“Media Promosi Event”

Dyah Ayu Puspita Dita Admaja

22381042095
Prodi Manajemen Pendidikan Islam
Institut Agama Islam Negeri Madura
Jln.Raya Pangleghur Km.4, Tlanakan Kabupaten Pamekasan, Jawa Timur 6971

Abstrak
Perencanaan event adalah suatu proses sistematis yang mencakup perumusan,
pengorganisasian, dan pelaksanaan kegiatan atau acara tertentu dengan tujuan untuk mencapai
hasil yang diinginkan. Abstrak ini memberikan gambaran singkat tentang tujuan, konsep,
jadwal, anggaran, dan sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan event dengan sukses.
Dalam abstrak ini, biasanya mencakup informasi seperti jenis acara, lokasi, target audiens,
kegiatan yang akan dilaksanakan, rencana promosi, serta evaluasi pasca-acara. Perencanaan
event adalah tahap kunci dalam memastikan bahwa acara tersebut berjalan lancar dan
memenuhi tujuan yang diinginkan. Oleh karena itu, abstrak perencanaan event membantu
memandu penyelenggara, sponsor, dan pihak-pihak terkait dalam memahami gambaran
keseluruhan acara, serta memberikan panduan untuk mengukur keberhasilan dan dampak acara
tersebut setelah pelaksanaan selesai.
Keywords : Media, Penyelenggaraan, Proses
Pendahuluan

Perencanaan penyelenggaraan event adalah tahapan kunci dalam menjalankan

berbagai jenis kegiatan, mulai dari konferensi dan seminar hingga pameran, festival,
pernikahan, dan acara-acara khusus lainnya. Perencanaan ini merupakan fondasi dari
kesuksesan acara, di mana tujuan, konsep, anggaran, dan strategi didefinisikan dengan
baik sebelum acara tersebut dijalankan.

Ketika kita membahas perencanaan penyelenggaraan event, hal ini mencakup

berbagai aspek yang melibatkan pemilihan lokasi yang sesuai, pengorganisiran
anggaran, rencana promosi, koordinasi vendor dan layanan, serta perencanaan
keselamatan dan keamanan. Perencanaan ini tidak hanya mengenai aspek teknis, tetapi
juga mengenai menciptakan pengalaman yang berkesan bagi peserta atau pengunjung
acara.

Penyelenggaraan event adalah proses merencanakan, mengorganisir, dan

melaksanakan acara khusus atau kegiatan yang dirancang untuk tujuan tertentu, seperti
hiburan, pendidikan, promosi, atau sosialisasi. Event dapat mencakup berbagai jenis,
seperti konferensi, seminar, pameran dagang, pernikahan, konser, festival, atau acara
amal. Penyelenggaraan event melibatkan serangkaian langkah dan keputusan yang
kompleks, yang akan memengaruhi kesuksesan dan dampak dari acara tersebut.

Dalam pengantar penyelenggaraan event, ada beberapa poin kunci yang perlu
diperhatikan:

1. Tujuan: Setiap event harus memiliki tujuan yang jelas. Apakah itu untuk
mendidik, menghibur, mempromosikan produk atau layanan, atau
menciptakan kesempatan jaringan, tujuan harus ditentukan sejak awal.

2. Target Audience: Siapa yang akan menjadi audiens atau peserta dalam
event Anda? Memahami audiens target Anda adalah langkah kunci dalam
merencanakan dan mempromosikan acara Anda.

3. Anggaran: Menentukan anggaran adalah penting. Anda perlu menghitung

biaya dan sumber pendanaan yang diperlukan untuk melaksanakan event
sesuai dengan tujuan Anda.

4. Lokasi dan Tanggal: Memilih lokasi dan tanggal yang sesuai dengan tujuan
dan audiens Anda sangat penting. Anda perlu mempertimbangkan
ketersediaan tempat, cuaca (jika event luar ruangan), dan faktor-faktor lain
yang dapat memengaruhi kehadiran dan kenyamanan peserta.

5. Pengorganisiran: Sebuah tim yang terorganisasi dengan baik adalah kunci

untuk keberhasilan event. Anda perlu menentukan siapa yang akan
melakukan apa, serta jadwal pelaksanaan yang jelas.

