E-LEARNING TEKNIK PENYUSUNAN LAPORAN YANG EFEKTIF

BAHAN AJAR
TEKNIK MENULIS LAPORAN YANG EFEKTIF

Tujuan pembelajaran:
Setelah mempelajari materi ini Anda diharapkan mampu
menerapkan teknik penulisan laporan yang efektif.

Laporan merupakan suatu hal yang penting dalam organisasi. Laporan yang efektif
merupakan dambaan para pimpinan, baik di lembaga peemrintah, lembaga bisnis, maupun
lembaga pendidikan.
Laporan yang jernih, lengkap, dan tidak mlutitafsir dapat menuntun pimpinan untuk
mengambil kebijakan atau keputusan yang tepat. Sebaliknya, laporan yang membingungkan
berpotensi membuat pimpinan mengambil keputusan yang salah dan tidak jarang dapat berakibat
fatal.
Untuk menghasilkan laporan yang efektif, ada tiga tahapan penyusunan laporan yang harus
dilakukan, yaitu perencanaan, penyusunan, dan penyelesaian. Mari kita bahas ketiga tahap
tersebut dengan lebih detail.

PERENCANAAN PENYUSUNAN PENYELESAIAN

•penetapan tujuan •penulisan draf •produksi
•pemahaman karakteristik •penggunaan grafis •distribusi
pembaca
•penyuntingan •umpan balik
•penentuan informasi
•pembuatan kerangka

1. PERENCANAAN
Tahap perencaan laporan meliputi langkah-langkah sebagai berikut.
a. Penetapan tujuan laporan
Secara umum laporan dibuat dengan tujuan berikut:
• menginformasikan
• menggambarkan
• menjelaskan
• menginstruksikan

1|T e k nik Me nuli s L ap or an y an g Ef ek tif

 E-LEARNING TEKNIK PENYUSUNAN LAPORAN YANG EFEKTIF

• mengevaluasi
• merekomendasikan
• memprovokasi
• membujuk

Adapun tujuan spesifik laporan bergantung pada output dan sasaran khusus dari laporan
tersebut. Misalnya laporan hasil Kajian Akademis tentang Komunikasi Utang Pemerintah
bertujuan untuk menemukan penyebab masalah untuk kemudian memberikan saran atau
rekomendasi bagaimana strategi komunikasi yang terbaik untuk mengomunikasikan
utang kepada masyarakat.

b. pemahaman karakteristik pembaca laporan

Untuk mengenali dan memahami karakteristik pembaca laporan, kita dapat
menggunakan pertanyaan-pertanyaan berikut.
o Seberapa homogen pembaca laporan?
o Bagaimana familiaritas pembaca terhadap laporan?
o Berapa lama durasi atau waktu yang mereka miliki untuk membaca laporan?
o Seberapa mendalam pengetahuan mereka tentang isi atau substansi laporan?
o Apa tujuan mereka menginginkan laporan tersebut?

c. penentuan informasi yang dibutuhkan pembaca

Setelah dapat mengenali karakteristik pembaca, informasi dapat difokuskan kepada
o informasi yang dibutuhkan pembaca
o informasi yang ingin diketahui pembaca
o informasi yang ingin diangkat pembaca

Agar dapat menentukan informasi yang dibutuhkan pembaca, kita dapat melakukan
konsultasi dengan pihak yang menugaskan, pihak yang membaca laporan, dan pihak
pengambil keputusan.

Pelibatan pihak-pihak tersebut akan memperbesar peluang diterimanya laporan.

Buatlah daftar pertanyaan yang jawabannya adalah informasi yang dibutuhkan pembaca.
Misalnya dengan menggunakan mindmap (peta pikiran).

2|T e k nik Me nuli s L ap or an y an g Ef ek tif

 E-LEARNING TEKNIK PENYUSUNAN LAPORAN YANG EFEKTIF

Misalnya pada saat melakukan investigasi tentang bagaimana utang pemerintah menjadi
pembicaraan publik di media massa, berikut ini pertanyaan yang dapat dimunculkan.
o Apa yang terjadi?
o Apakah informasi tentang utang sudah disampaikan?
o Bagaimana stratei komunikasinya?
o Apa akibatnya?

d. pembuatan kerangka laporan.

