MANAJEMEN PROYEK

Week-9

Project Human Resource Management

Atikah Aghdhi Pratiwi, S.T, M.T

PSMI Laboratory © 2019
Industrial Engineering Department - ITS
E-mail: atikah.aghdhi@gmail.com
Phone : 0822-3001-1430
“PEOPLE ARE OUR MOST IMPORTANT
ASSET”

“People determine the success and failure of

organizations and projects”
 What is Project Human
Resources Management?
 What is Project Human Resource Management?

• Membuat bagaimana Sumberdaya manusia yang terlibat dalam

proyek dikelola se-efektif mungkin
• Process →
Planning Human
Resource Management

Acquiring Project Team

Developing Project
Team

Managing Project
Team
4
Project Human Resource Management Summary

5
 #1 Perencanaan Sumberdaya Manusia

• Proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan project roles,

responsibility, required skills, reporting relationshps, dan
menciptakan staffing management plan

6
 #1 Perencanaan Sumberdaya Manusia (cont’d)

• Fungsi : Menentukan dan mengidentifikasi SDM dengan skill yang

dibutuhkan untuk dapat mencapai kesuksesan proyek.

Roles & responsibilities

Reporting relationships

Staffing management
• Timetables for staff acquisition and release
• Identification of training needs
• Team-building strategies
• Recognition & rewards program
7
#1 Perencanaan Sumberdaya Manusia (cont’d)

8
#1 Perencanaan Sumberdaya Manusia (cont’d)

9
#1 Perencanaan Sumberdaya Manusia (cont’d)

R = responsibility
A = accountability, only one A per task
C = consultation
I = informed

10
Staffing Management Plans and Resource
Histograms
• Staffing management plan mendeskripsikan kapan dan
bagaimana SDM akan direkrut dan diberhentikan dari tim
proyek.
• Resource histogram adalah sebuah grafik berbentuk bar yang
menunjukkan jumlah sumberdaya yang ditetapkan untuk
sebuah proyek dari waktu-ke-waktu.

11
Sample Resource Histogram

12
 #2 Memperoleh Tim Proyek

• Proses mengkonfirmasi ketersediaan SDM dan memperoleh tim

yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan proyek.
• Key Benefit: menguraikan dan membimbing pemilihan tim, tugas,
tanggung jawab masing-masing untuk memperoleh tim yang
sukses.

13
#2 Memperoleh Tim Proyek

• Resource Loading: jumlah

sumberdaya individu dan
kebutuhan jadwal eksisting
selama periode waktu yang
spesifik
• Hal ini dapat digunakan u/
membantu manajer untuk
menentukan jadwal masing-
masing individu
• Overallocation: jumlah orang
yang tersedia terlalu banyak
ditugaskan untuk melakukan
suatu pekerjaan pada waktu
tertentu
14
Sample Histogram Showing an Overallocated Individual

15
Resource Leveling
• Resource leveling adalah sebuah teknik untuk menyelesaikan
permasalahan konflik sumberdaya dengan menunda sebuah
pekerjaan.
• Tujuan utama → menciptakan distribusi penggunaan
sumberdaya yang lebih baik dan mengurangi overallocation.

16
Resource Leveling Example

17
 #3 Pengembangan Tim Proyek
• Tujuan utama pengembangan tim adalah untuk membantu
anggota tim bekerjasama dengan lebih efektif dalam rangka
meningkatkan kinerja proyek
• Hal ini akan membawa kerja tim yang sukses menjalankan tugas di
banyak proyek

18
 Tuckman Model of Team Development

• Forming → Tim bertemu dan mengkaji bersama proyek yang akan

dilakukan sesuai peran & tanggung jawabnya. Cenderung
independen & tidak terlalu terbuka
• Storming → Tim mulai membagi tugas, keputusan teknis, dan
pendekatan manajemen proyek. Kolaborasi & open mind
diperlukan
• Norming → Tim mulai bekerja bersama & menyesuaikan pola
kerja dan perilaku. Tim belajar untuk saling percaya
• Performing → Tim mencapai fase performing sebagai unit yang
dikelola dg baik. Saling ketergantungan dan bekerja menghadapi
tantangan dengan baik dan efektif
• Adjourning → Tim menyelesaikan proyek dan beralih dari proyek.
19
 Training
• Training membantu tim memahami diri mereka sendiri, sesamanya,
dan bagaimana cara bekerja lebih baik dalam tim
• Aktivitas Team building termasuk :
• Tantangan fisik
• Instrument Indikator preferensi psikologis

