RANCANGAN ORGANISASI DAN ANALISIS PEKERJAAN

Dosen Pengampu : Edi Epron Sihombing, S.Sos, M.AP

Disusun Oleh :

1. Okta Rosdiana Lingga (202009031)

2. Rika Handayani Hasibuan (202009032)
3. Siti Holijah Pane (202009033)

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS GRAHA NUSANTARA KOTA PADANG SIDEMPUAN

TAHUN 2022

1
 Kata Pengantar

Syukur Alhamdulillah senantiasa kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan
rahmat dan karunianya, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini guna memenuhi tugas
kelompok untuk mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia dengan judul:Rancangan
Organisasi dan Analisis Pekerjaan”Kami menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini jauh dari kata
sempurna dikarenakan terbatasnya pengalaman dan pengetahuan yang kami miliki. Oleh karena
itu kami mengharpkan segala bentuk saran serta masukan bahkan kritk yang membangun dari
berbagai pihak. Akhirnya kami berharap semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi
perkembangan dunia pendidikan.

Padang Sidempuan, Juni 2022

Penulis

1
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar.......................................................................................................................1

Daftar Isi..................................................................................................................................2

BAB I PENDAHULUAN........................................................................................................3

1.1.Latar Belakang..................................................................................................................3

1.2.Rumusan Masalah.............................................................................................................4

1.3.Tujuan.................................................................................................................................4

BAB II PEMBAHASAN..........................................................................................................5

1.2.1.RANCANGAN ORGANISASI......................................................................................5

A. Apa itu rancangan organisasi............................................................................................5

B.Bagaimana pengaruh situasional pada rancangan organisasi.........................................5

C.Apa saja strategi dan rancangan organisasi......................................................................7

D.Apa saja persoalan yang muncul dalam rancangan organisasi.......................................8

1.2.2. ANALISIS PEKERJAAN..............................................................................................9

A.Apa itu analisis pekerjaan ...................................................................................................9

B.Apa saja jenis analisis pekerjaan.......................................................................................14

C.Bagaimana metode dalam mengumpulkan analisis pekerjaan.......................................15

BAB III PENUTUP..................................................................................................................17

A.Kesimpulan...........................................................................................................................17

Daftar Pustaka.........................................................................................................................18

BAB I

2
 PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Organisasi adalah sebuah wadah yang di dalamnya terdapat satu atau dua orang lebih yang
memiliki tujuan bersama. Dalam sebuah organisasi dibutuhkan suatu analisis yang tepat dan
terukur agar tujuan yang telah di tetapkan dapat tercapai sesuai dengan yang diharapkan, salah
satunya melalui membuat suatu planning(Rancangan) organisasi. Rancangan organisasi adalah
suatu proses untuk merancang struktur formal,mengelompokkan dan mengatur, serta membagi
tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan
efisien. Manusia merupakan unsur terpenting dalam pengorganisasian karena manusia terdapat
didalam tugas-tugas yang saling berhubungan.Stuktur organisasi dapat didefinisikan sebagai
mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan
kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan antara fungsi atau orang-orang yang
menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam
organisasi. Struktur ini mengandung unsur koordinasi,sentralisasi atau desentralisasi.

Pengorganisasian dalam konteks perubahan sosial menjadi titik strategis yang harus
menjadi perhatian dengan seksama. Keberhasilan mencapai titik perubahan akan sangat ditentukan
oleh pengorganisasian. Tanpa suatu pengorganisasian yang kuat,memadai dan sistematis maka
perubahan sosial hanya akan bergantung pada niat baik kekuasaan, pasar politik atau situasi lain
yang tidak pasti. Satu-satunya faktor yang menentukan bahwa sebuah gerakan akan tetap berjalan
pada relnya dan dapat mencapai tujuannya adalah pengorganisasian yang dipandu oleh
kepemimpinan dan garis politik yang memihak kepada rakyat.
Sesudah kebutuhan-kebutuhan sumber daya manusia dipikirkan dan direncanakan, maka
langkah berikutnya adalah melakukan analisis dan klasifikasi pekerjaan. Analisis pekerjaan adalah
usaha yang sistematik dalam mengumpulkan, menilai dan mengorganisasikan semua jenis
pekerjaan yang terdapat dalam suatu organisasi. Berarti dalam suatu organisasi diperlukan
keberadaan sekelompok analis pekerjaan yang bertugas melakukan analisis terhadap semua
pekerjaan yang ada.

