TUGAS 2

ESTIMASI & PENGENDALIAN BIAYA

Sheilla Shelina

I0116116

1. Ruang lingkup proyek adalah suatu tata cara untuk menentukan waktu proyek
dimulai, perencanaan lingkup proyek yang akan di garap, pendefinisian ruang
lingkup proyek, verifikasi proyek serta kontrol atas perubahan yang mungkin
terjadi saat proyek tersebut di mulai.
Dalam Suatu ruang lingkup proyek terdapat bagian-bagian seperti Waktu, dana,
kualitas, resiko, sumber daya manusia, logistik, komunikasi, dan manajemen
integrasi.
 Waktu
Meliputi tata cara mendefinisikan suatu aktifitas, menentukan urutan-urutan
kejadian atas proyek, mendefinisikan durasi/lama waktu dari setiap pekerjaan,
pengembangkan suatu skedul serta merencanakan kontrol atas skedul tersebut
 Dana
Meliputi tata cara untuk merencanakan sumber dana proyek, mengestimasikan
harga dan sumber daya, mendefinisikan budget, serta mengontrol keuangan
 Kualitas
Meliputi kegiatan perencanaan kualitas, perencanaan jaminan atas suatu kualitas
berdasarkan standar tertentu, serta pengontrolan atas kualitas
 Resiko
Meliputi perencanaan atas manajemen resiko, mengidentifikasikan resiko yang
timbul dari suatu proyek, menganalisa kuantitatif dan kualitatif suatu resiko,
merencanakan tindakan yang akan diambil dari suatu resiko yang timbul serta
memonitor setiap resiko yang mungkin muncul dari suatu proyek
 Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia meliputi kegiatan perencanaan atas sumber
daya manusia yang akan mengerjakan proyek, perekrutan tenaga kerja, serta
pembangunan team
  Logistik
Manajemen logistik meliputi tahapan perencanaan kebutuhan sumber daya untuk
kegiatan proyek, perencanaan tender, proses tender dan penentuan pemenang
tender, administrasi atas kontrak pembelian, dan tata cara penutupan kontrak.
 Komunikasi
Meliputi kegiatan perencanaan komunikasi atas level sumber daya, distribusi
informasi, laporan kemajuan proyek dan pembuatan administrasi akhir proyek
sebelum diserah terimakan.
 Manajemen Integrasi
Merupakan kegiatan yang meliputi perencanaan pengembangan, perencanaan tata
pelaksanaan suatu proyek dan kontrol atas perubahan secara terintegrasi dari suatu
proyek.

2. Jelaskan Proses pada Manajemen Ruang Lingkup Proyek

A. Perencanaan ruang lingkup proyek.

Pada tahap ini, manajer proyek akan mendokumentasikan bagaimana ruang

lingkup proyek akan didefinisikan, diverifikasi, dikontrol dan menentukan
bagaimana WBS akan dibuat serta merencanakan bagaimana mengendalikan
perubahan akan ruang lingkup proyek.

B. Mendefinisikan ruang lingkup proyek.

Pada tahap ini, ruang lingkup proyek akan didefinisikan secara terperinci
sebagai landasan untuk pengambilan keputusan proyek dimasa depan.

C. Membuat Work Breakdown Structure.

WBS merupakan pembagian deliverables proyek berdasarkan kelompok kerja.

WBS dibutuhkan karena pada umumnya dalam sebuah proyek biasanya
melibatkan banyak orang dan deliverables, sehingga sangat penting untuk
mengorganisasikan pekerjaan-pekerjaan tersebut menjadi bagian-bagian yang
lebih terperinci lagi.
D. Melakukan verifikasi ruang lingkup proyek.

Tahap ini merupakan tahap dimana final project scope statement diserahkan
kepada stakeholder untuk diverifikasi.