6. Promosi dan Pemasaran: Anda perlu merencanakan strategi promosi dan

pemasaran yang efektif untuk menarik peserta atau audiens yang tepat. Ini
mungkin termasuk pemasaran online, media sosial, iklan, atau strategi
promosi lainnya.

7. Perlengkapan dan Logistik: Pastikan bahwa semua perlengkapan dan

keperluan logistik seperti perizinan, peralatan, sound system, dekorasi, dan
sebagainya sudah diatur dengan baik.
 8. Keselamatan dan Keamanan: Keselamatan peserta adalah prioritas utama.
Anda perlu memiliki rencana keamanan dan tindakan darurat yang siap jika
dibutuhkan.

9. Evaluasi dan Pelaporan: Setelah event selesai, Anda perlu mengevaluasi

kesuksesan event berdasarkan tujuan yang telah ditetapkan. Ini termasuk
mengumpulkan umpan balik dari peserta dan mempersiapkan laporan yang
merinci pencapaian.

Penyelenggaraan event adalah tugas yang kompleks, tetapi dengan perencanaan

yang matang, komunikasi yang baik, dan eksekusi yang cermat, Anda dapat mencapai
tujuan Anda dan memberikan pengalaman positif kepada peserta.

Sebagai penyelenggara acara, pemahaman yang komprehensif tentang perencanaan

menjadi kunci kesuksesan. Oleh karena itu, artikel ini akan mengulas berbagai aspek
perencanaan penyelenggaraan event, termasuk strategi pemasaran, manajemen
anggaran, pemilihan vendor, dan evaluasi pasca-acara. Dengan pendekatan yang cermat
dan terorganisir dalam perencanaan, penyelenggara event dapat memastikan bahwa
acara mereka berjalan dengan sukses dan memenuhi tujuan yang telah ditetapkan.

Media promosi event adalah kumpulan alat dan saluran yang digunakan untuk
mempublikasikan, mempromosikan, dan memperkenalkan suatu acara atau kegiatan
kepada audiens yang dituju. Tujuan dari media promosi event adalah untuk
meningkatkan kesadaran, minat, dan partisipasi dalam acara tersebut. Media promosi
event memiliki peran penting dalam menciptakan dampak yang signifikan pada
keberhasilan suatu acara, terutama dalam mencapai target audiens yang relevan.

Dalam era digital dan teknologi informasi, media promosi event telah berkembang
pesat, memungkinkan penyelenggara acara untuk mencapai audiens yang lebih luas dan
beragam. Media sosial, situs web, email marketing, dan platform daring lainnya telah
menjadi alat yang sangat efektif dalam mempromosikan acara dan berinteraksi dengan
calon peserta.

Penting untuk merencanakan dan mengelola media promosi event dengan cermat.
Ini mencakup pemilihan media yang sesuai dengan audiens target, pengembangan
konten promosi yang menarik, dan pengukuran hasil kampanye promosi. Selain itu,
media promosi event harus mencerminkan merek dan pesan acara tersebut untuk
menciptakan konsistensi dan identitas yang kuat.
 Dalam pengantar ini, akan dibahas berbagai strategi, alat, dan saluran yang dapat
digunakan dalam media promosi event. Selain itu, akan membahas pentingnya
kesinambungan dan integrasi media promosi untuk mencapai tujuan pemasaran dan
kesuksesan acara. Dengan memahami beragam aspek media promosi event,
penyelenggara acara dapat menciptakan kampanye promosi yang efektif dan menarik
bagi audiens mereka.

Pembahasan

A. Pengertian Perencanaan Event

Perencanaan event adalah suatu proses sistematis yang mencakup perumusan,

pengorganisasian, dan pelaksanaan kegiatan atau acara tertentu dengan tujuan
untuk mencapai hasil yang diinginkan. Dalam konteks ini, "event" dapat
merujuk pada berbagai jenis kegiatan seperti konferensi, seminar, pameran,
pertunjukan, pernikahan, festival, acara amal, dan lain sebagainya1.

Perencanaan event melibatkan berbagai tahapan yang mencakup:

1. Perumusan Tujuan: Mendefinisikan tujuan dan sasaran yang ingin

dicapai dengan mengadakan acara tersebut. Tujuan bisa berkisar dari
peningkatan kesadaran, pendapatan, pendidikan, hiburan, atau
pemersatu komunitas.

