Oleh:
Kelompok 9
Dosen Pengampu:
Dr. Erny Roesminingsih, M.Si
Aditya Chandra Setiawan, S.Pd., M.Pd
MANAJEMEN PENDIDIKAN
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA
2021
KATA PENGANTAR
Puji syukur kita haturkan kepada Allah Swt. yang telah memberikan
rahmat dan hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah
“PEMBENTUKAN STURKTUR ORGANISASI MANAJEMEN PROYEK”
dalam waktu yang tepat. Makalah ini ditulis untuk memenuhi tugas mata kuliah
Manajemen Proyek, serta kami dapat belajar lebih jauh apa saja materi-materi dan
komponen-komponen dalam mata kuliah ini.
Penulis
i
DAFTAR ISI
ii
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Proses pengelolaan proyek harus melalui suatu perencanaan seperti
diorganisasi, diarahkan, dikoordinasi, dan dikontrol dengan baik agar
supaya tujuan dapat tercapai dengan baik secara efisien dan efektif.
Adapun langkah-langkah yang mengantarkan orang kepada manajemen
proyek adalah, Perlu mengidentifikasi kesempatan berusaha atau
melakukan kegiatan kegiatan investasi yang biasanya diwujudkan dalam
bentuk proyek, Menghayati karakteristik serta batasan-batasan proyek
sebelum mengambil keputusan untuk mengadakan suatu investasi proyek,
Menyadari bahwa manajemen proyek perlu diberi wadah dalam suatu
organisasi tertentu.
Berbicara mengenai manajemen proyek, hal ini tentunya tidak
terlepas dari adanya perkembangan yang cukup pesat dalam dunia industri
dan teknologi informasi. Perkembangan yang cukup pesat ini
menyebabkan pihak manajemen proyek harus mampu mengelola sumber
daya yang dimiliki untuk menghasilkan produk yang berkualits tinggi dan
mampu bersaing dipasar. Suatu perusahaan tidak terlepas dari suatu
kegiatan pengorganisasian dalam melaksanakan proyek. Proses
pengorganisasian, sebagai suatu cara dimana kegiatan organisasi
dialokasikan dan ditugaskan di antara para anggotanya agar tujuan
organisasi dapat tercapai dengan efisien. Pengorganisasian (organizing)
merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan
tujuan organisasi, menggerakkan sumber daya yang dimilikinya, serta
lingkungan yang melingkupinya.
Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan membuat
suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Proses ini akan tercermin pada
struktur organisasi yang mencakup aspek-aspek penting organisasi dan
proses pengorganisasian, yaitu pembagian kerja, departementalisasi, bagan
organisasi formal, rantai perintah dan kesatuan perintah, tingkat-tingkat
1
hirarki manajemen, saluran komunikasi, penggunaan komite, dan rentang
manajemen dan kelompok-kelompok informal yang tidak dapat
dihindarkan.
B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian organisasi proyek?
2. Bagaimana struktur organisasi manajemen proyek?
3. Apa saja macam-macam organisasi proyek?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian dari organisasi proyek
2. Untuk mengetahui struktur organisasi manajemen proyek
3. Untuk mengetahui macam-macam organisasi proyek
2
BAB II
PEMBAHASAN
3
3. Penentuan wewenang dan tanggung jawab
Agar hasil pekerjaan sesuai dengan harapan, maka kelompok yang
menerima pekerjaan harus mengetahui batas wewenang dan tanggung
jawabnya. Gunanya untuk menghindari tumpang tindih dan duplikasi.
Setelah itu masing-masing kelompok mulai melaksanakan
pekerjaannya
4. Menyusun mekanisme pengendalian
Adanya mekanisme koordinasi agar semua bagian pekerjaan proyek
yang ditangani oleh para peserta tersebut dapat bergerak menuju
sasaran secara sinkron
B. Struktur Organisasi Proyek
Menurut Hobbs dan Menard (Hobbs, 1993) mengidentifikasi 7
faktor yang berpengaruh dalam pemilihan struktur organisasi manajemen
proyek yakni:
1. Ukuran proyek
2. Kebijakan strategis
3. Kebutuhan terhadap inovasi terbaru
4. Kebutuhan terhadap integrasi (jumlah departemen yang terlibat)
5. Kompleksitas lingkungan
6. Konstrain waktu dan anggaran
7. Stabilitas permintaan sumber daya
4
yang jelas
3) Arus informasi dan pelaporan bersifat vertikal
4) Hubungan kerja horizontal diatur dengan prosedur kerja,
kebijakan (policy) dan petunjuk pelaksanaan
5) Mekanisme koordinasi antar unit, bila diperlukan dilakukan
dengan rapat-rapat atau membentuk panitia perwakilan
b. Keuntungan pengelompokkan dan pengelolaan kegiatan
1) Memudahkan pengawasan karena personil hanya melapor
kepada satu atasan
2) Adanya potensi meningkatkan ketrampilan dan keahlian
individu serta kelompok untuk menjadi spesialis pada
bidangnya
3) Konsentrasi perhatian personil terpusat pada sasaran bidang
yang bersangkutan
4) Penggunaan sumber daya yang makin efisien sebagai akibat
pekerjaan yang sejenis dan berulang-ulang
5) Memudahkan pengendalian kinerja personil serta biaya, jadwal
dan mutu produk
c. Keterbatasan organisasi fungsional
1) Cenderung memperioritaskan kinerja dan keluaran (output)
masing-masing bidang
2) Makin besar organisasi, makin panjang prosedur pengambilan
keputusan.
