Machine Translated by Google

Machine Translated by Google

xvi Kata pengantar

protokol pengumpulan dan penjaminan mutu, mendapatkan persetujuan etis,

mengembangkan kerangka pembelajaran, dll., dicakup dalam bab ini.

Ringkasnya, buku ini akan berfungsi sebagai panduan praktis bagi para profesional yang
bekerja di sektor pembangunan untuk memahami dasar-dasar P&E dari sudut pandang
seorang praktisi. Upaya telah dilakukan untuk mengurutkan buku ini sedemikian rupa
sehingga mencakup semua konsep kunci yang berkaitan dengan P&E dengan cara yang
sederhana, jelas, dan koheren. Namun, sangat mungkin bahwa terlepas dari upaya terbaik
kami, kekurangan tertentu mungkin tetap ada dan kami berharap dapat menghapusnya di
versi yang akan datang.
Kami akan berterima kasih kepada pembaca kami atas saran dan umpan balik mereka
yang berharga.
Machine Translated by Google

BAB SATU

MEMAHAMI PROYEK

Pekerjaan andalan di sektor pembangunan adalah dalam bentuk proyek, yang

ditargetkan pada berbagai bidang seperti kesehatan, pendidikan, sanitasi, mata
pencaharian, hak anak, perubahan iklim dll, tergantung pada mandat dan tujuan
pelaksanaan proyek dan pendanaan. organisasi. Dalam bab ini, konsep dasar
yang berkaitan dengan proyek dieksplorasi dan pendekatan berbasis proyek
dibahas, yang sangat penting untuk pemahaman mendalam tentang P&E.

Setelah menyelesaikan bab ini, pembaca akan dapat:

Jelaskan apa itu proyek

Memahami dan menjelaskan elemen-elemen siklus proyek
Tentukan tujuan dan sasaran proyek

1.1 Mendefinisikan Proyek

Saat kita memulai perjalanan kita untuk memahami bagaimana memantau dan
mengevaluasi proyek, penting untuk terlebih dahulu memahami dasar-dasar dan
konsep yang mendasari proyek dan manajemen proyek. Pada awal setiap
proyek, diperkirakan bahwa beberapa kegiatan akan dilakukan selama
pelaksanaan proyek. Kegiatan-kegiatan ini merupakan pekerjaan yang akan
dilakukan selama proyek dan mereka menjadi andalan tindakan yang akan
berlangsung.

Setiap proyek memiliki tujuan tertentu dan diharapkan melalui kegiatan ini proyek
akan mencapai tujuannya. Contoh proyek lima tahun untuk menjadikan desa
sasaran bebas buang air besar sembarangan (ODF) digunakan untuk
mengilustrasikan hal ini. Untuk mencapai tujuan ini, proyek melakukan beberapa
kegiatan seperti pembangunan rumah tangga (KK) dan jamban masyarakat,
melakukan kampanye kesadaran untuk memotivasi masyarakat untuk tidak
buang air besar di tempat terbuka, mendidik masyarakat tentang teknologi yang
harus digunakan untuk pembangunan jamban dll. jenis kegiatan yang dilakukan
Machine Translated by Google

2 Bab satu

sebagai bagian dari proyek bervariasi tergantung pada tujuan proyek dan kapasitas
organisasi pelaksana. Kegiatan ini merupakan pekerjaan utama yang dilakukan
sebagai bagian dari implementasi proyek.

Aspek penting lainnya dari setiap proyek adalah bahwa ia memiliki tanggal mulai
tertentu dan tanggal akhir tertentu yaitu, jangka waktu tertentu di mana ia harus
dilaksanakan. Proyek ini diharapkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan dalam
jangka waktu tertentu, yang dalam contoh yang dikutip di atas, adalah durasi lima
tahun. Last but not least, sangat penting untuk memahami bahwa setiap proyek
dialokasikan sumber daya yang terbatas. Sumber daya, yang mungkin berupa
keuangan, manusia dan fisik, dialokasikan ke proyek sehingga kegiatannya dapat
dilaksanakan dan tujuannya tercapai dalam jangka waktu tertentu. Dengan demikian,
proyek contoh juga diberikan anggaran tetap, sumber daya manusia dan sumber
daya fisik tetap yang dengannya kegiatannya dapat dilaksanakan dan tujuannya
tercapai dalam periode waktu tertentu.