Analisis pekerjaan ini akan menghasilkan suatu daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis
mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup standar kualifikasi, yang merinci
pendidikan dan pengalaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan

3
kewajiban-kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan. Kegiatan analisis pekerjaan
merupakan hal yang sangat penting bagi suatu organisasi. Dikatakan demikian, karena berbagai
tindakan dalam pengelolaan sumber daya manusia tergantung pada informasi tentang analisis
pekerjaan yang telah dilakukan. Maka dalam makalah ini akan membahas tentang “ Rancangan
Organisasi Dan Analisis Pekerjaan” sebagai kajian untuk mengetahui apa yang dituntut oleh
pekerjaan dan tipe orang seperti apa yang harus mengerjakanya.

1.2. Rumusan Masalah

1. Apa itu rancangan organisasi?

2. Bagaimana pengaruh situasional pada rancangan organisasi?

3. Apa saja strategi dan rancangan organisasi?

4. Apa saja persoalan yang muncul dalam rancangan organisasi?

5. Apa itu analisis pekerjaan ?

6. Apa saja jenis analisis pekerjaan?

7. Bagaimana metode dalam mengumpulkan analisis pekerjaan?

1.3.Tujuan

1. Mengetahui tentang rancangan organisasi.

2. Mengetahui pengaruh situasional pada rancangan organisasi

3. Mengetahui strategi dan rancangan organisasi

4. Mengetahui dan memahami persoalan yang muncul dalam rancangan organisasi

5. Memahami jenis-jenis dari analisis pekerjaan

6. Memahami langkah-langkah utama dalam analisis pekerjaan

BAB II

PEMBAHASAN

4
1.2.1.RANCANGAN ORGANISASI

A. Pengertian Rancangan Organisasi

Perancangan Organisasi adalah sebuah usaha formal, proses yang terarah untuk
mengintegrasikan manusia, informasi dan teknologi dalam sebuah organisasi. Perancangan
organisasi di gunakan untuk mempertemukan bentuk organisasi yang sedekat mungkin dengan
tujuan yang ingin diraih oleh organisasi. Rancangan Organisasi (Organization design)
adalah keseluruhanrangkaian dari elemen structural dan hubungan di antara elemenelementer
sebut yang digunakan untuk mengelola organisasi secara total. Oleh
karenaitu, organisasi merupakan cara dalam mengimplementasikan strategi danrencana untuk
mencapai tujuan organisasi. Hampir semua organisasimengalami perubahan secara kontinu s
ebagai akibat faktor-faktor sepertisituasi dan orang. Selain itu, rancangan organisasi untuk
organisasi yang
lebih besar sangat kompleks dan memiliki banyak tingkatan dan variasi. Manajer seharusnya
tahu bahwa merancang suatu organisasi merupakan proseskeberlanjutan yang tidak pernah
selesai.

B. Bagaimana Pengaruh Situasional Pada Rancangan Organisasi

Pandangan Situasional terhadap rancangan organisasi (situasionalview of

organization design) berdasarkan asumsi bahwa rancangan optimaluntuk setiap organisasi
bergantung pada serangkaian faktor situasional yangrelevan. 4 faktor situasional dasar,
yaitu:

1. Teknologi IntiTeknologi adalah proses konversi yang digunakan untuk mengubah

input menjadi output. Hubungan antar teknologi danrancangan organisasi pertama
kali ditemukan oleh Joan Woodward. Tiga bentuk dasar dari teknologi
diidentifikasikan oleh Woodward

2. Teknologi unit atau batch kecil, yaitu produk dibuat sesuaidengan spesifikasi
konsumen atau diproduksi dengankuantitas kecil.

5
 3. Teknologi produksi massal atau batch, yaitu produk dibuatdalam jalur perakit
Teknologi proses kontinu, yaitu bahan baku mentah diubah menjadi suatu produk jadi
melalui serangkaian mesin atau proses transformasi.Pada tingkat analisis yang lebih
umum,Woodward menentukan bahwa kedua bentuk yang berlawanan (unit atau kecil
dan proseskontinu) cenderung utuk serupa dengan organisasi Sistem 4Likert,
sementara organisasi rentang menengah (kumpulan besar atau produksi massal)
menyerupai birokratis atau Sistem. Woodward juga menemukan bahwa keberhasilan
organisasi berhubungan dengan sejauh mana organisasi mengikuti pola
tertentu.Elemen lingkungan dan rancangan organisasi secara spesifik berhubungan
dengan sejumlah cara. Langkah pertama adalah mengidentifikasikan dua bentuk
lingkungan organisasi yang saling berlawanan; stabil (lingkungan yang relatif tetap
konstan selama berlalunya waktu) dan tidak stabil (merupakan subjek
dariketidakpastian dan perubahan yang cepat). Organisasi dilingkungan yang stabil
memiliki jenis rancangan yang berbeda dariorganisasi di lingkungan yang tidak stabil.