2. Pemilihan Lokasi: Memilih lokasi yang sesuai dengan jenis acara,

jumlah tamu, dan tema yang diinginkan. Faktor seperti aksesibilitas,
kapasitas, fasilitas, dan anggaran harus dipertimbangkan.

3. Perencanaan Anggaran: Menetapkan anggaran yang diperlukan untuk

melaksanakan acara, termasuk biaya lokasi, perizinan, peralatan,
hiburan, dan promosi.

4. Pemilihan Vendor: Memilih vendor dan kontraktor yang diperlukan

untuk menyediakan layanan dan peralatan seperti katering, dekorasi,
sound system, dan lain-lain.

1
Gammon, Sean. 2011. Sports events: Typologies, People and Place. In: The Routledge Handbook of Events.
pp. 104-118. Routledge
 5. Pemasaran dan Promosi: Mengembangkan strategi pemasaran dan
promosi untuk menarik peserta atau pengunjung. Ini bisa mencakup
penggunaan media sosial, situs web, iklan, atau media tradisional.

6. Rencana Keselamatan dan Keamanan: Membuat rencana keselamatan

dan keamanan yang mencakup tindakan darurat, pengaturan lalu
lintas, pengawasan tamu, dan langkah-langkah lain untuk menjaga
keamanan selama acara

7. Jadwal Acara: Membuat jadwal atau timeline yang merinci seluruh

rangkaian kegiatan acara, termasuk waktu mulai, waktu berakhir,
presentasi, dan hiburan.

8. Koordinasi Tim: Memastikan semua anggota tim, vendor, dan

kontraktor bekerja secara terkoordinasi untuk menjalankan acara
dengan lancar.

9. Evaluasi Pasca-acara: Setelah acara selesai, penting untuk

mengevaluasi keberhasilan acara, mengukur pencapaian tujuan, dan
mengevaluasi umpan balik dari peserta.

Perencanaan event adalah proses yang detail dan berorientasi pada tujuan
yang melibatkan perencanaan matang, pengorganisasian yang efisien, dan
pengawasan yang cermat2. Tujuannya adalah untuk memberikan pengalaman
yang memuaskan bagi peserta dan mencapai hasil yang diharapkan.

B. Tahap Perencanaan Event

Tahap perencanaan event merupakan bagian penting dalam memastikan

bahwa suatu acara berjalan lancar, sukses, dan memenuhi tujuan yang
diinginkan. Proses perencanaan ini melibatkan serangkaian langkah sistematis
yang mencakup berbagai aspek yang perlu diperhatikan. Berikut adalah tahap
perencanaan event yang umumnya diterapkan:

1. Perumusan Tujuan: Tahap pertama dalam perencanaan event adalah

merumuskan tujuan atau sasaran yang ingin dicapai dengan
menyelenggarakan acara tersebut. Tujuan dapat berkisar dari

2
Imam Marsudi, 2019, The Contribution of Sports Event to The Income Level of Locals Around, Jurusan
Pendidikan dan Kepelatihan Olahraga, Fakultas Ilmu Keolahragaan, Universitas Negeri Surabaya, Indonesia
https://journal.unnes.ac.id/sju/index.php/peshr/article/download/9531/6037/
 peningkatan kesadaran, penggalangan dana, pendidikan, hiburan, atau
tujuan lainnya.

2. Penentuan Anggaran: Setelah menetapkan tujuan, langkah selanjutnya

adalah menentukan anggaran yang tersedia untuk acara tersebut.
Anggaran mencakup semua biaya yang diperlukan untuk lokasi,
perizinan, dekorasi, vendor, promosi, dan lain-lain.

3. Pemilihan Lokasi: Lokasi acara harus dipilih dengan cermat.

Pertimbangan mencakup kapasitas, fasilitas, aksesibilitas, dan kesesuaian
dengan tema atau jenis acara yang akan diadakan.

