The Project Life Cycle

MAJEMEN PROYEK
Pertemuan 6-7

SIKLUS HIDUP PROYEK

(The Project Life Cycle)

Nur Hadi Wijaya, STP, MM

6-7
The Project Life Cycle

The Management Process

 Proses dalam manajemen adalah suatu sistem operasi
yang di dalamnya meliputi perancangan,
pengembangan dan produksi dari sebuah produk
(barang/jasa), atau sering juga disebur sebagai
proyek.
 Proses dalam proyek manajemen
 Perencanaan (Planning)
 Pengorganisasian (Organizing)
 Pemotivasian (Motivation)
 Pemimpinan (Directing) dan
 Pengendalian (Control)
The Project Life Cycle

The Management Process

Figure 2.1

Control
>
Directing Planning

The Project
Ѵ
Management
Process

<
Organization
Motivation
 Planning :
The Project Life Cycle

What Are We Aiming for and Why?

• Tujuan, sasaran dan strategi mengembangkan proyek (Develop project

objectives, goals and strategies)

• Uraian kerja dan struktur mengembangkan proyek

(Develop project work breakdown structure)

• Buat diagram dengan rinci yang mengambarkan (Develop Precedence

Diagram to establish logical relationship of project activities and milestones)

• Pengembangan jadwal waktu kegiatan proyek dalam bentuk diagram waktu

yang jelas dan rinci (Develop time based schedule for project based on the

time precedent diagram)

• Perencanaan penyediaan sumber daya untuk pelaksanaan proyek (Plan for

the resource support of the project)

The Project Life Cycle
Organizing :
Whats’s Involved and Why?
• Perancangan penetapan organisasi dan team (Establish
organizational design for the team).

• Identifikasi tugas dan mekanisme proyek untuk anggota dari tim

proyek (Identify and assign project roles to members of the project
team).

• Mendefiniskan kebijakan, prosedur dan teknik manajemen proyek

(Define project management policies, procedures, and techniques).

• Penyiapan gambaran manajemen proyek dan peralatan kebutuhan

lainnya (Prepare project management charter and other delegation
instruments).

• Menetapkan standar kewenangan, tanggung jawab dan akutanbilitas

dari tim proyek (Establish standar for the authority, responsibility, and
accountability of the project team).
 Motivation :
The Project Life Cycle

What motivates People to Do Their Best Work

• Mengambarkan kebutuhan dari anggota tim proyek (Determine
project team member needs)

• Memberikan Motivasi untuk bekerja yang terbaik (Assess factors that

motivate people to do their best work)

• Menyediakan pendekatan konseling dan arahan yang dibutuhkan

(Provide appropriate counseling and mentoring as required)

• Menetapkan program penghargaan bagi anggota tim proyek (Establish

rewards program for project team members).

• Melakukan kajian awal dari dampak motivasi atas produktifitas

(Conduct initial study of impact of motivation on productivity).
The Project Life Cycle
Directing :
Who Decides What and When
• Menetapkan “batasan” atas kewenangan untuk mengambil keputusan
untuk mengalokasikan sumber daya dari proyek (Establish “limits” of
authority for decision making for the allocation of project resources).

• Mengembangkan gaya kepemimpinan (Develop leadership style)

• Meningkatkan kemampuan interpersonal (Enhance interpersonal

skills).

• Mempersiapkan rencana teknik manajemen untuk meningkatkan

keterlibatan dan mengelolan tim proyek (Prepare plan for increasing
participative management techniques in managing the project team).

• Mengembangkan teknik pengambilan keputusan secara mufakat bagi

tim proyek (Develop consencus decision making techniques for the
project team).
 Control :
The Project Life Cycle

Who Judges Results and by What Standards

• Menetapkan biaya, jadwal dan teknik penilaian kinerja proyek
(Establish cost, schedule, and technical performance standars for
project)

• Menyiapkan rencana-rencana dalam mengecaluasi kemajuan

proyek (Prepare plans for the means to evaluate project progress).

• Menetapkan sistem informasi manajemen tentang proyek tersebut

(Establish a project management information system for the project).