3) Sulit mengkoordinasi & mengintegrasikan pekerjaan yg multi
disiplin dan melibatkan banyak pihak di luar organisasi
4) Kurangnya jalur komunikasi horisontal
2. Organisasi Produk dan Area
Organisasi ini dibuat jika perusahaan merasa, bahwa jumlah dan
keanekaragaman produk terlalu besar, sehingga sulit untuk ditangani
dengan struktur fungsional
5
3. Organisasi Matriks
a. Arus pelaporan dan kegiatan selain jalur vertikal, juga terdapat
jalur horisontal
b. Manajer proyek berbagi otoritas dan tanggung jawab dengan
manajer fungsional yang telah ada
4. Organisasi Proyek
a. Selain arus vertikal, dipakai juga arus horisontal
b. Manajer proyek adalah penanggung jawab tunggal atas
terselenggaranya proyek
c. Pendekatan sistem dalam perencanaan dan implementasi
Pendekatan yang dipergunakan untuk membahas struktur
organisasi proyek adalah dengan mengidentifikasi dan menganalisis
struktur organisasi di atas yang digolongkan menjadi 3, yakni:
6
3. Organisasi Proyek Matriks (OPM)
Organisasi proyek matriks dimaksudkan untuk mengambil segi-
segi positif struktur fungsional dan OPMi dari sudut pandang
perusahaan secara menyeluruh dalam menangani proyek. Pada OPM
tergabung dua unsur dasar, yaitu unsur organisasi fungsional dan proyek
7
Susunan Organisasi Proyek Fungsional:
General Manager
Pemasara
Keuangan Produksi Personalia n
PPIC
Kualitas
8
f. Organisasi proyek memiliki kesatuan komando, anggota yang
terlibat dalam proyek hanya bertanggung jawab pada satu atasan
Kekurangan Organiasi Proyek Murni
a. Seringkali manager proyek menumpuk sumber daya secara
berlebihan untuk mndapatkan dukungan teknis dan teknologi saat
diperlukan
b. Bila proyek selesai akan terdampak pada pekerja proyek Ketidak
konsistennya prosedur bisa sering terjadi dengan memakai alasan
Susunan Organisasi Proyek Murni:
Pimpinan
Perusahaan
Divisi Administrasi Divisi Divisi
Proyek Umum Engineering Pemasaran
Engineering Konstruksi
Pengendalian Pengadaan
9
a. Proyek memiliki satu orang khusus yang memiliki tanggung jawab
mengelola proyek agar proyek dapat terselesaikan dalam waktu
yang tepat
b. Organisasi matriks melekat pada unit fungsional organisasi maka
dalam organisasi ini anggota memiliki potensi yang dibutuhkan
disetiap unit fungsional.
c. Memiliki akses perwakilan dari divisi admisnitrasi perusahaan
d. Organisasi matriks memiliki kontribusi sumber daya yang lebih
seimbang untuk mencapai berbagai target dari beberapa proyek
e. Tidak adanya permasalahan tentang nasib pekerja proyek, karena
jika proyek sudah selesai anggota yang terlibat dpat kembali
bekerja pada unit fungsional
Kekurangan Organisasi Proyek Matriks:
a. Perpindahan sumber daya dari satu proyek lain dalam rangka
memnuhi jadwal proyek dapat meningkatkan persainagn antar
manajemen proyek.
b. Dalam manajemen matriks melanggar prinsip utama dari
manajemen yaitu kesatuan komando (unity of command)
Susunan Organisasi Proyek Matriks:
Proyek Internasional
Safety dan
Personalia Pengendalian
Elektrik
10
STUDI KASUS
ANALISIS PERANCANGAN STRUKTUR ORGANISASI
PENYELENGGARAAN PROYEK PEMBANGUNAN
PELABUHAN PATIMBAN
Proyek pembangunan Pelabuhan Patimban berlokasi di Desa Patimban,
Kabupaten Subang, Provinsi Jawa Barat. Kondisi eksisting Pelabuhan Patimban
hanya memiliki struktur bangunan pelabuhan berupa trestle sepanjang 570 meter
dengan konstruksi deck on pile dan causeway sepanjang 570 meter, dan
selebihnya lahan masih merupakan green field area yang memerlukan
pembebasan tanah untuk rencana pengembangan pelabuhan. Pelabuhan Patimban
akan melayani petikemas (container terminal) dengan kapasitas 800.000 TEUs
dan terminal mobil (car terminal) dengan kapasitas 360.000 CBU kendaraan.
