Assignment 1 Kelompok 1

Manajemen Proyek :
About Projects and
Project Management

Adian Tampubolon (1606884003)

Ananda Bagus R.D.P (1606887812)
Luthfi Meizar Pradana (1606837852)
Novrina Ariij Aisyti (1606906313)
Outlines

Interpersonal and Organizational

Process Context
Behavioral Context Context

Manajemen proyek berdasarkan Manajemen proyek berdasarkan Manajemen proyek

tahapan proses yang akan dilakukan hubungan antar individu berdasarkan lingkup organisasi
1.Process
Context
• Definisi Proyek
• Definisi Manajemen Proyek
• Langkah-Langkah
Manajemen Proyek
 Apa itu Proyek ?

DEFINISI PROYEK KARAKTERISTIK PROYEK

VENUS

Tantangan akan masalah, kebutuhan, • Bersifat sementara dengan periode

dan peluang mendorong untuk tertentu
dibuatnya suatu solusi. • Ada waktu start dan finish yang
spesifik
Proyek merupakan suatu solusi yang • Tidak berulang (one-time)
diharapkan akan menghasilkan • Mempunyai tahapan (Planning,
keuntungan & perubahan (yang Design, Construction)
umumnya secara finansial). • SDM tertentu dan terbatas
• Memiliki resiko
Manajemen Proyek
adalah sebuah
proses/teknik/seni;
guna mencapai tujuan/sasaran proyek
secara optimal dengan
menggunakan sumber daya yang
dimiliki (manusia, dana, peralatan,
material, metode serta
jaringan/pasar).
 Project Life Cycle : Siklus Pengerjaan Proyek

INITIATION PHASE
Mengidentifikasi kebutuhan dan memberikan respon terhadap kebutuhan tersebut. Menentukan aspek seperti feasibility (apakah
bisa diwujudkan) dan justifikasi (apakah perlu dilakukan).

PLANNING PHASE
Respon (solusi) mulai dikembangkan sedetail mungkin. Hal ini dimulai dengan mendefinisikan elemen pendukung untuk
mencapai keberhasilan proyek (tasks) dan sekuens optimum untuk mengerjakan tasks tersebut (scheduling)

EXECUTION PHASE
Masa pengerjaan dilakukan dibawah pengawasan project manager. Tim memfokuskan untuk mencapai objektif yang ditentukan.

CLOSE-OUT PHASE
Memverifikasi proyek telah atau akan memenuhi kebutuhan awal. Proyek bertransformasi dari deliverable creation (proyek
jadi) ke deliverable utilization (post-proyek).
Project
Management:
Step by Step
Menyusun langkah
dalam menyelesaikan
proyek
1. Menentukan Batasan
KEBUTUHAN FUNDAMENTAL
serta Peluang. Kebutuhan yang sesungguhnya diidentifikasi terlebih dahulu.
Kebutuhan diukur dengan faktor-faktor seperti ukuran, bentuk,
dan batasan yang akan merujuk kepada kebutuhan akan
dokumen.

Kebutuhan harus dicari terlebih dahulu untuk mencapai solusi

yang tepat guna menghindari solution Jumping.

SOLUTION JUMPING?
Tendensi seseorang untuk memulai pemecahan masalah dengan
mencari apa yang harus dilakukan terlebih dahulu (mencari
solusi) sebelum mengidentifikasi masalah serta kebutuhan yang
sesungguhnya.
2. Identifikasi serta
Pengajuan Solusi
terbaik. TAHAPAN PENGAJUAN
Setelah dilakukannya brainstorming, satu solusi terbaik diajukan.
Dalam pengajuan proposal proyek, diperlukan data-data seperti
deskripsi dari pendekatan yang dipilih untuk melakukan proyek,
parameter ketercapaian proyek, dan definisi proyek berhasil
(post-proyek, akan membawa dampak apa).

Diperlukan persetujuan pelaksanaan proyek oleh manajemen, jika

tidak, ide proyek akan dibatalkan.
3. Identifikasi Tugas
serta Sumber.
SCOPE MANAGEMENT
Menentukan tugas apa saja yang diperlukan untuk memenuhi
objectik utama dari suatu proyek. Kumpulan dari tugas tersebut
akan saling melengkapi sehingga objektif akan tercapai.

