 MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI [MPSI]

 Grup Proses Manajemen Proyek

 Grup Proses Manajemen Proyek

Manajemen Proyek dicapai melalui aplikasi yang sesuai dan integrasi dari 42 proses manajemen
proyek yang dikelompokkan secara logis, yang dikategorikan ke dalam lima Grup Proses.
Kelima Grup Proses tersebut adalah:
 Memulai,
 Perencanaan,
 Menjalankan,
 Pemantauan dan Pengendalian, dan
 Penutupan
 Grup Proses Manajemen Proyek
 Memulai Grup Proses. Proses tersebut dilakukan untuk menentukan proyek baru atau
fase baru dari proyek yang sudah ada dengan mendapatkan otorisasi untuk memulai proyek
atau fase tersebut
 Kelompok Proses Perencanaan. Proses-proses tersebut diperlukan untuk menetapkan
ruang lingkup proyek, menyempurnakan tujuan, dan menentukan tindakan yang diperlukan
untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai oleh proyek tersebut.
 Grup Proses Pelaksana. Proses tersebut dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang
ditentukan dalam rencana manajemen proyek untuk memenuhi spesifikasi proyek.
 Kelompok Proses Pemantauan dan Pengendalian. Proses-proses tersebut diperlukan
untuk mencatat, meninjau, dan mengatur kemajuan dan kinerja proyek; mengidentifikasi
area di mana perubahan rencana diperlukan; dan memulai perubahan yang sesuai.
 Grup Proses Penutupan. Proses tersebut dilakukan untuk menyelesaikan semua aktivitas
di semua Grup Proses untuk menutup proyek atau fase secara resmi.
 Grup Proses Manajemen Proyek

 Grup Proses Berinteraksi dalam Fase atau Proyek

 Mengelola Proyek
Mengelola proyek biasanya mencakup, tetapi tidak terbatas pada:
 Mengidentifikasi persyaratan;
 Memenuhi berbagai kebutuhan, perhatian, dan harapan para pemangku kepentingan dalam
perencanaan dan pelaksanaan proyek;
 Menyiapkan, memelihara, dan melaksanakan komunikasi antar pemangku kepentingan
yang bersifat aktif, efektif, dan kolaboratif;
 Mengelola pemangku kepentingan untuk memenuhi persyaratan proyek dan menciptakan
hasil proyek;
 Menyeimbangkan kendala proyek yang bersaing, yang meliputi, tetapi tidak terbatas pada:
◦ Cakupan,
◦ Kualitas,
◦ Susunan acara,
◦ Anggaran,
◦ Sumber daya, dan
◦ Resiko
BERHENTI SEBENTAR
LANJUT  AREA PENGETAHUAN MANAJEMEN PROYEK
 Area Pengetahuan Manajemen Proyek (1 dari 4)
 Area Pengetahuan Manajemen Proyek
 Manajemen Integrasi Proyek, menjelaskan proses yang diperlukan untuk memastikan
bahwa berbagai elemen proyek dikoordinasikan dengan benar. Ini terdiri dari
pengembangan rencana proyek, pelaksanaan rencana proyek, dan kontrol perubahan
secara keseluruhan.
 Manajemen Lingkup Proyek, menjelaskan proses yang diperlukan untuk memastikan
bahwa proyek mencakup semua pekerjaan yang diperlukan, dan hanya pekerjaan yang
diperlukan, untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Ini terdiri dari inisiasi,
perencanaan ruang lingkup, definisi ruang lingkup, verifikasi ruang lingkup, dan kontrol
perubahan ruang lingkup.
 Manajemen Waktu Proyek, menjelaskan proses yang diperlukan untuk memastikan
penyelesaian proyek tepat waktu. Ini terdiri dari definisi aktivitas, urutan aktivitas,
estimasi durasi aktivitas, pengembangan jadwal, dan kontrol jadwal.

