MENGELOLA PROYEK

Anggota Kelompok :
1. Muflikhatul Farikhah ( 212010300013 )
2. Mutiara Sagita Brilian ( 212010300052 )
Pentingnya Manajemen Proyek
Manajemen proyek yang baik sangat penting untuk
memastikan bahwa sistem akan dikirimkan tepat pada
waktunya, sesuai dengan anggaran dan memberikan
manfaat bisnis yang nyata.
 Konsekuensi Manajemen
Proyek Yang Buruk

a) Anggaran yang sangat berlebih

b) Penguluran waktu yang tidak diharapkan
c) Kinerja teknis yang kurang dari yang diharapkan
d) Kegagalan mendapatkan manfaat yang telah diantisipasi

Tanpa manajemen yang tepat, suatu proyek pengembangan sistem akan memerlukan waktu lebih
lama untuk diselesaikan dan sangat sering melebihi anggaran yang dialokasikan. Menghasilkan
sistem informasi yang sangat mungkin rendah mutunya secara teknis dan tidak dapat
mendemonstrasikan beberapa manfaat kepada organisasi.
 Sasaran Manajemen Proyek

Proyek Manajemen Cakupan Waktu

Proyek
Serangkaian aktivitas Mengacu pada Mendefinisikan Lamanya yang
yang berhubungan yang penerapan pengetahuan, pekerjaan mana yang dieprlukan untuk
terencana untuk keahlian,perangkat, dan termasuk atau yang tidak menyelesaikan proyek
mencapai sasaran bisnis teknik utk mencapai termasuk dalam suatu
tertentu. sasaran tertentu dlm proyek
batasan anggaran &
waktu yg ditentukan
 Sasaran Manajemen Proyek

Biaya Kualitas Risiko

Didasarkan pada waktu Indikator seberapa jauh Mengacu pada masalah

untuk menyelesaikan hasil akhir dari sebuah potensial yang dapat
proyek dikalikan dengan proyek memenuhi mengancam
biaya sumber daya sasaran yang diberikan keberhasilan proyek.
manusia yang oleh pihak manajemen.
diperlukan untuk
menyelesaikan proyek
tersebut.
 Memilih Proyek
Perusahaan biasanya menghadapi berbagai proyek yang berbeda untuk
memecahkan berbagai masalah & meningkatkan kinerja. Terdapat jauh lebih
banyak ide proyek sistem daripada sumber dayanya. Perusahaan harus untuk
memilih dari kelompok ini proyek – proyek yang menjajikan manfaat terbesar
bagi bisnisnya. Jelas sekali bahwa strategi bisnis keseluruhan perusahaan harus
mengendalikan proses pemilihan proyek.
 Struktur Manajemen untuk Proyek Sistem Informasi

Ma
naj Kelompok
em perencanaan
strategis
en korporat
Elemen – elemen sebuah struktur manajemen untuk proyek Se
sistem informasi diperusahaan besar. Gambar ini membantu nio
Komite
pengawas SI
memastikan bahwa proyek sistem informasi yang terpenting di Manajemen
r
prioritaskan. Menengah Manajemen
Proyek

Manajemen Operasional Tim proyek

Mengaitkan Proyek Sistem dengan Rencana Bisnis
Organisasi memerlukan rencana sistem informasi yang menggambarkan bagaimana teknologi informasi akan
mendukung pencapaian bisnis mereka dan mendokumentasikan semua aplikasi sistem dan komponen
infrastruktur TI.

Elemen – elemen Rencana Sistem Informasi :

1) Tujuan dari rencana
2) Rasional rencana bisnis yang strategis
3) Sistem pada masa sekarang
4) Perkembangan baru
5) Strategi manajemen
6) Rencana implementasi
7) Kebutuhan anggaran
Kebutuhan Informasi & Indikator Kunci Atas Kinerja
Untuk mengembangkan rencana sistem informasi yang efektif, organisasi harus memiliki pemahaman yang
jelas mengenai kebutuhan informasi dalam jangka panjang dan dalam jangka pendek. Pendekatan yang
strategis atas kebutuhan informasi, analisis strategis, atau faktor – faktor yang sangat penting bagi
keberhasilan yang menyatakan bahwa kebutuhan informasi suatu organisasi ditentukan oleh sejumlah kecil
indikator – indikator kunci atas kinerja (key perfomance indicators-KPIs) .
 Analisis Portofolio
Ketika analisis strategis telah menentukan keseluruhan ararh dari pengembangan sistem, analisis portofolio
dapat digunakan untuk mengevaluasi alternatif proyek sistem. Analisis portofolio menginventarisasi semua
proyek sistem informasi perusahaan & aktivitas, meliputi infrastruktur, surat kontrak alih daya, dan lisensi.