Pertimbangan akan metode yang digunakan sangat diperlukan

dengan memperhatikan sumber daya yang digunakan pula.
4. Menyusun Jadwal.

TUJUAN
Scheduling memiliki 3 tujuan utama yaitu:

● Untuk menghitung serta mengestimasi durasi total dari proyek.

● Untuk memberikan informasi kepada para penanggung jawab
tiap tugas akan apa dan kapan tugas akan dikerjakan.
● Dokumentasi akan pengawasan kelangsungan proyek.
5. Estimasi
Biaya/Budget
Proyek.
PENENTUAN BUDGET
Project manager melakukan estimasi biaya proyek yang
dibutuhkan. Budget digunakan untuk memonitor serta kontrol
pengeluaran modal selama eksekusi.
6. Analisis Resiko
RISK MANAGEMENT
serta Membangun Potensial High-Threat diidentifikasi. Risk management dilakukan
Hubungan dengan baik untuk mencegah probabilitas resiko akan terjadi atau
mengurangi dampak dari resiko yang dihasillkan apabila terjadi.
Stakeholder .
Analisis resiko merupakan proses yang kontinyu.

PROJECT STAKEHOLDER
Merupakan seseorang (organisasi/institusi lain) yang memiliki
minat pada proyek yang dijalankan yang meliputi : seseorang
yang ikut serta dalam eksekusi proyek, seseorang yang mensuplai
sumber daya, serta seseorang yang ikut merasakan dampak dari
outcome dan output proyek.
7. Melakukan
Kontrol serta
Komunikasi
PROJECT UPDATE
selama eksekusi. Bagian ini merupakan bagian terlama dari pelaksanaan proyek.
Progress disampaikan setiap rapat; dimana progress dilakukan
untuk menjaga arah pengerjaan proyek.

Divisi serta stakeholder lain harus diinfokan pula mengenai

progress proyek. Progress ini umunya meliputi biaya, schedule,
serta kualitas hasil pengerjaan.
8. Mengatur Close-
Out secara Runtut. PUNCH LIST
Tahapan ini sering disebut sebagai punch list; dimana punch list
merupakan serangkaian tugas kecil yang harus dilakukan oleh
tim proyek untuk menutup proyek tersebut.

Seringkali karena telah mencapai akhir tugas, tahapan ini sering

dilakukan seadanya dan diabaikan; padahal kesalahan pada
tahapan ini sangat mempengaruhi hasil (deliverable creation)
akhir dari proyek.

LESSON LEARNED STUDIES

Mereview ulang apa yang berhasil dilakukan serta apa yang
tidak.
 FULL LIFE CYCLE PERSPECTIVE
Pendekatan yang dilakukan dalam menjalankan suatu proyek sangat dipengaruhi
oleh pengetahuan akan apa yang akan terjadi setelah proyek telah selesai. Maka dari
itu dalam melakukan manajemen proyek harus menerapkan full lifecycle
perspevtive.

Managing the project with full lifecycle perspective menentukan bagaimana proyek
After Project (POST- tersebut akan digunakan oleh customer. Pengetahuan ini digunakan untuk

PROJECT) mempengaruhi pemilihan pendekatan yang akan digunakan.

2. Interpersonal
and Behavioral
Context
Seni manajemen proyek adalah
tentang berurusan dengan orang dan
tentang menyelesaikan pekerjaan
melalui orang lain. Jadi mari kita
melihat lebih dekat pada fenomena
kepemimpinan proyek.
Fenomena Kepemimpinan Proyek

