Teknik Supervisi

Oleh :
Ating Sudradjat
Konsep Dasar Supervisi
 Apa Itu Supervisi ?
Supervisi = pengawasan atau
pengendalian
Supervisi, adalah kegiatan
pengawasan dan pengendalian kerja
sesuai dengan kebijakan dan rencana
Supervisi merupakan serangkaian
kegiatan pengembangan kemampuan
mengelola proses kerja dan
pengawasan, untuk mencapai tujuan
 Pengertian Supervisi
Dalam buku Kimball yang direvisi oleh T.Lovel
Supervisi dianggap sebagai sistem tingkah laku formal yang
dipersiapkan untuk menyiapkan interaksi dengan sistem perilaku
pekerja dengan cara memelihara, mengubah dan memperbaiki
sistem kerja dan aktualisasi kesempatan kerja

Artinya berfokus pada :

Perilaku supervisor
membantu pekerja
dan tujuan akhirnya untuk mengangkat harapan pekerja dalam
bekerja

Menurut Prof. Dr. Piet Suhertian

Supervisi adalah usaha memberi layanan baik secara individual
maupun secara berkelompok dalam usaha memperbaiki unjuk kerja
sistem

Artinya : kata kunci supervisi adalah pemberian layanan dan

pengendalian
4
Tugas dan Tanggungjawab Supervisi

Melakukan pengawasan terhadap

sistem kerja terkait dengan
performansi tugas
Memantau dan mengelola
pemeliharaan tempat kerja dan
peralatan kerja
Inspeksi
Membuat pelaporan
 Prinsip-prinsip Supervisi
Ilmiah, pelaksanaannya harus :
1. Sistematis, teratur, terprogram, dan kontinyu.
2. Obyektif, berdasarkan pada data informasi.
3. Menggunakan instrumen (alat) yang dapat memberikan
data/informasi yang akurat, dapat dianalisis, dan dapat mengukur
ataupun menilai terhadap pelaksanaan kerja
Demokratis, pelaksanaannya hendaknya dapat menjunjung
tinggi azas musyawarah, memiliki jiwa kekeluargaan yang
kuat serta menghargai dan sanggup menerima pendapat
orang lain.
Kooperatif, pelaksanaannya diarahkan untuk
mengembangkan usaha bersama dan menciptakan situasi
kerja yang lebih baik
Kontruktif dan Kreatif, pelaksanaannya hendaknya dapat
membina inisiatif pekerja serta mendorong untuk aktif dalam
menciptakan situasi kerja yang lebih baik
6
 Kegiatan Supervisi
Langsung, melakukan pengawasan
melalui proses inspeksi/pemeriksaan
dan pengendalian terhadap kinerja
suatu sistem kerja (teknik suvervisi
individu)
Tidak langsung, teknik supervisi
kelompok kerja yang pelaksanaanya
melalui proses inspeksi dan auditing
(proses supervisory) serta monitoring
 Langkah-langkah
1.Perencanaan
2.Persiapan
3.Pelaksanaan
4.Tindak lanjut
5.Pelaporan
8
 Tindaklanjut Hasil Supervisi
Me-review rangkuman hasil penilaian.
Apabila ternyata tujuan supervisi dan standar-standar kinerja
belum tercapai, maka sebaiknya dilakukan penilaian ulang
Apabila ternyata memang tujuannya belum tercapai maka
mulailah merancang kembali program supervisi untuk masa
berikutnya.
Membuat rencana aksi supervisi berikutnya.
Mengimplementasikan rencana aksi tersebut pada masa
berikutnya.
Langkah pembinaan melalui supervisi, yaitu:
menciptakan hubungan-hubungan yang harmonis,
analisis kebutuhan,
mengembangkan strategi,
menilai, dan
revisi
 Isi sesuai pendapat anda,
Mengapa Anda Perlu Mensupervisi ?
Beri tanda ( X ) pada pernyataan yang sesuai :
Untuk meningkatkan kepuasan kerja
Menguji keterampilan
Belajar mengembangkan diri
Untuk mendapatkan tenggung jawab yang
besar
Untuk mendapatkan gaji tinggi
Untuk mewujudkan sasaran pribadi
Meningkatkan percaya diri
Dll.
Langkah awal melakukan supervisi :
Analisis :
Motivasi : meliputi niat dan keinginan karyawan dalam
melaksanakan pekerjaannya, terkait dengan kemauan kerja
