PEDOMAN PENULISAN

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
KEGIATAN KEMAHASISWAAN

UNIVERSITAS KATOLIK DARMA

CENDIKA

2012
KATA PENGANTAR
Pedoman penulisan laporan pertanggungjawaban kegiatan kemahasiswaan Universitas Katolik Darma
Cendika merupakan kelanjutan dari pedoman penulisan proposal kegiatan mahasiswa, dimana kedua
pedoman penulisan ini bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai bagaimana cara penulisan
laporan pertanggungjawaban sebuah kegiatan yang dilakukan di lingkungan Universitas katolik Darma
Cendika sehingga muncul format baku baik dalam penulisan proposal maupun penulisan laporan
pertanggungjawaban.
Penyusunan laporan pertanggungjawaban dinilai cukup penting sebagai bentuk pertanggungjawaban
kegiatan mahasiswa kepada Universitas selain itu laporan yang dibuat oleh Ormawa dapat dijadikan
sebagai bentuk pendomunetasian kegiatan yang telah diselenggarakan dan sebagai bahan
pertimbangan apabilan akan dilaksanakan kegiatan yang sama . Pedoman ini sekurang-kurangnya
memuat mengenai ketentuan dan format penyusunan laporan pertanggungjawaban kegiatan
kemahasiswaan.
Tim penyusun menyadari bahwa pedoman penyusunan laporan pertanggungjawaban kegiatan
kemahasiswaan ini jauh dari sempurna, oleh karenanya masukan dan saran akan kami terima dengan
terbuka. Akhir kata, semoga buku pedoman ini dapat bermanfaat.

Surabaya, Oktober 2012

Biro Kemahasiswaan dan Alumni

Tim Penyusun

PENGERTIAN LAPORAN
PERTANGGUNGJAWAN KEGIATAN
Laporan pertanggungjawaban atau yang lebih dikenal dengan sebutan LPJ Kegiatan merupakan suatu
dokumen yang disusun oleh panitia kegiatan yang memuat mengenai pelaksanaan kegiatan yang telah
dilaksanakan. Mengingat bahwa subtansi LPJ kegatan merupakan pelaksanaan kegiatan, maka dalam
menulis LPJ kegiatan harus benar-benar berdasarkan pada realita atau fakta-fakta yang terjadi saat
pelaksanaan kegiatan tersebut.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan saat menyusun sebuah LPJ kegiatan, yaitu:
1. Isi laporan kegiatan harus dibuat secara lengkap dan detail. Hal ini untuk mempermudah si
pembaca sehingga si pembaca tidak perlu menanyakan secara langsung kepada si pembuat LPJ.
2. Dalam penyusun LPJ kegiatan usahakan memakai kata atau bahasa yang mudah dimengerti orang
lain.
3. Susunlah secara sistematis, hal ini karena untuk mempermudah si pembaca. LPJ kegiatan yang
baik adalah apabila disusun secara runtut berdasarkan sistematika dan pelaksanaan kegiatan.
LPJ kegiatan harus dilengkapi dengan dokumentasi kegiatan berupa foto-fota saat pelaksanaan
kegiatan selain itu juga dilampirkan bukti pembayaran (bon/kuitansi), hal ini bertujuan agar LPJ kegiatan
yang disusun telihat baik, memberikan kepuasan terhadap isi LPJ dan juga adanya transparansi dalam
hal keuangan.
Pada dasarnya manfaat dari penyususnan LPJ kegiatan cukup banyak diantaranya adalah memberikan
keterangan atau penjelasan tentang berjalannya kegiatan yang telah dilaksanakan; dapat dijadikan
sebagai bahan pertimbangan apabila diselenggarakan kegiatan yang sama; selain itu LPJ kegiatan
dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi apakah kegiatan tersebut direkomendasikan untuk
dilaksanakan tahun anggaran baru atau tidak. Untuk itu LPJ kegiatan harus disusun secara jelas, rinci
dan sesuai dengan realitas atau fakta.