4. Jadwal atau Timeline: Membuat jadwal atau timeline yang merinci

semua kegiatan yang akan dilakukan sepanjang event. Ini mencakup
waktu mulai, waktu berakhir, sesi atau presentasi, istirahat, hiburan, dan
aktivitas lainnya

5. Pemilihan Vendor dan Kontraktor: Memilih vendor dan kontraktor yang

dibutuhkan untuk menyediakan layanan dan peralatan, seperti katering,
sound system, dekorasi, dan lain-lain. Kontrak dan perjanjian harus
diajukan dan ditinjau dengan cermat.

6. Promosi dan Pemasaran: Mengembangkan strategi promosi dan

pemasaran untuk menjangkau target audiens yang tepat. Ini mencakup
penggunaan media sosial, situs web, iklan, brosur, dan media promosi
lainnya.

7. Perencanaan Keselamatan dan Keamanan: Membuat rencana

keselamatan dan keamanan yang mencakup langkah-langkah untuk
mengatasi tindakan darurat, pengaturan lalu lintas, pengawasan tamu,
dan aspek keamanan lainnya selama acara.

8. Manajemen Tim: Memastikan semua anggota tim dan sukarelawan

terkoordinasi dengan baik. Setiap anggota tim memiliki tanggung jawab
tertentu yang harus dilaksanakan selama event.

9. Evaluasi Pasca-acara: Setelah acara selesai, langkah terakhir adalah

mengevaluasi keberhasilan acara dan memeriksa apakah tujuan telah
 tercapai. Umpan balik dari peserta juga harus dihargai dan dievaluasi
untuk perbaikan di masa mendatang.

Tahap perencanaan event memerlukan perhatian yang cermat terhadap

detail dan koordinasi yang baik antara berbagai aspek. Dengan perencanaan
yang matang, penyelenggara event dapat meningkatkan peluang kesuksesan dan
memberikan pengalaman yang memuaskan bagi peserta atau pengunjung acara3.

C. Media Promosi Event

Media promosi event adalah alat yang penting untuk meningkatkan

kesadaran dan partisipasi dalam sebuah acara atau kegiatan. Berikut adalah
beberapa media promosi event yang dapat digunakan:

1. Situs Web Acara: Membuat situs web khusus untuk acara Anda
adalah cara efektif untuk memberikan informasi rinci tentang
acara, seperti tanggal, lokasi, pembicara, dan program. Pastikan
situs web tersebut ramah mobile dan mudah dinavigasi.

2. Sosial Media: Platform media sosial seperti Facebook, Twitter,

Instagram, dan LinkedIn adalah alat yang kuat untuk
mempromosikan acara Anda. Buat posting reguler, gunakan tagar
(#) yang relevan, dan ajak peserta untuk berbagi informasi tentang
acara.

3. Email Marketing: Kirim undangan acara dan pembaruan melalui

email kepada daftar kontak Anda. Pastikan pesan email Anda
menarik dan mencakup tautan langsung ke pendaftaran atau situs
web acara.

4. Media Sosial Live: Gunakan siaran langsung di platform seperti

Facebook Live, Instagram Live, atau YouTube Live untuk
memberikan sneak peek atau konten eksklusif seputar acara Anda.
Hal ini dapat membangkitkan minat dan partisipasi.

5. Brosur dan Materi Promosi Cetak: Cetak brosur, pamflet, poster,

dan selebaran yang mencantumkan informasi tentang acara.

3
Kaplanidou, Kyriaki. 2010. The Meaning and Measurement of a Sport Event Experience Among Active Sport
Tourists. University of Florida Christine Vogt Michigan State University Journal of Sport Management, 2010,
544-56
 Sebarkan materi ini di tempat-tempat strategis seperti pusat
perbelanjaan, pusat komunitas, atau kantor.

6. Iklan Berbayar: Gunakan iklan berbayar di platform seperti Google

Ads, Facebook Ads, atau Instagram Ads untuk mempromosikan
acara Anda secara lebih luas dan menargetkan audiens yang
relevan.

7. Undangan Media Massa: Kirimkan rilis pers dan undangan ke

media lokal dan industri yang relevan untuk mendapatkan liputan
pers tentang acara Anda.

8. Pendaftaran Online: Gunakan platform pendaftaran online yang

memudahkan peserta untuk mendaftar dan membayar biaya acara.
Platform ini juga memungkinkan Anda untuk melacak jumlah
pendaftar.