• Menyiapkan strategi peninjauan proyek (Prepare project review

strategy)

• Mengevaluasi kemajuan dari proyek (Evaluate project progress).

The Project Life Cycle

Siklus Hidup Proyek yang Baru

1. Idea/ Gagasan
 Research
 Design
 Development
 Marketing
 Production
 After Sales Services
The Project Life Cycle

Siklus Hidup Proyek yang Baru

 Idea : suatu gagasan yang menggambarkan secara
umum tentang suatu produk, jasa baru atau proses
yang baru dengan dasar kreatifitas yang baru untuk
keuntungan perusahaan/organisasi
 Research : kajian yang sistematis,terarah dan jelas
untuk mengetahui kondisi lapangan sebenarnya.
 Design : Konversi dari suatu gagasan ke dalam
perencanaan untuk merealisasikan produk, jasa
atau proses dalam organisasi.
 Development : Dapat diartikan perancangan yang
lebih spesisfik dalam pengkonversian ke produk,
jasa ataupun proses dengan lebih aktual/nyata.
The Project Life Cycle

Siklus Hidup Proyek yang Baru

 Marketing : Penjelasan yang dibutuhkan untuk

produk atau jasa dan pengembangan penjualan
dan perencanaan pemasaran yang dihasilkan
diberikan kepada pelanggan.
 Production : Konversi dari sumber daya manusia
dan sumber daya ke dalam produk atau jasa yang
memberikan nilai kepada pelanggan.
 After Sales Services : Pemberian jasa
pemeliharaan, dokumentasi teknis dan pendukung
lainnya untuk memberikan kepastian selama
produk digunakan oleh pelanggan.
The Project Life Cycle

Siklus Hidup Proyek

 Tahap Konsepsi
 Tahap Pendefinisian

 Tahap Produksi/Akuisisi

 Tahap Operasi

 Tahap Disvestasi/Terminasi
The Project Life Cycle

Generic Model of Project Life Cycle

Conceptual
Phases

Definition
Phases

Production
Phases

Operational
Phases

Divestment
Phases

Time Continuum
The Project Life Cycle

Peran-Peran dalam Proyek,

Tanggung Jawab, Kewenangan
(otoritas)
The Project Life Cycle

Peran Manajer Proyek

 Integrator
 Communicator

 Decision Maker

 Motivator

 Evangelist (information)

 Entrepreneur

 Change agent (agent of change)

The Project Life Cycle

Tanggung jawab Jabatan MP/PM

 Merencanakan aktivitas,tugas, hasil akhir  WBS, jadwal,
anggaran
 Mengorganisasi, seleksi, penempatan tim proyek 
mengkoordinasikan tugas dan alokasi sumberdaya
 Penghubung dengan para pihak (manajer fungsional, pengguna,
kontraktor, konsultan, manajemen puncak
 Secara efektif memberdayakan tim proyek dan personil
pengguna
The Project Life Cycle

(lanjutan)
 Memonitor status proyek
 Mengidentifikasi permasalahan teknis dan fungsional
 Memecahkan persoalan secara langsung atau mengetahui dimana
meminta bantuan
 Mampu menghadapi krisis dan mengatasi masalah
 Menyarankan pemutusan, mengubah arah jika tidak dapat
dicapai
The Project Life Cycle

Kompetensi dan Orientasi

 Kemampuan Manajerial
 Kemampuan Teknikal
 Latar belakang pengalaman yang luas (pengetahuan, paham
banyak metoda) : memahami estimasi biaya,
penganggaran,arus kas, overhead, insentif, penalti (sanksi)
 Orientasi pada tujuan, waktu, hubungan interpersonal
 Komunikator dan pendengar
 Mampu bekerja dengan orang lain dan mendelegasikan
tanggung jawab
The Project Life Cycle

Otoritas Manajemen Proyek

 Otoritas Tradisional :
otoritas legal  legal power
 Otoritas karismatik (karakteristik personal)

Otoritas Legal vs Kemampuan mempengaruhi orang lain.

