Oleh:

Mentary Risky Ananda

Annbiya Russni
 Knowledge Management

Knowledge management adalah proses menciptakan, membagikan,

menggunakan, dan mengelola suatu pengetahuan dan informasi
dari sebuah organisasi. Dalam knowledge management sistem,
seorang individu diharapkan mampu mengkontribusikan
pengetahuan mereka melalui sistem atau biasa juga disebut dengan
knowledge sharing.

Knowledge sharing adalah kegiatan di mana pengetahuan

(informasi, keterampilan, atau keahlian) dipertukarkan antara
orang-orang, teman, keluarga, komunitas di suatu organisasi.
Knowledge sharing memungkinkan pengetahuan disebarkan dan
digunakan dalam organisasi.
Jenis Pengetahuan
KM terbentuk dari suatu pengetahuan, dimana pengetahuan terbagi menjadi dua jenis, yaitu :
Tacit Knowledge
Merupakan suatu pengetahuan yang tidak mudah
digambarkan dan dibagikan, Pengetahuan ini berupa
suatu pengalaman dan keahlian yang dimiliki oleh
masing – masing individu dimana pengetahuan
tersebut belum terdokumentasikan, pengetahuan ini
didapatkan atau berkembang melalui interaksi dan
komunikasi dengan orang lain.
Explicit Knowledge
Merupakan suatu pengetahuan yang telah berhasil
terdokumentasikan, yang memiliki suatu sifat struktural,
sistematis dan mudah untuk dikomunikasikan dan
dibagikan kepada orang lain.
Pengetahuan ini dapat berupa : buku, jurnal, karya
ilmiah, referensi atau lainnya. Pengetahuan ini
didapatkan dan berkembang dari isi dan informasi yang
ada didalamnya
 Manfaat dan Goals Knowledge
Management
1 Penghematan waktu dan biaya
Dapat membuat organisasi atau perusahaan
mengeluarkan waktu atau pun biaya untuk mencari
pengetahuan yang sama, setiap terjadinya suatu
perubahan SDM didalamnya.
2 Peningkatan aset pengetahuan
Dapat membantu tiap individu didalam organisasi atau
perusahaan tidak perlu mempelajari ulang dari awal
lagi, tetapi dengan KM ini mereka dapat mempelajari
nya dengan cepat, sehingga mampu meningkatkan
kompetensi dari tiap – tiap individu.
3 Meningkatkan pengambilan keputusan.
Dengan adanya KM, individu didalamnya dapat mendapatkan
informasi–informasi atau laporan sebelumnya pada organisasi atau
perusahaan, sehingga tidak terjadi suatu keputusan yang salah pada
kondisi yang sama.
4 Meningkatkan efisiensi proses dan cara kerja.
KM dapat membantu organisasi atau perusahaan dalam mengevaluasi
kinerja nya dari periode–periode sebelumnya, sehingga kedepannya
dapat diperbaiki dan dikembangkan.
5 Meningkatkan kemampuan dalam berinovasi
Melalui KM, organisasi atau perusahaan dapat
melakukan analisa dari pengetahuan yang telah
dikumpulkan, sehingga dapat mengembangkan
tiap produk dan jasa didalamnya.
Knowledge Management and
Collaboration
At Tata Consulting Services
Gambaran Kasus
Sebuah layanan IT yang menggunakan konsep knowledge management (KM) pada
tahun 1995, KM TCS hampir seluruh berfungsi dari jaminan kualitas untuk
manajemen. Sumber Daya Manusianya dan konsep KM di TCS dibentuk dua
kelompok yaitu resmi dan informal, dimana resmi dibangun pada tahun 1990 dan
informal pada tahun 1980-an yang membentuk mainframe, Unix dan database.
Pada tahun 1980-an di lakukan kegiatan dari masalah sampai solusinya di
dokumentasikan dan tercatat ada 1500 kasus mainframe. Selanjutnya TCS
membentuk PALs yang terdiri dari teknologi, proses dan studi kasus. Selain itu
dibuatnya Ultimax yaitu web elektronik pengetahuan yang tersedia secara global.
Untuk membuat keseimbangan karyawan, TCS membuat pembelajaran awal,
pembelajaran lanjutan, dan pengembangan kepemimpinan. Menggabungkan minat
karyawan yang sama untuk kemudian di salurkan di berbagai kegiatan. Di TCS ada
berbagai sistem dan alat – alat yang menunjang konsep dari manajemen
pengetahuan tersebut.
Poin penting dalam Kasus
• TCS meluncurkan KM-pilot di pertengahan tahun 1999
• Upaya manajemen pengetahuan pada pertengahan tahun 1980-an, mendokumentasikan
masalah dan solusinya dari 1500 studi kasus.
• Adanya koneksi internet di perusahaan luar negeri dan berbagai cabang perusahaan TCS,
memudahkan karyawan untuk mendapatkan informasi perusahaan tersebut.
• Adanya web Ultimatix untuk pengetahuan secara global
• Membangun komunikasi antar karyawan dengan memperhatikan arsitektur bangunan
inti dan jarak lokasi
• Membuat program pelatihan sesuai dengan tingkat karyawan TCS
• Pmbuatan KM sistem dengan menggunakan Microsoft Sharepoint portal server yang
memberikan TCS akses hampir 40 tahun pengalaman dan kegiatan terbaik
• TCS mengadakan kursus, menggabunkan karyawan sesuai dengan keterampilannya yang
sama dan saling menyalurkan untuk membuat keseimbangan karyawan