9. Pemasaran Influencer: Kolaborasi dengan influencer atau tokoh

terkenal dalam industri atau komunitas yang relevan untuk
mempromosikan acara Anda.

10. Acara Pra-Event: Adakan acara pra-event, seperti webinar atau

pertemuan online, untuk membangun minat sebelum acara utama.

11. Pemberian Tiket Diskon: Tawarkan tiket diskon atau kode promo
kepada peserta yang merujuk teman atau keluarga untuk
mendaftar.

12. Pemasaran Melalui Pesan Teks: Kirimkan pengingat atau informasi

penting tentang acara melalui pesan teks kepada peserta yang
sudah terdaftar.

13. Sponsor dan Mitra: Libatkan sponsor atau mitra yang dapat
membantu mempromosikan acara Anda melalui jaringan mereka.

14. Grup Diskusi Online: Bergabung dengan grup diskusi online yang
terkait dengan topik acara Anda dan berpartisipasi aktif dalam
percakapan untuk mempromosikan acara.
 15. Dunia Nyata: Gunakan materi promosi fisik seperti spanduk,
baliho, atau stiker pada tempat-tempat yang ramai, terutama di
sekitar lokasi acara.

Penting untuk mempertimbangkan target audiens Anda dan menciptakan

strategi promosi yang sesuai dengan demografi dan preferensi mereka.
Kombinasi berbagai media promosi event dapat membantu meningkatkan
partisipasi dan kesuksesan acara Anda.

D. Proses Perencanaan Event

Proses perencanaan event melibatkan serangkaian langkah dan tahapan

yang diperlukan untuk merencanakan, mengorganisir, dan mengelola acara
dengan sukses. Berikut adalah beberapa langkah dalam proses perencanaan
event:

1. Perumusan Tujuan dan Sasaran: Langkah pertama adalah merumuskan

tujuan dan sasaran acara. Apa yang ingin dicapai dengan
menyelenggarakan acara tersebut? Tujuan ini akan membimbing seluruh
perencanaan.

2. Penentuan Anggaran: Menetapkan anggaran yang tersedia untuk acara

tersebut. Ini mencakup semua biaya, termasuk lokasi, perizinan,
peralatan, hiburan, promosi, dan lain-lain4.

3. Penentuan Tanggal dan Lokasi: Memilih tanggal dan lokasi yang sesuai
dengan jenis acara, target audiens, dan tema yang diinginkan. Lokasi
harus memiliki kapasitas yang memadai dan fasilitas yang sesuai.

4. Pemilihan Vendor dan Kontraktor: Memilih vendor, kontraktor, dan

pemasok yang dibutuhkan untuk menyediakan layanan dan peralatan
seperti katering, dekorasi, sound system, dan lain-lain. Kontrak dan
perjanjian dengan vendor harus diajukan dan ditinjau dengan cermat.

5. Rencana Pemasaran dan Promosi: Mengembangkan strategi pemasaran

dan promosi untuk menjangkau target audiens yang tepat. Ini mencakup
penggunaan media sosial, situs web, iklan, dan alat promosi lainnya.

4
HTI, (2015). Indonesia Congress of Muslim Students. Diakses tanggal 10/22/2023 dari www.hizbut-
tahrir.or.id
 6. Pembuatan Jadwal Acara: Membuat jadwal atau timeline yang merinci
semua kegiatan yang akan dilakukan selama event. Ini mencakup waktu
mulai, waktu berakhir, sesi presentasi, hiburan, dan aktivitas lainnya.

7. Manajemen Keselamatan dan Keamanan: Membuat rencana keselamatan

dan keamanan yang mencakup tindakan darurat, pengaturan lalu lintas,
pengawasan tamu, dan tindakan keamanan lainnya yang diperlukan
selama acara.

8. Koordinasi Tim: Memastikan semua anggota tim dan sukarelawan

terkoordinasi dengan baik. Setiap anggota tim memiliki tanggung jawab
tertentu yang harus dilaksanakan selama event.

9. Evaluasi Pasca-acara: Setelah acara selesai, langkah terakhir adalah

mengevaluasi keberhasilan acara dan memeriksa apakah tujuan telah
tercapai. Umpan balik dari peserta juga harus dihargai dan dievaluasi
untuk perbaikan di masa mendatang5.