Manajer yang efektif mampu mempengaruhi tanpa
perintah

Tanpa legal power dan reward power dapat mempengaruhi

orang lain dengan :
(a) pengetahuan (expert power)
(b) kepribadian (referent power)
The Project Life Cycle
Menyeleksi Manajer Proyek
Karakteristik personal

 Luwes (flexible) dan mampu menyesuaikan diri (adaptable

 Suka mengambil inisiatif dan kepemimpinan
 Percaya diri, persuasif, lancar berbicara
 Komunikator dan integrator yg efektif
 Mampu menyeimbangkan solusi teknis dg waktu, biaya, dan faktor
manusia
 Terorganisir dg baik (teratur) dan disiplin
 Generalis bukan spesialis
 Mampu mencurahkan waktu untuk perencanaan dan pengendalian
 Mampu mengidentifikasi persoalan dan membuat keputusan
 Mampu mencurahkan waktu dan upaya, serta memelihara keseimbangan
yang sesuai dalam pemanfaatan waktu.
The Project Life Cycle

Keterampilan
 Perilaku : pendengar yang aktif, komunikator aktif, mampu
memanfaatkan saluran komunikasi informal
 Bisnis : Paham bisnis organisasi; manajemen umum (marketing,
HR, keuangan dll); mampu menerjemahkan persyaratan bisnis
kedalam persyaratan proyek dan sistem; kuat, aktif, terus
mengembangkan diri.
 Teknis : Menguasai aspek teknis dari proyek (sesuai tingkat
teknologi proyek)
The Project Life Cycle

Managing Project Life Cycle

The Project Life Cycle

Budget, Engineering & Marketing

 Tahap Konseptual :
Budget Tinggi, Engginering 0, Makerting 0
 Tahap Definisi
Budget Meningkat, Engginering Tinggi, Makerting 0
 Tahap Produksi
Budget Tinggi, Engginering Turun, Marketing meningkat
 Tahap Operasi
Budget Tinggi, Engginering Turun, Makerting Meningkat
 Tahap Terminasi
Budget Turun, Engginering Turun, Makerting Turun
The Project Life Cycle

Project Termination Factors :

 A Project Organization is Not

Required
 Insufficient Support from Senior
Management
 Naming the Wrong Person as
Project Manager
 Poor Planning
The Project Life Cycle

Tugas 7:

TIK : Mahasiswa mampu menetapkan peran,

tanggungjawab dan kompetensi utama dai
manajer proyek sesuai karakter proyeknya

 Identifikasi karakter proyek anda

 Tetapkan peran dan tanggungjawab yang
utama sesuai karakter proyek
 Tetapkan kompetensi utama yang bisa
mendukung peran dan tanggung jawab
tersebut di atas
The Project Life Cycle

TERIMA KASIH
The Project Life Cycle

Phase #1 : Conceptual

 Inisiasi Proyek
 Tujuan Proyek
 Kelayakan Proyek
 Mengidentifikasi alternative-
alternatif pekerjaan
 Permintaan Proposal
 Jadwal dan Bagian Keuangan
The Project Life Cycle

Deliverable Conceptual

Deliverable akhir tahap konseptual

adalah paket atau dokumen hasil studi
kelayakan. Dokumen tersebut umumnya
berisi analisis berbagai aspek kelayakan
seperti pemasaran, permintaan, teknik,
produksi, manajemen dan organisasi.
Dokumen tersebut juga berisi perkiraan
garis besar dan jadwal proyek.
The Project Life Cycle

Phase #2 : Definition
 Jadwal pekerjaan
 Anggaran dan sistem pengendalian biaya
 Work Breakdown Structure secara rinci
 Bagian-bagian yang beresiko tinggi dan cukup sulit dan rencana
tentang kemungkinan-kemungkinan yang akan muncul.
 Rencana sumberdaya manusia dan pemakaian sumberdaya lain.
 Rencana pengujian hasil proyek
 Rencana dokumentasi
 Rencana peninjauan pekerjaan
 Rencana pelaksanaan hasil proyek
The Project Life Cycle

Kompleksitas (K), Ukuran (U), Durasi

(D), Freq. (F)  bentuk organisasi
K U proyek
T T Partial Project/ Pure Project
project center

