Mengelola Proyek

Pentingnya Manajemen Proyek

PROYEK MACET DAN KEGAGALAN SISTEM
Seberapa burukkah proyek-proyek dikelola? Rata-rata, proyek sektor swasta terlalu
diremehkan, anggarannya dan waktu pelaksanaannya biasanya hanya dijadwalkan setengah
dari yang aktual dalam rencana sistemnya. Sejumlah besar proyek diimplementasikan
dengan beberapa fungsionalitas yang hilang.

proyek pengembangan sistem tanpa manajemen yang tepat akan sangat mungkin
mengalami konsekuensi-konsekuensi berikut ini:
• Anggaran yang sangat berlebih
• Penguluran waktu yang tidak diharapkan
• Kinerja teknis yang kurang dari yang diharapkan
• Kegagalan mendapatkan manfaat yang telah diantisipasi

Sebuah sistem mungkin dirancang dengan antarmuka pengguna yang buruk. Antarmuka
pengguna (user interface) adalah bagian sistem di mana pengguna akhir berinteraksi.
Sebagai contoh, bentuk input secara online atau layar data entry sangat buruk disusun
sehingga tidak ada seorang pun yang ingin menyerahkan data atau meminta informasi.
Output sistem ditampilkan dalam suatu format yang terlalu sulit untuk dipahami
Proyek (project) adalah serangkaian aktivitas yang berhubungan yang terencana untuk
mecapai sasaran bisnis tertentu. Proyek-proyek sistem informasi meliputi pengembangan
SASARAN
sistem informasiMANAJEMEN
baru, perbaikanPROYEK
sistem yang sudah ada, atau penggantian atau peningkatan
infrastruktur TI perusahaan.

Manajemen proyek (project management) mengacu pada penerapan pengetahuan, keahlian,

perangkat, dan teknik untuk mencapai sasaran tertentu dalam batasan anggaran dan waktu
yang ditentukan. Aktivitas manajemen proyek meliputi perencanaan pekerjaan, penilaian
risiko, estimasi sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, pengaturan
pekerjaan, pengadaan sumber daya manusia dan bahan baku, penugasan, pengarahan
aktivitas, pengendalian eksekusi proyek, pelapoCakupanran kemajuan, dan analisis
hasilnya.

Cakupan (scope) mendefinisikan pekerjaan mana yang termasuk atau yang tidak termasuk
dalam suatu proyek. Sebagai contoh, cakupan proyek sistem proses pemesanan baru dapat
meliputi modul baru untuk memasukkan pesanan dan mengirimkannya kepada departemen
produksi dan akuntansi, tetapi tidak meliputi perubahan pada sistem-sistem piutang,
produksi, distribusi, atau pengendalian persediaan yang terkait.
Memilih Proyek
Cakupan (scope)
mendefinisikan pekerjaan mana
yang termasuk atau yang tidak
termasuk dalam suatu proyek.
Sebagai contoh, cakupan
proyek sistem proses
pemesanan baru dapat meliputi
modul baru untuk memasukkan
pesanan dan mengirimkannya
kepada departemen produksi
dan akuntansi, tetapi tidak
meliputi perubahan pada
sistem-sistem piutang, produksi,
distribusi, atau pengendalian
persediaan yang terkait.
ENGAITKAN PROYEK SISTEM DENGAN RENCANA BISNIS

Untuk mengidentifikasi proyek-proyek sistem informasi yang akan memberikan nilai bisnis
paling tinggi, organisasi harus mengembangkan rencana sistem informasi (information
systems plan) yang mendukung rencana bisnis keseluruhannya dan di mana sistem-sistem
strategis dimasukkan ke dalam perencanaan tingkat tertingginya. Rencana tersebut berfungsi
sebagai peta jalan yang mengindikasikan arah pengembangan sistem (tujuan rencananya),
alasan-alasannya, sistem/ situasi sekarang, pengembangan baru yang perlu dipertimbangkan,
strategi manajemen, rencana implementasi, dan anggarannya

KEBUTUHAN INFORMASI DAN INDIKATOR KUNCI ATAS KINERJA

Untuk mengembangkan rencana sistem informasi yang efektif, organisasi harus memiliki
pemahaman yang jelas mengenai kebutuhan informasi dalam jangka panjang dan dalam
jangka pendek. Pendekatan yang strategis atas kebutuhan informasi, analisis strategis, atau
faktorfaktor yang sangat penting bagi keberhasilan yang menyatakan bahwa kebutuhan
informasi suatu organisasi ditentukan oleh sejumlah kecil indikator-indikator kunci atas
kinerja (key performance indicators—KPIs) dari para manajer. KPIs dibentuk oleh industri,
perusahaan, manajer, dan lingkungan yang lebih luas.
ANALISIS PORTOFOLIO
Ketika analisis strategis telah menentukan keseluruhan arah dari pengembangan sistem,
analisis portofolio (portfolio analysis) dapat digunakan untuk mengevaluasi alternatif
proyek sistem. Analisis portofolio menginventarisasi semua proyek sistem informasi
perusahaan dan aktivitas, meliputi infrastruktur, surat kontrak alih daya, dan lisensi.
Portofolio dari investasi sistem informasi ini dapat digambarkan sebagai kepemilikian
profil risiko tertentu dan manfaat bagi perusahaan yang hampir sama dengan portofolio
keuangan.
MODEL PENILAIAN
Model penilaian (scoring model) bermanfaat untuk memilih proyek-proyek dengan banyak
kriteria yang harus dipertimbangkan. Ini memberikan bobot bagi fitur-fitur tertentu dari suatu
sistem kemudian menghitung total tertimbang.