E. Melakukan kontrol terhadap ruang lingkup proyek.

3. Proses perencanaan memilih proyek

 Perencanaan
Perencanaan adalah suatu proses yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan
sasaran termasuk menyiapkan segala sumber daya untuk mencapainya.
Perencanaan memberikan pegangan bagi pelaksanaan mengenai alokasi sumber
daya untuk melaksanakan kegiatan (Imam Soeharto, 1997). Secara garis besar,
perencanaan berfungsi untuk meletakkan dasar sasaran proyek, yaitu penjadwalan,
anggaran dan mutu.
Pengertian di atas menekankan bahwa perencanaan merupakan suatu proses, ini
berarti perencanaan tersebut mengalami tahap-tahap pengerjaan tertentu Tahap-
tahap pekerjaan itu yang disebut proses. Dalam menyusun suatu perencanaan yang
lengkap minimal meliputi :
a. Menentukan tujuan.
Tujuan dimaksudkan sebagai pedoman yang memberikan arah gerak dari kegiatan
yang akan dilakukan.
b. Menentukan sasaran.
Sasaran adalah titik-titik tertentu yang perlu dicapai untuk mewujudkan suatu
tujuan yang lelah ditetapkan sebelumnya
c. Mengkaji posisi awal terhadap tujuan.
Untuk mengetahui sejauh mana kesiapan dan posisi maka perlu diadakan kajian
terhadap posisi dan situasi awal terhadap tujuan dan sasaran yang hendak dicapai
d. Memilih alternatif.
Selalu tersedia beberapa alternatif yang dapat dipergunakan untuk mewujudkan
tujuan dan sasaran. Karenanya memilih alternatif yang paling sesuai untuk suatu
kegiatan yang hendak dilakukan memerlukan kejelian dan pengkajian perlu
dilakukan agar alternatif yang dipilih tidak merugikan kelak.
e. Menyusun rangkaian langkah untuk mencapai tujuan
Proses ini terdiri dari penetapan langkah terbaik yang mungkin dapat dilaksanakan
setelah memperhatikan berbagai batasan.
Tahapan perencanaan di atas merupakan suatu rangkaian proses yang dilakukan
sesuai urutannya. Dari proses tersebut perencanaan disusun dan selanjutnya
dilakukan penjadwalan.
Penjadwalan
Penjadwalan dalam pengertian proyek konstruksi merupakan perangkat untuk
menentukan aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek dalam
urutan serta kerangka waktu tertentu, dalam mana setiap aktivitas harus
dilaksanakan agar proyek selesai tepat waktu dengan biaya yang ekonomis
(Callahan, 1992). Penjadwalan meliputi tenaga kerja, material, peralatan,
keuangan, dan waktu. Dengan penjadwalan yang tepat maka beberapa macam
kerugian dapat dihindarkan seperti keterlambatan, pembengkakan biaya, dan
perselisihan.
Beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari penjadwalan antara lain :
a) Bagi pemilik :
(1) Mengetahui waktu mulai dan selesainya proyek.
(2) Merencanakan aliran kas.
(3) Mengevaluasi efek perubahan terhadap waktu penyelesaian dan biaya proyek.
b) Bagi kontraktor:
(1) Memprediksi kapan suatu kegiatan yang spesifik dimulai dan diakhiri.
(2) Merencanakan kebutuhan material, peralalan, dan tenaga kerja.
(3) Mengatur waktu keterlibatan sub-kontraktor.
(4) Menghindari konflik antara sub-kontraktor dan pekerja.
(5) Merencanakan aliran kas
(6) Mengevaluasi efek perubahan terhadap waktu penyelesaian dan biaya proyek.
 Pengendalian
R.J. Mockler, 1972, dalam Imam Soeharto (1997) memberikan pengertian tentang
pengendalian. Menurutnya, pengendalian adalah usaha yang sistematis untuk
menentukan standar yang sesuai dengan sasaran perencanaan, merancang sistem
informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar, menganalisis
kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan standar, kemudian
mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan agar sumber daya digunakan
secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran.
Berdasarkan pengertian yang diberikan oleh Mockler, maka proses pengendalian
proyek dapat diuraikan menjadi langkah-langkah sebagai berikut:
a. Menentukan sasaran.
b. Definisi lingkup kerja.
c. Menentukan standar dan kriteria sebagai patokan dalam rangka mencapai
sasaran.
d. Merancang/menyusun sistem informasi, pemantauan, dan pelaporan hasil
pelaksanaan pekerjaan.

4. Metode Pemilihan Proyek

Manajer senior harus dapat mempertemukan antara berbagai kebutuhan organisasi

yang berbeda-beda dengan proyek apa yang akan dilaksanakan. Suatu proyek
yang didasarkan pada kebutuhan organisasi biasanya akan berhasil dengan sukses
karena pentingnya produk proyek itu bagi organisasi. Walaupun kadang-kadang
sulit mengukur atau memperkirakan nilai proyek dari sisi keuangan, akan tetapi
biasanya setiap orang akan setuju bahwa proyek memiliki nilai manfaat yang
tinggi dan harus dilaksanakan ketika proyek itu memang terkait dengan kebutuhan
organisasi. Pemilihan proyek berbasis pada kebutuhan organisasi memiliki 3 (tiga)
kriteria penting :

1. Kebutuhan (need)

Yaitu kriteria pemilihan proyek berdasarkan pertimbangan kebutuhan organisasi.