• TCS mengadakan kursus, menggabungkan karyawan sesuai dengan keterampilannya yang
sama dan saling menyalurkan untuk membuat keseimbangan karyawan
• Kolaborasi luar negeri dan lokal meningkat secara instan dan mengurangi biaya
perjalanan dan telekomunikasi sebesar 40 persen dan 60 persen masing – masingnya.
Bagaimana analisis upaya manajemen pengetauan
di Tata Consulting menggunakan manajemen
Services (TCS) dengan menggunakan manajemen
pengetahuan model rantai nilai? Apa alat yang
digunakan serta kegiatan apa yang dilakukan untuk
mengelola pengetahuan tacit dan pengetahuan
eksplisit?
Dalam menggunakan model rantai nilai, upaya manajemen pengetahuan
di Tata Consulting Services (TCS) dapat dibagi menjadi kegiatan sebagai
berikut :
• Pengetahuan Akuisisi
TCS memperoleh pengetahuan dan pengalaman besar di berbagai bidang melalui
on-shore dan off-shore proyek untuk klien di seluruh dunia.
• Pengetahuan Storage
TCS telah mengembangkan berbagai repositori dan database untuk penyimpanan
pengetahuan seperti Kbases, Proses Asset, Perpustakaan, KnowMax dan Ultimatix
• Pengetahuan Diseminasi
Pengetahuan disebarkan menggunakan berbagai teknik seperti Ultimatix :
pengetahuan elektronik manajemen portal berbasis web.
• Pengetahuan Aplikasi
Ketika mengunjungi situs TCS untuk mengeksplorasi kemampuan baru yang
dikembangkan oleh TCS dan bagaimana kaitannya dengan telah terakumulasi.
Konsep manajemen pengetahuan (KM) diperkenalkan pada TCS pada tahun 1995 dan tim KM khusus
yang disebut “Groupware Perusahaan” dibentuk pada tahun 1998. Kelompok ini meluncurkan KM-pilot
pada pertengahan tahun 1999. Pada saat itu, KM di TCS menutupi hampir setiap fungsi, dari jaminan
kualitas untuk manajemen SDM. Karyawan bisa megakses repositori pengetahuan yang tinggal pada
server perusahaan dan cabang melalui intranet, dengan browser front-end atau klien Notes. Repositori
pengetahuan, juga disebut Kbases, terdapat berbagai informasi tentang proses, bidang usaha, garis
teknologi dan proyek.
Langkah berikutnya adalah untuk menciptakan Proses Asset Perpustakaan (PAL) yang berisi informasi
yang berkaitan dengan teknologi, proses, studi kasus bagi para pemimpin proyek yang dibuat tersedia
untuk semua pusat pembangunan melalui intranet. Hal yang sama dilakukan melalui portal manajemen
pengetahuan elektronik berbasis web yang disebut Ultimatix. PAL adalah prekursor. Perpustakaan PAL
dan Kbases, host di intranet, digabung dengan Ultimatix, yang memiliki sub-portal untuk sistem
manajemen mutu, peningkatan produktivitas perangkat lunak, materi pelatihan dan alat informasi.
Pada tahun 2007, TCS dikembangkan Knowmax, sistem manajemen pengetahuan, menggunakan
Microsoft Sharepoint Portal server yang memberi TCS konsultan akses ke hampir 40 tahun pengalaman
dan praktik terbaik diatur oleh jenis keterlibatan, teknologi yang digunakan dan kebutuhan pelanggan.
Ini didukung lebih dari 60 aset pengetahuan dan dapat diakses melalui Ultimatix untuk semua rekan TCS.
Setiap asosisasi bisa berkontribusi pada K-Bank dan petugas pengetahuan dibuat bertanggung jawab
untuk menjaga kualitas konten.
• TCS menggunakan berbagai alat kolaborasi
Infinity yang meliputi instant messaging, IP telephony, dan video
conferencing; blog dan wiki; IdeaStorm, TIP dan MySite
• Akibat mengadopsi Infinity :
1. kolaborasi kantor di luar negeri dan lokal ditingkatkan dalam hal
messaging, seperti instant messaging (IM)
2. Komunikasi perusahaan mampu menjalankan siaran selama 24 jam
berita internal untuk semua kantor TCS di dunia.
3. Biaya perjalanan dan telekomunikasi berkurang 40 persen dan 6
persen
• Perangkat lainnya ditingkat kolaborasi, komunikasi dan berbagai di
antara karyawan pengetahuan
• Blog, wiki dan alat – alat lain yang digunakan untuk meningkatkan
komunikasi dan produktivitas antara karyawan.
• Wiki digunakan untuk berkolaborasi pada materi yang berhubungan
dengan proyek, brainstorming dan mengembangkan presentasi. Sistem
Justask karyawan diizinkan untuk mengajukan pertanyaan dan
mendapatkan jawaban dari rekan – rekan lain.
• The IdeaStorm digunakan oleh manajemen untuk membantu dalam
generasi ide – ide tentang topik yang diposting oleh tim perusahaan.
• TIP digunakan sebagai portal untuk inovasi produk dan ide – ide baru.
• TCS digunakan pada jejaring sosial seperti MySite untuk membantu
karyawan berkomunikasi lebih baik dengan satu sama lain.
TCS bertujuan untuk mengajukan tawaran proyek – proyek pada tingkat yang
lebih tinggi, di luar pemeliharaan dan pembangunan. Dengan mengumpulkan
pengetahuan, membangun kemampuan untuk memahami bagaimana cara
untuk melayani klien melalui konsultasi dan di daerah strategis lainnya.

