Aliran Informasi dan Pola - Pola Komunikasi Dalam Organisasi

Makalah Ini Dibuat untuk Memenuhi Tugas Kelompok Mata Kuliah Komunikasi
Organisasi
Dosen Pengampu : Muhammad Alfahmi, S.E, M.M

DISUSUN OLEH:

KELOMPOK 4:

Siti Sarah Agustin Hrp (0105192025)

Nurlaylan Maghfiroh Silalahi (0105193179)
Khofifah Indah Sari Siregar (0105192066)

ILMU KOMUNIKASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA

2021
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat
dan rahmatnya sehingga kami masih diberikan kesempatan untuk dapat
menyelesaikan makalah ini dengan judul “Aliran Informasi dan Pola - Pola
Komunikasi Dalam Organisasi”. Makalah ini kami buat guna memenuhi
penyelesaian tugas pada mata kuliah komunikasi organisasi, semoga makalah ini
dapat menambah wawasan dan pengatahuan bagi para pembaca.
Dalam penulisan makalah ini, kami tentu saja tidak dapat
menyelesaikannya sendiri tanpa bantuan dari pihak lain. Oleh karena itu, kami
mengucapkan terima kasih kepada dosen pengampu, Muhammad Alfahmi, S.E,
M.M
Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna karena
masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, kami dengan segala kerendahan hati
meminta maaf dan mengharapkan kritik serta saran yang membangu perbaikan
dan penyempurnaan kedepannya. Akhir kata kami mengucapkan selamat
membaca dan semoga materi yang ada dalam makalah yang berbentuk makalah
ini dapat bermanfaat sebagaimana mestinya bagi para pembaca

Medan, 9 oktober 2021

Kelompok 4

ii
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar ii
Daftar Isi iii
BAB I PENDAHULUAN 4
A. Latar Belakang 4
B. Rumusan Masalah 5
C. Tujuan Penulisan 5
BAB II PEMBAHASAN 7
A. Pengertian Aliran Komunikasi Dalam Organisasi 7
B. Sifat Aliran Organisasi 7
C. Pola Aliran Informasi 10
D. Jaringan Komunikasi Dalam Organisasi 10
BAB III PENUTUP 15
A. Kesimpulan 16
B. Saran 16
Daftar Pustaka 17

iii
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang masalah
Aliran informasi atau dikenal juga dengan distribusi informasi, adalah
proses dimana informasi yang tepat disampaikan pada orang yang tepat, pada
waktu yang diinginkan. Pendistribusian informasi dalam organisasi adalah cara-
cara untuk memperoleh informasi dan berbagi informasi pada rekan kerja baik itu
menggunakan metode-metode elektronik seperti situs web kolaborasi, intranet,
dan apabila cara-cara dengan teknologi tidak dimungkinkan bisa jadi cara ini
menggunakan arsip atau distribusi berkas secara manual. Aliran informasi dalam
organisasi adalah perpindahan informasi dalam struktur organisasi dan
metodologi yang digunakan (saluran) dalam memindahkan informasi ini terkait
dengan budaya organisasi, proses, waktu, dan pemaknaan sehingga informasi ini
dianggap sebagai nilai, pembelajaran, pengalaman, atau instruksi. Distribusi
informasi biasanya digunakan sebagai cara untuk menjalankan rencana
komunikasi dan merespon permintaan-permintaan (yang seringkali tidak
disangka) akan informasi tertentu.
Semua gagasan besar manajemen hanya akan terhenti di belakang meja
saja, apabila para pemimpin tidak memiliki kemampuan penyampaian pesan
melalui komunikasi. Rencana seorang pemimpin boleh jadi yang terbaik di dunia,
tetapi apabila dapat dikomunikasikan, kesemua hal menjadi tidak berharga.
Padahal suatu komunikasi yang efektif dapat mendorong timbulnya prestasi lebih
baik dan memicu kepuasan kerja. Komunikasi adalah jembatan “arti” diantara
para pekerja sehingga mereka dapat berbagi hal yang dirasakan dan perlu untuk
diketahui dengan menggunakan jembatan ini, seorang pekerja dapat menyebrangi
sungai kesalahpahaman dengan selamat dari ancaman yang dapat
menceraiberaikan mereka hal terpenting dalam komunikasi adalah paling sedikit
harus melibatkan dua orang yakni adanya pengirim dan adanya penerima. Dalam
konteks kerja, seorang eksekutif berkata, “produktifitas akan muncul apabila
pekerja mengetahui apa yang mereka lakukan”, dan hal tersebut akan