Dua jenis rancangan yang muncul adalah:

➢ Organisasi Mekanistik Bebas dari ketidakpastian, organisasi membuat struktur

aktivitasnya dalam cara yang dapat diramalkan denganmenggunakan aturan,
pekerjaan yang terspesialisasi, danotoritas yang tersentralisasi.

➢ Organisasi Organic Ditemukan pada lingkungan yang tidak stabil dan tidak
dapat diramalkan, dimana perubahan yang konstan danketidakpastian biasanya
menentukan tingkat aliran dan fleksibilitas yang lebih tinggi.

4.Siklus Hidup OrganisasiMerupakan pengembangan dimana organisasi berevolusi

ketikaorganisasi tumbuh dan matang; terdiri dari 4 tahap, yaitu:

a.Kelahiran (birth) dari organisasi

b.Masa kanak-kanak (youth) dikarakterisasi oleh pertumbuhan dan ekspansi dari

c.Masa pertengahan (midlife) adalah suatu periode dari pertumbuhan gradual berevolusi
pada akhirnya menujustabilitas.

d.Kematangan (maturity) adalah periode stabilitas, pada khirnya berevolusi menjadi penurunan.

6
C..Strategi dan Rancangan Organisasi

Strategi organisasi terdiri dari

a.Strategi Tingkat Korporasi

Organisasi yang mengadopsi pendekatan portofolio dalammengimplementasikan strategi

korporasi harus memastikan bahwarancangannya sesuai dengan strateginya tapi manajer ditingkat
korporasi perlu untuk memutuskan berapa banyak kebebasan pengambilan keputusan yang
diberikan kepada kepala dari setiap unit (suatu pertanyaan desentralisasi), berapa banyak eksekutif
tingkat korporasi yang diperlukan untuk mengawasi operasi dari berbagai unit (suatu pertanyaan
tentang manajemen) dan informasi apa.

b.Strategi Tingkat Bisnis

Mempengaruhi rancangan dari bisnis individual dalamorganisasi dan juga keseluruhan dari
organisasi itu sendiri.Organisasi yang menetapkan strategi defender lebih mungkinuntuk
berbentuk bertingkat dan tersentralisasi, memiliki rentangmanajemen yang sempit, dan mungkin
mengambil pendekatanfungsional dalam departementalisasi. Sebaliknya, jenis organisasi
prospektor lebih mungkin untuk berbentuk datar danterdesentralisasi.Perusahaan yang
menggunakan strategi diferensiasi akanmenstruktur departemennya sehingga bisa digunakan
sebagai dasar untuk mendiferensiasikan produknya. Strategi kepemimpinan biaya membutuhkan
komitmen yang kuat terhadap efisiensi dan pengendalian. Oleh karena itu, perusahaan lebih
tersentralisasiketika perusahaan berusaha untuk mengendalikan biaya.Perusahaan yang
menggunakan strategi fokus akan merancangdirinya sendiri disekitar arah fokusnya.

c.Fungsi OrganisasionalHubungan antara strategi fungsional organisasi danrancangannya kurang

jelas dan mungkin berada dibawahkewenangan tingkat korporasi atau bisnis.

D..Bentuk Dasar dari Rancangan Organisasi

1.Rancangan Fungsional (Bentuk-U)

7
Rancangan Fungsional (Bentuk-U) adalah pengaturan organisasi yangdidasarkan pada pendekatan
fungsional terhadap departementalisasi.Anggota dan unit dalam organisasi dikelompokkan
menjadi departemen-departemen fungsional seperti pemasaran dan produksi. Agar organisasi
beroperasi dengan efisien dalam rancangan ini, harus terdapat koordinasi yang signifikan antara
organisasi. Integrasi dan koordinasi ini terutamamerupakan tanggungjawab dari CEO dan anggota
manajemen senior.Pendekatan ini mengizinkan organisasi untuk menempatkan semua posisi
penting dengan ahli fungsional dan memfasilitasi koordinasi danintegrasi. Selain itu juga
mengutamakan fokus terhadap fungsional dan bukan fokus terhadap organisasional dan cenderung
untuk beroperasisecara sentralistis.