 Memimpin proyek ≠ Memimpin departemen

 Pemimpin proyek dapat menghilangkan batas organisasi dan merekrut orang dari berbagai departemen,
sehingga pemimpin proyek harus memiliki kemampuan mendapatkan kerjasama meskipun ia tidak
memiliki kontrol langsung atau otoritas formal terhadap orang tersebut
 Hal tersebut berbeda dengan memimpin departemen, dimana pemimpin departemen memiliki hubungan
hierarki seperti supervisor dan subordinatnya
 Para pemimpin proyek, yang tidak memiliki wewenang formal, harus mengandalkan influence dan
persuasion untuk mendapatkan kerjasama
 Keahlian Influencing dan Persuade ini sangat penting bagi seorang pemimpin proyek
Memotivasi Team: Memberi yang mereka
butuhkan
 Selain memiliki kemampuan untuk mempengaruhi orang mencapai performa yang diinginkan, seorang
pemimpin harus memiliki kemampuan memotivasi mereka untuk membuat mereka tetap bersemangat
mencapai tujuan
 Motivasi muncul sebagai fungsi internal, sehingga anda harus menyadari dan membuat iklim,
lingkungan atau situasi dimana motivasi dapat muncul dari seseorang individu
 Motivasi adalah tentang menyadari setiap kebutuhan individual dan mencari jalan untuk memuaskannya
 Ini adalah poin penting dari bagaimana memciptakan team dengan performa tinggi
 Tips Praktis untuk Membuat Iklim Motivasional

1. Sampaikan bahwa mereka dan pekerjaannya sangat berharga

• Siapkan waktu untuk menjelaskan fungsi setiap individu terhadap tujuan dari proyek
• Siapkan waktu pada saat meeting untuk menyorot bagaimana kontribusi anggota berdampak positif
• Meningkatkan eksposur terhadap orang yang kurang terapresiasi pekerjaannya

2. Sampaikan kepercayaan pada pengetahuan, kemampuan dan etos kerja

• Hindari double checking dan micromanagement
• Tetapkan tujuan tiap individu, dan biarkan mereka menentukan cara terbaik untuk mencapainya
• Memberikan kebebasan untuk mengambil keputusan, dan otoritas dengan memberi kepercayaan.

3. Kenali kinerja yang baik

• Perjelas apa yang menjadi standar performa tinggi
• Komunikasikan pencapaian tim kepada manajemen dengan cara yang jelas dan positif
• Secara terbuka menyadari untuk melampaui apa yang diharapkan

4. Memimpin dengan memberi contoh

• Jangan meminta orang lain untuk melakukan hal-hal yang tidak ingin Anda lakukan sendiri
• Menjadi penengah atas nama anggota ketika dibenarkan
• Menjaga kejujuran dan integritas secara terus menerus
Mengelola tujuan dan pandangan yang
berbeda
 Kebanyakan proyek dibentuk dari orang dari beberapa departemen. Sebagai seorang manajer proyek,
salah satu tugas anda adalah membentuk tim menjadi satu kesatuan yang fokus terhadap tujuan proyek
 Terkadang, ada anggota yang memiliki tujuan tersendiri (bisa jadi dari departemennya atau pribadi) dan
hal ini dapat mempegaruhi performa tim anda. Anda harus dapat menyadari dan membuat tim ada lebih
fokus ke tujuan dari proyek
 Manajer proyek juga harus dapat mengetahui tujuan lain dari luar timnya, seperti supplier, subcontractor
dan rekanan. Anggota dari kelompok ini biasanya memiliki pandangan yang berbeda
 Pada akhirnya, anda harus menghargai nilai perbedaan dari tim anda tetapi jangan sampai hal tersebut
menghambat dari proyek anda
3. Organizational
Context
Orang-orang di tim proyek Anda akan berasal
dari berbagai kelompok kerja fungsional, yang
menciptakan berbagai tantangan kepemimpinan
untuk Anda. Manajemen organisasi Anda
mungkin memiliki pendapat tentang nilai
metode manajemen proyek. Anda perlu
memahami perspektif itu dengan jelas dan apa
artinya bagi Anda.
Mengatasi “Silo Mentality”