20
 Meyers-Briggs Type Indicator (MBTI)
• MBTI adalah tool populer untuk menentukan preferensi
kepribadian dan membantu rekan tim untuk saling memahami
• Empat dimensi yaitu:
• Extrovert/Introvert (E/I)
• Sensation/Intuition (S/N)
• Thinking/Feeling (T/F)
• Judgment/Perception (J/P)

21
 Social Styles Profile
• Orang digolongkan ke dalam 4 kategori
dalam berperilaku, berdasarkan
ketegasan dan responnya:
• Drivers
• Expressives
• Analyticals
• Amiables
• Orang yang berada di seberang (misal
driver dan amiable, analytical dan
expressive) memiliki kesulitan untuk
bekerjasama

22
 DISC Profiles
• Menggunakan model 4
dimensi dari perilaku
normal
• Dominance
• Influence
• Steadiness
• Compliance DISC Profiles

• Orang yang berada di

kuadran yang saling
berseberangan memiliki
masalah saling memahami

23
 Sistem Reward dan and Pengakuan

• Sistem reward dan pengakuan dapat mempromosikan kerja tim

• Fokus pada tim yang baik untuk mencapai tujuan spesifik
• Memberikan waktu kepada tim untuk mementori dan membantu sesama
agar memenuhi tujuan proyek dan mengembangan sumber daya manusia

24
#4 Mengelola Tim Proyek
• Manajer proyek harus selalu memimpin timnya dalam melakukan
segala jenis aktivitas proyek
• Setelah menilai kinerja tim dan informasi terkait, manajer proyek
harus memutuskan:
• Jika terdapat perubahan yang harus dijalankan
• Jika ada tindakan preventif atau korektif yang harus direkomendasikan
• Jika ada perkembangan yang diperlukan untuk project management plan
atau organizational process assets.

25
Tools and Techniques for Managing Project
Teams

• Observation and conversation

• Project performance appraisals
• Interpersonal skills
• Conflict management

26
 Conflict Handling Modes
1. Confrontation: Directly face a conflict using a problem-solving
approach
2. Compromise: Use a give-and-take approach
3. Smoothing: De-emphasize areas of difference and emphasize areas of
agreement
4. Forcing: The win-lose approach
5. Withdrawal: Retreat or withdraw from an actual or potential
disagreement
6. Collaborating: Decision makers incorporate different viewpoints and
insights to develop consensus and commitment

27
Conflict Handling Modes

28
Conflict Can Be Good
• Konflik seringkali menciptakan hasil yang penting : ide baru,
alternative solusi, dan motivasi untuk bekerja lebih keras serta
kolaborasi yang lebih baik.

• Groupthink: Kesesuaian dengan nilai-nilai atau standar etika

suatu kelompok. Groupthink dapat berkembang jika tidak ada
sudut pandang yang saling bertentangan.

• Penelitian menunjukkan bahwa konflik yang terkait tugas

sering meningkatkan kinerja tim, namun konflik emosional
justru sebaliknya.

29
 Five Dysfunctions of a Team
• Patrick Lencioni, author of several books on teams, says that
“Teamwork remains the one sustainable competitive
advantage that has been large untapped”*
• The five dysfunctions of teams are
1. Absence of trust
2. Fear of conflict
3. Lack of commitment
4. Avoidance of accountability
5. Inattention to results

*Lencioni, Patrick, “Overcoming the Five Dysfunctions of a Team,” Jossey-Bass: San

Francisco, CA (2005), p. 3.

30
 Rekomendasi Umum dalam Tim
• Sabar dan berbuat baik kepada tim Anda
• Selesaikan masalah daripada menyalahkan orang lain
• Selenggarakan meeting yang rutin dan efektif
• Mengalokasikan waktu kepada tim untuk menyelesaikan tahap team-
building
• Batasi tim kerja 3-7 anggoa
• Rencanakan aktivitas social untuk membantu anggota tim dan
stakeholders lain untuk saling mengenal lebih baik
• Identifikasi Stress team
• Beri bimbingan kepada anggota dan dorong mereka agar saling
membantu
• Ambil langkah tambahan untuk bekerja dg anggota tim virtual
31
The End of Session

Any Question?