2.Rancangan Konglomerat (Bentuk-H)

Rancangan konglomerat digunakan oleh organisasi yang terdiri dariserangkaian bisnis yang tidak
berhubungan. Pada intinya merupakan suatuholding company yang dihasilkan dari difesifikasi
yang tidak berhubungan. Setiap bisnis atau rangkaian bisnis dioperasikan olehseorang manajer
umum yang bertanggungjawab atas laba atau ruginya,dan setiap manajer umum berfungsi secara
independen terhadap yanglainnya. Dalam organisasi bentuk-H, seorang staf perusahaan
biasanyamengevaluasi performansi dari setiap bisnis, mengalokasikan sumber-sumber daya
korporasi diseluruh perusahaan dan mengambil keputusanmengenai pembelian dan penjualan
bisnis. Kekurangan mendasar darirancangan bentuk-H adalah kompleksitas yang terkait dengan
banyaknya bisnis-bisnis yang berbeda dan tidak saling berhubungan.

3.Rancangan Divisional (Bentuk-M)

Rancangan divisional didasarkan pada bisnis berganda pada bidang- bidang yang berhubungan
yang beroperasi dalam kerangka kerjaorganisasi yang lebih besar. Rancangan ini dihasilkan dari
strategidiveersifikasi yang berhubungan. Beberapa aktivitas sangatterdesentralisasi hingga
ketingkat divisional; lainnya tersentralisasi ditingkat korporasi. Setiap divisinya dipimpin oleh
seorang manajer umumdan beroperasi dengan otonomi yang rasional, akan tetapi divisi
jugamengkoordinasikan aktivitasnya dengan sesuai. Sasaran dasar dari rancangan bentuk-M
adalah untuk mengoptimalkan kompetisi internal dankorporatif.

4.Rancangan Matriks

8
Rancangan matriks didasarkan pada dua dasar departementalisasi yangsaling tumpang tindih.
Fondasi dari matriks adalah serangkaiandepartemen fungsional. Serangkaian kelompok produk,
atau departemensementara, kemudian ditempatkan di seluruh departemen fungsional.Karyawan di
suatu matriks secara simultan merupakan anggota daridepartemen fungsional dan tim proyek.
Rancangan organisasi matriks diciptakan dengan menempatkan bentuk produk departementalisasi
kedalam organisasi fungsional yang ada. Manajer proyek mengkoordinasikan tim karyawan yang
ditarik dari berbagai departemen fungsional berbeda. Oleh karena itu, matriks bergantung pada
struktur komando berganda. Bentuk matriks dalam rancangan organisasi paling sering digunakan
dalam satu dari tiga situasi berikut. Pertama, matriks mungkin berhasil jika terdapat tekanan yang
kuat dari lingkungan. Kedua,matriks mungkin sesuai ketika sejumlah besar informasi yang
diperlukandiproses. Ketiga, rancangan matriks mungkin dapat diterapkan ketika terdapat tekanan
dari sumber daya yang digunakan bersama.Kelebihan dari rancangan matriks yaitu: pertama,
matriks meningkatkan fleksibilitas karena tim dapat diciptakan, dibentuk ulang,dan dihidangkan
sesuai dengan kebutuhan. Kedua, karena matriks mengasumsikan peran besar dalam pengambilan
keputusan, anggota timlebih mungkin untuk termotifasi tinggi dan terikat dengan
organisasi.Ketiga, karyawan dalam organisasi matriks memiliki peluang yang besar untuk
mempelajari keahlian baru. Keempat, matriks menyediakan carayang efisien bagi organisasi untuk
mengambil keuntungan penuh dari sumber daya manusianya. Kelima, anggota tim
mempertahankan keanggotaan dari unit fungsional mereka sehingga mereka dapat berperan
sebagai jembatan antara unit fungsional dan tim, dan meningkatkan kerjasama tim. Keenam,
rancangan matriks memberikan manajemen puncak suatu alat desentralisasi yang berguna.
Sedangkan kelemahannya yaitu karyawan mungkin tidak pasti mengenai hubungan
pelaporanterutama jika mereka secara simultan ditugaskan pada manajer fungsionaldan kepada
beberapa manajer proyek. Keadaan akan semakin rumit jika beberapa manajer melihat matriks
sebagai bentuk anarki dimana merekamemiliki kebebasan yang terbatas. Dalam suatu matriks,
lebih banyak waktu diperlukan untuk mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas yang berhubungan
dengan tugas

