Organisasi dan

Siklus Hidup Proyek

Part II
PENGARUH ORGANISASI PADA
MANAJEMEN PROYEK
Pengaruh Organisasi pada Manajemen Proyek
◼ Budaya, gaya, dan struktur organisasi memengaruhi kinerja
proyeknya.
◼ Tingkat kematangan manajemen proyek organisasi dan sistem
manajemen proyeknya juga dapat memengaruhi proyek.
◼ Ketika sebuah proyek melibatkan entitas eksternal seperti yang
merupakan bagian dari usaha patungan atau perjanjian kemitraan,
proyek akan dipengaruhi oleh lebih dari satu organisasi.
 Budaya dan Gaya Organisasi
◼ Organisasi adalah pengaturan sistematis dari entitas (orang dan /
atau departemen) yang bertujuan untuk mencapai suatu tujuan,
yang mungkin melibatkan pelaksanaan proyek.
◼ Budaya dan gaya organisasi memengaruhi cara ia melakukan
proyek.
✓ Visi, misi, nilai, keyakinan, dan harapan yang dibagikan bersama;
✓ Peraturan, kebijakan, metode, dan prosedur;
✓ Sistem motivasi dan penghargaan;
✓ Toleransi resiko;
✓ Pandangan kepemimpinan, hierarki, dan hubungan otoritas;
✓ Kode etik, etos kerja, dan jam kerja; dan
✓ Lingkungan pengoperasian.
 Aset Proses Organisasi
◼ Aset proses organisasi adalah rencana, proses, kebijakan, prosedur,
dan basis pengetahuan khusus untuk dan digunakan oleh organisasi
yang melakukan
◼ Basis pengetahuan organisasi seperti pelajaran yang dipetik dan
informasi historis
◼ Aset proses organisasi adalah input untuk sebagian besar proses
perencanaan
◼ Aset proses organisasi dapat dikelompokkan ke dalam dua kategori:
(1) proses dan prosedur, dan (2) basis pengetahuan perusahaan.
 Proses dan Prosedur Organisasi
Proses dan prosedur organisasi untuk melakukan pekerjaan proyek
termasuk:
◆ Inisialisasi dan Perencanaan
◆ - Pedoman dan kriteria untuk menyesuaikan serangkaian proses dan
prosedur standar organisasi untuk memenuhi kebutuhan spesifik
proyek;
◆ - Kebijakan, siklus produk dan proyek, serta kebijakan dan prosedur
kualitas;
◆ - Template
 Proses dan Prosedur Organisasi
Proses dan prosedur organisasi untuk melakukan pekerjaan proyek termasuk:
◆ Eksekusi, monitoring dan controlling
◆ - Mengubah prosedur kontrol, termasuk langkah-langkah di mana melakukan standar
organisasi, kebijakan, rencana, dan prosedur atau dokumen proyek apa pun akan
dimodifikasi, dan bagaimana setiap perubahan akan disetujui dan divalidasi;
◆ - Prosedur pengendalian keuangan (mis., Pelaporan waktu, ulasan pengeluaran dan
pencairan yang disyaratkan, kode akuntansi, dan ketentuan kontrak standar);
◆ - Masalah dan prosedur manajemen cacat;
◆ - Persyaratan komunikasi organisasi
◆ - Prosedur pengendalian risiko, termasuk kategori risiko, templat pernyataan risiko, definisi
probabilitas dan dampak, dan probabilitas dan matriks dampak; dan
◆ - Pedoman standar, instruksi kerja, kriteria evaluasi proposal, dan kriteria pengukuran
kinerja.
 Proses dan Prosedur Organisasi
Proses dan prosedur organisasi untuk melakukan pekerjaan proyek
termasuk:
◆ Penutupan
◆ - Pedoman atau persyaratan penutupan proyek
◆ - pelajaran yang didapat, audit proyek akhir, evaluasi proyek,
validasi produk, dan kriteria penerimaan.
SIKLUS HIDUP
MANAJEMEN PROYEK
Siklus Hidup Manajemen Proyek
1
Negotiate
8
Scope
Assess (Scoping) 2
Project Identify
Results and Tasks
Experiences (Planning)
(Clossing)

7 3
Monitor Project Estimate
and
Manage Task
Control
Progress ment Life Duration
(Controllin Cycle (Estimatin
g) g)

6 4
Direct The Specify
Intertask
Team
Dependenc
Effort 5 ies
(Directing Assign (Schedulin
) Resource g)
s
(Organizin
g)
 Menegosiasi Lingkup
(Negotiate Scope (Scoping))

⚫ Mendefinisikan batas – batas sebuah proyek – bagian-bagian dari

bisnis yang dipelajari, dianalisis, didesain, dikonstruksi,
diimplementasikan, dan pada akhirnya diperbaiki.

