Bab 14- Mengelola Proyek

TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Apakah tujuan-tujuan dari manajemen proyek dan mengapa hal tersebut
sangat penting dalam mengembangkan sistem informasi?
2. Apakah metode yang dapat digunakan untuk memilih dan mengevaluasi
proyek sistem informasi serta menyelaraskan mereka dengan tujuan-tujuan
bisnis dari perusahaan?
3. Bagaimana perusahaan dapat menilai manfaat bisnis dari proyek sistem
informasi?
4. Apakah faktor-faktor dari risiko yang utama dalam proyek sistem
informasi?
5. Apakah strategi-strategi yang bermanfaat untuk mengelola risiko proyek
dan implementasi sistem?
Pentingnya Manajemen Proyek
PROYEK MACET DAN KEGAGALAN SISTEM
Seberapa burukkah proyek-proyek dikelola? Rata-rata, proyek sektor swasta terlalu
diremehkan, anggarannya dan waktu pelaksanaannya biasanya hanya dijadwalkan
setengah dari yang aktual dalam rencana sistemnya. Sejumlah besar proyek
diimplementasikan dengan beberapa fungsionalitas yang hilang.

proyek pengembangan sistem tanpa manajemen yang tepat akan sangat mungkin
mengalami konsekuensi-konsekuensi berikut ini:
• Anggaran yang sangat berlebih
• Penguluran waktu yang tidak diharapkan
• Kinerja teknis yang kurang dari yang diharapkan
• Kegagalan mendapatkan manfaat yang telah diantisipasi

Sebuah sistem mungkin dirancang dengan antarmuka pengguna yang buruk.

Antarmuka pengguna (user interface) adalah bagian sistem di mana pengguna akhir
berinteraksi. Sebagai contoh, bentuk input secara online atau layar data entry sangat
buruk disusun sehingga tidak ada seorang pun yang ingin menyerahkan data atau
meminta informasi. Output sistem ditampilkan dalam suatu format yang terlalu sulit
untuk dipahami
SASARAN MANAJEMEN PROYEK
Proyek (project) adalah serangkaian aktivitas yang berhubungan yang terencana
untuk mecapai sasaran bisnis tertentu. Proyek-proyek sistem informasi meliputi
pengembangan sistem informasi baru, perbaikan sistem yang sudah ada, atau
penggantian atau peningkatan infrastruktur TI perusahaan.

Manajemen proyek (project management) mengacu pada penerapan pengetahuan,

keahlian, perangkat, dan teknik untuk mencapai sasaran tertentu dalam batasan
anggaran dan waktu yang ditentukan. Aktivitas manajemen proyek meliputi
perencanaan pekerjaan, penilaian risiko, estimasi sumber daya yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan pekerjaan, pengaturan pekerjaan, pengadaan sumber daya
manusia dan bahan baku, penugasan, pengarahan aktivitas, pengendalian eksekusi
proyek, pelaporan kemajuan, dan analisis hasilnya.

Cakupan (scope) mendefinisikan pekerjaan mana yang termasuk atau yang tidak
termasuk dalam suatu proyek. Sebagai contoh, cakupan proyek sistem proses
pemesanan baru dapat meliputi modul baru untuk memasukkan pesanan dan
mengirimkannya kepada departemen produksi dan akuntansi, tetapi tidak meliputi
perubahan pada sistem-sistem piutang, produksi, distribusi, atau pengendalian
persediaan yang terkait.
Memilih Proyek
STRUKTUR MANAJEMEN
UNTUK PROYEK SISTEM
INFORMASI

Puncak struktur ini adalah

kelompok perencanaan strategis
perusahaan dan komite
pengawas sistem informasi.
Kelompok perencanaan
strategis perusahaan
bertanggung jawab dalam
mengembangkan rencana
strategis perusahaan, yang
mungkin membutuhkan
diciptakannya sistem-sistem
baru.
MENGAITKAN PROYEK SISTEM DENGAN RENCANA BISNIS
Untuk mengidentifikasi proyek-proyek sistem informasi yang akan memberikan
nilai bisnis paling tinggi, organisasi harus mengembangkan rencana sistem
informasi (information systems plan) yang mendukung rencana bisnis
keseluruhannya dan di mana sistem-sistem strategis dimasukkan ke dalam
perencanaan tingkat tertingginya. Rencana tersebut berfungsi sebagai peta jalan
yang mengindikasikan arah pengembangan sistem (tujuan rencananya), alasan-
alasannya, sistem/ situasi sekarang, pengembangan baru yang perlu
dipertimbangkan, strategi manajemen, rencana implementasi, dan anggarannya

