Produksi Keju untuk

Nama Kelompok 2:
1. Claudyo Lerry A. Mande Menggantikan Produk
2. Kevin Priyono Tansil
3. Rr. Gabrielle Nesiasetti Keju Impor di
4. Shania Rosita
 OUTLINE
Project Definition
Estimasi Waktu
Estimasi Biaya
Scheduling Preparation/Control
Risk Assesment

2
 Mendefinisikan Proyek
◉ Mengetahui tujuan diadakannya proyek
◉ Mengetahui peranan pribadi didalam proyek
◉ Memiliki teman berdiskusi
◉ Mengetahui detail dari proyek; cth: anggaran dan timeline

3
 Bagaimana Proyek Harus Berkembang
◉ Proyek bermula dari kesadaran
adanya kebutuhan
a) Kecenderungan manusia yaitu
menyelesaikan suatu masalah
dengan segera (biasanya dengan
solusi pertama yang terpikirkan).
b) Hal tersebut merupakan hal
terpuji, tetapi sayangnya bersifat
counterproductive terhadap good
project management.
◉ Tahapan langkah untuk
menyelesaikan proyek dengan
lancar:
1) Memahami permasalahan dasar
dan kesempatan yang ada
2) Mengidentifikasi solusi yang
optimum
3) Mengembangkan solusi dan
perencanaan awal yang sudah
ada
4) Melaksanakan proyek
4
Memahami Masalah dan
Kesempatan Secara
Keseluruhan 1 5
 “
Masalah dan kesempatan dapat terjadi
hampir di setiap saat, baik didalam ataupun
luar organisasi.

6
 Masalah dan Kesempatan
Masalah
 Umumnya dipandang sebagai hal
yang negatif
 Seringkali masalah tercipta dari
internal organisasi yang berguna
untuk meningkatkan performa dari
organisasi
 Contohnya pada departemen yang
memiliki beban pekerjaan berlebih
harus melakukan simplifikasi
prosedur kerjanya
Kesempatan
 Umumnya dipandang sebagai hal
yang positif
 Seringkali kesempatan tercipta
hasil dari dorongan eksternal
 Contohnya seperti pada area
Pengembangan Produk, dimana
kesempatan berupa kebutuhan
yang dirasakan pada pasar
7
 Mengidentifikasi Kebutuhan yang
Sebenarnya
◉ Kebutuhan yang sebenarnya dapat diartikan sebagai
masalah paling mendasar yang harus diselesaikan
◉ Identifikasi kebutuhan sebenarnya seringkali rumit, tetapi
sangat vital bagi seorang manajer proyek untuk
memahaminya
◉ Mengidentifikasi dan mengkuantifikasi kebutuhan
sebenarnya lebih penting daripada perencanaan dan
pelaksanaan proyek
◉ Tidak menjadi penting sebaik apapun pelaksanaan proyek
dilakukan apabila tidak melakukan hal yang tepat

8
 Indikator yang Memverifikasi Intuisi tentang
Proyek
Kebutuhan Pelanggan (the need)
Menjelaskan tujuan klien seperlunya
Menspesifikasi target dan tujuan; tidak
mengidentifikasi cara mencapainya
Membiarkan pertanyaan terbuka seperti
“Bagaimana cara melakukannya”
Jawaban terhadap pertanyaan “Mengapa
kita melakukannya” yang dapat menjelaskan
justifikasi bisnis
Solusi yang Diajukan (the project)
Menjelaskan maksud dari tim dari awal
hingga akhir proyek
Mengembangkan strategi spesifik dan ide
detail untuk mencapai target dan tujuan
Menutup pertanyaan “Bagaimana cara
melakukannya”
Jawaban terhadap pertanyaan “Mengapa
kita melakukannya” yang menjelaskan
pemenuhan kebutuhan pelanggan
9
 Mempersiapkan Dokumen Persyaratan Proyek
◉ Deskripsi masalah atau kesempatan
◉ Efek dan dampak dari masalah
◉ Identifikasi siapa dan apa saja yang
terkena dampak dari masalah
◉ Dampak dari ketidakpedulian
masalah ataupun kesempatan
◉ Hasil yang diharapkan
◉ Nilai atau keuntungan terkait
pencapaian hasil yang baik
◉ Kecocokan strategis
◉ Integrasi antarmuka dan kecocokan
masalah
◉ Ketidakpastian dan ketidaktahuan
◉ Asumsi kunci
◉ Kendala
◉ Pertimbangan lingkungan
◉ Latar belakang dan informasi
pendukung

