LECTURE NOTES

Knowledge Management

Week 10
Knowledge Management Team

ISYS6319 – Knowledge Management

 LEARNING OUTCOMES

• LO3: Mengevaluasi situasi KM untuk membuat rekomendasi tentang implementasi KM

OUTLINE MATERI:
1. Kategori Utama Peran KM
2. Peran KM dan Tanggung Jawab dalam Organisasi
3. Profesi KM

ISYS6319 – Knowledge Management

 ISI MATERI

Bab ini memperkenalkan komponen akhir dalam siklus KM terintegrasi, yaitu tim KM. Salah
satu pendekatan untuk membentuk tim KM yang efektif adalah untuk menentukan berbagai jenis
profesional KM dan jenis keterampilan, atribut, dan latar belakang yang mereka miliki. Tujuan
utamanya adalah untuk mengembangkan daftar keterampilan kognitif, afektif, dan psikomotorik
bersama dengan tingkat kompetensi yang diperlukan untuk setiap keterampilan.

Gambar 1. An integrated KM cycle

Sumber: Dalkir, Kimiz (2017)

Para profesional KM harus mahir dalam mengambil informasi, mengevaluasi atau menilai
informasi, mengatur dan menganalisis konten, menyajikan konten, memastikan keamanan
konten, dan berkolaborasi dalam konten yang berharga. Tim impian KM akan secara kolektif
memiliki keterampilan berikut: komunikasi, kepemimpinan, keahlian dalam metodologi / proses
/ alat KM, negosiasi, dan perencanaan strategis. Tim juga memahami organisasi, terhubung
dengan puncak manajemen, mengadopsi pandangan sistem, dan menjadi pengambil risiko yang
intuitif.

ISYS6319 – Knowledge Management

TFPL (http://www.tfpl.com) adalah perusahaan rekrutmen spesialis, penasihat, pelatihan, dan
layanan penelitian dengan kantor di London yang berfokus pada manajemen pengetahuan,
manajemen perpustakaan dan informasi, manajemen arsip dan manajemen web dan konten.
Sejak 1987, TFPL telah bekerja dengan organisasi di sektor publik dan swasta untuk membantu
mereka mengembangkan dan menerapkan strategi pengetahuan dan informasi dan untuk
merekrut dan melatih para pemimpin informasi dan pengetahuan serta tim mereka. TFPL telah
menyusun panduan keterampilan dan kompetensi KM yang meliputi:
• Manajemen waktu, menggunakan waktu dan energi secara efektif untuk memperoleh
pengetahuan
• Menggunakan berbagai teknik pembelajaran untuk menyerap pengetahuan utama dan
belajar dengan cepat
• Keterampilan advokasi dan penyelidikan yang efektif untuk menyajikan dan
mengumpulkan pengetahuan kepada dan dari orang lain.
• Keterampilan jejaring informal untuk membangun pengaruh sehingga mendapatkan akses
ke orang-orang yang memiliki pengetahuan
• Keterampilan investigasi sumber daya
• Keahlian IT yang efektif untuk merekam dan menyebarkan informasi
• Keterampilan pemecahan masalah kooperatif
• Keterampilan dialog terbuka
• Fleksibilitas dan kemauan untuk mencoba hal-hal baru dan mengambil risiko yang
berpendidikan
• Tinjauan aktif belajar dari kesalahan, risiko, peluang, dan keberhasilan

1. Kategori Utama Peran KM

Peran KM cukup beragam, yang termasuk kategori seperti:
• Peran strategis — chief human capital officer, human capital retention manager
• Peran manajemen senior dan menengah — chief knowledge officer, knowledge manager
• Pemimpin pengetahuan — bertanggung jawab untuk mempromosikan KM dalam
organisasi, juga disebut sebagai jawara KM
• Manajer pengetahuan — bertanggung jawab atas perolehan dan manajemen pengetahuan
internal dan eksternal

ISYS6319 – Knowledge Management

 • Navigator pengetahuan — bertanggung jawab untuk mengetahui di mana pengetahuan
bisa ditemukan, juga disebut perantara pengetahuan
• Penyintesis pengetahuan — bertanggung jawab untuk memfasilitasi perekaman
pengetahuan yang signifikan ke memori organisasi, juga disebut pengurus pengetahuan
• Editor konten — yang bertanggung jawab untuk menyusun dan menyusun konten, juga
disebut pengelola konten; peran yang melibatkan menangkap dan mendokumentasikan
pengetahuan — peneliti, penulis, editor
• Pengembang web, penerbit elektronik, manajer intranet, manajer konten
• Peran yang berorientasi pada pembelajaran seperti pelatih, fasilitator, mentor, pelatih —
termasuk mereka yang bertanggung jawab untuk mengembangkan keterampilan
informasi dan pengetahuan
• Peran sumber daya manusia dengan tanggung jawab khusus untuk mengembangkan
program dan proses yang mendorong budaya dan perilaku yang berorientasi pada
pengetahuan
• Penerbit pengetahuan — yang bertanggung jawab atas fungsi penerbitan internal,
biasanya di intranet, juga disebut Webmaster, arsitek pengetahuan, atau editor
pengetahuan
• Pelatih dan mentor — bertanggung jawab untuk membantu individu di seluruh unit bisnis
atau praktik untuk mengembangkan dan mempelajari kegiatan dan disiplin KM
• Kegiatan help desk, termasuk pengiriman KM dan informasi terkait pelatihan, juga
disebut KSO (knowledge support office)