Proses perencanaan event memerlukan perhatian terhadap detail,

manajemen yang efisien, dan koordinasi yang baik antara berbagai pihak yang
terlibat6. Dengan melalui langkah-langkah ini, penyelenggara event dapat
meningkatkan peluang kesuksesan dan memastikan bahwa acara berjalan sesuai
dengan rencana.

E. Pencarian Informasi Pengelolaan Event

Pencarian informasi pengelolaan event dapat menjadi langkah awal yang

sangat penting dalam merencanakan dan mengelola sebuah acara. Informasi
yang diperoleh dari berbagai sumber dapat membantu penyelenggara acara
untuk membuat keputusan yang lebih baik, merumuskan strategi yang efektif,
dan mengatasi berbagai tantangan yang mungkin muncul selama proses
perencanaan dan pelaksanaan event7. Berikut adalah beberapa sumber informasi
yang dapat digunakan dalam pengelolaan event:
5
Rosyidi, I. (2009) Pentingnya Human Relations dalam Kegiatan Kehumasan. Ilmu Dakwah: Academic Journal
for Homiletic Studies. 4(13) 2009 571-594
6
Innaka Dwi Hasanti, 2019, Analisis Komunikasi Organisasi Antara Event Project Team dan Account
Executive di Event Organizer Twisbless, Vol. 8 No. 1/Juni 2019 ISSN 2303-1700
https://jurnal.kominfo.go.id/index.php/komunika/article/view/2072/1113
7
Didit Siswodwiatmoko, 2023, Fenomena Revenge Tourism Pada Industri MICE Di Indonesia(Studi Kasus
Pada Exhibition Event di Indonesia), Politeknik Multimedia Nusantara,kurniawan.gilang@mnp.ac.id ,
https://jurnal.pnj.ac.id/index.php/bis/article/view/5894/3012
 Buku dan Panduan: Buku dan panduan tentang manajemen event adalah
sumber informasi dasar yang dapat memberikan panduan langkah demi langkah
dalam merencanakan dan mengelola acara. Buku ini bisa mencakup topik seperti
perencanaan, anggaran, pemasaran, manajemen waktu, dan aspek-aspek penting
lainnya.

Internet: Internet adalah sumber informasi yang sangat luas. Anda dapat
mencari panduan, template, dan sumber daya lainnya untuk pengelolaan event di
berbagai situs web, forum diskusi, blog, dan saluran media sosial yang relevan.

Asosiasi Profesional: Banyak asosiasi profesional di bidang event

management, seperti International Live Events Association (ILEA) atau Meeting
Professionals International (MPI), menyediakan sumber daya dan informasi
yang berguna bagi para profesional dalam industri ini.

Konsultan atau Pelatihan: Menggunakan jasa konsultan event atau

mengikuti pelatihan terkait event management dapat memberikan pandangan
yang lebih mendalam tentang prinsip-prinsip dan praktik terbaik dalam industri
ini.

Pengalaman dan Best Practice: Melihat kembali pengalaman

penyelenggaraan event sebelumnya, baik yang sukses maupun yang tidak
berhasil, dapat memberikan wawasan berharga. Anda dapat mempelajari apa
yang telah berfungsi dan apa yang perlu diperbaiki untuk acara mendatang.

Media dan Publikasi Terkait Event: Informasi tentang event tertentu dapat
ditemukan dalam media dan publikasi yang terkait dengan industri atau jenis
acara tersebut. Ini dapat mencakup laporan berita, ulasan, dan dokumentasi
sebelumnya tentang event serupa.

Wawancara dengan Profesional: Berbicara dengan profesional yang

memiliki pengalaman dalam mengelola acara serupa dapat memberikan
wawasan dan saran berharga.

Pusat Sumber Daya dan Pameran Event: Beberapa kota besar memiliki
pusat sumber daya event atau pameran yang menawarkan informasi tentang
penyedia layanan event, teknologi, dan sumber daya lain yang tersedia.
 Dalam pencarian informasi pengelolaan event, penting untuk mencari
sumber informasi yang dapat dipercaya dan relevan dengan jenis acara yang
akan Anda kelola8. Kombinasi dari berbagai sumber informasi ini dapat
membantu Anda merencanakan dan mengelola acara dengan lebih baik,
meningkatkan kesempatan kesuksesan, dan mengurangi risiko kesalahan.