Kesepakatan dari semua level organisasi bahwa proyek teknologi informasi yang
akan dilaksanakan memiliki arti penting untuk mendukung proses bisnis.

2. Pembiayaan (funding)

Yaitu kriteria pemilihan proyek berdasarkan kemampuan pendanaan atau

pembiayaan proyek. Berdasarkan analisis proses bisnis, dimungkinkan muncul
beberapa alternatif proyek yang harus dilaksanakan. Akan tetapi, mengingat
keterbatasan sumberdaya organisasi, khususnya biaya proyek, perlu dilakukan
seleksi proyek mana yang diprioritaskan. Masalah pembiayaan proyek akan
menjadi masalah tersendiri manakala pembiayaan proyek hanya ditanggung oleh
organisasi sendiri dan tidak melibatkan sponsor atau stakeholder eksternal.

3. Dukungan (will)

Yaitu kriteria pemilihan proyek berdasarkan besarnya dukungan organisasi akan

keberhasilan proyek.

Manajer CEO (Chief Executive Officer) biasanya mampu mendeskripsikan

kebutuhan organisasi.

Kategorisasi proyek
 a. Apakah proyek merupakan sebuah peluang agar organisasi lebih
berkembang
 b. Lamanya proyek dan kapan akan dibutuhkanya proyek tersebut
 c. Prioritas Proyek

Analisis Finansial
 Didalam analisis dibutuhkan pertimbangan finansial yang merupakan hal
terpenting dalam pemilihan proyek.
 Sehingga dibutuhkan metode – metode dalam melakukan pertimbangan
tersebut yang terdiri dari :
a. Net Present Value (NPV) analysis
b. Return on Investment (ROI)
c. Payback analysis

Weighted Scoring Model

 Adalah tool yang dapat memberikan proses yang sistematis dalam memilih
proyek berdasarkan beberapa kriteria.

1. Identifikasi kriteria yang penting

2. Tentukan bobot pada setiap kriteria

3. Tentukan score pada tiap kriteria

 4. Kalikan score terhadap kriteria untuk memperoleh bobot total

5. Makin tinggi bobot total makin baik proyek yang didapatkan.

Implementasi Balanced Scorecard
Scorecard yang seimbang adalah perencanaan strategis dan sistem manajemen
yang digunakan secara ekstensif dalam bisnis dan industri, pemerintah, dan
organisasi nirlaba di seluruh dunia untuk menyelaraskan kegiatan usaha dengan
visi dan strategi organisasi, meningkatkan komunikasi internal dan eksternal, dan
memantau kinerja organisasi terhadap strategis tujuan.

Balanced Scorecard tetap mempertahankan ukuran finansial tradisional Tapi

ukuran finansial menceritakan kisah tentang peristiwa masa lalu, cerita yang
memadai untuk perusahaan abad industri di mana investasi dalam kapabilitas
jangka panjang dan hubungan dengan pelanggan tidak penting untuk
keberhasilan.. Langkah-langkah keuangan tidak memadai, namun , untuk
menuntun dan mengevaluasi perjalanan perusahaan bahwa informasi usia harus
membuat untuk menciptakan nilai masa depan melalui investasi pada pelanggan,
pemasok, karyawan, proses, teknologi, dan inovasi.

5. Jelaskan Analisis Finansial pada Proyek

Analisis finansial bertujuan untuk mengetahui perkiraan dalam hal pendanaan dan
aliran kas, sehingga dapat diketahui layak atau tidaknya bisnis yang dijalankan.
Menurut Husnan Suswarsono (2000) analisis finansial merupakan suatu analisis
yang membandingkan  antara biaya dan manfaat  untuk menentukan  apakah
suatu bisnis akan menguntungkan selama umur bisnis.

Analisis finansial mengkaji beberapa analisis kelayakan finansial yang digunakan

yaitu, Net B/C Ratio, Net Present Value (NPV), Internal Rate of Return (IRR)
dan Payback Period (PP), Laba rugi dan Analisis Sensitivitas.