KEBUTUHAN INFORMASI DAN INDIKATOR KUNCI ATAS KINERJA

Untuk mengembangkan rencana sistem informasi yang efektif, organisasi harus
memiliki pemahaman yang jelas mengenai kebutuhan informasi dalam jangka
panjang dan dalam jangka pendek. Pendekatan yang strategis atas kebutuhan
informasi, analisis strategis, atau faktorfaktor yang sangat penting bagi
keberhasilan yang menyatakan bahwa kebutuhan informasi suatu organisasi
ditentukan oleh sejumlah kecil indikator-indikator kunci atas kinerja (key
performance indicators—KPIs) dari para manajer. KPIs dibentuk oleh industri,
perusahaan, manajer, dan lingkungan yang lebih luas.
ANALISIS PORTOFOLIO
Ketika analisis strategis telah menentukan keseluruhan arah dari pengembangan
sistem, analisis portofolio (portfolio analysis) dapat digunakan untuk
mengevaluasi alternatif proyek sistem. Analisis portofolio menginventarisasi
semua proyek sistem informasi perusahaan dan aktivitas, meliputi infrastruktur,
surat kontrak alih daya, dan lisensi. Portofolio dari investasi sistem informasi ini
dapat digambarkan sebagai kepemilikian profil risiko tertentu dan manfaat bagi
perusahaan yang hampir sama dengan portofolio keuangan.
MODEL PENILAIAN
Model penilaian (scoring model) bermanfaat untuk memilih proyek-proyek
dengan banyak kriteria yang harus dipertimbangkan. Ini memberikan bobot bagi
fitur-fitur tertentu dari suatu sistem kemudian menghitung total tertimbang.
Dengan menggunakan Tabel 14.2,
perusahaan akan memutuskan
antara dua alternatif sistem
perencanaan sumber daya
perusahaan (enterprise resource
planning—ERP). Kolom yang
pertama mendaftar kriteria yang
akan digunakan oleh para
pengambil keputusan untuk
mengevaluasi sistem. Kriteria-
kriteria tersebut biasanya
merupakan hasil dari pembahasan
yang lama antara kelompok
pengambil keputusan.
Menentukan Nilai Bisnis Dari Sistem Informasi

BIAYA DAN MANFAAT SISTEM INFORMASI

Tabel 14-3 mencantumkan beberapa biaya dan manfaat dari sistem yang sifatnya
umum. Manfaat berwujud (tangible benefit) dapat diukur dan diberikan nilai uang.
Manfaat tak berwujud (intangible benefit), seperti layanan konsumen yang lebih
efisien atau pengambilan keputusan yang lebih baik, tidak dapat diukur langsung
tetapi dapat menghasilkan keuntungan yang dalam jangka panjangnya dapat diukur.
Sistem transaksi dan administratif yang menggantikan tenaga kerja dan ruang
penyimpanan selalu menghasilkan manfaat tampak yang lebih terukur dibandingkan
sistem informasi manajemen, DSS, dan sistem kerja kolaborasi dengan dukungan
computer

Penganggaran Modal untuk Sistem Informasi

Model penganggaran modal (capital budgeting) merupakan salah satu dari beberapa
teknik yang digunakan untuk mengukur nilai dari investasi dalam proyek modal
investasi jangka panjang. Metode penganggaran modal bergantung pada pengukuran
arus kas ke dalam dan keluar perusahaan; proyek modal yang menghasilkan arus kas
tersebut. Biaya investasi bagi proyek sistem informasi merupakan arus kas langsung
yang disebabkan oleh pengeluaran untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan tenaga
kerja.
Menentukan Nilai Bisnis Dari Sistem Informasi

MODEL PENENTUAN HARGA OPSI NYATA

Model penentuan harga opsi nyata (real options pricing models—ROPM)
menggunakan konsep dari penilaian opsi yang dipinjam dari industri keuangan. Opsi
pada dasarnya adalah hak, bukan kewajiban, untuk melakukan tindakan di masa
depan. Opsi call, misalnya, adalah opsi keuangan di mana seseorang membeli hak
(tetapi bukan kewajiban) untuk membeli aset (biasanya saham) pada harga tertentu
(strike price) pada atau sebelum tanggal tertentu.