E.Persoalan yang muncul dalam Rancangan Organisasi

9
1.Organisasi TimOrganisasi tim merupakan pendekatan terhadap rancangan organisasiyang
bergantung hampir secara eksklusif terhadap tim jenis –proyek,dengan sedikit atau tanpa hierarki
fungsional yang mendasari. Dalamorganisasi semacam ini, orang mengalir dari proyek ke proyek
sesuaikebutuhan akan keterampilan mereka dan permintaan dari proyek tersebut.Pendekatan ini
mengizinkan organisasi untuk mengubah arah mengeksplorasi ide-ide baru, dan mencoba metode
baru tanpa konteksorganisasi birokratis yang kaku.

2.Organisasi VirtualOrganisasi virtual adalah organisasi yang memiliki sedikit struktur formal atau
tidak memiliki struktur formal. Organisasi semacam ini padaumumnya hanya memiliki sedikit
karyawan permanen dan sangat sedikitstaf dan fasilitas kantor pusat administratif. Organisasi
muncul hanyauntuk merespon kebutuhannya.

3.Organisasi PembelajaranOrganisasi pembelajaran merupakan suatu organisasi yang

berusahamendorong pembelajaran selama seumur hidup dan pengembangan pribadi dari semua
karyawannya, sementara secara kontinu merubahdirinya sendiri untuk merespon perubahan
permintaan dan kebutuhan.Sementara manajer mungkin mendekati konsep organisasi
pembelajarandari berbagai perspektif, kualitas yang meningkat, perbaikan yang kontinu,dan
pengukuran performansi seringkali merupakan tujuan. Idenya adalahstrategi yang paling konsisten
dan paling logis untuk mencapai perbaikanyang kontinu adalah dengan secara konstan
memperbaiki bakat, keahlian,dan pengetahuan karyawan. Organisasi dengan pendekatan ini
percaya bahwa hanya pembelajaran yang konstan oleh karyawan yang dapatmembuat perbaikan
secara kontinu benar-benar muncul.

4.Persoalan dalam Rancangan Organisasi Internasional, Persoalan lain yang muncul dalam
rancangan organisasi adalah tren menuju bisnis internasional. Persoalan yang relefan dengan
rancanganorganisasi adalah bagaimana merancang perusahaan yang dapatmenangani secara
efektif kekuatan internasional dan bagaimana bersaingdalam pasar global. Perusahaan yang
bersaing di pasar internasional harusmenciptakan rancangan organisasi yang sesuai dengan situasi
unik perusahaan itu sendiri.

1.2.2.ANALISIS PEKERJAAN

10
A. Pengertian Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan adalah salah satu ilmu yang termasuk ke dalam lingkup manajemen
SDM. Analisis pekerjaan sendiri berfokus pada pngumpulan segala informasi tentanng jenis
pekerjaan yang dibutuhkan perusahaan untuk mencapai tujuannya.

1.Langkah-langkah Utama dalam Analisis Pekerjaan

Dalam analisis pekerjaan terdapat dua langkah utama yang harus dilakukan yaitu:

1) Penentuan tugas-tugas utama, kegiatan-kegiatan, perilaku-perilaku, atau kewajiban-kewajiban

yang akan dilaksanakan dalam pekerjaan.

2) Penetapan pengetahuan (knowlwdge), kemampuan-kemampuan (skills), dan beberapa

karakteristik lainnya (faktor-faktor kepribadian, sikap, ketangkasan, atau karakteristik fisik dan
mental yang diperlukan bagi pekerjaan) yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas-tugas.