Net Present Value (NPV)

Net  Present  Value  (NPV)  adalah  nilai  sekarang  dari  keuntungan  bersih
(manfaat  neto  tambahan)  yang  akan  diperoleh  pada  masa  mendatang,
merupakan selisih antara nilai sekarang arus manfaat dikurangi dengan nilai
sekarang arus biaya (Gittinger, 1986).

Kriteria  penilaian  untuk Net Present Value (NPV)  adalah  sebagai berikut:

1. Jika NPV > 0, maka usaha yang dijalankan layak untuk dilaksanakan.

2. Jika NPV < 0, maka usaha yang dijalankan tidak layak untuk
dilaksanakan.

3. Jika NPV = 0, maka usaha yang dijalankan tidak rugi dan tidak untung.

Internal Rate of Return (IRR)

Internal Rate of Return  (IRR) adalah tingkat suku bunga maksimum  yang dapat
dibayar oleh bisnis untuk sumberdaya yang digunakan karena bisnis
membutuhkan  dana  lagi  untuk  biaya-biaya  operasi  dan  investasi  dan  bisnis
baru sampai pada tingkat pulang modal (Gittinger, 1986).

Sedangkan  menurut Umar (2005) Internal Rate of Return  (IRR) digunakan untuk

mencari tingkat bunga yang menyamakan nilai sekarang dari arus kas yang
diharapkan di masa datang, atau penerimaan kas, dengan  mengeluarkan  investasi
awal. Apabila  IRR sama  dengan  tingkat discount maka usaha tidak dapat
mendapatkan  untung atau  rugi, tetapi jika IRR < tingkat discount rate maka
usaha tersebut tidak layak diusahakan, sedangkan apabila IRR > tingkat discount
rate maka usaha tersebut layak untuk diusahakan.

Net Benefit Cost Ratio (Net B/C Ratio)

Net benefit cost ratio  (Net B/C Ratio) adalah perbandingan  antara present value
yang dari net benefit yang positif dengan present value dari net benefit yang
negatif (Kadariah,1986). Jika Net B/C ratio >1, maka proyek tersebut layak untuk
diusahakan  karena  setiap  pengeluaran  sebanyak  Rp.  1  maka  akan
menghasilkan manfaat sebanyak Rp. 1. Jika Net B/C < 1 maka proyek tersebut
tidak layak untuk diusahakan  karena  setiap  pengeluaran  akan  menghasilkan
penerimaan  yang  lebih kecil dari pengeluaran.

Payback Period (PP)

Payback  period  (PP)  digunakan  dengan  tujuan  untuk  menghitung  jangka

waktu  pengembalian  modal investasi  yang  digunakan  untuk  membiayai
bisnis. Payback period adalah suatu periode yang menunjukkan berapa lama
modal yang ditanamkan dalam bisnis tersebut dapat dikembalikan.

Analisis Laba Rugi

Analisis laba rugi adalah laporan yang berisi tentang total penerimaan
pengeluaran  dan  kondisi keuntungan  yang diperoleh  suatu perusahaan
dalam  satu tahun produksi. Laporan laba rugi menggambarkan kinerja
perusahaan dalam upaya mencapai tujuannya selama periode tertentu.
Laporan laba rugi mengandung sebuah informasi yang penting tentang
suatu usaha, yaitu laba atau rugi bersih.

6. Weighted Scoring Model

Merupakan alat bantu (tool) pemilihan proyek secara sistematis berdasarkan

kriteria-kriteria tertentu.  Beberapa kriteria untuk menilai kelayakan proyek antara
lain :

 Dukungan pada sasaran bisnis utama

 Kekuatan sponsor internal
 Kekuatan dukungan kustomer
 Tingkat penggunaa teknologi
 Dapat diimplementasikan dalam 1 tahun atau kurang
 Nilai NPV positif
 Tingkat resiko yang rendah (waktu, biaya, scope)

7. Perencanaan Ruang Lingkup Proyek

Perencanaan Ruang Lingkup Proyek memutuskan bagaimana ruang lingkup akan

didefinisikan,diverifikasikan, dan dikontrol,serta bagaimanaWBS (Work
Breakdown Structure) akan dibuat.Tim proyek membuat scope management
plan(rencana manajemen ruang lingkup) sebagai hasil utama dari
prosesperencanaan ruang lingkup proyek.Scope management plan adalah
dokumen yang meliputi deskripsimengenai bagaimana tim akan
mempersiapkan pernyataan ruang lingkup proyek, membuat WBS,
memverifikasi kelengkapan dari hasil proyek dan pengendalian permintaan untuk
perubahan terhadap ruang lingkup proyek.