Review Buku

"Event Planning" by Judy Allen

OKTALIA WINDA DEWI

44319110096

Judul Buku : Management of Event Operations

Pengarang : Judy Allen
Penerbit : John Wiley & Sons Canada, Ltd.
ISBN : 978-0-470-15574-5
Tahun Terbit : 2009
Bahasa : English
Jumlah Halaman : XXIX + 417
Buku Event Planning karya Judy Allen berisi
mengenai detail yang harus didiapkan terkait
perencannaan pembuatan event,
Secara keseluruhan buku ini terdiri dari 9
Chapter, yaitu:
1. The First Steps: Initial Planning &
Budgeting
2. Organization and Timing
3. Location, Location, Location
4. Transportation
5. Guest Arrival
6. Venue Requirements
7. Who’s It All For?
8. Food and Beverage
9. Other Considerations
 Chapter I
The First Steps: Initial Planning & Budgeting

Chaper I membahas tentang perencanaan event.

Sebelum merencanakan sebuah event yang efektif dan
efisien, maka pihak penyelenggara harus menetapkan
tujuan yang jelas.
Setelah mengetahui tujuan event, maka selanjutnya
yaitu menetapkan anggaran untuk acara yang akan
diadakan. Bahkan acara kecil pun memerlukan
komitmen keuangan yang serius. Penting untuk
menentukan anggaran terlebih dahulu agar dapat
memilih gaya acara yang sesuai dan merencanakan
acara agar sesuai dengan anggaran.
 Chapter II
Organization and Timing
Chapter II membahas tentang pentingnya organisasi
dan waktu dalam perencanaan acara yang sukses. Sebelum
acara diselenggarakan maka terlebih dahulu membuat time
schedule terkait persiapan acara, apa saja yang harus
disiapkan, penanggungjawab dan deadlinenya sehingga
pembagian tugas jelas dan terstruktur terkait informasi
logistik, jadwal acara dan semua orang yang terlibat.
Dalam membuat Critical Path, penting untuk
menetapkan batas waktu yang ketat agar tidak mengalami
efek domino dan hal-hal yang tampak kecil dapat
berdampak besar. Terorganisir dan memperhatikan detail
adalah dua elemen penting dalam menjalankan acara yang
sukses. Setiap orang yang terlibat harus mematuhi
panduan yang ditetapkan dan disepakati dalam kontrak.
 Chapter III
Location, Location, Location
Chapter III membahas tentang lokasi event yang
merupakan salah satu faktor penting dalam perencanaan
event. Pemilihan tempat yang strategis dan sesuai dengan
tema acara akan mempengaruhi kesuksesan dan kesan
yang akan ditinggalkan pada tamu undangan. Selain itu,
menentukan tanggal, musim dan waktu yang tepat juga
sangat penting agar acara dapat berjalan dengan lancar
tanpa terganggu oleh cuaca atau jadwal yang bertabrakan.
Keputusan apakah acara akan diadakan di indoor atau
outdoor juga perlu dipertimbangkan dengan cermat, karena
masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan yang
berbeda. Terakhir, jumlah tempat dan pertimbangan
anggaran juga menjadi faktor penting dalam memilih lokasi
yang tepat, karena kekurangan tempat atau anggaran
yang kurang bisa mempengaruhi kesuksesan acara secara
keseluruhan.
 Chapter IV
Transportation
Chapter IV membahas tentang transportasi dalam
perencanaan suatu acara. Transportasi menjadi faktor penting
dalam memastikan seluruh elemen event sampai di lokasi acara
dengan tepat waktu dan tanpa hambatan. Terutama untuk acara
yang melibatkan pemindahan tamu dari satu lokasi ke lokasi
lain, transportasi harus diatur sedemikian rupa sehingga tamu
undangan dapat tiba dan berpindah lokasi dengan nyaman dan
aman. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam
perencanaan transportasi antara lain jenis kendaraan yang
akan digunakan, jumlah kendaraan, rute yang akan dilalui,
jadwal keberangkatan dan kedatangan, serta pemilihan jasa
transportasi yang dapat dipercaya. Selain itu, hal-hal teknis
seperti parkir dan aksesibilitas juga harus diperhatikan agar
tamu undangan dapat dengan mudah menemukan lokasi parkir
dan masuk ke lokasi acara.
 Chapter V
Guest Arrival
Chapter V membahas tentang pentingnya kesan
pertama yang diberikan kepada tamu undangan saat tiba di
lokasi acara. Kesan pertama sangatlah penting karena