10
 Pengecekan Realita 1 : Berhenti atau Lanjut?

◉ Terdapat 2 pertanyaan yang penting untuk dipikirkan yaitu:

1. Apakah permasalahan ini layak untuk diselesaikan?
2. Apakah terdapat solusi yang berpotensial?
◉ Kedua pertanyaan diatas menunjukan bahasan mengenai
masalah justifikasi dan kelayakan yang harus dipikirkan
sebelum melanjutkan proyek
◉ Risiko  membuang waktu dan uang untuk masalah yang
seharusnya tidak perlu diselesaikan ataupun tidak dapat
diselesaikan

11
 Isu dalam Proyek

Justifikasi
◉ Terutama justifikasi keuangan
sangat sulit untuk dinilai pada
tahap persyaratan
◉ Melakukan analisis sederhana
tentang cost & benefit dari proyek
◉ Pada tahap ini yang dapat
dilakukan yaitu menghalangi segala ◉ Pada tahap ini harus ditentukan
pengeluaran tambahan untuk suatu
masalah yang belum jelas solusinya
Kelayakan
◉ Meyakinkan bahwa apakah ada
solusi dari permasalahan yang ingin
diselesaikan
◉ Subjektivitas sangat tinggi pada
tahap ini sehingga diperlukan
pendapat ahli
apakah terdapat solusi yang
mungkin dilakukan untuk
penyelesaian masalah dari proyek

12
Identifikasi Solusi yang
Optimum 2 13
 “
Memahami kebutuhan (need) sepenuhnya dan
menyadari bahwa kebutuhan tersebut dapat
dipenuhi dengan baik  Menentukan cara
TERBAIK untuk memenuhinya (proyek yang
MEMUASKAN  Membentuk TIM

14
 MENGIDENTIFIKASI SOLUSI
ALTERNATIF
Dimulai dengan membuat daftar solusi
yang mungkin (potensial) dengan:
◉ Melakukannya dalam tim
◉ Melibatkan para ahli bidang dan orang
penting yang sesuai
◉ Menggunakan teknik brainstorming
◉ Membatasi pengembangan hanya pada
ide yang rasional
Brainstorming  kontribusi ide
spontan dari setiap anggota
kelompok. Aturan dasar:
• Tekankan jumlah ide vs kualitas
• Dorong setiap anggota kelompok
untuk menyumbangkan ide
• Jangan mementingkan kewajaran
atau kelayakan ide saat ingin
berpendapat (percaya diri)
• Hindari sikap meremehkan
pendapat orang lain, jangan
mengkritik sebelum selesai
• Modifikasi dan kombinasi ide
yang telah terkumpul
15
 MEMILIH ALTERNATIF YANG
TERBAIK
◉ Tidak dapat mengejar dan melaksanakan semua ide  memilah daftar ide
untuk mendapatkan ide yang layak untuk dikembangkan 
membandingkan dengan kriteria  dokumen persyaratan proyek.
◉ Proses seleksi ide:
 Penyaringan awal  dimulai dengan mengevaluasi setiap solusi alternatif
(seberapa baik dalam memenuhi aspek paling kritis dari persyaratan proyek,
kemungkinan keberhasilan teknis, dampak yang mungkin muncul, dsb.) 
memperpendek list ide menjadi 2-5 ide.
 Seleksi lebih lanjut  lebih ketat, setiap alternatif yang potensial harus
dievaluasi menggunakan dua tipe kriteria dasar: finansial dan non-finansial.