Senior Management Roles

Peran untuk eksekutif manajemen pengetahuan, kadang-kadang juga disebut sebagai Chief
Knowledge Officer (CKO) atau Chief Learning Officer (CLO). CKO atau CLO memimpin tim
KM dan bertanggung jawab untuk:
• Merumuskan strategi manajemen pengetahuan
• Menangani operasi manajemen pengetahuan
• Mempengaruhi perubahan dalam organisasi
• Mengelola staf manajemen pengetahuan (Rusanow, 2003)

ISYS6319 – Knowledge Management

CKOs biasanya akan berkontribusi pada tujuan KM berikut:
• Memaksimalkan pengembalian investasi KM dalam pengetahuan
• Mengeksploitasi aset tidak berwujud
• Mengukangi keberhasilan dan berbagi praktik terbaik
• Meningkatkan inovasi dan komersialisasi ide
• Menghindari kerugian pengetahuan dan kebocoran setelah restrukturisasi organisasi

Willis dan Mei (2000) menggambarkan CLO sebagai:

• Strategis, pemain utama dalam organisasi bisnis saat ini.
• Salah satu yang bertanggung jawab inti untuk memastikan pembelajaran di seluruh
sistem disetarakan dan tidak ada yang dikorbankan.
• Bertanggung jawab kepada seluruh sistem dan diberikan kekuasaan diskresi yang luas.
• Beroperasi dengan menggunakan pengetahuan tentang bagaimana orang dewasa belajar,
bagaimana belajar mempengaruhi pekerjaan, dan bagaimana sistem nilai beroperasi, dan
bagaimana sistem sosial dan teknis dalam suatu perusahaan atau di lingkungan mereka
mungkin mendukung atau melawan satu sama lain.

Beberapa inisiatif CLO akan mencakup:

1. Budaya transformasi, membantu dengan perkembangan dan komunikasi dari visi baru
dan strategi untuk organisasi dan merawat transformasi budaya untuk mendukung arah
baru perusahaan.
2. Budaya pemeliharaan dirancang untuk mendukung strategi pasar dan untuk mengatasi
kekurangan dalam keterampilan penting untuk mempertahankan budaya baru
dikembangkan.
3. Kontemporer inisiatif, terkait dengan pengembangan usaha, seperti mengembangkan
rencana baru pemasaran, pengembangan akun manajer, atau promosi proses desain ulang.

2. Peran KM dan Tanggung Jawab dalam Organisasi

Jenis utama dari peran KM dalam berbagai organisasi sektor swasta dan publik dapat diringkas
sebagai berikut:
• Merancang sistem informasi

ISYS6319 – Knowledge Management

 • Mengelola sistem informasi
• Mengelola sumber daya informasi
• Pelatihan
• Melayani sebagai lembaga informasi
• Menyediakan intelijen kompetitif
• Mempertahankan hubungan pelanggan
• Merancang dan memproduksi layanan informasi dan produk publikasi
• Melayani sebagai wartawan pengetahuan
• Bertindak sebagai informasi organisasi dan analis kebijakan KM
• Berfungsi sebagai analis kebijakan KM pemerintah

Ada sejumlah jabatan pekerjaan yang membingungkan bagi para profesional KM dan beberapa
di antaranya cukup eksotis. David Skyrme3 merincinya sebagai berikut:
• Knowledge harvester
• Knowledge analyst
• Knowledge editor
• Knowledge navigator
• Knowledge broker
• Knowledge gatekeeper
• Knowledge steward
• Knowledge facilitator

3. Profesi KM
Bidang KM perlahan-lahan berevolusi dari layanan konsultasi menjadi fungsi bisnis internal,
menjadi disiplin akademik yang diajarkan di universitas-universitas di seluruh dunia. Pada saat
yang sama, banyak organisasi masih dalam proses mendefinisikan peran KM mereka. Ada
berbagai macam jabatan yang berbeda dan keragaman yang lebih luas dalam latar belakang
praktisi KM. Semua faktor ini berkontribusi pada munculnya profesi KM. Bidang KM cukup
muda jika dibandingkan dengan profesi yang lebih mapan seperti hukum, kedokteran, atau
teknik. Ketika keahlian KM terus tumbuh dan menunjukkan kontribusi yang berharga untuk
tujuan organisasi secara keseluruhan, profesi juga akan terus berkembang dan menyatu sebagai