Alat KM telah memungkinkan TCS untuk terus bergerak lebih tinggi dan
tawaran untuk mendapatkan proyek yang lebih strategis. KM repositori yang
menangkap praktik terbaik dalam proyek itu telah membuat perusahaan lebih
efisien dalam melayani klien. Dengan demikian, pengembangan sistem dan
pelaksanaan kegiatan lebih mungkin untuk dilakukan oleh TCS dengan cara
yang tepat waktu, efektif dan efisien biaya. Berlaku untuk layanan pelanggan,
dengan mengetahui kebutuhan pelanggan dan juga mengambil ide dari
industri lain yang disimpan dalam database KM, perusahaan dapat
memberikan solusi baru dan inovatif untuk menyelesaikan permintaan
pelanggan.
 Secara keseluruhan, alat KM telah menjadi sumber daya strategis
di perusahaan dan alat ini wajib menjadi bagian orientasi karyawan. Alat
ini menjadi alat yang awal sebelum memulai setiap proyek atau
mendekati klien. Pengetahuan dalam database ini memungkinkan TCS
konsultasi untuk cepat mengumpulkan informasi intelijen tentang klien
atau proyek – proyek serupa dan dengan demikian menyesuaikan diri
lebih baik dengan apa yang klien mungkin ingin. Hal ini menyebabkan
tingkat tingkat keberhasilan yang lebih tinggi dalam penawaran dan
dalam pelaksaan proyek.
Kesimpulan
TCS telah mengembangkan berbagai repositori dan database untuk
penyimpanan pengetahuan seperti Kbases, Proses Asset Perpustakaan,
KnowMax dan Ultimatix dalam rangka mengumpulkan karyawan
dengan minat yang sama. Karyawan bisa mengakses repositori
pengetahuan yang ada pada server perusahaan dan cabang melalui
intranet, dengan browser front-end atau klien notes.
Dalam repository pengetahuan yang disebut Kbases ini, terdapat
berbagai informasi tentang proses, bidang usaha, garis teknologi, dan
proyek.
PT Pertamina (Persero) merupakan salah satu badan usaha
milik negara yang memegang teguh pendirian akan
pentingnya mengelola pengetahuan internal. Pertamina
menjalankan operasi migas yang kompleks dari hulu ke hilir,
termasuk pengaturan distribusi yang cukup rumit dan
mencakup wilayah yang luas. Bisnis migas sendiri merupakan
kegiatan yang padat risiko dan padat teknologi sehingga
penguasaan yang cepat dan menyeluruh menjadi hal penting
untuk tetap mampu bersaing.