Dengan menggunakan Tabel 14.2,

perusahaan akan memutuskan
antara dua alternatif sistem
perencanaan sumber daya
perusahaan (enterprise resource
planning—ERP). Kolom yang
pertama mendaftar kriteria yang
akan digunakan oleh para
pengambil keputusan untuk
mengevaluasi sistem. Kriteria-
kriteria tersebut biasanya
merupakan hasil dari pembahasan
yang lama antara kelompok
pengambil keputusan.
Menentukan Nilai Bisnis Dari Sistem Informasi
BIAYA DAN MANFAAT SISTEM INFORMASI
Tabel 14-3 mencantumkan beberapa biaya dan manfaat dari sistem yang sifatnya umum.
Manfaat berwujud (tangible benefit) dapat diukur dan diberikan nilai uang. Manfaat tak
berwujud (intangible benefit), seperti layanan konsumen yang lebih efisien atau pengambilan
keputusan yang lebih baik, tidak dapat diukur langsung tetapi dapat menghasilkan keuntungan
yang dalam jangka panjangnya dapat diukur. Sistem transaksi dan administratif yang
menggantikan tenaga kerja dan ruang penyimpanan selalu menghasilkan manfaat tampak
yang lebih terukur dibandingkan sistem informasi manajemen, DSS, dan sistem kerja
kolaborasi dengan dukungan computer

Penganggaran Modal untuk Sistem Informasi

Model penganggaran modal (capital budgeting) merupakan salah satu dari beberapa teknik
yang digunakan untuk mengukur nilai dari investasi dalam proyek modal investasi jangka
panjang. Metode penganggaran modal bergantung pada pengukuran arus kas ke dalam dan
keluar perusahaan; proyek modal yang menghasilkan arus kas tersebut. Biaya investasi bagi
proyek sistem informasi merupakan arus kas langsung yang disebabkan oleh pengeluaran
untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan tenaga kerja.
Menentukan Nilai Bisnis Dari Sistem Informasi
MODEL PENENTUAN HARGA OPSI NYATA
Model penentuan harga opsi nyata (real options pricing models—ROPM)
menggunakan konsep dari penilaian opsi yang dipinjam dari industri keuangan. Opsi pada
dasarnya adalah hak, bukan kewajiban, untuk melakukan tindakan di masa depan. Opsi
call, misalnya, adalah opsi keuangan di mana seseorang membeli hak (tetapi bukan
kewajiban) untuk membeli aset (biasanya saham) pada harga tertentu (strike price) pada
atau sebelum tanggal tertentu.

KETERBATASAN DARI MODEL KEUANGAN

Dalam cara tradisional yang menitikberatkan pada aspek keuangan dan teknis dari sistem
informasi cenderung mengabaikan dimensi sosial dan organisasi dari sistem informasi
yang dapat memengaruhi biaya dan manfaat yang sebenarnya dari investasiManfaatnya,
seperti keputusan yang lebih tepat waktu dari suatu sistem yang baru atau mendorong
pembelajaran dan keahlian karyawan, juga diawasi dalam suatu analisis keuangan yang
tradisional
 Mengelola Risiko Proyek
1. DIMENSI RISIKO PROYEK
Tingkat risiko atas proyek dipengaruhi oleh ukuran proyek, struktur proyek, dan
tingkat keahlian teknis dari staf sistem informasi serta tim proyek.
• Ukuran proyek. Semakin besar proyek—sebagaimana diindikasikan dengan jumlah
uang yang dikeluarkan, besaran dari implementasi staf, waktu yang dialokasikan
untuk implementasi, dan jumlah unit organisasi yang dipengaruhi—akan semakin
besar risikonya.
• Struktur proyek. Beberapa proyek jauh lebih terstruktur daripada yang lainnya.
Kebutuhan mereka jelas dan mudah sehingga output dan proses dapat ditentukan
dengan mudah.
• Pengalaman dengan teknologi. Risiko suatu proyek akan meningkat jika tim
proyek dan staf sistem informasi kekurangan keahlian teknis yang dibutuhkan.
Mengelola Risiko Proyek
2. MANAJEMEN PERUBAHAN DAN KONSEP IMPLEMENTASI
dapat mengarah pada keruntuhan sistem yang seharusnya dapat berjalan dengan baik.
Sebagian besar proyek sistem informasi terhambat karena proses perubahan
organisasional di seputar pembuatan sistemnya tidak ditangani dengan baik.
Pembuatan sistem yang sukses membutuhkan adanya manajemen perubahan
(change management) yang cermat.