Dengan demikian, maka dapat dikatakan bahwa hasil analisis pekerjaan umumnya berupa;
deskripsi pekerjaan yang berkaitan dengan isi (content) dan lingkup (scope) serta klasifikasi
pekerjaan. Deskripsi pekerjaan adalah sebuah daftar tertulis yang mendeskripsikan aktifitas dan
tanggung jawab dari pekerjaan, juga kondisi pekerjaan dan bahaya darinya. Klasifikasi pekerjaan
merupakan proses peng kategorisasian kedudukan sesuai dengan jenis kerja yang dilakukan, jenis
kecakapan yang dibutuhkan, atau faktor lainnya yang berkaitan dengan kerja. Klasifikasi
mempermudah analisis pekerjaan karena klasifikasi berarti uraian pekerjaan, dan standar
kualifikasi yang dibakukan dapat dirumuskan untuk sekumpulan posisi. Klasifikasi pekerjaan
adalah ringkasan mutu, sifat, ketrampilan dan latar belakang pribadi yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan pekerjaan tersebut.

2.Informasi Analisis Pekerjaan yang Baik

Kegiatan analisis pekerjaan adalah hal yang sangat penting bagi suatu organisasi,
karena berbagai tindakan dalam pengelolaan sumber daya manusia tergantung pada
informasi tentang analisis pekerjaan yang dilakukan. Teori manajemen sumber daya
manusia memberi petunjuk bahwa ada paling sedikit sepuluh kegiatan pengelolaan sumber
daya manusia yang penyelenggaraannya dengan baik didasarkan pada informasi ananisis

11
 pekerjaan yang berhasil dikumpulkan dan diolah. Informasi analisis pekerjaan yang baik
yaitu meliputi:

a. Analisis pekerjaan harus dapat memberikan gambaran tentang tantangan yang

bersumber dari lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan para pekerja dalam
organisasi.

b. Analisis pekerjaan harus dapat menghilangkan persyaratan pekerjaan yang

sebenarnya tidak diperlukan karena didasarkan pada pemikiran yang diskriminatif.

c. Analisis pekerjaan harus juga mampu menemukan unsur-unsur pekerjaan yang

mendorong atau menghambat mutu kekaryaan para anggota organisasi.

d. Analisis pekerjaan harus dapat merencanakan ketenagakerjaan untuk masa depan.

e. Analisis pekerjaan harus mampu mencocokkan lamaran yang masuk dengan

lowongan yang tersedia.

f. Analisis pekerjaan harus mampu membantu dalam menentukan kebijaksanaan dan

program pelatihan.

g. Analis pekerjaan harus bisa menyusun rencana pengembangan potensi para

pekerja.

h. Analisis pekerjaan harus dapat menentukan standar prestasi kerja yang realistik.

i. Analisis pekerjaan harus dapat menempatkan para pegawai agar benar-benar sesuai
dengan pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman yang dimilikinya.

j. Analisis pekerjaan juga harus dapat merumuskan dan menentukan sistem serta
tingkat imbalan yang adil dan tepat.

Pengumpulan informasi tentang analisis pekerjaan juga tidak boleh lepas kaitannya dengan upaya
mencapai tujuan dan sasaran organisasi. Berdasarkan hal itu, ada tiga jenis kegiatan pengumpulan
informasi yang perlu dilakukan yaitu; mengidentifikasikan berbagai pekerjaan yang hendak
dianalisis, menyusun kuesioner sebagai instrumen pengumpulan informasi dan pengumpulan
informasi itu sendiri. Paling sedikit berbagai teknik tersebut harus mampu memberikan sumbangan

12
nyata dalam menentukan penyusunan uraian pekerjaan, merumuskan spesifikasi pekerjaan,
menetapkan standar prestasi kerja dan menciptakan sistem informasi sumber daya manusia .

Dalam Manajemen Sumber Daya Manusia (Gary, 2004:70) disebtkan bahwa penyelia atau
spesialis SDM mengumpulkan beberapa informasi berikut melalui analisis pekerjaan:

1. Aktivitas Pekerjaan

2. Perilaku Manusia

3. Mesin, Perangkat, Peralatan, Dan Bantuan Pekerjaan

4. Standar Prestasi

5. Konteks Pekerjaan

6. Persyaratan Manusia

3. Menuliskan Deskripsi Pekerjaan

Sebuah deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis tentang apa yang harus dilakukan
pekerja, bagaimana melakukanya, dan bagaimana kondisi kerjanya. Informasi ini dapat digunakan
untuk menuliskan spesifikasi pekerjaan. Hal ini berisi tentang pengetahuan, kemampuan, dan
keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan secara memuaskan.