Pertamina yang memiliki visi “Menjadi Perusahaan

Energi Nasional Kelas Dunia” perlu mengelola
seluruh aset pengetahuan yang dimiliki agar dapat
melakukan berbagai program terobosan yang
mendukung visi Pertamina untuk terus aktif
melakukan perbaikan dan mengejar perkembangan
teknologi global serta selalu ramah lingkungan.
 PT Pertamina mendirikan
suatu direktorat khusus
dalam mengelola
pengetahuan yaitu Quality
Management General
Affairs Directorate.

Direktorat ini didirikan dengan

alasan pentingnya pengelolaan
dan penyebaran pengetahuan
internal untuk mengatasi
kesenjangan antara strategi
dengan pengetahuan melalui
implementasi knowledge
management.
 Knowledge Management
Knowledge Management Pertamina
Definisi merupakan suatu proses sistemastis pengelolaan
pengetahuan internal PT Pertamina (Persero)

Menciptakan, menangkap,
mendokumentasikan, menyebarkan, dan Sistematis
memperbaharui.
Melestarikan aset perusahaan berupa pengetahuan,
Fungsi keterampilan, dan pengalaman operasional yang
dimiliki individual para pimpinan dan pekerja
Forum KOMET, Portal KOMET, Webinar dan
Eksternalisasi aset pengetahuan yang dimiliki
Program
Pertamina.
 Penerapan Knowledge Management

Knowledge Creation Knowedge Sharing

Dapat diperoleh pada saat • Offline : Forum KOMET
pegawai melaksanakan (Continuous Improvement
penugasan yang diberikan, Program (CIP), Workshop,
mengikuti training, membaca Internal Meeting)
buku, pemecahan masalah, dan • Online : Portal KOMET
lain sebagainya. (knowledge center, community of
practice (CoP), ask the expert,
Webinar)
• Budaya “PaksaRela”

Knowledge Utilization &

Replication Knowledge Storage
Upaya pengimplementasian Dikelola berbasis jaringan IT atau
replikasi aset pengetahuan web based.
untuk diujicoba dan diharapkan • Portal Komet
Narasumber Expertise
dapat memberikan nilai tambah • Intranet Pertamina
Direksi selaku role model berperan aktif sebagai
pada bisnis.
narasumber dalam forum KOMET.
 Hasil Penerapan KOMET

1.109
risalah inovasi

Pencapaian Penghargaan
Pada tahun 2013 berhasil 1. Indonesian MAKE Study
membukukan value creation Award 2013
sebesar Rp2,67 triliun yang 2. Best Companies to Work
mendukung pencapaian
keuntungan Perusahaan yang
For in Asia 2014
telah ditargetkan.
 Kesimpulan
01
Inti dari keberhasilan knowledge
management adalah sharing,
dimana dari hasil sharing yang
dilakukan dapat memberikan proses
learning bagi seluruh anggota
organisasi dan dapat menumbuhkan
inovasi sehingga organisasi dapat
bertahan.
02
Knowledge management memiliki
banyak manfaat pada penerapannya
seperti:
• Peningkatan keuntungan,
• Dapat membantu para anggota
organisasi untuk menyelesaikan
pekerjaannya dan memperbaiki
kesalahan dalam pekerjaan