Chapter 13 Pengelolaan Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Ringkasan Materi Kuliah

Chapter 13
A. Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Perusahaan sedang dan besar dengan kebutuhan informasi yang unik
sering kali mengembangkan sistem informasi sendiri. Artinya, para
profesional teknologi informasi (TI) dalam perusahaan merancang dan
memprogram sistem. Sejumlah besar perusahaan kecil dan perusahaan
besar dengan kebutuhan informasi yang relatif standar memilih untuk
membeli sistem informasi dari vendor perangkat lunak. Kedua
pendekatan tersebut mewakili risiko keuangan dan operasional yang
signifikan.

Arnoldus Martir Wangge (A031221130)

 Chapter 13 Pengelolaan Siklus Hidup Pengembangan Sistem

a. Strategi Sistem
Langkah pertama dalam SHPS adalah mengembangkan strategi
sistem, yang memerlukan pemahaman kebutuhan bisnis strategis
organisasi. Ini mungkin berasal dari pernyataan misi organisasi,
analisis tekanan kompetitif pada perusahaan, dan sifat kondisi pasar
saat ini dan yang diantisipasi. Kebutuhan ini mencerminkan posisi
organisasi saat ini relatif terhadap kebutuhan jangka panjang untuk
mempertahankan keunggulan strategis. Selain itu, manajemen proyek
harus mempertimbangkan implikasi sistem informasi yang berkaitan
dengan sistem lama dan kekhawatiran yang terdaftar melalui umpan
balik pengguna. Sebuah rencana strategis untuk memenuhi
kebutuhan yang beragam dan kompleks ini, bersama dengan jadwal
pelaksanaan sistem terpilih, dihasilkan.
Tujuan dari strategi sistem adalah untuk menghubungkan proyek
sistem individu dengan tujuan strategis perusahaan. Perusahaan
yang menganggap serius strategi sistem membentuk komite
pengarah untuk memberikan panduan dan pengawasan untuk proyek
sistem. Susunan komite pengarah dapat mencakup chief executive
officer (CEO), chief financial officer, chief information officer,
manajemen senior dari area pengguna, auditor internal, dan
manajemen senior dari layanan komputer. Pihak eksternal, seperti
konsultan manajemen dan auditor eksternal perusahaan, juga dapat
melengkapi komite. Komite ini terlibat tidak hanya dalam
mengembangkan strategi sistem tetapi juga dalam setiap fase utama
SHPS.
Perencanaan sistem strategis melibatkan alokasi sumber daya sistem
pada tingkat makro, yang biasanya berhubungan dengan kerangka
waktu 3 sampai 5 tahun. Proses ini sangat mirip dengan
penganggaran sumber daya untuk kegiatan strategis lainnya, seperti
pengembangan produk, perluasan pabrik, riset pasar, dan teknologi
manufaktur. Bagi sebagian besar perusahaan, masukan utama dalam
mengembangkan strategi sistem yang baik mencakup kebutuhan
bisnis strategis organisasi, situasi sistem lama, dan umpan balik
pengguna.

Arnoldus Martir Wangge (A031221130)

 Chapter 13 Pengelolaan Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Semua area fungsional harus mendukung strategi bisnis organisasi.

Karena ini benar untuk fungsi sistem informasi, kita mulai dengan
ikhtisar strategi bisnis. Kami akan meninjau secara singkat beberapa
aspek umum dari strategi bisnis yang berhubungan langsung dengan
pengembangan strategi sistem yang baik.
Mengembangkan strategi sistem memerlukan pemahaman tentang
visi manajemen puncak, yang telah membentuk strategi bisnis
organisasi. Banyak CEO mengkomunikasikan visi strategis mereka
melalui pernyataan misi formal. Namun, dalam beberapa kasus,
pandangan strategis manajemen puncak untuk perusahaan tidak
sepenuhnya diartikulasikan atau dirumuskan. Organisasi tanpa
pernyataan misi yang dipertimbangkan dengan baik mungkin memiliki
individu yang kurang memiliki visi yang jelas untuk mengelola dan
mengarahkan mereka di masa depan. Tidak mengherankan,
perusahaan dalam situasi ini sering kekurangan strategi sistem yang
layak. Konsekuensinya, manajemen mereka cenderung membuat
respons spontan terhadap kebutuhan sistem informasi yang muncul
dari krisis daripada perencanaan.
Selain membutuhkan komponen visi yang tahan lama, proses
perencanaan strategis memiliki banyak faktor bisnis dinamis yang
mendorongnya, antara lain konsolidasi, persaingan, teknologi yang
berkembang pesat, perubahan lanskap regulasi, dan tuntutan yang
meningkat dari pemangku kepentingan. Analisis industri dan analisis
kompetensi adalah dua metodologi perencanaan strategis yang
digunakan untuk menangkap informasi tentang faktor-faktor ini.
- Analisis industri memberi manajemen analisis tentang kekuatan
pendorong yang memengaruhi industrinya dan kinerja
organisasinya. Analisis tersebut menawarkan perspektif berbasis
fakta tentang tren penting industri, risiko signifikan, dan peluang
potensial yang dapat memengaruhi kinerja bisnis.
- Analisis kompetensi memberikan gambaran lengkap tentang
efektivitas organisasi seperti yang terlihat melalui empat filter
strategis: sumber daya, infrastruktur, produk/layanan, dan
pelanggan. Dengan menilai faktor-faktor ini, sebuah organisasi
dapat mengembangkan pandangan yang akurat tentang kekuatan,