Tidak ada format standar untuk menuliskan deskripsi pekerjaan. Namun, sebagian besar
mencakup:

➢ Identifikasi pekerjaan yang berisi beberapa jenis informasi jabatan pekerjaan, tanggal
(tanggal deskripsi pekerjaan yang ditulis dan disiapkan untuk mengetahui siapa yang
menulis).

➢ Ringkasan pekerjaan yang harus menjelaskan sifat umum pekerjaan itu, dan menyertakan
fungsi atau aktifitas utamanya.

➢ Tanggung jawab dan kewajiban yang menyebutkan masing-masing pekerjaan secara

terpisah, dan menjelaskanya.

➢ Otoritas dari pemegang jabatan, pada bagian ini juga harus mendefinisikan batas otoritas
karyawan untuk suatu pekerjaan.

13
 ➢ Standar prestasi dan kondisi kerja. Hal ini menentukan standar yang diharapkan dicapai
oleh karyawan dalam setiap deskripsi pekerjaan yang menjadi kewajiban dan tanggung
jawabnya.

➢ Menuliskan Spesifikasi Pekerjaan yang memperlihatkan orang seperti apa yang direkrut
dan untuk kualitas seperti apa orang itu harus diuji.

B. Jenis Analisis Pekerjaan

Terdapat dua jenis analisis pekerjaan, yakni; analisis pekerjaan tradisional (traditional job
description) dan analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil (results-oriented job description).

1) Analisis Pekerjaan Tradisional

Model tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, yakni:

a. Tanggungjawab (responsibilities), merinci unit organisasi kepada mana suatu

kedudukan harus bertanggungjawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pengendalain
pelaksanaan.

b. Kewajiban-kewajiban (duties) umum dari seorang yang sedang memegang suatu

kedudukan dan;

c. Kualifikasi-kualifikasi (qualifications) minimal yang diterima sebagai kelayakan.

2) Analisis Pekerjaan yang Berorientasikan Hasil

Analisis pekerjaan jenis ini berasumsi bahwa uraian pekerjaan akan menjadi lebih bermanfaat jika
uraian pekerjaan tersebut memperjelas harapan-harapan organisasi kepada para pekerja, dan
keterkaitan antara tugas-tugas, standar-standar, kecakapan-kecakapan, dan kualifikasi-kualifikasi
minimal. Oleh karena itu, analisis pekerjaan ini memuat keterangan-keterangan yang berkisar pada
pernyataan-pernyataan, seperti;

a. Task merupakan perilaku-perilaku, kewajiban-kewajiban atau fungsi yang penting bagi

suatu pekerjaan.

b.Conditions merupakan bagaimana sifat dasar pada pekerjaan, atau syarat-syarat yang
diperlukan agar pekerjaan itu terlaksana.

14
 c.Standartds merupakan harapan-harapan performansi obyektif yang diberikan pada setiap
tugas, yang dituangkan menurut ketentuan standar kuantitas, kualitas, atau ketepatan waktu yang
benar-benar dikaitkan dengan tujuan organisasi.

d.SKAs merupakan kecakapan, pengetahuan, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk

melaksanakan setiap tugas pada standar minimal yang diterima.

e.Qualifications merupakan pendidikan dan pengalaman serta kualifikasi lain yang dibutuhkan
untuk memastikan bahwa para pekerja mempunyai SKAs yang diperlukan bagi pelaksanaan tugas.

C. Metode Mengumpulkan Analisis Pekerjaan

Melakukan analisis pekerjaan biasanya melibatkan gabungan dari seorang spesialis SDM,
pekerja, dan penyelia pekerja. Spesialis SDM (manaajer SDM, analis pekerjaan, atau konsultan).
Penyelia dan pekerja bisa mengisi kuesioner yang berisi aktivitas bawahanya. Penyelia dan pekerja
nantinya bisa menelaah dan mengesahkan kesimpulan analis pekerjaan mengenai aktivitas dan
kewajiban pekerjaaan itu.Metode yang paling populer untuk mengumpulkan data analisis
pekerjaan adalah wawancara, kuosioner, observasi, dan diary/catatan laporan.