Kerangka laporan berisi sekumpulan gagasan utama yang menggambarkan inti dari
laporan yang akan dibuat.

Manfaat membuat kerangka laporan antara lain sebagai berikut:

1) memperlihatkan strutur laporan secara menyeluruh;
2) mengingatkan kiat tentang informasi yang akan dibutuhkan sebelum laporan dibuat.

Tahapan membuat kerangka laporan ada 3 langkah, yaitu

1) menulis judul laporan
2) membuat sistematika laporan secara menyeluruh
3) mempertimbangkan rencana penyajian informasi dalam batang tubuh

Kerangka laporan dibuat berdasarkan hierarki/level berikut:

• Level 1: mencakup area/topik yang lebih luas.
• Level 2: menerangkan secara detail area/topik di level 1, dan seterusnya.

Cara menyusun kerangka laporan berdasarkan hierarki/level:

a) Tentukan ide utama (main point) yang akan disampaikan.
b) Tentukan kalimat-kalimat utama (main lines of argument) yang akan mendukung ide
utama.
c) Tambahkan beberapa subargumen untuk setiap main argument.
d) Tambahkan beberapa bukti/data untuk setiap subargumen.

Kerangka laporan dapat disusun dengan alternatif klasifikasi informasi menggunakan urutan
kejadian, 5W1H, dan lokasi.

3|T e k nik Me nuli s L ap or an y an g Ef ek tif

 E-LEARNING TEKNIK PENYUSUNAN LAPORAN YANG EFEKTIF

Berikut ini contoh kerangka Laporan Kinerja BPPK Tahun 2018

Judul
Executive Summary
Kata Pengantar
Daftar Isi
Daftar Diagram
Daftar Tabel
Daftar Lampiran
Bab I Pendahuluan
A. Latar Belakang
B. Tugas dan Fungsi
C. Struktur Organisasi
D. Sistematika Laporan
Bab II Perencanaan dan Penetapan Kinerja
A. Pendhauluan
B. Visi BPPK
C. Misi BPPK
D. Arah Kebijakan dan Strategi
E. Target Kinerja
F. Penetapan Kinerja
Bab III Akuntabilitas Kinerja
A. Capaian Renstra
B. Capaian Kinerja
C. Realisasi Anggaran
D. Kinerja Lainnya
Lampiran I Pengukuran Kinerja BPPK Tahun 2019
1. Kontrak Kinerja
2. Inisiatif Strategis
3. Sasaran Kinerja Organisasi
Lampiran II Pengukuran Kinerja BPPK Tahun 2019
Nilai Kinerja Organisasi

Untuk mengecek kerangka laporan yang kita buat sudah memadai atau belum, pertanyaan-
pertanyaan berikut dapat kita gunakan.
a) Apakah semua komponen kerangka laporan perlu ada?
b) Adakah area/topik yang belum tercantum?
c) Adakah area/topik yang tidak perlu?
d) Apakah tingkatan/level sudah tepat?
e) Apakah urutan penyajian informasi sudah tepat?
f) Apakah bahasa yang digunakan sudah memenuhi kaidah?
g) Apakah penomoran secara hierarki sudah benar?