4
menguntungkan mereka mengkomunikasikan kembali. Dalam penyampaian
komunikasi setidaknya ada enam langkah yang harus diperhatikan. Pertama
mengembangkan gagasan, kedua penyandian, ketiga media penyampaian,
keempat penerimaan, kelima pengolahan sandi, keenam penggunaan.
Suatu organisasi tidak akan terwujud tanpa adanya komunikasi. Karena
komunikasi adalah penyampaian informasi atau pemahaman dari seorang pekerja
kepada pekerja lain, atau dari seorang atasan kepada bawahan dan sebaliknya.
Komunikasi diantara pemimpin perlu dikembangkan mengingat pemimpin berada
agak jauh dari titik pelaksanaan pekerjaan namun demikian mereka adalah
pengambil keputusan yang kompeten. Demikian pula halnya, hampir semua
informasi penting dan berbobot kebanyakan terdapat di kelompok para pemimpin.
Disamping itu pengaruh manajerial dari seorang pemimpin lebih besar daripada
pengaruh para pekerja secara umum. Komunikasi diantara para pemimpin
diperlukan demi kepentingan komunikasi para pemimpin itu sendiri, dimana
mereka membutuhkan komunikasi dan pemahaman yang akurat terhadap pesan
komunikasi. Khususnya dalam posisi mereka sebagai penghubung batas yang
kuat, yaitu penghubung mata rantai komunikasi dalam cangkupan yang lebih luas.
Dalam posisinya sebagai sumber status dan kekuasaan yang potensial dan
kredibel pada mata rantai komunikasi oraganisasi baik di sektor bisnis maupun di
sektor public, dan bahkan juga di sektor pendidikan pada dasarnya berakar pada
kesenjangan komunikasi.

B. Rumusan masalah
1. Apa yang dimaksud dengan Aliran Informasi dalam Organisasi ?
2. Bagaimana sifat dan pola Aliran Informasi dalam Organisasi ?
3. Bagaimana pola komunikasi dalam organisasi?
4. Apa saja yang termasuk dalam jaringan komunikasi dalam organisasi?

C. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan makalah adalah untuk mengetahui:
1. Apa itu Aliran Informasi dalam Organisasi

5
2. Sifat dan pola Aliran Informasi dalam Organisasi
3. Pola komunikasi dalam organisasi
4. Yang termasuk dalam jaringan komunikasi dalam organisasi

6
 BAB II
PEMBAHASAN

1. PENGERTIAN ALIRAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Aliran Komunikasi Dalam Organisasi adalah suatu proses dinamik dalam
mana pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan diciptakan, ditampilkan
dan dinterpretasikan yang hidup dan berkembang dalam sebuah organisasi.
Aliran Komunikasi Organisasi berfungsi untuk mengetahui bagaimana
informasi itu terdistribusikan kepada anggota-anggota organisasi, bagaimana
pola-pola distribusinya dan bagaimana orang-orang terlibat dalam proses
penyebaran informasi itu dalam sebuah organisasi.
Aliran Komunikasi Organisasi berpengaruh terhadap efektifitas organisai
baik dalam kaitannya dengan hubungan-hubungan ataupun pula dalam
pelaksanaan & pencapaian tujuan organisasi.