1.Wawancara

Para manajer menggunakan tiga jenis wawancara untuk mengumpulkan data analisis pekerjaan,
yaitu wawancara individual dengan setiap karyawan, wawancara kelompok dengan sekelompok
karyawan yang memiliki pekerjaan sama, dan wawancara dengan satu atau banyak penyelia yang
mengetahui pekerjaan tersebut.Jenis wawancara apapun yang digunakan, penanya harus yakin
bahwa orang yang diwawancarai memahami sepenuhnya alasan wawancara, karena ada
kecenderungan bahwa wawancara adalah bentuk dari penilaian benar atau salah yang menjadi
evaluasi efisiensi.

2.Kuesioner

Sebelumnya harus menentukan bagaimana struktur kuesioner dan pertanyaan yang digunakan.
Setiap karyawan harus mengisi satu dari kemungkinan ratusan kewajiban atau tugas khusus. Orang

15
tersebut diminta untuk menunjukan apakah melaksanakan setiap tugas dan berapa lama waktu
yang digunakanya.Menggunakan kuesioner adalah cara yang cepat dan efisien. Namun,
mengembangkan dan mengujinya (dengan meyakinkan pekerja memahami pertanyaanya) bisa
menjadi mahal dan memakan waktu.

3.Observasi

Metode ini berguna untuk pekerjaan yang terdiri dari aktivitas fisik yang dapat diamati (ex.pekerja
perakitan dan petugas akunting). Namun tidak sesuai untuk pekrjaan yang membutuhkan banyak
aktivitas mental (pengacara, insinyur perancangan) dan bila karyawan hanya sekali-kali terlibat
dalam aktivitas penting (seorang juru rawat yang menangani gawat darurat). Masalah yang lain
adalah reaktivitas, pekerja berubah perilakunya karena kegiata pengawasan.Pendekatan yang
dilakukan adalah mengamati pekerjaan selama siklus pekerjaan berlangsung dan mencatatnya.
Kemudian mengakumulasikan informasi dan hasil wawancara dengan pekerja. Lalu memintanya
untuk menjelaskan hal yang tidak dipahami dan aktivitas yang tidak diamati. Pengamatan dan
wawancara juga dapat dilakukan secara simultan (bertanya saat pekerja melakukan pekerjaanya).

4.Catatan Laporan Partisipan

Pendekatan lain adalah dengan menanyakan kepada pekerja untuk menyimpan sebuah catatan
laporan tentang aktivitas yang mereka lakukan beserta waktunya. Ini dapat menghasilkan
gambaran yang lengkap tentang pekerjaan, khususnya saat ditambahkan wawancara dengan
pekerja dan penyelianya. Meskipun karyawan mungkin membesarkan atau mengurangi aktivitas
lainnya. Namun, sifat yang rinci dan kronologis dari laporan cenderung untuk mengurangi masalah
ini.

16
 BAB IV
KESIMPULAN

Analisis pekerjaan yang baik adalah yang dapat memberikan gambaran tentang tantangan
yang bersumber dari lingkungan, menghilang kanpersyaratan pekerjaan yang tidak
diperlukan, menemukan unsur-unsur pekerjaan yang mendorong atau menghamba tmutu
kekaryaan para anggota organisasi, dapat merencanakan ketenagakerjaan untuk masa
depan, mampu membantu dalam menentukan kebijaksanaan dan program pelatihan. Langkah-
langkah dalam analisis pekerjaan adalah penentuan tugas-tugas utama dan penetapan
pengetahuan. Dalam mengumpulkan analisis pekerjaan, terdapat beberapa metode yaitu
wawancara, kuesioner, observasi, dan catatan Laporan Partisipan. Terdapat dua jenis analisis
pekerjaan, yakni; analisis pekerjaan tradisional (traditional job description) dan analisis pekerjaan
yang berorientasikan hasil (results-oriented job description). Sebuah deskripsi pekerjaan
merupakan pernyataan tertulis tentang apa yang harus dilakukan pekerja, bagaimana melakukanya,
dan bagaimana kondisi kerjanya yang dapat digunakan untuk menuliskan spesifikasi pekerjaan.
Hal ini berisi tentang pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan yang dibutuhkan untuk
melakukan pekerjaan secara memuaskan.

17
 DAFTAR PUSTAKA

Faustino Cordoso Gomes,Manajemen Sumber Daya Manusia, Yogyakarta, ANDI, 2003.Sondang

P. Siagian,
Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta, Bumi Aksara, 2006.Gary Dessler,
ManajemenSumberDayaManusia; Edisi 9,trj. Eli Tanya, INDEKS kelompok
GRAMEDIA, Jakarta, 2004.

18