4|T e k nik Me nuli s L ap or an y an g Ef ek tif

 E-LEARNING TEKNIK PENYUSUNAN LAPORAN YANG EFEKTIF

2. PENYUSUNAN
Tahapan penyusunan laporan dilakukan melalui langkah-langkah berikut.
a. Penulisan Draf Laporan
1) Mengumpulkan data yang tepat
Data sangat penting untuk mendukung laporan. Pengumpulan data sangat
bergantung pada jenis laporan yang dibuat. Parameter data yang dipilih ringkas dan
relevan dengan gagasan dalam laporan.
• Data internal, data yang berasal dari unit kerja sendiri. Data ini dapat dikumpulkan
dengan cepat. Misalnya data realisasi anggaran
• Data eksternal. Jika data eksternal sudah tersedia dari riset-riset atau surveu
sebelumnya, tidak perlu mengumpulkan data sendiri. Data yang sudah ada dapat
digunakan (dipinjam).
2) Pisahkan data relevan menjadi beberapa bab yang berbeda.
Laporan bisnis sebaiknya tidak terlalu dipenuhi angka dan data. Menyusun data
menjadi beberapa bab yang berbeda adalah salah satu kunci keberhasilan laporan
bisnis.
Contoh: data penerimaan dipisah dengan data analisis pengguna jasa (customer).
3) Susun laporan menjadi beberapa bab yang dapat dibaca dengan cepat, sesuai dengan
kerangka laporan.
4) Kerjakan yang paling mudah terlebih dahulu.
Bisa jadi beberapa bab bergantung pada hasil analisis atau input dari bab lain. Oleg
karena itu, Anda dapat mengerjakan bab-bab tersebut secara terpisah sambil
menunggu analisis diselesaikan.
5) Tarik simpulan dan rekomendasi yang spesifik
Simpulan yang jelas harus ditarik secara logis dari data yang diteliti dalam laporan.
Setelah itu berikan rekomendasi yang jelas dan spesifik tentang tindakan terbaik
berdasarkan simpulan tersebut.
6) Cantumkah sumber jika diperlukan
Anda mungkin perlu menjelaskan asal informasi yang Anda tuangkan dalam laporan.
Tulislah semua sumber tersebut dalam daftar pustaka untuk menyediakan sumber
bagi orang lain yang ingin menindaklanjuti dan meneliti data tersebut lebih lanjut.
Untuk daftar pustaka, gunakan format yang tepat sesuai dengan panduan dalam
PUEBI.

5|T e k nik Me nuli s L ap or an y an g Ef ek tif

 E-LEARNING TEKNIK PENYUSUNAN LAPORAN YANG EFEKTIF

b. Penggunaan Grafis

o Variasi warna
Seringkali akan sangat bermanfaat jika dalam laporan disertakan tabel atau grafik yang
menampilkan data kuantitatif. Gunakan variasi warna untuk menarik perhatian dan
membantu membedakan informasi.
o Poin-poin dalam box
Jika memungkinkan, gunakan bullet points, angka, atau data dalam box agar lebih
mudah dibaca. Halaman yang penuh dengan teks sangat melelahkan bagi pembaca.
Rangkumlah poin-poin penting dari teks laporan dalam sebuah kotak. Cara ini akan
membuat data lebih terbaca dan membantu menunjukkan signifikansinya.
o Enam prinsip
Penggunaan ilustrasi dalam bentuk grafis perlu mengikuti enam prinsip, yaitu
konsistensi, pengontrasan, keseimbangan, penekanan, konvensi, dan kesederhanaan.

Jenis ilustrasi yang dapat digunakan adalah tabel dan gambar (grafik, bagan, diagram, peta,
denah, foro, dan gambar lainnya).
Berikut ini beberapa contoh penggunaan tabel dan grafik.
1) Tabel
Tabel adalah daftar berisi ikhtisar sejumlah (besar) data informasi, biasanya berupa kata-kata
dan bilangan yang tersusun secara bersistem, urut ke bawah dalam lajur dan deret tertentu
dengan garis pembatas sehingga dapat dengan mudah disimak.
Tabel memiliki baris yang memanjang ke bawah dan kolom yang memanjang ke samping.
Contoh

Tabel disamping menunjukkan

data kecelakaan lalu litas selama
H-6 sampai dengan H+6 Lebaran
Tahun 2015 dan 2016. Data yang
disajikan adalah data angka
kejadian dan trennya (dalam
angka dan persentase).

Sumber gambar: https://www.solopos.com

6|T e k nik Me nuli s L ap or an y an g Ef ek tif

 E-LEARNING TEKNIK PENYUSUNAN LAPORAN YANG EFEKTIF

2) Grafik
Grafik atau chart bukanlah suatu hal yang baru dalam statistik. Seringkali kita menjumpai
laporan, hasil penelitian, berita di televisi yang menampilkan grafik dalam narasinya.