2. SIFAT ALIRAN INFORMASI

Guetzkow (1965) menyatakan bahwah aliran informasi dalam suatu
organisasi dapat terjadi dalam tiga cara: serentak, berurutan, dan keduanya.
1) Penyebaran Pesan Secara Serentak
Sebagian besar dari komunikasi organisasi berlangsung dari orang ke
orang (diadik), hanya pelibatkan sumber pesan dan penerima- yang
menginterpretasikan pesan- sebagai tujuan akhir. Meskipun demikian, cukup
sering seorang manajer menginginkan informasi disampaikan kepada lebih dari
satu orang, misalnya bila diperlukan perubahan jadwal kerja atau bila sebuah
kelompok harus diberi penjelasan mengenai suatu prosedur baru. Sering kali
pesan-pesan disebut memo atau memorandum dikirim kepada sejumlah orang
dalam sebuah organisasi. Kadang-kadang, misalnya setiap pagi Bank senantiasa
melakukan briefing (pengarahan) yang dilakukan oleh kepala caban Bank kepala
seluruh stafnya, semua menerima suatu informasi dalam waktu yang bersamaan,
proses ini dapat disebut dengan penyebaran pesan secara serentak.

7
 Selain itu, penyebaran pesan serentak juga dapat dilakukan/disampaikan
melalui memo, internet, dll. Dengan berkembangnya media telekomunikasi, tugas
menyebarkan informasi kepada semua anggota secara serentak menjadi lebih
sederhana bagi sebagian organisasi. Dengan berkembangnya sistem kabel dan
telepon yang lebih canggih, dirangkaikan dengan video, semua organisasi dapat
berhubungan secara visual dan vokal antara satu dengan yang lainnya sambil tetap
berada di tempat kerja masing- masing.
Penyebaran pesan secara serentak mungkin suatu cara yang lebih umum, lebih
efektif dan efisien daripada cara lainnya untuk melancarkan aliran informasi
dalam suatu organisasi. Penyebaran pesan secara serentak lebih melihat kepada
bagaimana pesan tersebut disampaikan, yaitu satu untuk semua. Bahkan banyak
organisasi yang mengeluarkan selembaran yang diposkan kepada semua anggota
organisasi. Bila semua anggota dalam organisasi tersebut menerima suatu
informasi dalam waktu yang bersamaan, maka proses ini bisa disebut proses
penyabaran pesan secara serentak. Penyebaran informasi juga tidak harus selalau
bermedia namun tatap muka pun dapat dijadikan pilihan untuk menyampaikan
pesan secara serentak. Contoh rapat, pertemuan seluruh karyawan, dll.

Simulasi dan contoh gambar diatas menunjukan bahwa pesan disebarkan oleh
sumber (Head of sales area) kepada para stafnya yang terdiri dari customer
service, chenel and distribution dan Marketing. Disini kita melihat bahwa pesan
dari atasan disebarkan secara bersamaan pada waktu yang sama, tanpa membeda-
bedakan waktu pengirimannya.

8
 2) Penyebaran Pesan Secara Berurutan
Haney (1962) Mengemukakan bahwah „‟penyampaian pesan berurutan
merupakan bentuk komunikasi yang utama, yang pasti terjadi dalam organisasi‟‟ .
penyebaran informasi berurutan meliputi perluasan bentuk penyebaran diadik, jadi
pesan disampaikan dari si A kepada si B kepada si C kepada si D kepada si E
dalam serangkaian transaksi dua orang; dalam hal ini setiap individu kecuali
orang ke 1 (sumber pesan), mula-mula menginterpretasikan pesan yang
diterimanya, dan kemudian meneruskan hasil interpretasinya kepada orang
berikutnya dalam rangkaian tersebut.
Penyebaran pesan berurutan memperlihatkan pola ”siapa berbicara kepada
siapa”. penyebaran tersebut mempunyai suatu pola sebagai salah satu ciri
terpentingnya, Bila pesan disebarkan secara berurutan, penyebaran informasi
berlangsung dalam waktu yang tidak beraturan, jadi infomasi tersebut tiba
ditempat yang berbeda dan pada waktu yang berbeda pula. Individu cenderung
menyadari adanya informasi pada waktu yang berlainan. karena adanya perbedaan
dalam menyadari informasi tersebut, mungkin timbul masalah dalam koordinasi.
Adanya keterlambatan dalam penyebaran informasi akan menyebabkan informasi
itu sulit digunakan untuk membuat keputusan karena ada orang yang belum
memperoleh informasi.

