Nama : Galuh Dahayu Maheswari

NIM : 12030117120033

Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen

Kelas :B

BAB 14

MENGELOLA PROYEK

14.1 PENTINGNYA MANAJEMEN PROYEK

PROYEK MACET DAN KEGAGALAN SISTEM

Tanpa manajemen yang tepat, suatu proyek pengembangan sistem akan memerlukan waktu
lebih lama dan sangat sering melebihi anggaran. Menghasilkan sistem informasi yang sangat
mungkin rendah mutunya dan tidak dapat memberikan manfaat kepada organisasi.

Sistem-sistem yang dibuat dengan proyek informasi yang gagal sering kali tidak digunakan
atau tidak digunakan sama sekali. Rancangan aktual dari sistem mungkin gagal menangkap
kebutuhan bisnis yang penting atau gagal meningkatkan kinerja organisasional.

SASARAN MANAJEMEN PROYEK

Proyek adalah serangkaian aktivitas yang berhubungan dan terencana untuk mencapai
sasaran bisnis tertentu. Manajemen proyek mengacu pada penerapan pengetahuan, keahlian,
perangkat, dan teknik untuk mencapai sasaran tertentu dalam batasan anggaran dan waktu
yang ditentukan. Manajemen proyek untuk sistem informasi harus menangani lima variabel
utama yaitu cakupan, waktu, biaya, kualitas, dan risiko.

14.2 MEMILIH PROYEK

STRUKTUR MANAJEMEN UNTUK PROYEK SISTEM INFORMASI

Puncak dari struktur ini adalah kelompok perencanaan strategis perusahaan dan komite
pengawas sistem informasi. Kelompok perencanaan strategis perusahaan bertanggung jawab
dalam mengembangkan rencana strategis perusahaan. Komite pengawas sistem informasi
merupakan kelompok manajemen senior dengan tanggung jawab untuk pengembangan sistem
dan operasional. Tim proyek diawasi oleh kelompok manajemen proyek yang terdiri atas
manajer sistem informasi dan manajer pengguna akhir yang bertanggung jawab atas beberapa
proyek sistem informasi tertentu.

MENGAITKAN PROYEK SISTEM DENGAN RENCANA BISNIS

Untuk mengidentifikasi proyek sistem informasi yang akan memberikan nilai bisnis paling tinggi,
organisasi harus mengembangkan rencana sistem informasi yang mendukung rencana bisnis
keseluruhannya dan di mana sistem-sistem strategis dimasukkan ke dalam perencanaan
tingkat tertingginya.

KEBUTUHAN INFORMASI DAN INDIKATOR KUNCI ATAS KINERJA

Untuk mengembangkan rencana sistem informasi yang efektif, organisasi harus memiliki
pemahaman yang jelas mengenai kebutuhan informasi dalam jangka panjang dan jangka
pendek. Kebutuhan informasi suatu organisasi ditentukan oleh sejumlah kecil indikator-indikator
kunci atas kinerja.

ANALISIS PORTOFOLIO

Analisis portofolio dapat digunakan untuk mengevaluasi alternatif proyek sistem. Analisis
portofolio menginventarisasi semua proyek sistem informasi perusahaan dan aktivitas, meliputi
infrastruktur, surat kontrak alih daya, dan lisensi. Perusahaan akan memeriksa portofolio
proyek dalam hal potensial manfaat dan risiko yang mungkin.

MODEL PENILAIAN

Model penilaian bermanfaat untuk memilih proyek-proyek dengan banyak kriteria yang harus
dipertimbangkan. Sering kali hasil yang terpenting dari model penilaian bukanlah nilai
melainkan kesepakatan atas kriteria yang digunakan dalam mempertimbangkan suatu sistem.

14.3 MENENTUKAN NILAI BISNIS DARI SISTEM INFORMASI

BIAYA DAN MANFAAT SISTEM INFORMASI

Secara umum terdapat biaya sistem informasi yaitu perangkat keras, telekomunikasi, perangkat
lunak, jasa, dan personalia. Manfaat berwujud dapat diukur dan diberikan nilai uang. Manfaat
tak berwujud seperti layanan konsumen yang lebih efisien atau pengambilan keputusan yang
lebih baik, nantinya dapat menghasilkan keuntungan sehingga dapat diukur.

Penganggaran Modal untuk Sistem Informasi

Model penganggaran modal merupakan teknik yang digunakan untuk mengukur nilai dari
investasi dalam proyek modal investasi jangka panjang yang bergantung pada pengukuran
arus kas ke dalam dan keluar perusahaan. Diantaranya adalah metode pengembalian investasi
dan tingkat pengembalian atas investasi dalam akuntansi.

MODEL PENENTUAN HARGA OPSI NYATA

Menggunakan konsep dari penilaian opsi yang dipinjam dari industri keuangan. Opsi pada
dasarnya adalah hak, bukan kewajiban, untuk melakukan tindakan di masa depan.