 Area Pengetahuan Manajemen Proyek (2 dari 4)

 Area Pengetahuan Manajemen Proyek
◦ Manajemen Biaya Proyek, menjelaskan proses yang diperlukan untuk memastikan
bahwa proyek selesai dalam anggaran yang disetujui. Ini terdiri dari perencanaan
sumber daya, estimasi biaya, penganggaran biaya, dan pengendalian biaya.
◦ Manajemen Kualitas Proyek, menjelaskan proses yang diperlukan untuk memastikan
bahwa proyek akan memenuhi kebutuhan yang dilakukan. Ini terdiri dari perencanaan
kualitas, jaminan kualitas, dan kontrol kualitas.
◦ Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek, menjelaskan proses yang diperlukan
untuk memanfaatkan orang-orang yang terlibat dengan proyek secara efektif. Ini terdiri
dari perencanaan organisasi, akuisisi staf, dan pengembangan tim.

 Area Pengetahuan Manajemen Proyek (3 dari 4)

 Area Pengetahuan Manajemen Proyek
 Manajemen Komunikasi Proyek, menjelaskan proses yang diperlukan untuk
memastikan pembuatan, pengumpulan, penyebaran, penyimpanan, dan disposisi akhir
informasi proyek secara tepat waktu dan tepat. Ini terdiri dari perencanaan komunikasi,
distribusi informasi, pelaporan kinerja, dan penutupan administrasi.
 Manajemen Risiko Proyek, menjelaskan proses yang berkaitan dengan mengidentifikasi,
menganalisis, dan menanggapi risiko proyek. Ini terdiri dari identifikasi risiko,
kuantifikasi risiko, pengembangan respons risiko, dan pengendalian respons risiko.

 Area Pengetahuan Manajemen Proyek (3 dari 4)

 Area Pengetahuan Manajemen Proyek
 Manajemen Pengadaan Proyek, menjelaskan proses yang diperlukan untuk memperoleh
barang dan jasa dari luar organisasi pertunjukan. Ini terdiri dari perencanaan pengadaan,
perencanaan permintaan, permintaan, pemilihan sumber, administrasi kontrak, dan
penutupan kontrak.
 Manajemen Stakeholder Proyek mencakup proses yang diperlukan untuk
mengidentifikasi orang, kelompok, atau organisasi yang dapat berdampak atau terkena
dampak proyek, untuk menganalisis harapan pemangku kepentingan dan dampaknya
terhadap proyek, dan untuk mengembangkan strategi manajemen yang tepat untuk
melibatkan pemangku kepentingan secara efektif dalam keputusan dan pelaksanaan
proyek.

 Istilah Lain dalam Manajemen Proyek

 Aset Proses Organisasi:
◦ Proses dan Prosedur
◦ Basis Pengetahuan Perusahaan
 Faktor lingkungan perusahaan
 Pemangku kepentingan Proyek
 Tata Kelola Proyek
 Proyek Sukses
 Informasi Proyek