9
 Bila jumlah orang yang harus diberi informasi cukup banyak, proses
berurutan memerlukan waktu yang lebih lama lagi untuk menyampaikan
informasi kepada mereka.

3. POLA ALIRAN INFORMASI DALAM ORGANISASI

Organisasi adalah komposisi sejumlah orang-orang yang menduduki posisi
atau peranan tertentu. Diantara orang-orang saling terjadi pertukaran pesan.
Pertukaran pesan itu melalui jalur tertentu dinamakan pola aliran informasi.
Meskipun organisasi formal amat mengandalkan proses berurutan umum untuk
menghimpun dan menyebarkan informasi, pola khusus aliran rutin pengiriman
dan penerimaan pesan. Katz dan Khan (1966) menunjukan bahwa pola atau
keadaan urusan yang teratur mensyaratkan bahwa komunikasi di antara para
anggota system tersebut dibatasi. Sifat asal organisasi mengisyaratkan pembatasan
mengenai siapa berbicara kepada siapa.
Burgess (1969) mengamati bahwa karakter komunikasi yang ganjil dalam
organisasi adalah bahwa “pesan mengalir menjadi amat teratur sehingga kita
dapat berbicara tentang jaringan atau struktur komunkasi”. Ia juga mengatakan
bahwa organisasi formal mengendalikan struktur komunikasi dengan
menggunakan sarana tertentu seperti penunjukan otoritas dan hubungan-hubungan
kerja, penetapan kantor, dan fungsi-fungsi komunikasi khusus. Analisis
eksperimental pola-pola komunikasi menyatakan bahwa pengaturan tertentu
mengenai “siapa berbicara kepada siapa” mempunyai konsekuensi besar dalam
berfungsinya organisasi. Pada pembahasan kali ini kita akan membandingkan dua
pola yang berlawanan yaitu pola roda dan pola lingkaran untuk menggambarkan
pengaruh aliran komunikasi yang dibatasi dalam organisasi.
Pola roda adalah pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada
individu yang menduduki posisi sentral. Orang yang dalam posisi sentral
menerima kontrak dan informasi yang disediakan oleh anggota organisasi lainnya
dan memecahkan masalah dengan saran dan persetujuan anggota lainnya. Pola
lingkaran memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan yang
lainnya hanya melalui jenis system pengulangan pesan. Tidak seorang anggotapun

10
yang dapat berhubungan langsung dengan semua anggota lainnya, demikian pula
tidak ada anggota yang memiliki akses langsung terhadap seluruh informasi yang
diperlukan untuk memecahkan persoalan.
1. Pola lingkaran.
Pola lingkaran tidak memiliki pemimpin. Semua anggota posisinya sama.
Mereka memiliki wewenang atau kekuatan yang sama untuk mempengaruhi
kelompok. Setiap anggota bisa berkomunikasi dengan dua orang anggota lain di
sisinya. Pola lingkaran ini cenderung lebih baik dari pada pola roda- yang
mencakup aliran komunikasi yang amat terpusat.

Mereka cenderung memiliki wewenang atau kekuatan yang sama untuk

mempengaruhi kelompok. Setiap anggota dapat berkomunikasi dengan dua
naggota lain di sisinya. Pada pola ini memungkinkan semua anggota
berkomunikasi satu dengan lainnya hanya melalui sistem pengulangan pesan.
Hambatannya mereka cenderung lambat dalam pemecahan masalah

2. Pola Roda
Pola roda memiliki pemimpin yang jelas, yaitu yang posisinya di pusat. Orang
ini merupakan satu-satunya yang dapat mengirim dan menerima pesan dari semua
anggota. Oleh karena itu, jika seseorang anggota ingin berkomunikasi dengan
orang lain, maka pesannya harus di sampaikan melalui pemimpinnya.