Oleh karena itu, proyek dapat didefinisikan sebagai:

“Serangkaian kegiatan yang dilaksanakan dalam periode waktu tertentu dan

dengan sumber daya tertentu untuk mencapai tujuan tertentu.”

1.2 Siklus Proyek

Biasanya intervensi pembangunan sosial dirumuskan dan dilaksanakan dalam
bentuk proyek dan mengikuti suatu siklus atau urutan yang dikenal dengan siklus
proyek. Dari awal hingga penutupannya, setiap proyek memiliki siklus operasi yang
unik meskipun siklus proyek fundamental tetap sama. Oleh karena itu, sangat
penting untuk memahami siklus proyek agar dapat membuat konsep, merancang,
merencanakan, dan mengimplementasikannya dengan lebih baik dan juga untuk
memantau dan mengevaluasinya secara efektif.

Dari awal hingga akhir proyek, siklus proyek terdiri dari berbagai fase atau tahapan.
Semua tahapan dalam siklus proyek digambarkan dan dilaksanakan secara
berurutan secara bertahap. Masing-masing tahap ini ditentukan oleh tujuan mereka,
persyaratan informasi, tanggung jawab, dan keluaran utama. Berbagai tahapan
siklus proyek generik adalah:
Machine Translated by Google

Memahami Proyek 3

Situasi
Analisis

Celah
Evaluasi
Analisis

Implementasi Perencanaan
dan Pemantauan program

Gambar 1.1: Siklus Proyek

Tahap I: Analisis Situasi

Ini adalah fakta yang terkenal bahwa sebuah proyek tidak ada dalam ruang
hampa. Itu diformulasikan untuk menanggapi situasi atau kondisi negatif.
Tahap mengidentifikasi dan memahami situasi negatif yang ada yang perlu
ditanggapi melalui intervensi disebut analisis situasi. Tahap ini terdiri dari
memahami situasi umum dan mengidentifikasi penyebab (s) dari situasi ini.
Analisis situasi berguna pada tahap selanjutnya ketika strategi dan
selanjutnya, aktivitas spesifik untuk menargetkan penyebab ini ditentukan.
Analisis situasi yang baik berfungsi sebagai titik masuk untuk proyek
dengan menyoroti apa yang perlu dilakukan untuk mengatasi kondisi
negatif dalam setiap konteks. Misalnya, dalam proyek sanitasi yang
disebutkan sebelumnya, situasi buang air besar sembarangan (OD) dan
penggunaan jamban di daerah sasaran dinilai, selain mengidentifikasi
alasan utama mengapa orang buang air besar di tempat terbuka.
Machine Translated by Google

4 Bab satu

Tahap II: Analisis Gap

Sebuah proyek selalu bekerja untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Pada
saat selesai, proyek membayangkan mencapai situasi yang diinginkan atau
diinginkan sebagai lawan dari situasi dari mana itu dimulai. Proyek ini bekerja
untuk menjembatani “kesenjangan” yang ada antara saat ini dan situasi yang
diinginkan. Analisis kesenjangan demikian dilakukan untuk mengidentifikasi
kesenjangan antara situasi saat ini dan situasi yang diinginkan. Dalam contoh,
proyek ini bertujuan untuk menjadikan wilayah sasaran ODF dari situasi saat
ini, di mana diasumsikan bahwa 35 persen penduduk sasaran buang air besar
di tempat terbuka. Jika dalam hal jumlah sebenarnya, 35 persen berhasil untuk
satu lakh keluarga, selisihnya adalah 35 persen atau satu lakh keluarga. Oleh
karena itu, intensitas kegiatan proyek, kebutuhan sumber daya dan rencana
pelaksanaan dibuat dengan mengingat target populasi yang harus dijangkau
oleh proyek adalah satu lakh keluarga.