Arnoldus Martir Wangge (A031221130)

 Chapter 13 Pengelolaan Siklus Hidup Pengembangan Sistem

kelemahan, dan kompetensi inti relatifnya. Analisis membantu

dalam mengembangkan pilihan strategis, yang didasarkan pada
pemahaman tentang lingkungan masa depan dan kompetensi inti
perusahaan. Peluang strategis dapat mencakup opsi memasuki
pasar atau opsi pengembangan produk baru. Dalam
mengembangkan strategi bisnis banyak organisasi melakukan
analisis kompetensi pada pesaing utama mereka serta mitra bisnis
potensial. Dengan mengetahui kekuatan dan kelemahan pesaing,
manajemen dapat mengidentifikasi ancaman yang akan terjadi
dan melihat peluang bisnis baru untuk pertumbuhan. Demikian
pula, dengan memeriksa kompetensi mitra dagang potensial,
kesenjangan strategis dan/atau sinergi dari kemitraan dapat
terwujud.

b. Inisiasi Proyek
Inisiasi proyek adalah proses di mana proposal sistem dinilai
konsistensinya dengan rencana sistem strategis dan dievaluasi dalam
hal kelayakan dan karakteristik biaya-manfaatnya. Desain konseptual
alternatif dipertimbangkan, dan yang terpilih memasuki fase
konstruksi SDLC. Bergantung pada sifat proyek dan kebutuhan
organisasi, proposal akan memerlukan pengembangan internal, paket
komersial, atau keduanya.

c. Pengembangan Dalam Rumah

Seperti disebutkan sebelumnya, beberapa organisasi memiliki
kebutuhan informasi unik yang hanya dapat dipenuhi secara memadai
melalui pengembangan internal. Langkah pengembangan in-house
termasuk menganalisis kebutuhan pengguna, merancang proses dan
basis data, membuat tampilan pengguna, memprogram aplikasi, dan
menguji serta mengimplementasikan sistem yang telah selesai.

d. Paket Komersial
Ketika sifat proyek dan kebutuhan pengguna mengizinkan, sebagian
besar organisasi akan mencari paket perangkat lunak komersial yang
telah dikodekan sebelumnya daripada mengembangkan sistem baru

Arnoldus Martir Wangge (A031221130)

 Chapter 13 Pengelolaan Siklus Hidup Pengembangan Sistem

dari awal. Organisasi yang dapat menerapkan perangkat lunak

komersial memperoleh sejumlah keuntungan. Ini termasuk biaya awal
yang lebih rendah, waktu implementasi yang lebih singkat, kontrol
yang lebih baik, dan pengujian vendor yang ketat. Semua manfaat ini
diterjemahkan menjadi penghematan biaya bagi pengguna. Namun,
proses ini bukan tanpa risiko. Prosedur formal perlu diikuti untuk
memastikan bahwa pengguna mendapatkan paket yang memenuhi
kebutuhannya secara memadai dan kompatibel dengan sistem yang
ada.

e. Pemeliharaan dan Dukungan

Pemeliharaan melibatkan perolehan dan penerapan versi perangkat
lunak terbaru dari paket komersial dan membuat modifikasi internal
pada sistem yang ada untuk mengakomodasi perubahan kebutuhan
pengguna. Pemeliharaan mungkin relatif sepele, seperti memodifikasi
aplikasi untuk menghasilkan laporan baru, atau lebih ekstensif, seperti
memprogram fungsionalitas baru ke dalam sistem. Putaran umpan
balik dari pemeliharaan ke inisiasi proyek dan langkah-langkah
strategi sistem, terlepas dari hubungan ini.

