BAB IX

LAPORAN
1. Pengertian Laporan
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001:640) laporan adalah segala sesuatu yang
dilaporkan. Adapun Keraf (2004:324) menyatakan laporan adalah suatu cara berkomunikasi
untuk menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggung jawab yang
dibebankan kepadanya.
Berdasarkan batasan mengenai laporan tersebut, maka dapat didefinisikan laporan adalah
bentuk berkomunikasi secara lisan maupun tulis dari seseorang atau kelompok orang (tim) untuk
menyampaikan informasi kepada orang lain atau suatu badan (institusi) berkaitan dengan
tanggung jawab atau tugas yang diberikan atau dibebankan kepadanya.
Adapun suatu laporan dibuat, disusun, atau ditulis bertolak dari beberapa dasar, yaitu :
1.1. Pemberi Laporan
Pemberi laporan dapat berupa perseorangan, kelompok (tim), badan atau institusi
yang ditugaskan untuk melaksanakan suatu kegiatan atau aktivitas tertentu. Laporan juga
dapat disusun oleh seseorang, badan, instansi pemerintah untuk disampaikan kepada
seseorang, badan, institusi pemerintah yang dianggap perlu untuk mengetahui proses
hingga akhir pelaksanaan suatu kegiatan atau aktivitas.
1.2. Penerima Laporan
Penerima laporan bisa berupa perseorangan, badan, atau institusi. Penerima
laporan yang berbeda-beda (perseorangan, badan, atau institusi) tersebut mengakibatkan
laporannya yang disusun oleh pemberi laporan juga berbeda-beda dalam hal gaya, isi,
dan tujuan laporan. Hal ini menyebabkan bentuk-bentuk laporan memiliki gaya, isi, dan
tujuan bervariasi yang disesuaikan dengan karakteristik bentuk laporan yang
dikehendaki oleh penerima laporan.
1.3. Sifat Laporan
Suatu laporan dapat dikategorikan baik jika mampu memenuhi fungsinya, yaitu
mampu mempengaruhi pembacanya sebagaimana yang diharapkan. Laporan yang baik
harus ditulis dengan Bahasa yang baik dan benar berdasarkan ejaan yang disempurnakan
(EYD). Kalimat yang digunakan, harus efektif. Isi laporan harus ditulis secara urut dan
runtut serta dikembangkan berdasarkan penalaran yang sistematis.
Laporan yang baik juga harus memiliki sifat berikut.
1) Laporan harus menunjukkan hal-hal
a) Pelapor harus tahu secara tepat siapa yang akan menerima laporan,
b) Seberapa dalam pengetahuan pelapor mengenai permasalahan yang
dilaporkan,
c) Pelapor harus bisa menyusun laporan yang disesuaikan dengan tingkat
kesibukan penerima laporan, dan
d) Pelapor mengetahui selera penerima laporan.
2) Laporan yang dibuat harus sempurna dan komplit.
3) Laporan harus disajikan secara menarik.
1.4. Tujuan Laporan
 Tujuan laporan tergantung situasi yang ada antara pemberi laporan dan penerima
laporan.
Tujuan suatu laporan pada umumnya mencakupi hal-hal berikut ini.
1) Untuk mengatasi suatu masalah.
2) Untuk mengatasi suatu keputusan yang lebih efektif.
3) Untuk mengetahui kemajuan dan perkembangan suatu masalah.
4) Untuk mengadakan pengawasan dan perbaikan teknik-teknik baru.
5) Untuk menentukan langkah-langkah atau tindaklanjut yang tepat terhadap
penyelesaian suatu masalah.
2. Jenis-jenis Laporan
Berdasarkan pemberi laporan dan penerima laporan yang bisa berupa perseorangan,
badan, institusi, maka laporan ada beberapa jenis bentuknya.
2.1. Laporan Berbentuk Formulir Isian
Laporan berbentuk formulir isian ini pada umumnya blangko daftar isian yang
telah disiapkan. Oleh sebab itu, pembuat laporan (pemberi laporan) tidak perlu membuat
format laporan sendiri, tetapi cukup dengan mengisi formulir laporan yang telah
disiapkan (yang telah ada), kemudian diserahkan kepada penerima laporan. Laporan
jenis ini biasanya bersifat rutin, dan berbentuk angka-angka.
2.2. Laporan Berbentuk Surat
Laporan yang berbentuk surat tidak jauh berbeda dengan surat biasa. Oleh karena
itu, sistem penulisan laporan juga mengikuti aturan atau gaya penulisan yang berlaku
dalam surat. Laporan yang berbentuk surat dapat dimanfaatkan untuk menyampaikan
berbagai ragam topic laporan. Sebagaimana telah dijelaskan bahwa model penulisan
laporan berbentuk surat ini dapat mengikuti bentuk-bentuk penulisan surat yang
dikehendaki (Bentuk Lurus Penuh atau full block style maupun Bentuk Takuk atau
indented style maupun bentuk-bentuk surat yang lainnya) dalam melaporkan topic
laporan yang berbeda-beda.