2.1. Konsep Implementasi

Untuk mengelola perubahan organisasi di seputar pengenalan suatu sistem yang baru
dengan efektif, Anda harus menelaah proses implementasi. Implementasi
(implementation) adalah semua aktivitas organisasional yang berhubungan dengan
penggunaan, manajemen, dan rutinisasi dari sebuah inovasi, misalnya sistem
informasi baru. Dalam proses implementasi, analis sistem adalah seorang agen
perubahan (change agent).
 Mengelola Risiko Proyek
2.2. Peran Pengguna Akhir
Hubungan antara pengguna dan spesialis sistem informasi biasanya menimbulkan
masalah untuk upaya implementasi sistem informasi. Pengguna dan spesialis sistem
informasi cenderung mempunyai latar belakang, kepentingan, dan prioritas yang
berbeda. Hal ini disebut jurang komunikasi antara perancang dan pengguna (user-
designer communication gap). Perbedaan ini mengarah pada loyalitas organisasional
yang berbeda, termasuk pendekatan terhadap cara pemecahan masalah, dan kosakata
sistemnya.

2.3. Dukungan dan Komitmen

Apabila sebuah proyek sistem informasi mendapatkan dukungan dan komitmen
manajemen pada berbagai tingkatan, ini akan cenderung dipahami positif baik oleh
pengguna maupun oleh staf layanan informasi teknis. Kedua kelompok ini akan merasa
bahwa partisipasi mereka dalam proses pengembangan akan mendapatkan perhatian dan
prioritas yang lebih tinggi
 Mengelola Risiko Proyek
3. MENGENDALIKAN FAKTOR RISIKO
3.1. Mengelola Kerumitan Teknis
Perangkat integrasi internal (internal integration tools) sangat membantu dalam
mengerjakan proyek-proyek dengan teknologi yang rumit dan menantang. Kesuksesan
dari proyek semacam itu bergantung pada seberapa baik pengelolaan kerumitan
teknisnya. Para pemimpin proyeknya perlu memiliki pengalaman banyak dari segi teknis
dan administrative.

3.2. Perangkat Perencanaan dan Pengendalian Formal

Perangkat perencanaan formal (formal planning tools) dan perangkat pengendalian
formal (format control tools), jika digunakan dengan benar akan membantu proyek-
proyek besar mendokumentasi dan mengawasi rencana proyek. Dua metode yang paling
umum digunakan untuk dokumentasi rencana proyek adalah diagram Gantt dan diagram
PERT. Diagram Gantt (Gantt chart) mencantumkan daftar aktivitas proyek berikut
waktu mulai dan waktu penyelesaiannya. Diagram Gantt secara visual menunjukkan
kapan dan berapa lama berbagai tugas berlangsung dalam sebuah proyek pengembangan,
sekaligus juga kebutuhan sumber daya manusianya
 Mengelola Risiko Proyek
3.3. Meningkatkan Keterlibatan Pengguna dan Mengatasi Penolakan dari Pengguna
Proyek dengan struktur yg relatif kecil dan memiliki banyak kebutuhan yang tidak
terdefinisi harus melibatkan pengguna secara penuh dalam semua tahapannya. Para
pengguna harus didorong untuk mendukung salah satu dari banyak pilihan rancangan yang
mungkin dan untuk mempertahankan komitmennya pada sebuah rancangan. Perangkat
integrasi eksternal (external integration tools) memuat cara-cara menghubungkan
pekerjaan tim implementasi kepada para pengguna dalam semua tingkat organisasional.
Mengelola Risiko Proyek
4. MERANCANG UNTUK PERUSAHAAN
Karena tujuan sistem baru adalah meningkatkan kinerja perusahaan, proyek system
informasi harus secara eksplisit menyebutkan apa saja perubahan dalam organisasi
yang akan terjadi ketika sistem baru tersebut terpasang, termasuk pemasangan
intranet, ekstranet, dan aplikasi web. Selain perubahan prosedural, transformasi fungsi
pekerjaan, struktur organisasi, hubungan-hubungan kekuasaan, dan lingkungan kerja
sebaiknya juga direncanakan dengan hati-hati.

4.1. Desain Sosioteknis

Salah satu cara dalam menangani permasalahan manusia dan organisasi adalah dengan
memadukan pelaksanaan desain sosioteknis (sociotechnical design) ke proyek sistem
informasi. Para perencana menciptakan beberapa solusi rancangan teknis dan sosial
yang terpisah.