Grafik adalah lukisan pasang surut suatu keadaan dengan garis atau gambar (tentang turun
naiknya hasil, statistik, dan sebagainya) atau penyajian informasi dalam bentuk gambar, bukan
dalam bentuk teks. (KBBI)

Grafik berguna untk menyajikan data agar lebih menarik, mudah dicerna, dan lebih jelas.
Grafik akan sangat diperlukan ketika kita menyajikan banyak data. Untuk melakukan
perbandingan, menunjukkan hubungan, melihat perkembangan, grafik bisa membantu kita
untuk menyajikan data dengan lebih jelas dan lebih mudah.

Setiap jenis grafik mempunyai fungsi yang berbeda-beda. Berikut ini penggunaan berbagai
jenis grafik yang dapat kita gunakan sesuai dengan kebutuhan dalam menyajikan data secara
visual.
1) Grafik Batang, digunakan untuk menunjukkan perbandingan di antara variabel yang
berbeda atau menunjukkan perbandingan variabel dari waktu ke waktu.
Contoh:

Grafik batang di samping

menunjukkan data penjualan
buku kamus dari empat bahasa
yaitu bahasa Indonesia, bahasa
Inggris, bahasa Jepang, dan
bahasa Jerman selama bulan
Januari s.d. Maret.

Sumber gambar: http://www.markijar.com

7|T e k nik Me nuli s L ap or an y an g Ef ek tif

 E-LEARNING TEKNIK PENYUSUNAN LAPORAN YANG EFEKTIF

2) Grafik Garis
Digunakan untuk menunjukkan perubahan pada periode waktu tertentu (jam, bulan,
triwulan, semester, tahun).
Grafik garis sangat efektif untuk hal-hal berikut:
§ mengidentifikasitren atau pola naik turunnya suatu data;
§ memperbandingkan beberapa variabel pada periode waktu yang sama.
Contoh:

Sumber gambar: https://pontianak.tribunnews.com

Grafik tersebut menjelaskan perkembangan nilai ekspor Kalimantan Barat selama

periode Januari 2016 sampai dengan Desember 2017.
Perkembangan tersebut dapat dilihat dari data per bulannya, dari bulan Januari sampai
dengan Desember 2016 untuk dilihat trennya. Selain itu juga dapat dilihat perbandingan
nilai ekspor pada bulan yang sama antara tahun 2016 dan 2017.

c) Grafik Lingkaran
Grafik lingkaran digunakan untuk membandingkan bagian-bagian terhadap keseluruhan.
Pada grafik lingkaran, data ditampilkan dalam bentuk persentase. Grafik ini tidak bisa
digunakan untuk menampilkan perubahan antarwaktu.

8|T e k nik Me nuli s L ap or an y an g Ef ek tif

 E-LEARNING TEKNIK PENYUSUNAN LAPORAN YANG EFEKTIF

Contoh

Sumber gambar: https://www.mutupelayanankesehatan.net

Grafik lingkaran di atas menujukkan tingkat kepuasan pasien sebuah rumah sakit
terhadap pelayanan di Instalasi Gawat Darurat. Dari total 100% pasien yang
menggunakan layanan IGD, dapat dilihat persentase pasien yang menyatakan
sangat puas, puas, kurang puas, tidak puas, dan sangat tidak puas terhadap layanan IGD.

d) Grafik Area
Grafik area mirip dengan grafik garis. Keduanya sama-sama bisa digunakan untuk melihat
perubahan antarwaktu untuk satu atau dua kelompok data. Grafik area bagus digunakan
jika ingin melihat perubahan dari dua kelompok yang berhubungan tetapi tetap dalam
satu kesatuan.
Contoh:
Grafik area berikut ini menyajikan data perkembangan penduduk cacat berdasarkan
kelompok jenis kelamin (laki-laki dan perempuan) tahun 1976 sampai degan 2002 di
negara X.

9|T e k nik Me nuli s L ap or an y an g Ef ek tif

 E-LEARNING TEKNIK PENYUSUNAN LAPORAN YANG EFEKTIF

Perkembangan Penduduk Cacat di Negara X

300

250

200

150

100

50

0
1976 1978 1980 1982 1984 1986 1988 1990 1992 1994 1996 1998 2000 2002

Perempuan Laki-laki

Setelah melihat beberapa contoh penggunaan grafik, Anda pastinya sudah bisa memilih grafik
mana yang paling tepat untuk menggambarkan data yang akan Anda tuangkan dalam laporan.

c. Penyuntingan
Langkah berikutnya dari tahapan penyusunan laporan setelah menyusun draf dan
menggunakan grafis adalah melakukan penyuntingan.
Menyunting adalah suatu kegiatan memeriksa kembali suatu tulisan atau naskah sebelum
dipublikasikan. Penyuntingan dilakukan untuk menyiapkan naskah laporan siap cetak atau
siap terbit dengan memperhatikan sistematika penyajian, isi, dan bahasa.