Tahap III: Perencanaan Proyek

Perencanaan proyek mengikuti kesenjangan yang perlu dijembatani melalui

proyek yang telah diidentifikasi. Selama tahap perencanaan proyek , tujuan
ditentukan, strategi yang digunakan untuk mencapai tujuan ini dirumuskan,
kegiatan diidentifikasi, target berbasis waktu ditetapkan dan sumber daya
dialokasikan untuk proyek. Rencana implementasi terperinci dengan jadwal
kegiatan dan garis waktu pencapaian juga disiapkan sebagai bagian dari
perencanaan proyek. Selama fase ini, rencana pemantauan proyek (PMP) juga
disusun untuk menilai pencapaiannya.

Membahas tahap perencanaan proyek mengacu pada contoh, langkah pertama

adalah menentukan tujuan proyek, yang harus spesifik dan realistis. Untuk
proyek ini, tujuannya adalah menjadikan area proyek ODF dalam lima tahun ke
depan. Langkah kedua adalah mengidentifikasi kegiatan yang dilakukan
sebagai bagian dari proyek untuk mencapai tujuan yang dimaksud. Proyek ini
dapat melakukan kegiatan seperti membangun rumah tangga dan toilet
komunitas, menciptakan kesadaran masyarakat tentang dampak buruk OD,
melacak orang yang buang air besar di tempat terbuka dan menasihati mereka,
dan memberikan informasi dan dukungan teknis untuk membangun jenis toilet yang tepat, dll.
Setelah mengidentifikasi kegiatan, ditetapkan target yaitu jumlah KK dan
jamban masyarakat yang dapat dibangun setiap tahunnya, serta jumlah
kampanye komunikasi yang perlu dilakukan untuk memotivasi masyarakat agar
tidak buang air besar sembarangan. Ini diikuti dengan penyebaran sumber daya
untuk proyek, terutama dalam bentuk keuangan yang tersedia untuk pelaksanaan
proyek. Uang tersebut digunakan untuk merekrut sumber daya manusia (proyek
Machine Translated by Google

Memahami Proyek 5

staf) berdasarkan peran dan tanggung jawab yang ditetapkan. Sumber daya fisik dan
infrastruktur seperti kantor, peralatan, dll., yang diperlukan untuk proyek juga dibeli.
Target timeline ditetapkan untuk kampanye komunikasi dan pembangunan toilet
secara bertahap.

Tahap IV: Implementasi dan Pemantauan

Tahap selanjutnya adalah implementasi proyek di mana rencana yang dirumuskan
dijalankan. Pemantauan kegiatan proyek dilakukan bersamaan dengan pelaksanaannya
untuk memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana dan sesuai dengan rencana
yang telah disusun. Pemantauan membantu mengidentifikasi penyimpangan, jika
ada, dari rencana proyek dan juga memperkenalkan koreksi di tengah jalan. Saat
melaksanakan proyek, kualitas, waktu, biaya, dan manajemen risikonya perlu
dipertimbangkan untuk memastikan bahwa proyek berhasil diterapkan dalam sumber
daya dan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya.

Mengambil kasus proyek ODF, berbagai kegiatan yang diidentifikasi pada tahap
perencanaan dilaksanakan selama tahap ini. Staf proyek direkrut dan dikerahkan,
kampanye kesadaran dilakukan tentang dampak buruk OD, dan subsidi disediakan
untuk pembangunan toilet, dll.
Kegiatan-kegiatan ini juga dipantau secara bersamaan untuk menilai apakah
pembangunan toilet sesuai dengan rencana, baik dari segi kuantitas dan kualitas dan
apakah kampanye komunikasi dilakukan sesuai rencana, dll.

Tahap V: Evaluasi
Setelah kegiatan proyek selesai, banyak pemangku kepentingan seperti pelaksana
proyek, pembuat kebijakan, pemerintah, dan khalayak eksternal, antara lain, ingin
mengetahui apakah ada perubahan 'situasi'.
Pemegang saham juga ingin mengetahui apakah perubahan ini disebabkan oleh
intervensi proyek atau faktor eksternal lainnya. Evaluasi , membantu menilai dampak,
efektivitas, dan kontribusi proyek secara sistematis. Evaluasi tengah semester sangat
membantu karena memberikan pembelajaran tepat waktu yang membantu dalam
koreksi mata pelajaran. Evaluasi pasca proyek membantu mendapatkan wawasan
yang berguna dalam perumusan proyek serupa lainnya.
Berbagai teknik atau desain dengan demikian diadopsi untuk proyek yang berbeda
dalam situasi yang berbeda. Rancangan evaluasi ini dijelaskan secara rinci dalam
bab-bab berikut.