⚫ Lima hal yang mempengaruhi negosiasi lingkup proyek :

1. Produk
2. Kualitas
3. Waktu
4. Biaya
5. Sumber Daya
 Mengidentifikasi Tugas-Tugas
(Identify Tasks (Planning))

 Sebuah peralatan populer yang digunakan untuk mengindentifikasi

dan menndokumentasikan aktivitas-aktivitas dan tugas-tugas proyek
adalah work breakdown structure (struktur pemecah kerja).

 Work breakdown structure (WBS) adalah penguraian hierarkis proyek

menjadi fase-fase, aktivitas-aktivitas, dan tugas-tugas.
 Mengidentifikasi Tugas-Tugas
(Identify Tasks (Planning))

 Sebuah peralatan populer yang digunakan untuk mengindentifikasi

dan menndokumentasikan aktivitas-aktivitas dan tugas-tugas proyek
adalah work breakdown structure (struktur pemecah kerja).

 Work breakdown structure (WBS) adalah penguraian hierarkis proyek

menjadi fase-fase, aktivitas-aktivitas, dan tugas-tugas.
Memperkirakan Durasi Tugas
(Estimate Task Durations (Estimating))
Teknik memperkirakan durasi tugas: D = (OD+PD+4xED)/6

Optimistic duration (OD)

Perkiraan lama minimum waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas.
Pessimistic duration (PD)
Perkiraan lama maksimum waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas.
Expected duration (ED)
Lama perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas.
Most likely duration (D)
Lama perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas,
berdasarkan nilai rata-rata optimistic, pessimistic, dan expected duration
(durasi optimistis, pesimistis, dan diharapkan)
 Menentukan Ketergantungan Tugas
(Specify Intertask Dependence (Scheduling))

4 tipe ketergantungan antar tugas :

1. Finish-to-start (FS)
Penyelesaian sebuah tugas memicu awal tugas lain.

2. Start-to-start (SS)
Awal sebuah tugas memicu awal tugas lain.

3. Finish-to-finish (FF)
Dua tugas harus selesai pada waktu bersamaan.

4. Start-to-finish (SF)
Awal sebuah tugas menandakan selesainya tugas lain.
 Menentukan Ketergantungan Tugas
(Specify Intertask Dependence (Scheduling))
Dua pendekatan pada penjadwalan :

Forward scheduling
pendekatan penjadwalan proyek yang menentukan tanggal mulai
proyek kemudian menjadwalkan maju dari tanggal tersebut.

Reverse scheduling
strategi penjadwalan proyek yang menentukan tenggat waktu
proyek kemudian menjadwalkan mundur dari tanggal tenggat
waktu tersebut.
 Menugaskan Sumber-Sumber Daya
(Assign Resources (Organizing))
Kategori-kategori sumber-sumber daya :
✓ Orang
✓ Layanan
✓ Fasilitas-fasilitas dan perlengkapan
✓ Persediaan barang dan material
✓ Uang

Menugaskan orang-orang kedalam tugas-tugas sebagai salah satu sumber-sumber daya :

1. Orang-orang bermotivasi tinggi dan punya talenta untuk direkrut
2. Memilih tugas terbaik untuk tiap orang
3. Mendorong harmoni tim
4. Merencanakan masa depan
5. Jagalah jumlah anggota tim tetap kecil
 Mengarahkan Usaha Tim
(Direct the Team Effort (Directing))
10 petunjuk kepemimpinan proyek dalam mengarahkan Tim :

1. Konsisten
2. Sediakan dukungan
3. Jangan memeberikan janji yang tidak dapat anda
tepati
4. Pujilah di depan umum; Kritiklah di tempat tersembunyi
5. Sadarilah point-point bahaya moral
6. Tetapkan tenggat waktu yang realistis
7. Tetapkan sasaran yang jelas
8. Jelaskan dan tunjukkan
9. Jangan hanya bergantung pada laporan status
10. Mendorong semangat tim
 Memonitor dan Mengontrol
Perkembangan (Monitor and
Control Progress (controlling))

Selama proyek, manajer proyek harus

memonitor perkembangan proyek terhadap
lingkup, jadwal, dan anggaran dan, jika perlu,
membuat penyesuaian pada lingkup, jadwal,
dan sumber-sumber daya.
 Menilai Hasil dan Pengalaman
Proyek
(Assess Project Results and
Experiences (Closing))

Menilai hasil-hasil dan pengalaman-

pengalaman proyek. Aktivitas final ini
melibatkan pengumpulan umpan balik dari
anggota-anggota tim proyek (termasuk para
pelanggan) mengenai pengalaman-pengalaman
proyek dan saran-saran yang ditujukan untuk
memperbaiki manajemen proyek dan proses
organisasi.
Thank you