 Proses dan Prosedur

Proses dan prosedur organisasi untuk melaksanakan pekerjaan proyek termasuk, tetapi tidak
terbatas pada:
◦ Memulai dan Perencanaan:
 Pedoman dan kriteria untuk menyesuaikan serangkaian proses dan prosedur
standar organisasi untuk memenuhi kebutuhan khusus proyek;
 Tentukan standar organisasi seperti kebijakan (misalnya kebijakan sumber daya
manusia, kebijakan kesehatan dan keselamatan, kebijakan etika, dan kebijakan
manajemen proyek), siklus hidup produk dan proyek, dan kebijakan dan prosedur
mutu (misalnya, audit proses, target perbaikan, checlist, dan definisi proses standar
untuk digunakan dalam organisasi); dan
 Template (misalnya, daftar risiko, struktur rincian pekerjaan, diagram jaringan
jadwal proyek, dan templat kontrak).
 Proses dan Prosedur
 Menjalankan, Memantau dan Mengontrol:
◦ Ubah prosedur kontrol, termasuk langkah-langkah di mana melakukan standar
organisasi, kebijakan, rencana, dan prosedur atau dokumen proyek apa pun akan
dimodifikasi, dan bagaimana setiap perubahan akan disetujui dan divalidasi;
◦ Prosedur pengendalian keuangan (misalnya, pelaporan waktu, pengeluaran yang
diperlukan dan tinjauan pencairan, kode akuntansi, dan ketentuan kontrak standar);
◦ Prosedur manajemen masalah dan cacat mendefinisikan kontrol masalah dan cacat,
identifikasi dan penyelesaian masalah dan cacat, dan pelacakan item tindakan;
 ◦ Persyaratan komunikasi organisasi (mis., tersedia teknologi komunikasi khusus,
media komunikasi resmi, kebijakan penyimpanan catatan, dan persyaratan keamanan);
 Proses dan Prosedur
 (Menjalankan,…)
◦ Prosedur untuk memprioritaskan, menyetujui, dan mengeluarkan otorisasi
kerja;
◦ Prosedur pengendalian risiko, termasuk kategori risiko, templat pernyataan risiko,
definisi probabilitas dan dampak, serta matriks probabilitas dan dampak; dan
◦ Pedoman standar, petunjuk kerja, kriteria evaluasi proposal, dan kriteria pengukuran
kinerja
 Penutupan:
◦ Panduan atau persyaratan penutupan proyek (misalnya, pelajaran yang didapat,
audit proyek akhir, evaluasi proyek, validasi produk, kriteria penerimaan)

 Basis Pengetahuan Perusahaan

Basis pengetahuan organisasi untuk menyimpan dan mengambil informasi termasuk, tetapi tidak
terbatas pada:
 Basis pengetahuan manajemen konfigurasi berisi versi dan garis dasar dari semua
standar, kebijakan, prosedur organisasi, dan dokumen proyek apa pun;
 Database keuangan berisi informasi seperti jam kerja, biaya yang dikeluarkan, anggaran,
dan setiap pembengkakan biaya proyek;
 Informasi sejarah dan pelajaran yang dipelajari basis pengetahuan (misalnya, catatan
dan dokumen proyek; semua informasi dan dokumentasi penutupan proyek, informasi
mengenai hasil keputusan pemilihan proyek sebelumnya dan informasi kinerja proyek
sebelumnya, dan informasi dari kegiatan manajemen risiko);
 Basis Pengetahuan Perusahaan
 Database manajemen masalah dan kerusakan berisi masalah dan status cacat, informasi
kontrol, resolusi masalah dan cacat, dan hasil item tindakan;
 Database pengukuran proses digunakan untuk mengumpulkan dan menyediakan data
pengukuran pada proses dan produk; dan
 File proyek dari proyek sebelumnya (misalnya, ruang lingkup, biaya, jadwal, dan
kalender proyek dasar pengukuran kinerja, diagram jaringan jadwal proyek, register risiko,
tindakan respons yang direncanakan, dan dampak risiko yang ditentukan).

 Faktor lingkungan perusahaan

Faktor lingkungan perusahaan mengacu pada kondisi, bukan di bawah kendali tim proyek, yang
mempengaruhi kendala, atau mengarahkan proyek. Faktor lingkungan perusahaan termasuk,
tetapi tidak terbatas pada:
 Budaya organisasi, struktur, dan tata kelola;
 Distribusi fasilitas dan sumber daya secara geografis;
 Standar pemerintah atau industri (misalnya, peraturan badan pengatur, kode etik, standar
produk, standar kualitas, dan standar pengerjaan);
 Prasarana (misalnya, fasilitas yang ada dan peralatan modal);
 Faktor lingkungan perusahaan
 Sumber daya manusia yang ada (misalnya, keterampilan, disiplin ilmu, dan pengetahuan,
seperti desain, pengembangan, kontrak hukum, dan pembelian);
  Administrasi personalia (misalnya, pedoman kepegawaian dan retensi, tinjauan kinerja
karyawan, dan catatan pelatihan, kebijakan penghargaan dan lembur, dan pelacakan
waktu);
 Sistem otorisasi kerja perusahaan;
 Kondisi pasar;
 Toleransi risiko pemangku kepentingan;