dapat mempengaruhi persepsi tamu sepanjang acara
berlangsung. Jika tamu undangan merasa disambut dengan
hangat dan ramah saat tiba di lokasi acara, maka mereka
akan merasa dihargai dan diakui sebagai bagian dari acara
tersebut. Sebaliknya, jika tamu undangan merasa tidak
dihargai atau disambut dengan buruk saat tiba di lokasi
acara, maka mereka mungkin akan merasa tidak nyaman
dan merasa tidak dihargai sepanjang acara berlangsung.
Oleh karena itu, penting bagi penyelenggara acara untuk
memastikan bahwa seluruh elemen yang berkaitan dengan
kesan pertama, seperti dekorasi, layanan, dan keramahan
staf, sudah disiapkan dengan matang sebelum tamu
undangan tiba.
 Chapter VI
Venue Requirements
Chapter VI membahas tentang pentingnya kesan
pertama yang diberikan kepada tamu undangan saat tiba di
lokasi acara. Kesan pertama sangatlah penting karena
dapat mempengaruhi persepsi tamu sepanjang acara
berlangsung. Jika tamu undangan merasa disambut dengan
hangat dan ramah saat tiba di lokasi acara, maka mereka
akan merasa dihargai dan diakui sebagai bagian dari acara
tersebut. Sebaliknya, jika tamu undangan merasa tidak
dihargai atau disambut dengan buruk saat tiba di lokasi
acara, maka mereka mungkin akan merasa tidak nyaman
dan merasa tidak dihargai sepanjang acara berlangsung.
Oleh karena itu, penting bagi penyelenggara acara untuk
memastikan bahwa seluruh elemen yang berkaitan dengan
kesan pertama, seperti dekorasi, layanan, dan keramahan
staf, sudah disiapkan dengan matang sebelum tamu
undangan tiba.
 Chapter VII
Who’s It All For?
Chapter VII membahas tentang audience event atau tamu
undangan yang hadir dalam sebuah acara. Mengetahui
demografi tamu sangatlah penting untuk penyelenggara
acara, karena hal ini akan membantu mereka memahami
siapa yang akan hadir dan apa yang mereka harapkan dari
acara tersebut. Demografi tamu mencakup informasi seperti
usia, jenis kelamin, pekerjaan, pendidikan, dan preferensi
budaya, dan hal-hal ini dapat membantu penyelenggara
acara menyesuaikan inklusi acara dan gaya acara untuk
memenuhi kebutuhan, selera, dan harapan tamu undangan.
Misalnya, jika acara ditujukan untuk kelompok usia tertentu,
maka penyelenggara acara dapat menyesuaikan jenis musik
dan hiburan yang disajikan agar sesuai dengan selera tamu
undangan dan apabila tamu undangan dari berbagai budaya,
maka penyelenggara acara dapat menyediakan makanan
dan minuman yang sesuai dengan preferensi mereka.
 Chapter VIII
Food and Beverage
Chapter VIII membahas tentang pentingnya makanan
dan minuman dalam sebuah acara. Makanan dan minuman
bisa menjadi fokus utama dalam sebuah acara, terutama
jika acara tersebut melibatkan makanan atau minuman
sebagai tema utama. Oleh karena itu, penyelenggara acara
harus memperhatikan dengan seksama pilihan menu
makanan dan minuman yang disajikan agar sesuai dengan
tema acara dan selera tamu undangan. Selain itu,
penyelenggara juga harus mempertimbangkan faktor-
faktor seperti ketersediaan bahan makanan, kebutuhan
diet khusus, dan ketersediaan staf yang dibutuhkan untuk
menyiapkan dan menyajikan makanan dan minuman. Di
samping itu, penyelenggara acara juga harus
memperhatikan kualitas makanan dan minuman yang
disajikan agar dapat memuaskan tamu undangan dan
memberikan pengalaman yang berkesan.
 Chapter IX
Other Considerations
Chapter IX membahas tentang pentingnya
memperhatikan perimbangan lain dalam sebuah event
seperti hiburan, dokumentasi, tema, dan program acara.
Hiburan dan tema acara harus dipilih dengan
mempertimbangkan selera tamu dan kesesuaian dengan
acara. Dokumentasi acara juga penting untuk memberikan
bukti kesuksesan acara dan kepentingan promosi di masa
depan. Program acara harus disusun dengan baik dan
mempertimbangkan waktu serta kesesuaian dengan tema.
Penyelenggara acara harus memastikan bahwa semua
perimbangan tersebut telah dipertimbangkan dengan baik
dan saling mendukung satu sama lain.