16
 MENGGUNAKAN KRITERIA FINANSIAL
UNTUK MEMILIH IDE PROYEK
◉ NPV  Nilai (dalam nilai uang sekarang) dari semua arus kas yang
diharapkan di masa depan dari suatu proyek. Perhitungan NPV  Berapa
banyak uang yang dihasilkan proyek ini ?
◉ IRR  Tingkat persentase di mana proyek akan menghasilkan
pengembalian investasi. Perhitungan IRR  Seberapa cepat uang akan
dikembalikan?
◉ Payback period  Waktu untuk menghasilkan uang atau titik impas untuk
memulihkan investasi awal. Perhitugan  Kapan investasi awal (jumlah
yang dihabiskan untuk proyek) dapat dipulihkan melalui keuntungan
penghasilan? ANALISIS
◉ Cash hole  Jatah uang terbanyak yang akan diinvestasikan dalam proyek FINANSIAL
pada titik mana pun (maximum exposure). Perhitungan  Apa yang paling
banyak kami investasikan pada titik waktu tertentu?

17
 ANALISIS
FINANSIAL

1. Identifikasi sumber arus kas (kas masuk dan keluar)

Perkirakan besarnya arus kas tertentu seperti kesejahteraan
2. pegawai, pengiriman dari vendor, keamanan lokasi
kerja/proyek, dsb.
Membuat diagram arus kas dari semua kas masuk dan keluar
3. selama umur masa proyek.
Hitung arus kas bersih menggunakan tingkat diskon yang
4. disetujui.

18
Menghitung IRR  set NPV = 0, mencari r

19
 MENGGUNAKAN KRITERIA NON-
FINANSIAL UNTUK MEMILIH IDE PROYEK
◉ Setiap kali proses
mendapatkan data
keuangan yang baik itu
sulit, mahal, atau
memakan waktu  model
skor faktor tertimbang
(matriks keputusan)
◉ Matrix keputusan adalah
metode komparatif untuk
memilih alternatif yang lebih
disukai berdasarkan atribut
tertentu yang telah
ditentukan.

20
 MENGGUNAKAN KRITERIA NON-
FINANSIAL UNTUK MEMILIH IDE
PROYEK
KEUNTUNGAN KERUGIAN
◉ Memungkinkan untuk menggunakan ◉ Proses ini hampir seluruhnya bergantung
beberapa kriteria, termasuk data keuangan pada penilaian subjektif, mengingat setiap
seperti 4 metrik keuangan (NPV, IRR, PP, orang punya opini dan selera masing-
CH) masing
◉ Mudah dikonstruksi dan diinterpretasikan ◉ Hasil yang diperoleh hanyalah ukuran daya
◉ Memungkinkan input manajemen yang tarik relatif, tidak ada verifikasi absolut
dapat menentukan atribut yang sesuai dan bahwa salah satu alternatif yang
bobot relatif diidentifikasi adalah investasi yang dapat
dibenarkan dari perspektif bisnis
◉ Cocok untuk studi what-if dan analisis
sensitivitas. ◉ Semua atribut dianggap independen; tidak
ada boleh saling ketergantungan