ISYS6319 – Knowledge Management

bidang kegiatan professional. Program-program universitas di KM berkembang pesat dan kelas-
kelas baru lulusan KM memasuki pasar kerja KM. Sejalan dengan kemunculan dan
penggabungan KM sebagai disiplin akademis dan bidang praktik profesional, kesadaran yang
berkembang tentang perlunya memasukkan etika ke dalam uraian tugas masing-masing anggota
tim KM.
Bidang etika, juga disebut filsafat moral, melibatkan sistematisasi, mempertahankan, dan
merekomendasikan konsep-konsep perilaku benar dan salah. Para filsuf saat ini membagi teori
etika ke dalam tiga bidang subjek umum:
1. Metaetika menyelidiki dari mana prinsip etika berasal dan apa artinya. Apakah mereka hanya
penemuan sosial? Apakah mereka melibatkan lebih dari ekspresi emosi individu kita?
Jawaban metetis untuk pertanyaan-pertanyaan ini fokus pada masalah kebenaran universal,
kehendak Tuhan, peran akal dalam penilaian etis, dan makna dari istilah etis itu sendiri.
2. Etika normatif lebih praktis, yaitu mencapai standar moral yang mengatur perilaku benar dan
salah. Yang mengartikulasikan kebiasaan baik yang harus kita peroleh, tugas yang harus kita
ikuti, atau konsekuensi dari perilaku kita terhadap orang lain.
3. Etika terapan melibatkan pemeriksaan isu kontroversial spesifik, seperti masalah lingkungan,
bagaimana pelapor akan diperlakukan, dan sebagainya.

Mengelola kewajiban etis melibatkan empat proses utama:

1. Pencegahan, menggunakan kode etik, praktik operasi standar, dan memberikan landmark,
pagar, dan DMZ
2. Deteksi, menggunakan sistem otomatis untuk menegakkan dan memantau kepatuhan etika
dan untuk memverifikasi penggunaan aset perusahaan yang tepat
3. Pelaporan, di mana karyawan dapat melaporkan perilaku tidak etis (pelapor) tanpa
mengalami pembalasan,
4. Investigasi, yang sering membutuhkan bantuan dari luar agar menyeluruh, adil, dan netral.

ISYS6319 – Knowledge Management

 KESIMPULAN

• Sejumlah penelitian telah dilakukan untuk menggambarkan dengan lebih baik pengetahuan,
keterampilan, kemampuan, dan sikap yang dibutuhkan oleh para profesional KM yang baik.
• Keterampilan KM mencakup rentang dari kesadaran dan pengalaman bisnis, keterampilan
manajemen, kemampuan belajar, komunikasi, dan keterampilan antarpribadi, serta
manajemen informasi dan keahlian teknologi informasi.
• Secara umum, profesional KM harus mahir dalam mengambil informasi, mengevaluasi /
menilai informasi, mengatur dan menganalisis konten, menyajikan konten, memastikan
keamanan konten, dan berkolaborasi di sekitar konten yang berharga.
• Jenis utama peran KM termasuk manajer pengetahuan, jurnalis pengetahuan, jawara KM,
navigator KM, penyintesis pengetahuan, editor konten, penerbit pengetahuan, pelatih atau
mentor, dan kegiatan help desk. Peran yang lebih senior adalah chief learning officer dan
chief knowledge officer.
• Profesi KM adalah profesi yang sedang muncul dan sedang dalam proses pembentukan etika
yang harus didukung oleh profesional KM dalam pekerjaan mereka. Seperti halnya semua
profesi, KM harus dipraktikkan secara etis. Kode etik KM harus dirumuskan dan dibagikan
dengan pemangku kepentingan utama untuk semua proyek KM.

ISYS6319 – Knowledge Management

 DAFTAR PUSTAKA

1. Dalkir, Kimiz (2017). Knowledge Management in Theory and Practice. Routledge. ISBN:
978-0262036870. Chapter 13.
2. Rusonow, G. (2003). Knowledge management and the smarter lawyer. New York: ALM
Publishing
3. Willis, V., & G. May. (2000). Strategy and the chief learning officer. In J. Phillips & D.
Bonner (Eds.), In action: Leading knowledge management and learning (pp. 55–70).
Alexandria, VA: American Society for Training and Development

ISYS6319 – Knowledge Management