Laporan

Administrasi Perkantoran
Oleh :
Rizky Ghoffar Ismail., S.Psi, M.Si
 Peran Laporan
• Laporan merupakan alat komunikasi kepada pimpinan Organisasi,
Laporan merupakan salah satu sumber bagi pimpinan organisasi
• Laporan sebagai pembuatan keputusan dan kebijakan
 Laporan Pertanggung jawaban
• Dibuat dengan tujuan membuat suatu pertanggung jawaban yang
telah dilimpahkan kepada pimpinan
• Peran strategis Laporan
1. Alat Pertanggung jawaban : Laporan pertanggung jawaban dari
pegawai kepada pimpinannya, sesuai dengan tugas dan fungsi yang
diterimanya.
2. Alat penyampaian Informasi : Pencapaian tujuan organisasi
membutuhkan koordinasi antar unit organisasi, dimana koordinasi
terwujud melalui tukar menukar informasi tentang apa yang telah
atau yang sedang dilakukan
Pertanggung jawaban
 Jenis- jenis Laporan
1. Laporan Umum
Laporan yang isinya menyangkut keseluruhan masalah yang perlu
dilaporkan
2. Laporan Khusus
adanya perincian secara khusus. Kekhususan dapat berdasarkan
masalah, sasaran yang dilaporkan, maupun didaerah dan wilayah
tertentu
 Laporan berdasarkan 2 bidang
• Laporan Bidang Substantif : laporan yang terkait dengan laporan
bidang tugas pokok atau tugas operasional organisasi
• Laporan bidang Administratif : Laporan yang berhubugan dengan
kegiatan administrative yang menunjang kegiatan pokok organisasi
 Laporan ditinjau dalam Waktu
• Laporan Berkala/ Periodik : Laporan yang secara tetap disampaiakn
dalam jangka waktu tertentu ( harian, mingguan,bulanan, dan
seterusnya). Laporan tersebut biasanya diperuntukkan bagi pimpinan
organisasi
• Laporan Insidental : Laporan yang disampaikan di luar waktu-waktu
yang telah di tentukan, Laporan ini biasanya dibutuhkan terkait
dengan pengambilan keputusan yang mendesak
 Laporan ditinjau dalam keamanan
1. Laporan biasa, laporan yang bila isisnya diketahui oleh pihak lain
tidak berakibat buruk
2. Laporan Rahasia : laporan yang isinya bila diketahui oleh pihak lain
dapat merugikam nama baik seseorang, pejabat atau suatu instansi,
atau dapat menimbulkan kegelisahan pada segolongan masyarakat
3. Laporan sangat Rahasia : Laporan yang bila diketahui oleh pihak lain
yang tidak berhak dapat membahayakan keamanan negara, atau
dapat menimbulkan kegelisahan pada masyarakat luas
 Laporan bila dilihat dari jangkauannya
1. Laporan Internal : Laporan yang terbatas untuk pejabat-pejabat dalam
lingkungan instansi sendiri
2. Laporan Eksternal : Laporan yang disampaikan kepada pejabat pimpinan di luar
instansi itu sendiri
Berdasarkan Panjang pendeknya laporan dibedakan dari 4 jenis yakni :
3. Memo : Laporan yang dibuat dalam bentuk memo. Laporan ini disajikan secara
ringkas, padat, dan jelas.
4. Surat : laporan yang dibuat dalam bentuk surat biasa
5. Naskah : lebih Panjang dari surat
6. Buku : laporan yang Panjang dan terperinci yang perlu dibuat bab dan lebih
mendetail pada semua bagian
 Bentuk laporan berdasarkan wewenang
1. Memo : merupakan laporan yang singkat, padat, dan jelas
2. Surat
3. Naskah, biasanya telah dalam bentuk narasi dan lebih Panjang
dalam surat
4. Buku : Laporan yang mendetail dan menunjukkan suatu progress
dari waktu ke waktu.
 Sistematika Laporan
Sistematika laporan ini adalah yang paling sering digunakan dalam
perusahaan :
1. Halaman Judul : memuat topik laporan, orang atau badan yang akan
menerima laporan, orang atau badan yang membuat laporan dan
penanggalan laporan. Halaman judul hanya merupakan suatu label
Sebuah Etiket Pengenal, sehingga gunakan judul yang pendek agar
tidak mengaburkan pokok persoalan yang akan dilaporkan
2. Surat Penyerahan : berfungsi sebagai kata pengantar pada sebuah
buku, sifat, dan panjangnya berbeda-beda sesuai dengan tujuan dan
sifat topiknya.
 Daftar Isi dan Abstrak
• Daftar isi memuat rekapitulasi dari semua judul yang ada dalam
laporan itu
• Ikhtisar (summary) merupakan suatu bagian dari tulisan yang
menyampaikan suatu informasi penting dari sebuah laporan dalam
bentuk yang sangat singkat.
• Abstrak : Suatu bagian uraian yang sangat singkat, jarang lebih
Panjang dari enam atau delapan baris, bertujuan untuk menerangkan
kepada pembaca aspek-aspek mana yang tercakup dalam sebuah
uraian tanpa berusaha mengatakan apa yang dibicarakan mengenai
aspek-aspek tersebut
 Pendahuluan
• Karena Laporan merupakan dokumen yang akan disimpan dan berguna pada masa-masa
mendatang, maka semua hal-ikhwal atau latar belakang yang memiliki sangkut paut dengan
isi laporan harus dikemukakan secara jelas. Latar belakang masalah yang akan dilporkan,
dapat dikemukakan beberapa hal berikut :
1. Tujuan laporan
2. Mengapa sebuah laporan itu ditulis
3. Siapa yang menyuruh atau memerintahkan membuat laporan itu?
4. Siapa saja yang ditugaskan untuk menyelidiki masalah tersebut dan melaporkannya
5. Wilayah-wilayah mana saja yang tercakup
6. Kapan tugas itu dilaksanakan dan kapan akakn berakhir
7. Dimana serta bagaimana penulis laporan mendapatkan informasi mengenai masalah
tersebut
 Isi Laporan
• Isi laporan menyangkut inti persoalan dan berbagai persoalan yang
terkait dengannya, meliputi hasil pengamatan mengenai fakta-fakta
yang dilaporkan, pencocokan fakta dengan data yang telah ada
sebelum satuan tugas melaksanakan kewajibannya, semua masalah
yang diperkirakan akan membantu atau menghambat pemecah
masalahnya, pembahasan dan hasil pembahasan pokok yang
dilaporkan, selain itu sebaiknya penulis laporan membuat suatu
kerangka yang jelas, logis dan terarah.
 Kesimpulan
• Kesimpulan diturunkan dari fakta-fakta dan lebih banyak
mempersoalkan hubungan-hubungan logis. Bentuk simpulan
tergantung dari isi laporan serta urutan penyajiannya.
 Langkah-langkah pembuatan Laporan
1. Menentukan subjek, laporan ditujukan kepada siapa?
2. Mengumpulkan data maupun fakta, baik secara wawancara data
angka, dan dapat diperoleh melalui wawancara, melalui jurnal buku
maupun literasi ilmiah yang lain
3. Pengklasifikasian, agar data dapat terkumpul secara sistematis dan
tepat guna harus diklasifikasikan dengan tepat