Peserta dalam pengembangan sistem dapat diklasifikasikan menjadi tiga

kelompok besar: profesional sistem, pengguna akhir, dan pemangku
kepentingan. Profesional sistem adalah analis sistem, perancang sistem,
dan pemrogram. Orang-orang ini benar-benar membangun sistem.
Mereka mengumpulkan fakta tentang masalah dengan sistem saat ini,
menganalisis fakta tersebut, dan merumuskan solusi untuk memecahkan
masalah tersebut. Produk dari upaya mereka adalah sistem baru
Pengguna akhir adalah mereka yang untuknya sistem dibangun. Banyak
pengguna ada di semua tingkatan dalam suatu organisasi. Ini termasuk
manajer, personel operasi, akuntan, dan auditor internal. Di beberapa
organisasi, sulit menemukan seseorang yang bukan pengguna. Selama
pengembangan sistem, profesional sistem bekerja dengan pengguna

Arnoldus Martir Wangge (A031221130)

 Chapter 13 Pengelolaan Siklus Hidup Pengembangan Sistem

utama untuk mendapatkan pemahaman tentang masalah pengguna dan

pernyataan yang jelas tentang kebutuhan mereka.

B. Umpan Balik Pengguna

Menilai umpan balik pengguna melibatkan identifikasi area kebutuhan
pengguna, menyiapkan proposal tertulis, mengevaluasi kelayakan dan
kontribusi setiap proposal terhadap rencana bisnis, dan memprioritaskan
proyek individual. Umpan balik pengguna pada titik ini berkaitan dengan
masalah substansial yang dirasakan daripada modifikasi sistem kecil,
yang ditangani pada titik selanjutnya di SHPS.
a. Mengenali Masalah
Kebutuhan akan sistem informasi baru yang lebih baik dapat
diwujudkan melalui berbagai gejala. Pada tahap awal suatu masalah,
gejala-gejala ini mungkin tampak samar dan tidak berbahaya atau
mungkin tidak dikenali. Namun, karena sumber yang mendasari
masalah semakin parah, begitu pula gejalanya, sampai gejalanya
terlihat mengkhawatirkan. Pada titik ini, operasi mungkin telah
mencapai keadaan krisis. Oleh karena itu, titik di mana masalah
dikenali adalah penting. Ini sering merupakan fungsi dari filosofi
manajemen perusahaan. Filosofi manajemen reaktif mencirikan posisi
ekstrim; berbeda dengan ini adalah filosofi manajemen proaktif.
b. Mendefinisikan Masalah
Manajer harus menghindari godaan untuk melakukan lompatan logika
dari pengenalan gejala ke definisi masalah. Seseorang harus tetap
berpikiran terbuka dan menghindari menarik kesimpulan tentang sifat
masalah yang dapat mengarahkan perhatian dan sumber daya ke arah
yang salah. Misalnya, pengembalian produk yang meningkat,
keterlambatan pengiriman produk yang berlebihan ke pelanggan,
lembur yang berlebihan untuk personel operasi, dan tingkat perputaran
persediaan yang lambat adalah semua gejala masalah. Ini adalah bukti
dari masalah yang mendasarinya, tetapi mereka tidak dengan
sendirinya mendefinisikan masalah. Manajer harus cukup belajar
tentang masalah untuk mencari solusi secara cerdas. Namun, manajer
tidak dapat mengumpulkan semua informasi yang diperlukan untuk
mendefinisikan masalah secara akurat dan menentukan solusi. Ini

Arnoldus Martir Wangge (A031221130)