Tahapan pengembangan Pelabuhan Patimban yaitu tahap 1 fase 1
direncanakan dapat mulai konstruksi pada Tahun 2018 dan mulai beroperasi pada
Tahun 2019. Skema pendanaan pembangunan menggunakan APBN dan pinjaman
Luar Negeri dari Pemerintah Jepang. Penanggung jawab proyek ini adalah
Kementerian Perhubungan, karena berdasarkan perundang-undangan penyediaan
infrastruktur pelabuhan oleh Pemerintah diselenggarakan oleh Kementerian
Perhubungan. Pembangunan pelabuhan ini merupakan strategi Pemerintah untuk
mengurangi kelebihan kapasitas di Pelabuhan Tanjung Priok. Pembangunan
Pelabuhan Patimban ini diharapkan juga dapat menjadi stimulator pengembangan
wilayah di daerah kabupaten Subang.
Berdasarkan pemahaman konsep manajemen konstruksi, data dari sudut
pandang aktifitas pekerjaan diteliti untuk mengetahui bentuk struktur
organisasinya. Pada Gambardi bawah ini dapat dilihat work breakdown structure
proyek pembangunan Pelabuhan Patimban.
11
Perancangan struktur organisasi proyek Pelabuhan Patimban perlu
dirancang dengan struktur yang rigid dan terkontrol ketat oleh penanggung jawab
proyek, terlebih adanya tuntutan dari Bapak Presiden RI agar pembangunan
berjalan cepat untuk mengejar pengoperasian pelabuhan pada awal Tahun 2019.
Perancangan struktur organisasi proyek didasarkan pada hasil pengumpulan data
dan informasi yang telah dilakukan dan juga perancangan WBS proyek diatas.
Pada Gambar di bawah ini dapat dilihat hasil perancangan struktur organisai
proyek pembangunan Pelabuhan Patimban.
12
Dari pembahasan di atas, maka dapat disimpulkan beberapa hal untuk
menjabarkan struktur organisasi proyek dan juga peranan stakeholder sebagai
berikut:
a. Bentuk struktur organisasi pembangunan pelabuhan patimban diidentifikasi
merupakan struktur organisasi lini karena hubungan antara pemberi tugas dan
pelaksana tugas masih bersifat langsung melalui 1 garis wewenang yaitu dari
Kementerian Perhubungan yang mendelegasikan wewenang kepada Satuan
Kerja Pelabuhan Patimban kepada para penyedia jasa;
b. Peranan stakeholders yang ditunjukkan dalam struktur organisasi, sebagai
berikut:
1) Presiden RI, pemegang kekuasaan tertinggi terhadap penyelenggaraan
proyek;
2) Kementerian Perhubungan, penanggungjawab proyek;
3) Kementerian terlait lainnya, pembantu pemenuhan kebutuhan
Kementerian Perhubungan terkait hal teknis di Kementerian lain;
4) Satuan Kerja Pelabuhan Patimban, pelaksana teknis yang terlibat langsung
dalam proyek dari pihak pemilik proyek;
5) Konsultan Perencana, penyusun dokumen-dokumen yang dibutukan dalam
perencanaan proyek;
6) Pemerintah Daerah, penanggungjawab atas pembebasan tanah di lokasi
proyek;
7) Tim Pelelangan, pelaksana pelelangan dari Kementerian Perhubungan
dalam penyediaan penyedia jasa;
8) Kontraktor, pelaksana pembangunan Pelabuhan Patimban;
9) Konsultan Pengawas, mengawasi sejak awal sampai akhir pelaksanaan
konstruksi.
13
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Organisasi proyek adalah sebagai sarana dalam pencapaian tujuan
dengan mengatur dan mengorganisasi sumber daya, tenaga kerja, material,
peralatan dan modal secara efektif dan efisien dengan menerapkan sistem
manajemen sesuai kebutuhan proyek. Organisasi Fungsional terdiri dari
susunan dari satuan-satuan yang menangani tugas spesifik yang sesuai
dengan kebutuhan organisasi serta dilengkapi dengan sub-ordinat.
Organisasi proyek jenis fungsional ini sering dijumpai pada lembaga
swasta maupuan birokrasi pemerintah. Organisasi proyek murni memiliki
bagian tersendiri dari organisasi fungsional perusahaan. Organisasi matrik
merupakan gabungan dari organisasi proyek fungsional dan organisasi
proyek murni, perbedaanya organisasi proyek matriks didalamnya
diperkenalkan dengan seorang koordinator. Koordinator tersebut masih
bertugas dalam satuan organisasi ataupuan dalam departemen
fungsionalnya
B. Saran
Kami beharap makalah ini dapat menambah wawasan bagi para
pembaca agar tergugah untuk terus dapat meningkatkan kualitas sumber
daya manusia dalam usahanya, dan dapat menambah pengetahuan bagi
rekan- rekan mahasiswa. Kritik dan saran dari pembaca yang sifatnya
membangun sangat kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini.
14
DAFTAR PUSTAKA
15