 Kebanyakan organisasi terdiri dari berbagai departemen fungsional. Normalnya, di setiap proyek terdiri
dari perwakilan setiap departemen. Setiap sudut pandang anggota kelompok anda akan berselaras dengan
disiplin ilmu atau kelompok kerjanya. Inilah yang disebut “Silo Mentality”
 Tantangan anda adalah mengarahkan kembali sudut pandang preferensi dari anggota anda dari orientasi
fungsional ke orientasi proyek, mendorong mereka untuk berfikir cara terbaik untuk proyek dan melatih
mereka
 Manajemen proyek adalah perekat yang mengikat "organisasi sementara" anda bersama-sama. Anda
harus tanpa lelah mempromosikan gagasan bahwa setiap anggota tim harus fokus pada apa yang terbaik
untuk proyek tersebut.
 Bagaimana manajemen anda melihat
proyek?
 Tujuan fundamental dari sebuah proyek adalah untuk mencapai tujuan bisnis, seperti meningkatkan
efektivitas, meningkatkan penjualan, atau membuat operasi lebih efisien. Tujuan utamanya adalah
menghasilkan uang dan menyimpan uang. Kebanyakan organisasi memberi perhatian lebih untuk
mengembalikan modal proyeknya
 Hasilnya adalah anda harus menyiapkan business case untuk awal proyek anda, seperti antisipasi
pengeluaran vs penghematan yang jelas, cost-benefit ratio, dan antisipasi pengaruh bisnis terhadap
organisasi
 Hal tersebut membuat anda harus paham dengan metode bisnis, strategi bisnis dan skill bisnis
 Anda harus memiliki jiwa pengusaha ketika anda mengeksekusi proyek, singkatnya, ketika anda
menjalankan proyek tersebut seperti anda menjadi seorang pembisnis yang menjalankan perusahaan
Apa level kematangan organisasi anda?
 Kematangan manajemen proyek organisasi anda dapat berpengaruh penting terhadap sikap anda sebagai
manajer proyek nantinya
 Metrics yang biasanya digunakan sebagai parameter pengukuran
 Sejauh mana dokumentasi proses proyek telah dikembangkan dan didistribusikan dan dipahami
di seluruh organisasi
 Kemampuan tim proyek untuk memprediksi hasil dengan akurasi yang masuk akal
 Efisiensi pelaksanaan proyek
 Tingkat keberhasilan proyek yang dirasakan
 Kemampuan organisasi untuk belajar dari pengalamannya
 Tingkat peningkatan berkelanjutan dalam pelaksanaan proyek dari waktu ke waktu
 Kombinasi kematangan manajemen proyek organisasi Anda dan pendapat manajemen Anda tentang
nilai, tujuan, dan fungsi manajemen proyek akan sering menentukan batas wewenang dan tanggung
jawab Anda sebagai manajer proyek.
Lebih banyak dinamika mengelola proyek
dalam organisasi

 Mengelola proyek di organisasi biasanya harus berurusan dengan dua masalah mendasar, departemen
lintas fungsi dan masalah hierarki
 Komunikasi lintas departemen membutuhkan komunikasi secara ke atas dan ke bawah di organisasi
tersebut, sehingga seorang manajer proyek yang mengerti akan hal ini tau bahwa hal ini dapat
menghambat proses, sehingga komunikasi secara informal dapat dilakukan
 Relasi informal di luar organisasi dapat dijadikan sebagai jalur koordinasi kerja
 Sebagai manajer proyek, Anda perlu memahami di mana organisasi Anda berada di sepanjang rangkaian
ini dan menggunakan ini sebagai dasar untuk menentukan batas wewenang dan partisipasi Anda dalam
proses pengambilan keputusan.
Defining
Project
Success
Penentuan dalam sebuah proyek
dinyatakan berhasil/sukses sangatlah
penting. Untuk memudahkan,
parameter keberhasilan suatu proyek
dibagi menjadi 4 tahapan.
Penentuan
Apakah organisasi Lv4. Berdampak
Kesuksesan mendapat pelajaran pada Organisasi
tertentu?
sebuah Proyek
Memenuhi kebutuhan post- Lv3. Memenuhi
project kebutuhan
customer

Efisien selama eksekusi, apakah memberi Lv2. Efisiensi

dampak negatif/positif kepada para Proyek
pekerja

Memenuhi target-target awal yang Lv1. Memenuhi

ingin dicapai Target
 Reference

Heerkens, G. R. (2002). Project Management. New York:

McGraw-Hill.