PENGORGANISASIAN

ASET PENGETAHUAN
(THE ORGANIZING OF KNOWLEDGE ASSETS)
Konsep Dasar Pengorganisasian
Pengorganisasian memiliki tiga macam
dimensi berikut.
1. Organisasi itu sendiri memiliki suatu bentuk, suatu
konfigurasi yang melukiskan hierarki manajemen
dan saluran-saluran komunikasi formal.
2. Melalui proses pengorganisasian, tugas-tugas
dirumuskan, ditetapkan, dan pekerjaan individual
distruktur.
3. Sebuah falsafah organisasi mempengaruhi upaya
dengan apa koordisasi dicapai.

Proses Pengorganisasian

Secara konseptual, proses pengorganisasian menurut
Samuel C. Serto merupakan proses, dimana ditetapkan
penggunaan teratur semua sumber daya dalam sistem
manajemen yang ada
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses
pengorganisasian, menurut Saul W. Gellerman, langkah
pokok proses pengorganisasian.
1. Melaksanakan refleksi tentang rencana dan sasaran-
sasaran.
2. Menetapkan tugas-tugas pokok.
3. Membagi tugas-tugas pokok menjadi tugas-tugas bagian
(subtask).
4. Mengalokasikan sumber-sumber daya dan petunjuk-
petunjuk untuk tugas-tugas tersebut.
5. Mengevaluasi hasil-hasil dari strategi pengorganisaisan
yang diimplementasi.

Langkah Pokok Proses Pengorganisasian
Merefleksikan
tentang
rencana dan
sasaran
Menetapkan
tugas tugas
pokok
Membagi
tugas pokok
menjadi
tugas tugas
bagian
Mengalokasi
sumber daya
Mengevaluasi
hasil dari strategi
pengorganisasian
Desain dan Struktur Organisasi Pengetahuan
Desain organisasi saat ini telah dipengaruhui oleh dua
macam kekuatan pokok berikut :
1. Setelah pengembangan historikal yang berlangsung
secara lambat, ide tentang kekuatan yang terpaku
pada rakyat telah mempengaruhi struktur
organisasi.
2. Kompleksitas teknologikal yang makin meningkat
telah menyebabkan munculnya kompleksitas yang
makin meningkat pada desain organisasi. Dahulu
kala, pemimpin organisasi mengenal siapa di
lingkungan organisasinya, dewasa ini hal tersebut
tidak dimungkinkan lagi.

Struktur organisasi akan menggambarkan identitas
yang berorientasi manajemen pengetahuan, seperti
manajemen pengetahuan spesialis, chief knowledge
officer (CKO), senior manajer manajemen
pengetahuan, atau asisten direktur/vice president
dan identitas atau nama posisi lainnya
Sesudah struktur ditetapkan, maka proses
selanjutnya perancangan mekanisme koordinasi dan
komunikasi unit manajemen pengetahuan dengan
komponen dan unit-unit organisasi eksisting
Pada program ini didefinisikan sebagai berikut.
Unit atau komponen organisasi mana saja yang harus
menyatu ke unit manajemen pengatahuan ?.
Informasi apa saja yang dibutuhkan oleh manajemen
pengetahuan?
Unit mana saja yang menerima hasil pekerjaan unit
manajemen pengetahuan?
Bagaimana ekspektasi unit lain terhadap unit manajemen
pengetahuan dari laporannya?
Proses apa saja yang akan dilakukan oleh unit lainnya
terhadap hasil kerja unit manajemen pengetahuan dan
laporan yang diterima mereka dan bagaimana umpan balik
(feedback) terhadap unit manajemen pengetahuan?


Identifikasi Pengorganisasian Sistem Pengetahuan

Sistem manajemen pengetahuan dalam organisasi perlu
diadakan identifikasi dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Strategi Knowkdge Management. Dalam menentukan
strategi manajemen pengetahuan (knowkdge management)
mana yang sesuai dengan strategi organisasi untuk mencapai
tujuan dan sasaran organisasi, digunakan kuesioner strategi
manajemen pengetahuan.
b. RoadMap Knowledge. Berdasarkan kenyataan, dirasakan
pentingnya klasifikasi dalam dunia knowledge, apalagi dalam
knowkdge management, berbagai jenis klasifikasi selain
hierarkis, klasifikasi pohon, paradigma dan facet.
Perkembangan knowledge yang sangat cepat juga menimbulkan keterbatasan
dalam penggunaan klasifikasi.
sistem klasifikasi membutuhkan standardisasi dan definisi yang mapan sebelum
bisa digunakan secara efektif dan efisien.
Beckman (1999) meringkas perspektif teknologi untuk knowledge management
adalah sebagai berikut:
Knowledge repository, pada umumnya berupa database.
Direktori sumber.
Direktori sumber daya pembelajaran.
Groupware.
Ditambah dengan business modef yang dipengaruhi unsur:
arsitektur TI;
platform TI (hardware);
komunikasi;
inteface;
Software;
user support.

