TERM OF REFERENCE

Workshop Administrasi, Keuangan, Birokrasi, dan Advokasi Politeknik Negeri Bandung

2020

Materi: Surat Menyurat

Pemateri: Ayu Ratna Permanasari, ST., MT.

Gambaran Umum

Administrasi merupakan salah satu yang penting dalam organisasi. Terlebih dengan
format proposal, surat menyurat,dan LPJ yang diseragamkan di Polban, serta pengetahuan
mengenai bagaimana inventarisasi dan pengarsipan yang baik. Sehingga penting bagi Organisasi
Mahasiswa yang berada di Polban untuk mengetahui bagaimana format proposal, surat
menyurat, dan LPJ yang berlaku di Polban guna mempermudah jalannya sebuah kegiatan yang
dilaksanakan oleh Organisasi Mahasiswa di Polban.

Departemen Administrasi dan Kesekretariatan mengadakan Workshop ini sebagai salah

satu bentuk sosialisasi kepada seluruh Organisasi Mahasiswa yang berada di Politeknik Negeri
Bandung pada khususnya dan seluruh Mahasiswa Polban pada umumnya mengenai format
proposal, surat menyurat, LPJ, inventarisasi, pengarsipan, dan SPJ, serta bagaimana cara
birokrasi yang berlaku di Polban saat ini. Wokrhsop Administrasi, Keuangan, Birokrasi dan
Advokasi merupakan sebuah program kerja yang diadakan oleh Badan Eksekutif Mahasiswa
Politeknik Negeri Bandung.

Bentuk Acara

Kegiatan yang dilaksanakan berupa pemaparan materi dan sesi tanya jawab ketika materi
telah disampaikan.

Peserta

Peserta terdiri atas perwakilan ormawa dan perorangan yang mendaftarkan diri untuk
mengikuti acara ini.
Target dan Arahan Materi

Materi yang akan dibahas adalah;

1. Pengertian administrasi secara umum

2. Prosedur mengenai administrasi untuk pembuatan proposal, surat menyurat, dan LPJ
yang telah ditetapkan.

Teknis Acara

Teknis acara meliputi;

1. Pemateri telah mempersiapkan materi yang akan disampaikan, sehingga pada saat acara
berlangsung pemateri hanya perlu menyalin materi yang akan dikirimkan ke WhatsApp
group.
2. Pemateri memberikan materi yang akan disampaikan kepada panitia baik berupa softfile
atau voice note maksimal 5 hari sebelum acara berlangsung.
3. Peserta bergabung di WhatsApp group yang link-nya akan diberikan oleh panitia.
4. Panitia akan memberikan materi dalam bentuk softfile 10 menit sebelum dijelaskan oleh
pemateri.
5. Pemateri menyampaikan materi sesuai dengan ketentuan yang diminta panitia
penyelenggara.
6. Peserta melakukan sesi tanya-jawab dengan mengirimkan pertanyaan kepada moderator 2
pada saat materi advokasi telah disampaikan, setelah pemateri menjawab pertanyaan akan
dibuka sesi tanggapan yang akan dipandu oleh moderator.
7. Peserta akan diberikan jadwal materi sesuai dengan rundown acara.

Batasan

Batasan yang diatur dalam kegiatan ini adalah sebagai berikut;

1. Bahasa pengantar yang digunakan oleh pemateri adalah Bahasa Indonesia yang baik dan
sopan.
2. Pembahasan dan diskusi tidak menyinggung pihak tertentu dan tidak mengandung unsur
SARA.
 3. Koridor pembahasan diutamakan mengenai teknis pembuatan surat menyurat, inventaris,
dan pengarsipan.
4. Waktu penyampaian materi 15 menit dan sesi tanya jawab 30 menit.

Waktu dan Tempat

Hari, tanggal : Sabtu, 16 Mei 2020
Waktu : 08.55 – 09.40
Tempat : WhatsApp Group
Penanggung Jawab

Nama : Sarah Fitriyatul Aini

NIM : 191411025

Line : sarahfitri_a

WhatsApp : 087786204937

Penutup

Term Of Reference ini disusun sebagai kerangka acuan dalam Workshop Administrasi,
Keuangan, Birokrasi, dan Advokasi 2020.