Mengambil contoh proyek ODF saat ini, evaluasi harus dilakukan untuk mengetahui
apakah tingkat OD telah berkurang di area proyek. Juga,
Machine Translated by Google

6 Bab satu

jika berkurang, apakah benar dikatakan berkurang karena kegiatan yang

dilakukan oleh proyek?

Untuk mempertimbangkan contoh lain dari sebuah proyek yang bertujuan

untuk meningkatkan tingkat penyampaian kelembagaan, dan memeriksa
siklus proyeknya melalui lensa M&E, pertanyaan pertama di awal proyek
adalah menanyakan tentang proporsi perempuan yang telah memilih
lembaga pengiriman. Di akhir proyek, pertanyaan yang sama ditanyakan
sekali lagi tentang proporsi wanita yang melahirkan di institusi. Juga,
apakah dapat dikatakan dengan yakin bahwa tingkat pengiriman
institusional telah meningkat hanya karena kegiatan proyek dan bukan
karena faktor eksternal lainnya. Perubahan dari status awal (misalnya,
65%) diukur dan apakah situasi yang diinginkan (katakanlah 80%) telah
tercapai atau seberapa jauh kesenjangan telah berkurang.

Setelah berbagai tahapan siklus proyek diperiksa, praktisi perlu menilai

tahapan di mana M&E perlu dilakukan dan kegiatan M&E spesifik yang
harus dilakukan pada setiap tahapan siklus proyek.

1.3 Sasaran dan Sasaran Proyek

Salah satu langkah paling penting dan mendasar dalam merancang sebuah proyek
adalah menentukan tujuan dan sasarannya. Banyak orang sering bingung dan
menggunakan istilah-istilah ini secara bergantian tanpa menyadari bahwa keduanya
adalah dua konsep yang berbeda namun saling terkait. Tujuan dan sasaran yang
didefinisikan dengan buruk menyebabkan ambiguitas dalam perencanaan dan
implementasi proyek. Oleh karena itu, penting bagi setiap proyek untuk secara gamblang
mendefinisikan tujuan dan sasarannya dan memastikan bahwa seluruh perencanaan
dan implementasi proyek selaras untuk mencapainya.

Objektif
Tujuan proyek adalah kondisi khusus yang ingin dicapai oleh proyek dan
itu juga dengan sendirinya . Tujuan diturunkan dari tujuan, memiliki
maksud yang sama dengan tujuan, tetapi lebih spesifik, terukur dan dapat
diverifikasi daripada tujuan (SMART, Karakteristik Tujuan Baik, 2016).
Biasanya, proyek mencoba mengatasi gambaran terbalik dari masalah
inti. Misalnya, jika masalah inti di desa tertentu adalah 'tingkat OD yang
tinggi', maka tujuannya adalah untuk 'mengurangi tingkat OD dari 35
persen menjadi nol persen dalam jangka waktu lima tahun'.
Machine Translated by Google

Memahami Proyek 7

Kriteria SMART banyak digunakan untuk menilai tujuan proyek. Suatu tujuan proyek
dikatakan SMART jika memenuhi kriteria sebagai berikut

Spesifik
Terukur
Dapat dicapai
Realistis
Dibatasi waktu

Menggunakan kriteria SMART untuk memeriksa tujuan untuk 'mengurangi tingkat

OD dari 35 persen menjadi nol persen dalam jangka waktu lima tahun:

Spesifik: Tujuan dikatakan spesifik karena secara khusus menyasar isu OD.