SISTEMATIKA PENULISAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

KEGIATAN (LPJ)

Sistematika dalam menyusun sebuah LPJ kegiatan adalah sebagai berikut:

COVER LPJ KEGIATAN (contoh lampiran 1)
Cover LPJ kegiatan berisi Nama kegiatan, Tema kegiatan, Logo Universitas, Nama unit/divisi pengusul
kegiatan, Nama Universitas, Kota dan Tahun. Perbedaan warna LPJ kegiatan disesuaikan dengan
warna cover proposal, yaitu warna Biru Muda untuk LPJ kegiatan pada tingkat Universitas dan warna
Kuning untuk LPJ kegiatan tingkat fakultas.
DAFTAR ISI (contoh lampiran 2)
HALAMAN PENGESAHAN (contoh lampiran 3)
Halaman pengesahan terdiri dari: Nama kegiatan, Tema, Lingkup kegiatan, Ketua pelaksana (Nama,
NPM, Nomor telepon), Jumlah anggota pelaksana kegiatan, Jumlah peserta, Pelaksanaan (Lokasi,
Hari/Tanggal, Waktu), Unit yang terlibat, Jumlah anggaran dana (Total pemasukan, Total pengeluaran)
Selain itu, harus ada lembar pengesahan yang mencantumkan nama kota, tanggal dan tahun
pembuatan LPJ.
BAB I
1. LATAR BELAKANG
Berisi tentang hal-hal umum serta yang melatarbelakangi diadakannya kegiatan tersebut. Selain
itu, didalam bagian latar belakang sepatutnya pula memuat adanya hubungan antara kegiatan
yang akan diadakan dengan kondisi saat ini. Latar belakang suatu penyusunan proposal yang baik
apabila dibahas pula mengenai point-point yang mengacu pada S-W-O-T yang telah dibahas dan
adanya analisis mengenai kebutuhan diadakannya suatu kegiatan. Latar belakang dalam suatu
proposal merupakan roh kegiatan selain itu mengingat banyak banyaknya komponen yang harus
dituangkan pada bab latar belakang, maka penulisan latar belakang pada proposal kegiatan
minimal 3 (tiga) paragraf.
2. LANDASAN KEGIATAN

Bagian ini menjelaskan hal-hal yang menjadi landasan diadakannya kegiatan. Landasan kegiatan
biasanya disesuaikan dengan pedoman atau aturan dari suatu organisasi atau lembaga yang
mengadakannya.
Dalam sebuah kegiatan seminar misalnya, landasan kegiatannya didasarkan pada Tri Dharma
Perguruan Tinggi. Jika dalam suatu organisasi kampus, misalnya Garis-Garis Besar Program Kerja
dan Keputusan Rapat. Jika kegiatan tersebut bukan dari organisasi, maka didasarkan secara
umum. (misalnya Peraturan Pemerintah nomor sekian.)
3. NAMA KEGIATAN
Bagian ini menjelaskan mengenai nama kegiatan yang akan diadakan. Misalnya; Lomba Karya
Tulis Ilmiah Secara Nasional.
4. TEMA KEGIATAN
Tema kegiatan merupakan tema dari pelaksanaan kegiatan yang diajukan. Tema kegiatan merupan
materi yang diangkat dari sebuah kegiatan dan disajikan secara menarik untuk publikasi. Misalnya;
Menyiapkan Sumber Daya Manusia Berdedikasi Guna Terbentuknya Organisasi Kemahasiswaan
Yang Mantap dan Dinamis.
5. BENTUK KEGIATAN
Bagian ini menjelaskan bentuk kegiatan yang dilakukan, misalnya seminar, lomba, atau kegiatan
lain yang diuraikan secara lengkap dan jelas.
6. SASARAN DAN TARGET KEGIATAN
Bagian ini menjelaskan siapa saja yang menjadi target peserta dan pengunjung dari kegiatan yang
dilakukan. Penentuan sasaran peserta biasanya ditentukan berdasarkan tema dan tujuan kegiatan.
Dalam bagian ini dijelaskan pula jumlah peserta yang hadir dalam kegiatan yang diadakan.
7. SUSUNAN PANITIA
Bagian ini menjelaskan susunan panitia penyelenggaran kegiatan. Daftar susunan panitia dapat
dimulai dari Penanggung jawab, Ketua, dst. Susunan panitia merupakan pelaksana dari kegiatan
yang diajukan. Disusun secara jelas dengan sistematika yang mudah dipahami. Susunan panitia
tidak perlu dijabarkan dalam lampiran, akan tetapi masuk pada dokumen inti.
BAB II
1. WAKTU DAN TEMPAT
Menjelaskan tentang waktu dan tempat diadakannya kegiatan secara tepat dan jelas.
2. SUSUNAN ACARA
Susunan acara merupakan pelaksanaan dari kegiatan yang diajukan. Harus disusun secara jelas
dengan sistematika yang mudah dipahami. Dengan minimal memuat unsur waktu, kegiatan,
tempat, dan penanggung jawab. Pada bagian ini dapat tidak perlu sebagai lampiran.
3. DESKRIPSI ACARA