Model Penilaian
Bermanfaat untuk memilih proyek – proyek dengan banyak kriteria yang harus dipertimbangkan. Ini
memberikan bobot bagi fitur –fitur tertentu dari suatu sistem kemudian menghitung total tertimbang.
 Perusahaan akan memutuskan antara 2 alternatif sistem
perencanaan sumber daya perusahaan (ERP)
 Nampak perusahaan tertentu ini memberikan pentingnya
kemampuan bagi pemrosesan pesanan penjualan,manajemen
persediaan, dan gudang.
 Kolom pertama untuk mendaftar kriteria-kriteria yang akan
digunakan oleh para pengambil keputusan untuk menilai
sistem. Kriteria biasanya merupakan hasil dari pembahasan
yang lama antara kelompok pengambil keputusan.
 Kolom kedua mendaftar bobot yang diberikan oleh para
keputusan pengambil terhadap atribut keputusan
 Kolom ke 3 dan 5 memperlihatkan proporsi dari kebutuhan
untuk setiap fungsi yang dapat diberikan oleh setiap –setiap
alternatif sistem ERP
 Masing – masing nilai yang dapat diperoleh pemasok dihitung
dengan mengalikan proporsi kebutuhan yang dipenuhi untuk
setiap fungsi dengan menambah bobot pada fungsi.
Menetapkan Nilai Bisnis Sistem
Informasi
Untuk menentukan apakah proyek sistem informasi merupakan
investasi yang tepat atau tidak, satu harus menghitung badan
manfaatnya.
 Menetapkan Nilai Bisnis Sistem Informasi
Biaya & Manfaat Sistem Informasi
 Manfaat Berwujud ( Tangible
Benefit) dapat diukur dan diberikan
nilai uang.
 Manfaat Tak Berwujud ( Intangible
Benefit ), seperti layanan konsumen
yang lebih efisien atau pengambilan
keputusan lebih baik, tidak dapat
diukur langsung tetapi dapat
menghasilkan keuntungan yang
dalam jangka panjangnya dapat
diukur
Penganggaran Modal Untuk Sistem
Informasi
Model penganggaran modal (capital
budgeting) merupakan salah satu dari
beberapa teknik yang digunakan untuk
mengukur nilai dari investasi dalam
proyek modal investasi jangka panjang
Model Penentuan Harga Opsi
Nyata (Real Options Pricing Models
– RPOM)
Menggunakan konsep dari penilaian
opsi yang dipinjam dari industri
keuangan. Opsi pada dasarnya adalah
hak, bukan kewajiban, untuk
melakukan tindakan dimasa depan.
Opsi call misalnya adalah opsi
keuangan dimana seseorang membeli
hak (tetapi bukan kewajiban) untuk
membeli aset (biasanya saham) pada
harga tertentu (strike price) pada atau
sebelum tanggal tertentu.
 Keterbatasan dari Model Keuangan

Karena pada aspek keuangan dan teknik dari sistem informasi cenderung mengabaikan dimensi sosial dan
organisasi. Banyak keputusan atas investasi yang tidak cukup dipertimbangkan Biaya dari gangguan organisasi
yang diciptakan oleh sistem yang baru, seperti biaya untuk melatih para pengguna akhir,atau waktu untuk
manajer mengawasi perubahan atau waktu yang diperlukan para manajer untuk mengawasi perubahan
Keterbatasan dari Model Keuangan
Mengelola Risiko Proyek
 Dimensi Risiko Proyek

Tingkat risiko proyek dipengaruhi oleh :