Berikut ini langkah-langkah melakukan penyuntingan laporan:

a) membaca ulang draf laporan yang telah dibuat dengan penuh ketelitian dan kehati-
hatian;
b) mengidentifikasi dan mengecek kesalahan penggunaan bahasa. Kesalahan bahasa
memberikan kesan bahwa penulisan laporan tidak dikerjakan dengan serius. Hindari
penggunaan kata-kata yang rumit atau bertele-tele dan kata yang tidak formal. Secara
umum, laporan diitulis dalam bentuk kalimat pasif yang biasanya lebih baik daripada
kalimat aktif.

10 | T e k n i k M e n u l i s L a p o r a n y a n g E f e k t i f
 E-LEARNING TEKNIK PENYUSUNAN LAPORAN YANG EFEKTIF

Berikut ini beberapa kesalahan bahasa yang perlu dicek:

• kesalahan penggunaan kata baku dan tidak baku
Penggunaan kata tidak baku dapat merusak kesempurnaan penyajian maksud dan
tujuan laporan sekaligus mengukur kekayaan kosakata penulis laporan. Gunakan
KBBI terbaru untuk mengecek kata baku dna tidak baku.
• kesalahan ejaan
Penyuntingan pada bagian ini meliputi koreksi penggunaan huruf kapital pada
judul, penggunaan imbuhan, kata depan, lambang, angka, serapan dan ejaan kata.
Salah ketik atau typo juga merupakan salah satu yang harus dikoreksi.
• kesalahan tanda baca
Koreksi dilakukan terhadap penggunaan tanda baca seperti tanda titik, tanda
koma, tanda titik dua, tanda titik koma, tanda kurung, tanda garis miring, dan
tanda baca lainnya.
• kesalahan diksi atau pilihan kata
koreksi dilakukan dengan memperhatikan tingkat kesesuaian dan ketepatan
pilihan kata yang digunakan dalam kalimat seperti istilah atau kata bentukan. Kata
yang tidak padu dapat diganti dengan kata lain yang memiliki makna sama
(sinonim).
• kesalahan struktur
Penyuntingan terhadap kesalahan struktur dilakukan dengan memperhatikan
keterpaduan, kelogisan, tingkat ambiguitas, dan struktur kalimat laporan, apakah
telah sesuai dengan kaidah atau belum. Penempatan subjek, predikat, objek,
keterangan, dan pelengkap harus dipastikan tepat dan tidak tertukar.
Penggunaan kalimat aktif dan pasif juga harus diperhatikan agar terhindar dari
ketidakefektifan dan ketidaksesuaian dengan kaidah bahasa Indonesia.
• kesalahan konjungsi atau kata penghubung
Penggunaan konjungsi atau kata penghubung meliputi hubungan antarkata dalam
kalimat, antarkalimat, dan antarparagraf. Pada tahap ini, penyunting (editor)
harus benar-benar mengikuti alur tulisan dalam laporan agar tidak salah dalam
mengoreksi penggunaan konjungsi. Jika kongjungsi yang digunakan tepat, laporan
menjadi enak dibaca dan mudah dipahami.

11 | T e k n i k M e n u l i s L a p o r a n y a n g E f e k t i f
 E-LEARNING TEKNIK PENYUSUNAN LAPORAN YANG EFEKTIF

c) mengecek tata letak (lay out) laporan yang meliputi penempatan posisi judul,
subjudul, sub-subjudul, urutan penomoran, penempatan tabel dan gambar;
d) mengecek indentasi, spasi, tingkat kerapatan antarbaris;
e) memperbaiki kesalahan-kesalahan yang telah teridentifikasi tersebut dengan
menghapus, mengganti, atau menambahkan unsur-unsur bahasa dalam draf laporan;
f) Tahap terakhir adalah membaca ulang draf laporan yang telah dikoreksi sebelum
di-publish atau dicetak.