M M Multifunctional Temporary Multifunctional Permanent

task force matrix matrix matrix

R K Single function
task force / team

D Pendek --------------------------------------- Panjang

F Jarang --------------------------------------- Sering
The Project Life Cycle

Deliverable Definition

 Dokumen berisi hasil analisis lanjutan

kelayakan proyek.
 Dokumen berisi rencana strategis dan
operasional proyek.
 Dokumen berisi definisi lingkup, anggaran
biaya (ABP), jadwal induk dan garis besar
kriteria mutu proyek.
 Require For Proposal (RFP) atau paket
lelang.
 Dokumen hasil evaluasi proposal dari peserta
lelang
The Project Life Cycle

Phase #3 : Production
 Desain
 Dalam tahap ini spesifikasi akan di terjemahkan dalam gambar,
maket, diagram atau skema.
 Dalam tahap ini pekerjaan harus dibagi dalam sub‐sub pekerjaan
yang lebih kecil.
 Setelah desain dibuat secara detail dan memenuhi keinginan
user/client.
 Pengadaan
 Di sini disiapkan fasilitas-fasilitas pendukung maupun material.
 Produksi
 Setelah siap fasifitas dan bahan pendukung bisa dilakukan
pelaksanaan produksi.
 Manajer proyek harus mengawasi dan mengendalikan sumberdaya,
memotivasi para pekerja dan melaporkan kemajuan kepada user.
 The Project Life Cycle

Dinamika = Perubahan
Sumber Perubahan/Faktor :
 Internal :
Koordinasi
Kecepatan Pengambilan
Keputusan
Efisiensi penggunaan sumber daya
 Eksternal :
Sosial Budaya
Kebijakan Pemerintah
Keadaan ekonomi (eskalasi harga)
Cuaca dll
The Project Life Cycle

Deliverable Production

Deliverable tahap produksi adalah produk

atau instalasi proyek yang telah dipersiapkan
dengan baik dan sedang dilakukan pekerjaan
”mekanis” dalam bentuk prototipe / contoh.
Dari segi “contractual” ini ditandai dengan
dikeluarkannya surat perintah mulai
pekerjaan (SPMK) dari pemilik proyek
kepada organisasi pelaksana atau kontraktor.
The Project Life Cycle

Phase #4 : Operation

 Implementasi
 Jika produksi telah dilakukan hasil diserahkan kepada user.
 User bisa menguji hasil ini untuk memastikan apakah cocok
dengan kebutuhannya.
 Pengujian bisa dibantu oleh kontraktor karena bisa saja
pengoperasian produk hasil proyek ini cukup rumit.
 Penyerahan hasil kepada user biasa disertai training untuk
user.
 Training ini bertujuan untuk memberi petunjuk bagaimana
cara menggunakan alat atau prosedur yang dihasilkan
The Project Life Cycle

Deliverable Operation

Deliverable tahap implementasi (operasi)

adalah produk atau instalasi proyek yang
telah selesai secara ”mekanis”. Dari segi
“contractual” ini ditandai dengan
penyerahan sertifikat mechanical
completion dari pemilik proyek kepada
organisasi pelaksana atau kontraktor.
The Project Life Cycle

Phase #5 : Divestment
 Setelah hasil proyek diserahkan ke user maka proyek dianggap
selesai.
 Keterlibatan kontraktor dianggap telah selesai.
 Tetapi ini tergantung juga pada jenis proyek.
 Pihak user menikmati jasa yang diberikan oleh pihak kedua
dan setelah itu proyek selesai. Jadi hanya proyek dengan hasil
akhir berupa produk fisik yang mempunyai tahap ini.
 Bisa juga keterlibatan kontraktor masih berlangsung dalam
rangka evaluasi sistem atau produk yang dibuat dan
pemeliharaarmya.
 Perlu dibuat persetujuan baru mengenai keterlibatan
kontraktor dalam evaluasi dan pemeliharaan sistem ini
The Project Life Cycle

Deliverable Termination

Deliverable Akhir Tahap Terminasi berupa :