Terukur: Dapat dinyatakan dengan aman bahwa tujuan ini dapat diukur dengan
menggunakan indikator 'tingkat OD'. Data untuk indikator ini dapat dikumpulkan
dengan menggunakan alat pengumpul data survei KK.
Dapat dicapai: Untuk menilai apakah target pengurangan tingkat PO dari 35
persen saat ini menjadi nol persen, untuk satu lakh keluarga dapat dicapai atau
tidak ketersediaan sumber daya, waktu dan faktor relevan lainnya
dipertimbangkan.
Realistis: Saat menetapkan tujuan, tim proyek dan pakar lainnya menganalisis
apakah proyek secara realistis dapat mencapai tujuannya, mengingat sumber
daya yang tersedia untuk proyek dan faktor eksternal yang terkait dengan
proyek.
Batas waktu: Perlu dipastikan bahwa proyek telah menetapkan garis waktu.
Dalam kasus contoh saat ini, proyek diharapkan mencapai tujuannya dalam
jangka waktu lima tahun.

Jika tujuan proyek memenuhi kelima kriteria sebagai bagian dari kerangka kerja
SMART, hal itu dikatakan sebagai tujuan yang baik. Pertanyaan lain yang dapat
dipertimbangkan adalah apakah suatu proyek harus memiliki satu tujuan atau beberapa
tujuan? Menurut definisinya, tujuan seharusnya tepat, spesifik dan pasti. Sebuah proyek
seharusnya hanya memiliki satu tujuan. Dalam bahasa umum, istilah 'tujuan proyek'
sering digunakan.
Namun, istilah ini tidak tepat dan penggunaan ini bertentangan dengan semangat
'pendekatan berbasis proyek'. Sebuah proyek pada dasarnya adalah tentang memecah
masalah besar menjadi bagian-bagian penyusunnya yang lebih kecil, sehingga setiap
masalah ditangani satu per satu dalam satu proyek. Ini bukan tentang mengatasi semua
masalah sekaligus dengan mencoba mencari solusi umum untuk berbagai aspek
masalah. Sebuah proyek yang memiliki lebih dari satu
Machine Translated by Google

8 Bab satu

tujuan cenderung kehilangan fokus, sementara itu membuat tujuan terbuka untuk
ambiguitas dan subjektivitas.

Oleh karena itu, proyek yang dirancang dengan baik idealnya memiliki satu tujuan
yang diartikulasikan dengan jelas.

Sasaran

Sekarang praktisi tahu bahwa kegiatan yang direncanakan harus mengarah pada
pemenuhan tujuan proyek. Tujuannya juga memiliki tujuan yang lebih tinggi yang
melampaui kawasan proyek. Tujuan yang lebih tinggi ini adalah tujuan yang ingin
disumbangkan oleh proyek. Setiap proyek, dengan mencapai tujuannya memberikan
kontribusi terhadap tujuan yang lebih besar. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa
meskipun sebuah proyek 'mencapai' tujuannya, ia 'berkontribusi' menuju tujuan
tersebut. Dengan kata lain, tujuannya adalah perubahan tingkat makro yang
disumbangkan proyek pada tingkat mikro.

Dengan demikian, tujuan proyek contoh kami, 'mengurangi tingkat OD dari 35 persen
menjadi nol persen dalam jangka waktu lima tahun', pada saat yang sama berkontribusi
pada tujuan yang lebih tinggi yaitu 'memperbaiki kondisi sanitasi di pedesaan India' .
Contoh lain saat ini adalah proyek yang bertujuan untuk berkontribusi terhadap tujuan
peningkatan taraf hidup masyarakat miskin pedesaan. Meningkatkan pendapatan
rumah tangga miskin pedesaan, meningkatkan akses mereka ke skema sosial,
memperbaiki kondisi sanitasi, meningkatkan kesehatan mereka, menyediakan air
minum yang aman, meningkatkan aset rumah tangga, dll., dapat menjadi beberapa
tujuan proyek yang akan berkontribusi terhadap tujuan yang lebih besar yang
disebutkan di atas. Jadi, tujuan adalah perubahan yang diinginkan yang kita cari; itu
luas dalam ruang lingkupnya dan mencakup segalanya dalam visinya. Dengan cara
ini, banyak proyek dapat merujuk dan berkontribusi pada satu tujuan sambil mencapai
tujuan masing-masing.

Oleh karena itu, sangat penting untuk menentukan tujuan dan sasaran dengan jelas
untuk memastikan kejelasan dalam perencanaan dan implementasi proyek.