2.3. Laporan Berbentuk Memorandum
Laporan berbentuk memorandum (saran, nota, catatan, arahan) hamper mirip
dengan laporan berbentuk surat, tetapi isinya lebih singkat. Bentuk laporan ini pada
umumnya digunakan berkaitan laporan-laporan singkat dalam bagian-bagian suatu
organisasi, atau antara atasan dengan bawahan dalam suatu hubungan kerja. Laporan
berbentuk memorandum sangat bermanfaat untuk suatu laporan yang bersifat formal.
2.4. Laporan Perkembangan dan Laporan Keadaan
Laporan perkembangan (progress report) adalah laporan yang bertujuan untuk
menyampaikan perkembangan, perubahan, atau tahapan mana yang telah dicapai dalam
usaha untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditentukan. Laporan ini digunakan
untuk mengidentifikasi laporan-laporan yang menyajikan kemajuan-kemajuan yang telah
dicapai untuk suatu tujuan yang umum.
Adapun yang dimaksud dengan laporan keadaan (status report) adalah laporan
yang menggambarkan kondisi atau keadaan yang ada pada saat (ketika) laporan yang
bersangkutan dibuat (disusun). Laporan ini digunakan untuk laporan-laporan yang
menyangkut suatu proyek yang akan segera diselesaikan.
 Laporan perkembangan dan laporan keadaan sebenarnya saling berkaitan. Hal ini
disebabkan dalam suatu laporan yang mengemukakan perkembangan-perkembangan
yang telah dicapai, tidak dapat lepas dari aspek-aspek keadaan yang ada. Begitu juga
sebaliknya, dalam laporan keadaan juga tidak dapat lepas dari aspek-aspek segala
sesuatu yang telah terjadi sebelumnya.
2.5. Laporan Berkala
Laporan berkala disebut juga laporan periodic. Laporan ini dibuat atau disusun
dalam jangka waktu tertentu. Apabila laporan berkala dibuat dalam kaitannya dengan
proyek, maka laporan ini dapat juga dinamakan laporan perkembangan.
Dalam bentuk yang sederhana, laporan berkala ini dapat disusun dalam bentuk
formulir-formulir isian atau bentuk-bentuk memorandum. Berdasarkan bentuk-bentuk
yang sederhana tersebut, dapat diadakan penyempurnaan sehingga menjadi bentuk yang
lengkap dan kompleks berupa laporan tahunan.
2.6. Laporan Laboratoris
Tujuan pembuatan atau penulisan laporan laboratoris ialah untuk menyampaikan
hasil percobaan atau kegiatan yang dilakukan dalam laboratoria. Akan tetapi, dalam hal-
hal tertentu, laporan laboratoria tidak hanya menyajikan hasil kegiatan saja, namun juga
harus menerapkan masalah-masalah khusus berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang
diinginkan.
2.7. Laporan Formal
Laporan formal adalah laporan yang memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu
yang telah ditetapkan oleh badan atau institusi penerima laporan. Dalam laporan formal
yang paling penting ialah bentuk dan nadanya.
Bentuk yang menjadi ciri sebuah laporan formal ialah sebagaimana terdapat pada
sebuah buku, yaitu adanya sampul, halaman judul, surat penyerahan, daftar isi,
pendahuluan, isi laporan, simpulan, apendiks, dan bibliografi.
Sedangkan nadanya bersifat impersonal dan materinya disajikan dalam struktur
yang baku yang berlaku dalam laporan-laporan resmi suatu badan atau institusi.
Adapun ciri-ciri laporan formal sebagai berikut.
1) Harus ada halaman judul.
2) Ada surat penyerahan.
3) Ada daftar.
4) Ada ikhtisar (kadang-kadang abstrak) untuk mengawasi laporan.
5) Ada pendahuluan (sebagai suatu informasi awal bagi pembaca).
6) Apabila ada simpulan dan saran (rekomendasi), diberi judul tersendiri.
7) Isi laporan yang terdiri atas judul-judul dengan tingkat yang berbeda-beda.
8) Nada yang digunakan ialah nada resmi dan gayanya bersifat impersonal.
9) Jika diperlukan dapat dilengkapi dengan tabel-tabel dan angka-angka, baik
yang terintegrasi dalam teks (uraian) laporan maupun dikumpulkan atau
dilampirkan dalam satu bagian tersendiri.
10) Pada umumnya didokumentasikan secara khusus.
3. Struktur Laporan Formal
3.1. Halaman Judul
3.2. Surat Penyerahan
3.3. Daftar Isi
3.4. Ikhtisar dan Abstrak
3.5. Pendahuluan
3.6. Isi Laporan
3.7. Simpulan dan Saran
3.8. Bagian Pelengkap
4. Laporan Buku
Bentuk laporan buku :
1) Judul,
2) Pendahuluan (mencakupi Surat Penyerahan dan Pendahuluan),
3) Isi laporan, dan
4) Simpulan dan Saran.