 Instalasi atau produk yang siap pakai atau
siap beroperasi. Ini ditandai dengan
diterbitkannya sertifikat “operasional
acceptance” oleh pemilik proyek untuk
pelaksana atau kontraktor.
 Dokumen pernyataan penyelesaian masalah
asuransi, klaim dan jaminan (warranty)
The Project Life Cycle

SIKLUS PENGEMBANGAN SISTEM

Tahap Lanjutan
The Project Life Cycle

Hasil tahap awal  konsep sistem (formulasi

problema; konseptualisasi solusi sistem awal;
rencana elemen proyek; kesepakatan antara
pengguna dengan kontraktor)
Tahapan definisi (B) disebut pula tahapan analisis
solusi  solusi dicari secara sangat detail
(investigasi dan studi kelayakan)
Pada tahapan B tim proyek mulai bekerja penuh
untuk mempersiapkan proposal. Seleksi tim
dilakukan secara berjenjang mulai dari
manajer/pimpinan proyek yang kemudian
menyeleksi anggota tim sesuai dengan kebutuhan.
The Project Life Cycle

1. Tahapan Konsepsi :
Langkah inisiasi dan kelayakan

2. Tahapan Definisi :
Definisi proyek, sistem, persyaratan pengguna dan sistem

3. Tahapan Akuisisi :
Langkah perancangan, langkah produksi
(pabrikasi,pengujian), langkah implementasi (pelatihan, uji
mutu, instalasi)

4. Tahapan Operasi : Pemeliharaan dan evaluasi sistem 

pengembangan sistem  sistem pengakhiran proyek
 Tahapan B. DEFINISI
The Project Life Cycle

Perencanaan Rinci Proyek

 Jadwal kerja dan batas waktu
 Anggaran, perhitungan biaya, sistem pengendalian
biaya
 Rincian WBS dan work package (wp)
 Risiko, ketidakpastian, rencana-rencana darurat
 Rencana personil & rencana utilisasi sumber daya
 Rencana pengujian sistem
 Rencana Dokumentasi
 Rencana pengendalian dan evaluasi kerja
 Rencana awal untuk implementasi sistem
The Project Life Cycle
Persyaratan Pengguna dan Sistem
(keinginan dan teknikal)
P. Kendaraan harus mampu bergerak dari 0 s/d 60 mph dalam
10 detik, dan mampu membawa 6 penumpang
S. Ukuran, berat kendaraan, Kemampuan mesin (HP), jenis
transmisi
P. Rumah harus nyaman untuk empat anggota keluarga
S. Jumlah dan ukuran kamar
P. Rumah harus mewah
S. Kualitas material, jumlah, kualitas, dan pengeluaran untuk
dekorasi
P. Sistem komputer harus bisa menampilkan ikhtisar laporan
berbasis harian
S. Jenis manual dan sistem elektronik, perangkat keras dan
lunak, sistem prosedur koleksi informasi, pengisian,
penyimpanan, dan pengolahan
The Project Life Cycle

Jenis Spesifikasi Sistem

(berkaitan dengan sub sistem dan komponen)

 Compatibility (ada keterpaduan)

 Commonality (bisa saling dipertukarkan)
 Cost Effectiveness (total biaya sesuai rancangan)
 Reliability (kehandalan subsistem/komponen untuk
berfungsi pada taraf tertentu)
 Maintainability (kemudahan dirawat dan diperbaiki)
 Testability (kemudahan untuk diuji)
The Project Life Cycle

Tahapan C. AKUISISI

 Design (Perancangan)
 Development (Pengembangan)

 Procurement (Pengadaan)

 Construction/production (Pembangunan)

 Implementasi (Penerapan/Penggunaan)

Production

Design

Project Timeline
The Project Life Cycle

Tahapan Produksi dan Implementasi

 Perencanaan Produksi
 Fabrikasi Sistem

 Pengujian Sistem

 Perencanaan Implementasi

 Pelatihan pengguna

 Pengujian penerimaan pengguna

 Instalasi sistem dan tahapan konversi

The Project Life Cycle

Tahapan OPERASI
 Evaluasi sistem dan Pemeliharaan
 Perbaikan sistem
The Project Life Cycle

TERIMA KASIH