1. Ukuran proyek. Semakin besar proyek sebagaimana diindikasikan dengan jumlah uang yang
dikeluarkan, besaran dari implementasi staf, waktu yang dialokasikan untuk implementasi,
dan jumlah unit organisasi yang dipengaruhi akan semakin besar risikonya
2. Struktur proyek. Beberapa proyek jauh lebih terstruktur daripada yang lainnya. Kebutuhan
mereka jelas dan mudah sehingga output dan proses dapat ditentukan dengan mudah.
3. Pengalaman dengan teknologi. Risiko suatu proyek akan meningkat jika tim proyekdan staf
sistem informasi kekurangan keahlian teknis yang dibutuhkan.
 Manajemen Perubahan dan Konsep Implementasi
 Konsep Implementasi
Untuk mengelola perubahan organisasi di seputar
pengenalan baru sistem informasi secara efektif.
Anda harus memeriksa proses
implementasi.Impementasi tersebut mengacu pada  Peran Pengguna Akhir
kegiatan organisasi yang berhubungan dengan Implementasi sistem umumnya lebih baik jika ada
penggunaan, manajemen, dan rutinitas dari inovasi. keterlibatan pengguna dan dukungan
Dalam proses mengimplementasikan, analis sistem manajemen.Partisipasi pengguna dalam desain dan
adalah seorang agen perubahan (agen perubahan ). operasi sistem informasi memiliki hasil positif. Pertama
desain pengguna sistem, mereka lebih banyak
kesempatan membentuk sistem sesuai dengan
kebutuhan bisnis. Kedua, mereka cenderung positif
terhadap sistem yang diselesaikan karena mereka
peserta aktif dalam proses perubahannya.
 Manajemen Perubahan dan Konsep Implementasi
 Tantangan Manajemen Perubahan untuk
 Dukungan dan Komitmen
Rekayasa Ulang Proses Bisnis, Aplikasi
Apabila sebuah proyek sistem informasi
Perusahaan, serta Merger dan Akuisisi
mendapatkan dukungan dam komitmen
Dengan adanya tantangan dan implementasi, bukan
manajemen pada berbagai tingkatan, ini akan
hal yang mengejutkan jika kita menjumpai tingkat
cenderung dipahami positif baik oleh pengguna
kegagalan yang sangat tinggi dalam banyak aplikasi
maupun oleh staff layanan informasi teknis.
perusahaan dan proyek rekayasa sebagai ulang
Kedua kelompok ini akan merasa bahwa
proses bisnis,atau merekayasa ulang proses bisnis
partisipasi mereka dalam proses
(business process rekayasa ulang - BPR),yang secara
pengembangan akan mendapatkan perhatian
khusus membutuhkan perubahan organisasional yang
dan prioritas lebih tinggi.
ekstensif dan mungkin mencantumkan penggantian
teknologi dan sistem warisan yang lama, yang sudah
sangat mengakar dalam banyak proses bisnis yang
saling berhubungan. Sejumlah penelitian menunjukkan
bahwa 70% proyek direkayasa ulang proses bisnis
gagal memberikan manfaat yang dijanjikan. Demikian
pula, terdapat langsung cukup tinggi dari aplikasi
perusahaan yang gagal diimplementasikan
sepenuhnya atau untuk mencapai target dari
penggunanya, bahkan setelah beroperasi tiga tahun.
 Mengendalikan Faktor Risiko
Berbagai metode proyek pengelolaan, pengumpulan kebutuhan,dan perencanaan telah
dikembangkan untuk kategori-kategori implementasi masalah yang spesifik. Berbagai strategi
juga telah dirancang untuk memastikan bahwa para pemain dapat memainkan peran yang
tepat sepanjang periode implementasi dan untuk mengelola perubahan
organisasionalnya.Tidak semua aspek dari proses implementasi dapat dilakukan dikendalikan
atau direncanakan dengan mengantisipasi masalah – masalah yang berpotensi muncul saat
implementasi dan menerapkan strategi korektif yang tepat dapat meningkatkan peluang
keberhasilan proyek sistem
Thanks!
Do you have any questions?
1. Berapa banyak dampak manajemen proyek
terhadap keberhasilan dari sistem informasi
yang baru?
2. Apakah peranan dari para pengguna akhir
dalam manajemen proyek sistem informasi?
3. Apa yang terjadi bila manajemen proyek tidak
diterapkan?