Bagian ini menjelaskan secara singkat dan jelas mengenai kegiatan yang telah dilaksanakan.
Usahakan menggunakan tata bahasa yang mudah dipahami oleh pembaca sehingga pembaca
dapat ikut merasakan, mengalami, melihat dan mendengar mengenai kegiatan tersebut.

BAB III
1. LAPORAN PRA-KEGIATAN
Pada bagian ini diuraikan tentang segala aktivitas yang dilakukan oleh panitia pelaksana sebelum
pelaksanaan. Pada bagian ini dapat diuraikan secara lengkap dan jelas mengenai kegiatankegiatan untuk mempersiapkan acara, mulai dari pengkonsepan hingga rapat-rapat yang
dilakukan.
2. LAPORAN PELAKSANAAN KEGIATAN
Pada bagian ini diuraikan tentang pelaksanaan kegiatan yang telah diselenggarakan secara
lengkap dan jelas. Mulai dari awal pelaksanaan kegiatan hingga akhir pelaksanaan kegiatan. tidak
hanya pelaksanaan dari sie acara saja melainkan menjelaskan secara keseluruhan dari anggota
pelaksana. Pada bagian ini yang dimaksud bukan laporan per sie, laporan per sie dijadikan
lampiran.
3. LAPORAN PASCA KEGIATAN
Pada bagian ini diuraikan secara legkap dan jelas mengenai kegiatan panitia pelaksana usai
kegiatan. apa saja yang dilakukan ditulis dengan lengkap dan jelas.
4. LAPORAN HASIL EVALUASI

Kegiatan yang baik, adalah kegiatan yang selalu melakukan evaluasi. Oleh karena, pada bagian ini
diuraikan secara lengkap dan jelas mengenai hasil evaluasi. Masuka, saran dan kritikan bisa
dimasukkan pada bagian ini. Hal ini untuk dijadikan bahan pertimbangan apabila kedepan
dilakukan kegiatan yang sama, sehingga bisa meminimalisasi kesalahan dan juga dapat dijadaikan
sebagai bahan pertimbangan.
5. KENDALA DAN SOLUSI
Bagian ini menguraikan kendala yang dihadapi mulai dari pra kegiatan hingga evaluasi. Selain
kendala yang dihadapi diuraikan pula mengenai solusi yang dapat diberikan oleh panitia pelaksana
apabila terjadi hal sama.
6. LAPORAN KEUANGAN
Berisi tentang laporan keuangan, dibuat dengan tabel. Laporan keuangan ini dibuat secara riil yang
dibuktikan dengan nota pembelian dan dijadikan sebagai lampiran.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

1. KESIMPULAN
Bagian ini menjelaskan mengenai kesimpulan dari keseluruhan laporan yang diberikan pada babbab sebelumnya. Kesimpulan ini merupan inti dari setiap uraian yang telah diberikan diatas. Hal ini
untuk mempermudah pembaca dalam memahami isi dari LPJ yang dibuat.
2. SARAN
bagian ini diharapkan pihak yang membuat LPJ dapat memberikan masukan kepada pembaca
dalam melakukan kegiatan.
3. PENUTUP
Ini merupakan bagian akhir dari LPJ. Pada bagian penutup ini, dapat diuraikian tentang ucapan
terima kasih dan juga harapann kedepannya.