KETERBATASAN DARI MODEL KEUANGAN

Dalam cara tradisional yang menitikberatkan pada aspek keuangan dan teknis dari
sistem informasi cenderung mengabaikan dimensi sosial dan organisasi dari sistem
informasi yang dapat memengaruhi biaya dan manfaat yang sebenarnya dari
investasiManfaatnya, seperti keputusan yang lebih tepat waktu dari suatu sistem yang
baru atau mendorong pembelajaran dan keahlian karyawan, juga diawasi dalam suatu
analisis keuangan yang tradisional
Mengelola Risiko Proyek
DIMENSI RISIKO PROYEK
Tingkat risiko atas proyek dipengaruhi oleh ukuran proyek, struktur proyek, dan
tingkat keahlian teknis dari staf sistem informasi serta tim proyek.
• Ukuran proyek. Semakin besar proyek—sebagaimana diindikasikan dengan jumlah
uang yang dikeluarkan, besaran dari implementasi staf, waktu yang dialokasikan
untuk implementasi, dan jumlah unit organisasi yang dipengaruhi—akan semakin
besar risikonya.
• Struktur proyek. Beberapa proyek jauh lebih terstruktur daripada yang lainnya.
Kebutuhan mereka jelas dan mudah sehingga output dan proses dapat ditentukan
dengan mudah.
• Pengalaman dengan teknologi. Risiko suatu proyek akan meningkat jika tim
proyek dan staf sistem informasi kekurangan keahlian teknis yang dibutuhkan.
Mengelola Risiko Proyek
MANAJEMEN PERUBAHAN DAN KONSEP IMPLEMENTASI
dapat mengarah pada keruntuhan sistem yang seharusnya dapat berjalan dengan baik.
Sebagian besar proyek sistem informasi terhambat karena proses perubahan
organisasional di seputar pembuatan sistemnya tidak ditangani dengan baik.
Pembuatan sistem yang sukses membutuhkan adanya manajemen perubahan
(change management) yang cermat.
Konsep Implementasi
Untuk mengelola perubahan organisasi di seputar pengenalan suatu sistem yang baru
dengan efektif, Anda harus menelaah proses implementasi. Implementasi
(implementation) adalah semua aktivitas organisasional yang berhubungan dengan
penggunaan, manajemen, dan rutinisasi dari sebuah inovasi, misalnya sistem
informasi baru. Dalam proses implementasi, analis sistem adalah seorang agen
perubahan (change agent).
Mengelola Risiko Proyek
Peran Pengguna Akhir
Hubungan antara pengguna dan spesialis sistem informasi biasanya menimbulkan
masalah untuk upaya implementasi sistem informasi. Pengguna dan spesialis sistem
informasi cenderung mempunyai latar belakang, kepentingan, dan prioritas yang
berbeda. Hal ini disebut jurang komunikasi antara perancang dan pengguna (user-
designer communication gap). Perbedaan ini mengarah pada loyalitas organisasional
yang berbeda, termasuk pendekatan terhadap cara pemecahan masalah, dan kosakata
sistemnya.
Dukungan dan Komitmen
Apabila sebuah proyek sistem informasi mendapatkan dukungan dan komitmen
manajemen pada berbagai tingkatan, ini akan cenderung dipahami positif baik oleh
pengguna maupun oleh staf layanan informasi teknis. Kedua kelompok ini akan
merasa bahwa partisipasi mereka dalam proses pengembangan akan mendapatkan
perhatian dan prioritas yang lebih tinggi
Mengelola Risiko Proyek
MENGENDALIKAN FAKTOR RISIKO
Mengelola Kerumitan Teknis
Perangkat integrasi internal (internal integration tools) sangat membantu dalam
mengerjakan proyek-proyek dengan teknologi yang rumit dan menantang. Kesuksesan
dari proyek semacam itu bergantung pada seberapa baik pengelolaan kerumitan
teknisnya. Para pemimpin proyeknya perlu memiliki pengalaman banyak dari segi
teknis dan administrative.

Perangkat Perencanaan dan Pengendalian Formal

Perangkat perencanaan formal (formal planning tools) dan perangkat
pengendalian formal (format control tools), jika digunakan dengan benar akan
membantu proyek-proyek besar mendokumentasi dan mengawasi rencana proyek.
Dua metode yang paling umum digunakan untuk dokumentasi rencana proyek adalah
diagram Gantt dan diagram PERT. Diagram Gantt (Gantt chart) mencantumkan
daftar aktivitas proyek berikut waktu mulai dan waktu penyelesaiannya. Diagram
Gantt secara visual menunjukkan kapan dan berapa lama berbagai tugas berlangsung
dalam sebuah proyek pengembangan, sekaligus juga kebutuhan sumber daya
manusianya
Mengelola Risiko Proyek
Meningkatkan Keterlibatan Pengguna dan Mengatasi Penolakan dari Pengguna
Proyek dengan struktur yg relatif kecil dan memiliki banyak kebutuhan yang tidak
terdefinisi harus melibatkan pengguna secara penuh dalam semua tahapannya. Para
pengguna harus didorong untuk mendukung salah satu dari banyak pilihan rancangan
yang mungkin dan untuk mempertahankan komitmennya pada sebuah rancangan.
Perangkat integrasi eksternal (external integration tools) memuat cara-cara
menghubungkan pekerjaan tim implementasi kepada para pengguna dalam semua
tingkat organisasional.
Mengelola Risiko Proyek
MERANCANG UNTUK PERUSAHAAN
Karena tujuan sistem baru adalah meningkatkan kinerja perusahaan, proyek system
informasi harus secara eksplisit menyebutkan apa saja perubahan dalam organisasi
yang akan terjadi ketika sistem baru tersebut terpasang, termasuk pemasangan
intranet, ekstranet, dan aplikasi web. Selain perubahan prosedural, transformasi fungsi
pekerjaan, struktur organisasi, hubungan-hubungan kekuasaan, dan lingkungan kerja
sebaiknya juga direncanakan dengan hati-hati.

Desain Sosioteknis
Salah satu cara dalam menangani permasalahan manusia dan organisasi adalah dengan
memadukan pelaksanaan desain sosioteknis (sociotechnical design) ke proyek sistem
informasi. Para perencana menciptakan beberapa solusi rancangan teknis dan sosial
yang terpisah.
TERIMA KASIH

www.penerbitsalemba.com