 Faktor lingkungan perusahaan

 Iklim politik;
 Saluran komunikasi organisasi yang mapan;
 Database komersial (misalnya, data estimasi biaya standar, informasi studi risiko industri,
dan database risiko); dan
 Sistem informasi manajemen proyek (misalnya, alat otomatis, seperti perangkat lunak
penjadwalan, sistem manajemen konfigurasi, dan sistem pengumpulan dan distribusi
informasi, atau antarmuka web ke sistem otomatis online lainnya)

 Pemangku kepentingan Proyek

Pemangku kepentingan termasuk SEMUA anggota tim proyek serta semua entitas yang
berkepentingan baik internal maupun eksternal organisasi. Tim proyek mengidentifikasi internal
dan eksternal, positif dan negatif, dan melakukan dan memberi nasihat kepada pemangku
kepentingan untuk menentukan persyaratan proyek dan harapan semua pihak yang terlibat.
 Beberapa contoh pemangku kepentingan proyek:
 Sponsor
 Pelanggan dan pengguna
 Penjual
 Mitra bisnis
 Kelompok organisasi
 Manajer fungsional
 Tata Kelola Proyek
Tata Kelola Proyek adalah fungsi pengawasan yang selaras dengan model tata kelola organisasi
dan yang mencakup siklus hidup proyek. Kerangka proyek menyediakan manajer proyek dan tim
dengan struktur, proses, model pengambilan keputusan dan alat untuk mengelola proyek, sambil
mendukung dan mengendalikan proyek untuk pengiriman yang sukses. Tata kelola proyek adalah
elemen penting dari proyek apa pun, terutama pada proyek yang kompleks dan berisiko.
Elemen tata kelola proyek:
 Keberhasilan proyek dan kriteria penerimaan yang dapat disampaikan;
 Proses untuk mengidentifikasi, meningkatkan, dan menyelesaikan masalah yang muncul
selama proyek;
 Hubungan antara tim proyek, kelompok organisasi, dan pemangku kepentingan eksternal
 Proses pengambilan keputusan proyek;
 Pedoman untuk menyelaraskan tata kelola proyek dan strategi organisasi;
 Pendekatan siklus hidup proyek

 Proyek Sukses
  Keberhasilan proyek harus diukur dalam hal penyelesaian proyek dalam batasan ruang
lingkup, waktu, biaya, kualitas, sumber daya dan risiko yang disetujui antara manajer
proyek dan manajemen senior.
 Keberhasilan proyek harus mengacu pada baseline terakhir yang disetujui oleh pemangku
kepentingan yang berwenang.
 Manajer proyek bertanggung jawab dan bertanggung jawab untuk menetapkan batas-batas
yang realistis dan dapat dicapai untuk proyek dan untuk menyelesaikan proyek dalam garis
dasar yang disetujui.
 Informasi Proyek
Sepanjang siklus hidup proyek, sejumlah besar data dan informasi dikumpulkan, dianalisis,
diubah, dan didistribusikan dalam berbagai format kepada anggota tim proyek dan pemangku
kepentingan lainnya. Data proyek dikumpulkan sebagai hasil dari berbagai proses pelaksanaan
dan dibagikan dalam tim proyek. Data yang terkumpul dianalisis dalam konteks, dan
dikumpulkan dan diubah menjadi informasi proyek selama berbagai proses pengendalian.
Informasi tersebut kemudian dapat dikomunikasikan secara lisan atau disimpan dan
didistribusikan sebagai laporan dalam berbagai format.
 Grup Proses Manajemen Proyek vs Area Pengetahuan
 Grup Proses Manajemen Proyek vs Area Pengetahuan

BERHENTI SEBENTAR
LANJUT  METODE PEMILIHAN PROYEK