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Cover Laporan Pertanggungjawaban

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
KEGIATAN
(NAMA KEGIATAN)
(TEMA KEGIATAN)

( NAMA UNIT / DIVISI PENGUSUL )

UNIVERSITAS KATOLIK DARMA CENDIKA
SURABAYA
(TAHUN)

Lampiran 2. Daftar isi

DAFTAR ISI
Kata Pengantar
Daftar Isi
Halaman Pengesahan
BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ....................................................................................................(hal)
1.2 Landasan Kegiatan .............................................................................................(hal)
1.3 Nama Kegiatan ....................................................................................................(hal)
1.4 Tema Kegiatan.....................................................................................................(hal)
1.5 Bentuk Kegiatan...................................................................................................(hal)
1.6 Sasaran dan Targer Kegiatan..............................................................................(hal)
1.6 Susunan Panitia ..................................................................................................(hal)

BAB II

PELAKSANAAN KEGIATAN
2.1 Waktu dan Tempat ............................................................................................. (hal)
2.2 Susunan Acara ................................................................................................... (hal)
2.3 Deskripsi Acara ...................................................................................................(hal)

BAB III HASIL PELAKSANAAN

3.1 Laporan Pra Kegiatan ........................................................................................ (hal)
3.2 Laporan Pelaksanaan Kegiatan ..........................................................................(hal)
3.3 Laporan Pasca Kegiatan .....................................................................................(hal)
3.4 Laporan Hasil Evaluasi .......................................................................................(hal)
3.5 Kendala dan Solusi .............................................................................................(hal)
3.6 Laporan Keuangan ..............................................................................................(hal)
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan .........................................................................................................(hal)
4.2 Saran ...................................................................................................................(hal)

4.3 Penutup ...............................................................................................................(hal)

LAMPIRAN-LAMPIRAN
1. Laporan panitia
2. Surat-menyurat
3. Notulensi
4. Daftar hadir
5. Dokumentasi

Lampiran 3. Halaman Pengesahan

HALAMAN PENGESAHAN
1.
2.
3.
4.

5.
6.
7.

8.
9.

Nama Kegiatan
: .
Lingkup
: .
Tema
: .
Ketua Pelaksana
a) Nama
: .
b) NPM
: .
c) Nomor Telepon
: .
Anggota Pelaksana Kegiatan : .. (...) orang
Jumlah Peserta
: .. () orang
Pelaksanaan
a) Lokasi
: .
b) Hari, Tanggal
: .
c) Waktu
: . - WIB
Unit Kerja yang Terlibat
:
Pendanaan
a) Kebutuhan Dana Total
: Rp .,00
b) Pengeluaran Anggaran
: Rp .,00
c) Sisa Anggaran
: Rp .,00

(JIKA KEGIATAN PADA TINGKAT UNIVERSITAS)

Surabaya, 20 ..
Mengajukan
Hormat kami,
Presiden BEM Universitas

Ketua Pelaksana

Nama Terang
NPM

Nama Terang
NPM

Menyetujui,
Wakil Rektor Bidang Akademik Kemahasiswaan
dan Alumni

Nama Terang dan Gelar

NIP (paraf oleh Ka. BKA)

Dosen Pendamping

Nama Terang dengan Gelar

NIP

(JIKA KEGIATAN PADA TINGKAT FAKULTAS)

Surabaya, 20 ..
Mengajukan
Hormat kami,
Presiden BEM Universitas

Ketua BEM Fakultas

Ketua Pelaksana

Nama Terang
NPM

Nama Terang
NPM

Nama Terang
NPM

Menyetujui,
Wakil Rektor Bidang Akademik Kemahasiswaan
dan Alumni

Nama Terang dan Gelar

NIP (paraf oleh Ka. BKA)

Dekan Fakultas .

Nama Terang dengan Gelar

NIP (paraf oleh dosen pendamping)