

terhadap keluhan dan protes yang dilakukan oleh
mahasiswa terhadap penilaian yang dilakukan
oleh asisten /instruktur yang bersifat subyektif.
5. Proses, metode, teknik
Misalnya bertanggung – jawab terhadap
ketidaklancaran proses produksi
Contoh
 PROSES, METODE DAN TEKNIK
 Pemegang jabatan dapat memberikan kuliah
tambahan kepada mahasiswa apabila
pemegang jabatan merasa bahwa waktu
yang tersedia tidak mencukupi untuk
keseluruhan materi. Apabila kegiatan
perkuliahan tidak dapat dilaksanakan, baik
itu karena pemegang jabatan maupun
mahasiswa maka pemegang jabatan
bertanggung jawab untuk mencari waktu
pengganti.
6.Kerahasiaan
adalah rahasia - rahasia perusahaan
yang diketahui oleh pemegang jabatan,
seperti rahasia karyawan ( filling
karyawan ), policy perusahaan.
Seberapa jauh besarnya resiko yang
harus ditanggung atas kecerobohan
rahasia ini.
 Contoh
KERAHASIAAN
 Pemegang jabatan harus dapat
menjaga rahasia latar belakang dan
kemampuan mahasiswa yang menjadi
bimbingannya. Sedangkan data-data
dan informasi yang berhubungan
dengan institusi tidak ada yang perlu
dirahasiakan oleh pemegang jabatan
kepada pihak luar.
 Hubungan Kerja

 Hubungan-hubungan yang terkait dengan pelaksanaan

tugas-tugas pekerjaan suatu jabatan
 Hubungan :
A. Tingkatan Jabatan
letak atau tingkatan hubungan jenjang jabatan yang
dianalisis dengan jabatan yang lain dalam
satu struktur organisasi atau instansi yang
sama dan saling berkaitan dengan pelaksanaan
tugas jabatan yang dianalisis
B. Posisi Jabatan
letak hubungan jenjang jabatan yang
dianalisis dengan jabatan yang lain baik di dalam
satu struktur organisasi atau instansi yang
sama atau di luar struktur organisasi dan saling berkaitan
dengan pelaksanaan tugas jabatan yang dianalisis
A. Tingkatan Jabatan
1. Jabatan yang lebih tinggi (atasan)
2. Jabatan yang lebih rendah
(bawahan/staff)
3. Jabatan yang setara ( rekan kerja)

B. Posisi Jabatan
1. Ekstern : hubungan kerja dengan instansi atau
organisasi lain
2. Intern : hubungan kerja di dalam instansi atau
organisasi
Point dalam Hubungan Kerja

 JABATAN YANG DIHUBUNGI

 NAMA UNIT KERJA

 MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN
 A. IDENTITAS PEKERJAAN

1. Kode Jabatan & Unit Kerja :

(tidak perlu diisi)
1. Nama Jabatan / Pekerjaan Anda : Kepala Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Citarum
Ciliwung
(Eselon III.a)
1. Nama Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada : Direktorat Jenderal Rehabilitasi Lahan dan Perhutanan Sosial

1. Satuan Kerja / instansi (Departemen/Meneg/ Departemen Kehutanan

Menko/LPND/Sekretariat/Direktorat/Badan/ Dinas dll)
tempat unit kerja tersebut :
1. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda : Direktur Jenderal Rehabilitasi Lahan dan Perhutanan Sosial
1. Lokasi Kerja (lokasi geografis tempat kerja anda) : Kota : Bogor
Provinsi : Jawa Barat

JABATAN YANG DIHUBUNGI NAMA UNIT KERJA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN

JABATAN YANG LEBIH TINGGI
INTERN INSTANSI

Direktur Jenderal Rehabili- Direktorat Jenderal Rehabilita-si Konsultasi, koordinasi, menyampaikan saran
tasi Lahan dan Perhutan-an Lahan dan Perhutanan Sosial dan pertimbangan, rapat staf serta
Sosial melaporkan pelaksanaan tugas-tugas.
 JABATAN YANG SETARA
INTERN INSTANSI

Pejabat Eselon III Direktorat Jenderal Rehabilita-si Koordinasi, konsultasi, sinkronisasi kegiatan,
Lahan dan Perhutanan Sosial rapat staf dan memberikan pelayanan
tehnik dan administratif.
EKSTERN INSTANSI

Pejabat Eselon III Departemen Kehutanan Koordinasi, konsultasi, rapat staf / koordinasi,
sinkronisasi kegiatan, kerjasama.

JABATAN YANG LEBIH RENDAH

INTERN INSTANSI

Kepala Seksi Program BPDAS Koordinasi, rapat staf / koordinasi,

sinkronisasi kegiatan, kerjasama.

Kepala Seksi Evaluasi BPDAS Koordinasi, rapat staf / koordinasi,

sinkronisasi kegiatan, kerjasama.
 Lingkungan Kerja

Penjelasan dan keterangan kondisi

dan situasi ideal tempat kerja yang
disyaratkan untuk menunjang
kelancaran pelaksanaan tugas
pada jabatan yang akan dianalisis
Point-point dalam lingkungan kerja :
1. Akibat jika terjadi kecelakaan (ada atau tidak ada)
2. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi (ada atau
tidak
ada)
3. Kegiatan pemegang jabatan ini
(duduk/berdiri/berjalan)
4. Kegiatan di tempat kerja (di dalam gedung/ di luar
gedung)
5. Kondisi Lingkungan Kerja :
 a. Suhu
 b. Penerangan
 c. Ventilasi
 d. Ketenangan
 e. Kebersihan
 f. Luas ruang
 g. Luas meja
Contoh :
1.Akibat jika terjadi kecelakaan : TIDAK ADA
2. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi :
TIDAK ADA
3. Kegiatan pemegang jabatan ini.
a. Duduk :60 %
b. Berdiri :20 %
c. Berjalan :20 %
4. Tempat kerja
a. Di dalam gedung:100 %
b. Di luar gedung : 0 %
5. Kondisi Lingkungan

Kondisi Kurang Cukup Baik

a. Suhu

b. Penerangan

c. Ventilasi

d. Ketenangan

e. Kebersihan

f. Luas ruang