KETERBATASAN DARI MODEL KEUANGAN

Dalam cara tradisional yang menitikberatkan pada aspek keuangan dan teknis dari sistem
informasi cenderung mengabaikan dimensi sosial dan organisasi dari sistem informasi yang
dapat memengaruhi biaya dan manfaat yang sebenarnya dari investasi.
14.4 MENGELOLA RISIKO PROYEK

DIMENSI RISIKO PROYEK

Sistem berbeda secara dramatis dalam ukuran, ruang lingkup, tingkat kerumitan, serta
komponen-komponen organisasi dan teknis. Tingkat risiko atas proyek dipengaruhi oleh
sebagai berikut:

 Ukuran proyek. Semakin besar proyek─diindikasikan dengan jumlah uang yang

dikeluarkan, besaran dari implementasi, waktu yang dialokasikan untuk implementasi,
dan jumlah unit organisasi yang dipengaruhi─akan semakin besar risikonya.
 Struktur proyek. Beberapa proyek lebih terstruktur daripada lainnya. Kebutuhannya jelas
dan mudah sehingga output dan proses dapat ditemukan dengan mudah.
 Pengalaman dengan teknologi. Risiko suatu proyek akan meningkat jika tim proyek dan
staf sistem informasi kekurangan keahlian teknis yang dibutuhkan.

MANAJEMEN PERUBAHAN DAN KONSEP IMPLEMENTASI

Konsep Implementasi

Implementasi adalah semua aktivitas organisasional yang berhubungan dengan penggunaan,

manajemen, dan rutinisasi dari sebuah inovasi, misalnya sistem informasi baru. Dalam proses
implementasi, analis sistem adalah seorang agen perubahan yang tidak hanya
mengembangkan solusi teknis, tetapi juga mendefinisikan ulang berbagai konfigurasi.

Peran Pengguna Akhir

Proyek-proyek pengembangan sistem membawa risiko kegagalan yang sangat tinggi ketika
terdapat perbedaan antara pengguna dan spesialis teknis. Karena pengguna tidak dapat
mengerti apa yang dikatakan oleh para spesialis teknis, para pengguna menyimpulkan bahwa
sebaiknya diserahkan ke para spesialis informasi.

Dukungan dan Komitmen

Apabila sebuah proyek sistem informasi mendapatkan dukungan dan komitmen maka akan
cenderung dipahami positif oleh pengguna maupun staf layanan informasi teknis. Kedua
kelompok ini akan merasa bahwa partisipasi mereka dalam proses pengembangan akan
mendapatkan perhatian dan prioritas yang lebih tinggi.

Tantangan Manajemen Perubahan untuk Rekayasa Ulang Proses Bisnis, Aplikasi

Perusahaan, serta Merger dan Akuisisi

Dengan adanya tantangan inovasi dan implementasi maka akan dijumpai tingkat kegagalan
yang sangat tinggi dalam banyak aplikasi perusahaan dan proyek rekayasa ulang proses bisnis
yang disepelekan dengan implementasi yang buruk dan praktik manajemen perubahan yang
gagal menjawab perhatian karyawan terkait dengan perubahan. Proyek-proyek yang
berhubungan dengan merger dan akuisisi mempunyai tingkat kegagalan yang juga tinggi.
MENGENDALIKAN FAKTOR RISIKO

Langkah pertama dalam mengelola risiko proyek meliputi identifikasi sifat dan tingkat risiko
yang dihadapi proyek. Para pelaku implementasi kemudian dapat mengendalikan setiap proyek
dengan perangkat dan pendekatan manajemen risiko yang sesuai dengan tingkat risikonya.

Mengelola Kerumitan Teknis

Perangkat integrasi internal sangat membantu dalam mengerjakan proyek-proyek dengan

teknologi yang rumit dan menantang. Para pemimpin proyek harus mampu mengantisipasi
masalah dan mengembangkan hubungan-hubungan kerja yang sifatnya teknis.

Perangkat Perencanaan dan Pengendalian Formal

Perangkat perencanaan dan pengendalian formal jika digunakan dengan benar akan
membantu proyek-proyek besar mendokumentasi dan mengawasi rencana proyek. Dua
metode yang paling umum digunakan untuk dokumentasi rencana proyek adalah diagram
Gantt dan diagram PERT.

Meningkatkan Keterlibatan Pengguna dan Mengatasi Penolakan dari Pengguna

Perangkat integrasi eksternal memuat cara-cara menghubungkan pekerjaan tim implementasi

kepada para pengguna dalam semua tingkat organisasional. Strategi untuk mengatasi
penolakan dari pengguna meliputi meminta partisipasi pengguna (untuk memperbaiki
rancangan), mendidik dan melatih pengguna, dan memberikan insentif yang baik untuk para
pengguna yang mau bekerja sama.

MERANCANG UNTUK PERUSAHAAN

Ergonomi mengacu pada interaksi antara orang dengan mesin dalam suatu lingkungan kerja.
Ergonomi mempertimbangkan rancangan pekerjaan, isu-isu kesehatan, dan antarmuka
pengguna akhir dari sistem informasi.

Desain Sosioteknis

Salah satu cara dalam menangani permasalahan manusia dan organisasi adalah dengan
memadukan pelaksanaan desain sosioteknis ke proyek sistem informasi. Hal ini diharapkan
menghasilkan suatu sistem informasi yang menggabungkan efisiensi teknis yang mengarah
pada kepuasan kerja dan produktivitas yang lebih tinggi.

ALAT BANTU PERANGKAT LUNAK MANAJEMEN PROYEK

Perangkat lunak manajemen proyek biasanya menampilkan kemampuan untuk menentukan

dan memerintahkan tugas, menelusuri perkembangan, serta memfasilitasi modifikasi pada
tugas dan sumber daya. Banyak penciptaan diagram Gantt dan PERT yang otomatis.
Perangkat lunak manajemen portofolio proyek akan membantu mengelola portofolio proyek dan
ketergantungan antara sumber daya dan biaya.