3. PENYELESAIAN
Tahapan yang terakhir dari pembuatan laporan adalah penyelesaian laporan. Tahapan ini
dilakukan melalui tiga langkah, yaitu produksi, distribusi, dan umpan balik.
a. Produksi
Pada tahap ini dibuat bagian awal dan bagian akhir laporan. Bagian awal terdiri atas
sampul dan halaman judul, pengantar, daftar isi, daftar tabel, daftar gambar, serta
ringkasan eksekutif.
Ringkasan eksekutif merupakan rangkuman singkat dari suatu laporan yang diberikan
kepada pimpinan sehingga mereka mengetahui seberapa banyak yang harus dibaca dan
keputusan yang harus diambil.
Ringkasan eksekutif merupakan bagian yang sangat penting dari sebuah laporan. Bagian
ini merupakan hal pertama (kadang bahkan menjadi satu-satunya) yang dibaca pimpinan.
Ringkasan eksekutif diletakkan pada bagian awal laporan tetapi dibuatnya pada urutan
terakhir setelah bagian utama laporan selesai. Ringkasan eksekutif harus ringkas dan
singkat (5% s.d. 10% dari bagian utama laporan).

Berikut ini beberapa panduan menyusun ringkasan eksekutif.

1) Susunlah draf ringkasan dari setiap laporan.
2) Buatlah daftar poin utama yang sekiranya mengakomodasi ringkasan dari laporan
utama tersebut.
3) Gunakan kalimat deklaratif atau pernyataan.
4) Tambahkan kalimat penjelas.
5) Baca ulang.
6) Periksa ejaan, tata bahasa, dan tanda baca.
7) Lakukan proofreading dengan 2 orang rekan.

12 | T e k n i k M e n u l i s L a p o r a n y a n g E f e k t i f
 E-LEARNING TEKNIK PENYUSUNAN LAPORAN YANG EFEKTIF

Selain bagian awal, bagian akhir juga dibuat setelah laporan utama selesai. Bagian akhir
terdiri atas daftar pustaka dan lampiran.
1) Daftar pustaka
merupakan suatu daftar yang berisi buku, tulisan ilmiah, atau sumber lain yang
menjadi rujukan dalam penulisan laporan.
Pola penulisan daftar pustaka mengikuti rumus NA-TA-JU-KO-PEN, yaitu nama
penulis, tahun terbit, judul buku, kota, penerbit. Pola ini paling sesuai dengan kaidah
dalam Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI).

Contoh.
Mulyana, Deddy. 2017. Ilmu Komunikasi: Suatu Pengantar. Bandung: Remaja
Rosdakarya.

2) Lampiran
Lampiran merupakan dokumen tambahan yang ditambahkan ke dokumen utama.
Lampiran dapat berupa teks, seperti dokumen pendukung maupun berupa gambar,
seperti foto. Lampiran yang disertakan dalam laporan biasanya berupa data-data
yang digunakan dalam analisis, baik yang berupa tabel, gambar, matriks, formulir-
formulir, foto, dan lain-lain yang jika ditambahkan pada laporan utama akan terlalu
panjang.

b. Distribusi
Distribusi laporan dapat dilakukan secara fisik dalam bentuk cetakan atau secara digital
dalam bentuk berkas elektronik atau situs web. Meskipun kemajuan teknologi
memungkinkan untuk mendistribusikan lapora secara elektronik, masih banyak laporan
yang tetap perlu didistribusikan secara fisik (dicetak). Beberapa hal yang perlu
dipertimbangkan dalam distribusi laporan adalah biaya, kemudahan, waktu, keamanan,
dan privasi.
c. Umpan Balik
Hal terakhir yang perlu dilakukan dalam pembuatan laporan adalah permintaan dan
penerimaan umpan balik dari pembaca laporan. Umpan balik sangat berguna untuk
memperbaiki pembuatan laporan berikutnya dan memastikan bahwa tujuan laporan
tercapai.
***SW***

13 | T e k n i k M e n u l i s L a p o r a n y a n g E f e k t i f