 Chapter 13 Pengelolaan Siklus Hidup Pengembangan Sistem

akan membutuhkan evaluasi sistem yang terperinci. Manajer harus

menentukan sifat masalah sebagaimana dia melihatnya berdasarkan
sifat kesulitan yang diidentifikasi.
c. Menentukan Tujuan Sistem
Persyaratan informasi pengguna perlu ditentukan dalam hal tujuan
operasional untuk sistem informasi baru. Misalnya, pengguna mungkin
memerlukan sistem entri pesanan yang dapat menangani 5.000
transaksi per jam, mempertahankan status inventaris terkini, dan
memungkinkan semua pesanan yang diterima pada pukul 2 siang
dikirim ke pelanggan pada akhir hari. . Pada titik ini, kita hanya perlu
mendefinisikan tujuan secara umum. Persyaratan sistem yang lebih
tepat akan dikembangkan nanti di SHPS.
d. Menentukan Kelayakan Proyek
- Kelayakan teknis berkaitan dengan apakah sistem dapat
dikembangkan di bawah teknologi yang ada atau jika diperlukan
teknologi baru. Sebagai proposisi umum, teknologi di pasar jauh di
depan kemampuan sebagian besar perusahaan untuk
menerapkannya. Oleh karena itu, dari sudut pandang
ketersediaan, kelayakan teknis biasanya tidak menjadi masalah.
Bagi sebagian besar perusahaan, masalah sebenarnya adalah
keinginan dan kemampuan mereka untuk menerapkan teknologi
yang tersedia. Mengingat bahwa teknologi adalah dasar fisik untuk
sebagian besar fitur desain sistem, aspek ini sangat bergantung
pada kelayakan keseluruhan dari sistem yang diusulkan.
- Kelayakan ekonomi berkaitan dengan ketersediaan dana untuk
menyelesaikan proyek. Pada titik ini, kami prihatin dengan
komitmen finansial manajemen untuk proyek ini mengingat proyek
modal lain yang bersaing dalam pertimbangan. Tingkat dukungan
ekonomi yang tersedia berdampak langsung pada sifat
operasional dan ruang lingkup sistem yang diusulkan. Kemudian,
pada langkah pembenaran dan pemilihan sistem, analisis biaya-
manfaat digunakan untuk mengidentifikasi desain sistem terbaik
untuk biaya.
- Kelayakan hukum melibatkan memastikan bahwa sistem yang
diusulkan tidak bertentangan dengan kemampuan perusahaan

Arnoldus Martir Wangge (A031221130)

 Chapter 13 Pengelolaan Siklus Hidup Pengembangan Sistem

untuk melaksanakan tanggung jawab hukumnya. Dalam bab-bab

sebelumnya, kita telah mempelajari kebutuhan untuk mematuhi
persyaratan kontrol yang ditetapkan dalam Undang-Undang
Praktik Korupsi Asing tahun 1977, Pernyataan tentang Standar
Audit No. 78, dan undang-undang Sarbanes-Oxley. Selain itu,
banyak peraturan dan undang-undang berurusan dengan
pelanggaran privasi dan kerahasiaan informasi yang disimpan.
Kita harus yakin bahwa sistem yang diusulkan tidak melanggar
batasan hukum apa pun.
- Kelayakan operasional berkaitan dengan tingkat kesesuaian
antara prosedur perusahaan yang ada dan keterampilan personel
dengan persyaratan operasional sistem baru. Menerapkan sistem
baru mungkin memerlukan penerapan prosedur baru dan
pelatihan ulang personel operasi.
- Kelayakan jadwal berkaitan dengan kemampuan perusahaan
untuk mengimplementasikan proyek dalam waktu yang dapat
diterima. Faktor kelayakan ini memengaruhi ruang lingkup proyek
dan apakah akan dikembangkan sendiri atau dibeli dari vendor
perangkat lunak. Jika proyek, seperti yang dibayangkan semula,
tidak dapat diproduksi secara internal pada tanggal target, maka
desainnya, metode perolehannya, atau tanggal targetnya harus
diubah.
e. Mempersiapkan Proposal Proyek Formal
Proposal proyek sistem memberi manajemen dasar untuk
memutuskan apakah akan melanjutkan proyek. Proposal formal
melayani dua tujuan. Pertama, merangkum temuan studi yang
dilakukan sampai saat ini menjadi rekomendasi umum untuk sistem
baru atau yang dimodifikasi. Hal ini memungkinkan manajemen untuk
mengevaluasi masalah yang dirasakan bersama dengan sistem yang
diusulkan sebagai solusi yang layak. Kedua, proposal menguraikan
hubungan antara tujuan sistem yang diusulkan dan tujuan bisnis
perusahaan. Ini menunjukkan bahwa sistem baru yang diusulkan
melengkapi arah strategis perusahaan.

Arnoldus Martir Wangge (A031221130)