Model Pengorganisasian Pengetahuan

tiga alasan utama organisasi mengembangkan
manajemen pengetahuan
meminimalkan risiko,
meningkatkan efisiensi,
inovasi.
Perkembangan Alasan Organisasi Mengembangkan KM
Karakteristik Organisasi Pengelolaan Pengetahuan

Karakteristik Struktur :
Tidak bersifat birokratis, prosedur administratif terhadap substansi
knowledge berada pada level yang minimal.
Unit-unit berbentuk sel-sel yang menyebar di berbagai unit, tetapi tetap
terkoordinasi.
Tidak hierarkis, sehingga kesan hubungan atau proses atasan bawahan
sebaiknya tidak ada.

Karakteristik Personil Pengelola Pengetahuan
Seorang pemimpin yang dapat bersikap profesional dan egaliter, bukan
birokrat
Wawasan yang luas atau seorang generalis.
Memiliki profesional networking yang luas, baik diinternal perusahaan
maupun di luar perusahaan.
Komunikatif, yaitu mampu melakukan komunikasi dan koordinasi secara
virtual dan tatap muka.
Fasilitator, yaitu mampu memfasilitasi berbagai pihak dalam berbagi
knowledge, berkolaborasi dan belajar.



Posisi-Posisi dalam Organisasi KM

Berbagai penamaan posisi dalam organisasi manajemen
pengetahuan dan fungsinya dijelaskan bahwa chief knowkdge
officer (Leitch & Rosen, 2001) adalah pimpinan tertinggi
pengelolaan knowledge dalam suatu perusahaan, yang
bertanggung jawab untuk:
menciptakan visi pengelolaan knowkdge;
mensosialisasikan dan menjual konsep dan inisiatif manajemen
pengetahuan serta membagikan visi kepada manajemen senior
mendapatkan buy-in dan advokasi dari manajemen senior;
melakukan mentoring inisiatif manajemen pengetahuan kepada
manajemen senior dan pihak-pihak lainnya; dan
menyampaikan manfaat-manfaat manajemen pengetahuan yang
memberikan kontribusi signifikan terhadap keberhasilan perusahaan.

Sedangkan di Telkom, ditemukan ada posisi assistant vice
president (AVP) dan senior officer
Assistant Vice President Knowkdge Management (AVP KM)
Operation, yang bertugas membantu AVP KM
Senior Officer Knowledge Management Systems Development
Beberapa posisi lainnya diidentifikasi oleh Liebowitz (2003)
melalui penelitian yang dilakukannya di beberapa lembaga
pemerintahan di Amerika Serikat. :
Knowledge Management Officer,
Knowledge Steward,
Knowledge Retention Managers,
Knowledge Management Working Group,
dan Knowledge Management Research.
Tugas dan Fungsi Unit KM

Fungsi pengelolaan perubahan,
Fungsi pengelolaan expert,
Fungsi pengoperasian berbagai forum
knowledge sharing,
Fungsi performansi dan pengembangan.
Distribusi Peran dan Penyelarasan dalam Organisasi

Unit teknostruktur, yaitu unit yang berfungsi dalam bidang perencanaan
dan pengendalian, secara umum berperan sebagai pengelola knowledge
sesuai dengan disiplin knowledge dan fungsinya di bidang perencanaan,
serta perancangan dan pengendalian performansi perusahaan.
Unit pengelola infrastruktur dan produk; mengelola knowledge yang
berkaitan dengan operasi dan pemeliharaan, rekayasa, pengembangan
infrastruktur dan produk, serta bertanggung jawab untuk menyediakan
expert untuk knowledge'yang dibutuhkan unit itu sendiri. menyangkut
pengelolaan infrastruktur).
Unit sales and distribulion berperan sebagai pengelola knowledge yang
berhubungan dengan pemasaran dan pelayanan serta penyediaan expert-
nya.
Unit pengelola keuangan berperan sebagai pengelola knowledge dan
penyedia expert untuk hal-hal yang berkaitan dengan masalah keuangan,
yang meliputi akunting, financial management, serta financial report dan
interpretasinya.