F. Penyelenggaraan Event yang Efektif

Penyelenggaraan event yang efektif memerlukan perencanaan yang matang

dan pelaksanaan yang terorganisir9. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat
membantu dalam melaksanakan event dengan efektif10:

1. Perencanaan yang Matang: Tahap perencanaan yang kuat adalah kunci

kesuksesan penyelenggaraan event. Rencanakan semua detail, termasuk
tujuan, anggaran, lokasi, vendor, jadwal, dan rencana pemasaran.

2. Tim yang Kompeten: Memiliki tim yang terdiri dari individu yang
kompeten dan berpengalaman dalam berbagai aspek event management
adalah kunci untuk penyelenggaraan event yang efektif. Pastikan setiap
anggota tim memahami peran dan tanggung jawab mereka.

3. Pemantauan dan Pengawasan: Selama event, pastikan ada sistem

pemantauan dan pengawasan yang efisien untuk memastikan bahwa
semua aspek acara berjalan sesuai rencana.

4. Koordinasi yang Baik: Koordinasi yang efektif antara berbagai pihak,

termasuk vendor, sukarelawan, dan staf, sangat penting. Pastikan
komunikasi berjalan lancar dan semua orang tahu apa yang diharapkan
dari mereka.

5. Pemecahan Masalah yang Cepat: Selalu ada kemungkinan masalah

muncul selama event. Anda perlu memiliki rencana darurat dan
kemampuan untuk mengidentifikasi, mengevaluasi, dan memecahkan
masalah dengan cepat.

8
Indrajaya, Titus. (2015). Potensi Industri MICE (Meeting, Incentive, Conference And Exibition) di
Kota Tangerang Selatan, Provinsi Banten. Jurnal Ilmiah WIDYA, Vol. 3, No. 2
9
Abdul Kholik, 2021, Special Event Management : Implementasi Penyelenggaraan Event di Sektor Sosial,
Pendidikan Dan Bisnis, universitas negeri Jakarta, https://doi.org/10.51170/jb.v1i2.167

10
Amalia. 2017. Strategi Komunikasi Pemasaran Event Organizer Silent Studio Medan dalam Mendapatkan
Kepercayaan Pelanggan. Medan : Universitas Medan Area. 34
 6. Kepuasan Peserta: Fokus pada kepuasan peserta atau pengunjung acara.
Pastikan mereka merasa dihargai, terinformasi, dan mendapatkan
pengalaman positif.

7. Evaluasi Pasca-acara: Setelah event selesai, lakukan evaluasi

menyeluruh untuk mengidentifikasi apa yang berhasil dan apa yang perlu
ditingkatkan di masa mendatang.

8. Manajemen Anggaran yang Bijak: Selalu perhatikan anggaran dan

pastikan bahwa pengeluaran berada dalam batas yang telah ditentukan.
Manajemen anggaran yang bijak adalah kunci untuk mencapai tujuan
acara tanpa melebihi anggaran.

9. Pemasaran yang Efektif: Mengembangkan strategi pemasaran yang

efektif untuk menjangkau target audiens yang tepat adalah penting.
Gunakan media sosial, situs web, email, dan alat promosi lainnya dengan
bijak11.

10. Penghargaan untuk Tim dan Kontributor: Jangan lupakan untuk

menghargai dan memberikan penghargaan kepada tim Anda dan semua
pihak yang telah berkontribusi pada kesuksesan acara.

Penyelenggaraan event yang efektif memerlukan perencanaan yang matang,

manajemen yang efisien, dan fokus pada kepuasan peserta. Dengan pendekatan
yang cermat dan disiplin dalam proses penyelenggaraan, Anda dapat
meningkatkan peluang kesuksesan dan menciptakan pengalaman yang positif
bagi semua yang terlibat dalam acara tersebut.