21
 Reality Check 2 : Berhenti atau Melanjutkan?

Pembuatan
Studi Pasar Uji Coba Simulasi
Prototype
• Produk • Observasi • Menemukan • Mengidentifikasi
memuaskan kegunaan pada kriteria kinerja masalah yang
atau berpotensi kondisi yang yang digunakan berpotensi pada
dibutuhkan sebenarnya sebagai lingkungan yang
• Untuk persyaratan bebas dari
mengetahui resiko
perbedaan pada
produk baru
Pengembangan Solusi
dan Rencana Awal 3 23
 Menyiapkan Dokumen Definisi Proyek
Objektivitas yang dilakukan adalah untuk menginisiasi proses dari pendefinisian pekerjaan yang
akan dilakukan
Tujuan dari dokumen ini adalah
◉ Mengidentifikasikan pekerjaan yang akan dilakukan dan bagaimana pekerjaannya
◉ Selama perencanaan, akan menekan stakeholders untuk menyetujui batasan dari project
scope
◉ Selama eksekusi, dilakukan identifikasi untuk pengubahan diluar batasan dan karena itu
akan membutuhkan negosiasi ulang dari kontrak awal
◉ Membantu membangun kriteria penyelesaian untuk dapat disetujui seluruh pihak
◉ Membantu membangun kriteria sukses untuk dapat disetujui oleh seluruh pihak
◉ Memnbantu tim setuju dalam pendekatan dan metode yang digunakan
◉ Memfasilitasi penyebarluasan sehingga mengerti apa yang tidak dimasukkan ke dalam
proyek
 Menyiapkan Dokumen Definisi Proyek
Elemen yang terdapat di dalam dokumen secara
komprehensif, antara lain :
◉ Kebutuhan masalah atau kesempatan
◉ Solusi masalah Selain hal tersebut juga harus
◉ Laporan kerja dan stragi untuk eksekusi terdapat element lainnya yaitu :
◉ Pengiriman utama ◉ Rencana awal eksekusi
◉ Kriteria penyelesaian ◉ Project stakeholder
◉ Resiko, ketidakpastian, and tidak diketahui
◉ Kriteria keberhasilan
◉ Asumsi
 Perencanaan Awal: how much is enough?
◉ Titik yang paling sulit dalam suatu projek
◉ Jika ingin membuat proposal proyek yang spesifik untuk manajemen,siapa yang
akan membutuhkan perkiraan yang tepat. Hal ini tidak akan dapat diberikan
perkiraan yang tepat karena secara mudah tidak mengetahui tentang point ini.
Dilakukan analisisi secara terbatas, namun tidak dapat memprediksi pengeluaran
dengan percaya diri.
◉ Jadwal yang dibentuk pada perencanaan awal harus bersifat sederhana dan tidak
terperinci. Faktanya, tingkat dari perincian pada seluruh dokumen yang terbuat
harus mencerminkan tingkatan dari pengetahuan dan kepastian. Pada beberapa
kasus, akan ada pengharapan untuk menunjukkan fase utama dari sebuath program
dan mengdentifikasi kejadian yang penting. Lagi, haru dicoba untuk mengindikasi
tanggal penyelesaian dan estimasi harga dalam bentuk jarak, bukan spesifik.
 Mencari Tahu Siapa yang Bisa dan
Akan Melakukan Pekerjaan
◉ Apakah kita memiliki orang dengan kemampuan yang sesuai untuk melakukan pekerjaan?
◉ Apakah mereka akan berkomitmen untuk melakukan pekerjaan, mencegah masalah
dalam penjadwalan?
◉ Apakah kita akan menerima hasil yang lebih baik jika keluar dari perusahaan seperti harga
yang lebih murah, kualitas yang lebih baik, pengantaran yang lebih cepat?
◉ Apakah mereka memiliki perhatian dengan apa yang terjadi di luar organisasi, seperti
kerahasiaan dan keamanan?
Dapat dilakukan dengan analisis awal yang akan membantu untuk menentukan apakah lebih
baik mendapatkan hasil, atau mengelompokkan hasil dari dalam perusahaan atau berasal dari
luar
 Mencari Tahu Siapa yang Bisa dan
Akan Melakukan Pekerjaan
Isu dari make-or-buy analisis dapat diuji dengan
menggunakan tiga perspektif :
◉ Melakukan perbandingan biaya langsung
◉ Mempertimbangkan faktor kritis
◉ Menerapkan filter atau batasan yang sesuai
 4
Peluncuran Proyek
Secara Resmi
Let’s start with the first set of slides