11
 Pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada individu yang menduduki
posisi sentral. Orang dalam posisi tersebut menerima kontak dan informasi yang
disediakan oleh anggota organisasi lainnya dan memecahkan masalah dengan
saran dan persetujuan anggota lainnya.
Masing-masing pola tersebut mempunyai kelebihan dan kekurangannya
masing-masing. Pola roda merupakan pola yang paling memusat, menghasilkan
produk kelompok yang tercepat dan terorganisir. Sedangkan pola lingkaran
memiliki kelemahan dalam hal kecepatan memecahkan masalah, pola lingkaran
cenderung melahirkan sejumlah kesalahan besar. Namun jika masalahnya adalah
masalah yang kompleks pola lingkaran akan lebih cepat menyelesaikannya
dibandingkan pola roda. Pola roda hanya efektif memecahkan masalah yang
mudah saja. Untuk lebih detailnya mengenai dalam hal apa sebuah pola tepat atau
dianggap paling efektif digunakan, lihat tabel berikut.

12
 Burgess (1969) mengamati bahwa sebagai upaya untuk memecahkan masalah
dalam eksperimen-eksperimen, para anggota kelompok harus “belajar bagaimana
mengenai peralatan eksperimen dengan benar dan efisien, dan bagaimana
mengefisienkan pengiriman pesan kepada satu atau beberapa posisi yang
dihubungkan dengan pesan-pesan tersebut”. Hal ini berimplikasi bahwa perilaku-
perilaku peranan tertentu yang rumit harus dipelajari, agar pola komunikasi
berfungsi secara optimal. Pola aliran informasi secara langsung dapat
mempengaruhi berjalannya jaringan komunikasi. Beberapa penelitian mengenai
jaringan komunikasi dalam organisasi besar menunjukan bahwa distribusi peranan
jaringan penting untuk keefisienan berfungsinya organisasi.

4. JARINGAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Secara umum, jaringan komunikasi dalam organisasi dapat dibedakan atas
jaringan komunikasi formal dan jaringan komunikasi informal (grapevine
communication).
A. Komunikasi formal
adalah komunikasi yang dilakukan melalui struktur organisasi secara
hierarkis dan menggunakan jaringan komunikasi formal.
1) Komunikasi vertikal dari atas ke bawah, yaitu komunikasi yang menyalurkan
informasi dari eselon atas ke eselon bawahnya atau ke anggota sistem sosial.
Fungsi dari komunikasi ini adalah untuk
 Menjelaskan dan membangun dukungan pelaksanaan visi, misi dan strategi
organisasi.
 Memberi perintah kepada pengikut
 Menjelaskan kebijakan dan pelaksanannya
 Memberikan balikan
2) Komunikasi vertikal dari bawah ke atas, yaitu komunikasi yang menyalurkan
informasi dari anggota organisasi atau eselon bawah ke eselon atasannya.
Komunikasi vertikal berfungsi untuk:
 Mengumpulkan Informasi yang berharga.

13
  Memberikan kesempatan kepada para pengikut untuk mengemukakan
keluhan dan mengajukan pertanyaan.
 Memperoleh balikan
 Mengemukakan problem pelaksanaan tugas
3) Komunikasi horizontal, yaitu komunikasi yang menyalurkan informasi dari unit
kerja yang eselonnya sama.
Komunikasi horizontal berfungsi untuk:
 Mengkoordinasikan aktivitas
 Berbagai informasi
 Memecahkan problem dan konflik
 Mengembangkan kerjasama dan saling mengerti.