Kesimpulan

Kesimpulan dari perencanaan penyelenggaraan event adalah bahwa perencanaan

yang matang dan pelaksanaan yang terorganisir adalah kunci untuk kesuksesan sebuah
acara. Proses perencanaan yang efektif melibatkan tahap perumusan tujuan, penetapan
anggaran, pemilihan lokasi, vendor, dan kontraktor, serta pengembangan strategi
pemasaran yang kuat.

11
Ulfi Maranisya, 2023, Pengaruh Kualitas Penyelenggaraan Acara Musik Terhadap Kepuasan Penonton
Konser NCT 127, Universitas Nasional Jakarta, VOLUME 6, ISSUE 1, file:///C:/Users/niken/Downloads/267-
270+kONSER,+ULFI+DELEN+57972.pdf
 Selain itu, koordinasi yang baik antara tim, pemantauan dan pengawasan yang
efisien selama acara, serta kemampuan untuk mengatasi masalah dengan cepat sangat
penting. Fokus pada kepuasan peserta atau pengunjung acara, manajemen anggaran
yang bijak, dan evaluasi pasca-acara adalah langkah-langkah penting dalam
menjalankan event dengan efektif.

Dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen yang baik, penyelenggaraan event

dapat menjadi pengalaman yang sukses, memuaskan, dan berkesan bagi semua pihak
yang terlibat. Dengan evaluasi pasca-acara, pengalaman ini dapat ditingkatkan untuk
acara mendatang, menciptakan standar yang lebih tinggi dalam penyelenggaraan event.

Daftar Pustaka

Gammon, Sean. 2011. Sports events: Typologies, People and Place. In: The
Routledge Handbook of Events. pp. 104-118. Routledge

Imam Marsudi, 2019, The Contribution of Sports Event to The Income Level
of Locals Around, Jurusan Pendidikan dan Kepelatihan Olahraga, Fakultas Ilmu
Keolahragaan, Universitas Negeri Surabaya, Indonesia
https://journal.unnes.ac.id/sju/index.php/peshr/article/download/9531/6037/

Kaplanidou, Kyriaki. 2010. The Meaning and Measurement of a Sport Event

Experience Among Active Sport Tourists. University of Florida Christine Vogt
Michigan State University Journal of Sport Management, 2010, 544-566

HTI, (2015). Indonesia Congress of Muslim Students. Diakses tanggal

10/22/2023 dari www.hizbut-tahrir.or.id

Rosyidi, I. (2009) Pentingnya Human Relations dalam Kegiatan Kehumasan.

Ilmu Dakwah: Academic Journal for Homiletic Studies. 4(13) 2009 571-594

Innaka Dwi Hasanti, 2019, Analisis Komunikasi Organisasi Antara Event

Project Team dan Account Executive di Event Organizer Twisbless, Vol. 8 No. 1/Juni
2019 ISSN 2303-1700
https://jurnal.kominfo.go.id/index.php/komunika/article/view/2072/1113

Didit Siswodwiatmoko, 2023, Fenomena Revenge Tourism Pada Industri

MICE Di Indonesia(Studi Kasus Pada Exhibition Event di Indonesia), Politeknik
Multimedia Nusantara,kurniawan.gilang@mnp.ac.id ,
https://jurnal.pnj.ac.id/index.php/bis/article/view/5894/3012
 Indrajaya, Titus. (2015). Potensi Industri MICE (Meeting, Incentive,
Conference And Exibition) di Kota Tangerang Selatan, Provinsi Banten. Jurnal
Ilmiah WIDYA, Vol. 3, No. 2

Abdul Kholik, 2021, Special Event Management : Implementasi

Penyelenggaraan Event di Sektor Sosial, Pendidikan Dan Bisnis, universitas negeri
Jakarta, https://doi.org/10.51170/jb.v1i2.167

Amalia. 2017. Strategi Komunikasi Pemasaran Event Organizer Silent Studio

Medan dalam Mendapatkan Kepercayaan Pelanggan. Medan : Universitas Medan
Area. 34

Ulfi Maranisya, 2023, Pengaruh Kualitas Penyelenggaraan Acara Musik

Terhadap Kepuasan Penonton Konser NCT 127, Universitas Nasional Jakarta,
VOLUME 6, ISSUE 1, file:///C:/Users/niken/Downloads/267-270+kONSER,
+ULFI+DELEN+57972.pdf