29
 Membuat Proposal untuk Persetujuan
Manajemen

Manajer Identifikasi
Proyek solusi alternatif
Memilih solusi
berdasarkan
Meninjau
kriteria
persyaratan
finansial dan
non finansial

Mengajukan
proposal / Membuat formal Formal
rekomendasi ke proposal Proposal
manajemen

30
 Membuat Proposal untuk Persetujuan
Manajemen: Format Proposal
Tindakan yang
Pernyataan Kebutuhan Latar Belakang Manfaat
Disarankan

Resiko Tindakan Resiko Tidak Bertindak Biaya Penghematan Biaya

Tidak Diketahui &Tidak Asumsi

Jadwal Metrik Pasti
Dukungan yang Dampak pada Orang
Kendala Penghubung
Diperlukan Lain

Faktor Penentu
Pen-Sponsoran
Keberhasilan

31
 Mengamankan Otoritasi untuk
Diproses
Otoritasi manajemen formal digunakan agar dapat melanjutkan proyek.
Otoritasi formal biasanya berbentuk Piagam Proyek. Berikut adalah
karakteristik Piagam Proyek:

Tingkat
Kewenangan
Deskripsi Pelanggan Tanda
Keanggotaan yang Akan Hasil proyek Info
Proyek dan Tangan
Tim yang Diberikan yang Pereancana-
secara Pemangku Manajemen
Diantisipasi kepada Diantisipasi an Awal
Objektif Kepentingan Formal
Manajer
Proyek

32
 Melakukan Pertemuan Tim Kickoff
Pertemuan Tim Kickoff dimaksudkan untuk:
Mengakui pembentukan tim resmi & inisiasi pelaksanaan
proyek
Meninjau / mengembangkan harapan bersama
Memberi energi tim  presentasi oleh anggota manajemen
Mempromosikan kohesi tim

33
 Imperatif yang Tak Dikatakan:
Mengevaluasi Lingkungan Politik
Pertimbangkan dampak potensial bagi pemangku kepentingan anda
 Identifikasi siapa yang akan mendapatkan (atau kalah) jika
proyek berhasil & siapa yang akan mendapatkan (atau
kehilangan) jika proyek tidak berhasil
 Berguna untuk memahami & menghargai sifat setiap orang
Identifikasi dukungan siapa yang akan dibutuhkan
 Identifikasi siapa yang berada di posisi terbaik untuk membantu
& mendukung proyek anda

34
 Imperatif yang Tak Dikatakan:
Mengevaluasi Lingkungan Politik
(Con’t)
Identifikasi siapa yang cenderung menentang anda
 Identifikasi pihak yang mungkin merasa terancam oleh proyek
anda atau tidak ingin proyek anda berhasil
Amankan sponsor proyek
 Identifikasi seseorang dalam manajemen yang dapat berfungsi
sebagai sponsor dimana memiliki jumlah signifikan yang
dipertaruhkan dalam keberhasilan / kegagalan proyek

35
 Daftar Periksa Manajer Proyek
Mengidentifikasi kebutuhan pelanggan, masalah / peluang paling mendasar
Menentukan apakah proyek layak untuk dilakukan melalui kriteria keuangan
Menggunakan kombinasi kriteria keuangan dan non-keuangan  memastikan
analisis komprehensif tentang peluang proyek
Dokumen yang mendefinisikan proyek:
1. Dokumen Persyaratan Proyek (berisi masalah atau kebutuhan)
2. Dokumen Definisi Proyek (berisi solusinya)
Melakukan Rapat Kickoff
Mengukur iklim politik  pertimbangan apakah ada masalah politik / budaya yang
mungkin berdampak pada proyek anda

36
TERIMAKASI
H
37