B. Komunikasi informal
adalah komunikasi yang berlangsung tidak melalui struktur hierarki
organisasi formal dan tidak menggunakan cannel yang telah ditetapkan secara
formal. Informasi yang disalurkan melalui komunikasi informasi antara lain gosip,
rumor, desas, desus, atau informasi yang tidak mungkin diperoleh oleh anggota
organisasi melalui komunikasi foral. Hodgetts & Dovel (dalam Wirawan
2002:131), komunikasi informal mempergunakan 4 pola jaringan seperti
dilukiskan pada gambar berikut ini:
1) Single-snrmd chain (rantai sahi untaian). Pada jaringan ini setiap orang hama
menerima informasi dari satu sumber informasi dan informasi disampaikan secara
berantai kepada seorang lainnya
2) Gosif (gosip). Pada jaringan gosip informasi berasa dari satu orang dan
disebarkan oleh orang tersebut kepada orang-orang lainnya. Sumber informasi
merupakan orang terpenting dalam jaringan karena tanpa dia informasi tak
mungkin menyebar.
3) Probabilitr (kemungkinan). Dalam jaringan ini informasi menyebar secara
random Penerima informasi kemudian akan menyebarkan informasi lebih lanjut
juga secara random. Jadi sejumlah orang menerima informasi sedangkan yang
lainnya tidak menerima informasi.

14
4) Cluster (random). Informasi menyebar dari satu sumber informasi. Individu
yang tidak harus menerima informasi tidak menerima informasi. Individu yang
menerima informasi dan menyehatkannya kepada individu lain yang tidak berhak
akan dikeluarkan dari tandan dan tidak akan menerima informasi lagi di kemudian
hari.

15
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Aliran Komunikasi Organisasi berpengaruh terhadap efektifitas organisai
baik dalam kaitannya dengan hubungan-hubungan ataupun pula dalam
pelaksanaan & pencapaian tujuan organisasi.
Aliran informasi atau dikenal juga dengan distribusi informasi, adalah
proses dimana informasi yang tepat disampaikan pada orang yang tepat, pada
waktu yang diinginkan.
Pendistribusian informasi dalam organisasi adalah cara-cara untuk
memperoleh informasi dan berbagi informasi pada rekan kerja baik itu
menggunakan metode-metode elektronik seperti situs web kolaborasi, intranet,
dan apabila cara-cara dengan teknologi tidak dimungkinkan bisa jadi cara ini
menggunakan arsip atau distribusi berkas secara manual.
Dalam pola komunikasi organisasi terdapat 2 bentuk komunikasi yaitu;
Komunikasi Formal dan Informal. Dalam organisasi komunikasi sangat di
butuhkan untuk kelancaran suatu organisasi, tanpa adanya komunikasi suatu
informasi ataupun ide tidak akan dapat tersampaikan dengan baik. Pola
komunikasi harus didsesuaikan dengan kondisi yang sedang terjadi.

B. Saran
Semoga dengan adanya makalah ini, dapat memberikan wawasan dan
pengetahuan akan pentingnya motivasi dalam menjalani kehidupan. Motivasi
sebagai pendorong atau penyemangat manusia dalam menjalani kehidupannya
untuk mencapai sesuatu yang ia tuju atau inginkan. Tentunya untuk
menumbuhkan motivasi dalam diri diperlukan banyak belajar dengan menggali
banyak ilmu pengetahuan terkait dan memaknai kehidupan ini sehingga dengan
itu dapat membentuk motivasi dalam diri.

16
 DAFTAR PUSTAKA

Conrad, Charles & Marshall Scott Poole 2001, Strategic Organizational

Communication in a global Economy, Harcourt, USA Pace, Wayne,
Deddy Mulyana (alih bahasa) 2000, Komunikasi Organisasi : Strategi
Meningkatkan Kinerja Perusahaan, Rosdakarya, Bandung
Honiatri,Euis. Keterampilan Dasar Komunikasi. penerbit ARMICO.
Lubis, S.B. Hari dan Martani Huseini. 2009. Pengantar Teori Organisasi: Suatu
Pendekatan Makro. Jakarta: Departemen Ilmu Administrasi, FISIP UI.
Mar‟at, Prof. Dr. 1983. Pemimpin dan Kepemimpinan. PT.Ghalia Indonesia.
Jakarta
Mohammad,arni. Dr.1995. Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksana.
Robbin, Stephen P. Teori Organisasi : Struktur, Disain dan Aplikasinya, Jakarta :
Arecan.

17