dan keyakinan bisa atau tidaknya.
Skill (keterampilan) : kemampuan yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan pekerjaan
Perhatikan, hal berikut dalam memotivasi :
Berilah semangat
Mintalah masukan dari karyawan
Atasi masalah secara bersama
Bersikap positif dan antusias
Lakukan kontrol
Berikan penghargaan
5 hal orang termotivasi :
Terdapat tantangan
Penghargaan terhadap pekerjaan
Rasa diikutsertakan dalam suatu
kegiatan
Keamanan kerja
Uang
 Apa itu Supervisor ?
Orang yang bekerja dengan dan
melalui orang lain (karyawan) dalam
melaksanakan pekerjaannya secara
tepat waktu dengan mutu yang
tinggi dan batas anggaran yang telah
ditetapkan.
Supervisor berarti mencapai
keberhasilan kerja melalui orang lain,
atau melibatkan orang lain.
Hal yang berpengaruh pada
keterampilan melibatkan
orang lain :
Personal power (pribadi), melibatkan
orang lain karena mereka mau
(orang lain terlibat)
Position power (kedudukan/posisi),
melibatkan orang lain karena mereka
harus terlibat (melibatkan orang lain)
 Keterampilan Pokok Mengelola
Kinerja
Kemampuan menetapkan sasaran
dan harapan yang jelas
Kemampuan memberikan umpan
balik
Kemampuan mengatasi
permasalahan kinerja secara efektif
Kemampuan melakukan supervisi
secara fleksibel
 Membuat Sasaran
Tetapkan 3 atau 5 sasaran kerja sesuai
prioritas pekerjaan yang harus dicapai,
sasaran harus SMART :
Specific (spesifik)
Measurable (terukur)
Attainable (dapat dicapai)
Relevant (relevan)
Time-bound (ada batasan waktu)
Hambatan terbesar dalam proses penetapan
sasaran adalah waktu
 Mengatasi Masalah Kinerja
Lakukan :
Pembinaan, untuk memperbaiki kinerja yang
bermasalah :
Lakukan identifikasi masalah
Galilah pendapat karyawan ybs
Galilah ide/pendapat karyawan, tambahkan pengarahan
Buat rencana tertulis dan lakukan pertemuan lanjutan
Pemberian tindakan disiplin, mengatasi masalah yang
kronis :
Lakukan identifikasi masalah
Sampaikan sasaran yang diinginkan
Sampaikan konsekuensinya
Mintalah pendapat karyawan
 Prinsip Umpan Balik
Sesegera mungkin
Spesifik pada permasalahan
Jelaskan keinginan/harapan, sasaran
dan rencana
Hindari kritikan yang dapat
menyinggung harga diri
Perlakukan karyawan dengan
terhormat
 Strategi Mengelola Kinerja
Melakukan pertemuan teratur
dengan kelompok kecil
Diskusi dengan para pekerja
Luangkan waktu untuk para pekerja
Berupaya selalu bekerjasama
Lakukan perubahan seperlunya
 Types of Supervisory Skills
Technical A supervisor is a
manager at the
Human relations first level of
Conceptual management.

Decision making
 Categorizing the Skills
Technical skills berpengetahuan khusus dan
kompeten dibidangnya untuk melaksanakan
pekerjaan teknis atau prosedur tertentu
Human relation skills berkemampuan kerja
secara efektif dengan orang lain
Conceptual skills berkemampuan untuk melihat
hubungan antar bagian dari seluruh pekerjaan
Decision-making skills berkemampuan dalam
menganalisis informasi untuk mencapai keputusan
yang baik
Knowledge skills berkemampuan untuk
memanfaatkan berbagai teknologi komunikasi dalam
mengelola dan mendistribusikan aliran data
General Functions of the
Supervisor
 Karakteristik Supervisor
yang baik
Loyal
Mampu berkomunikasi
Mempunyai attitude yang positif
Mampu mendelegasikan pekerjaan
Minat terhadap pekerjaanya
Jujur
Kriteria tambahan :
technical skills
human relations skills
conceptual skills
decision making skills
 Key Supervisory Tasks

Memotovasi
Memberikan umpan balik
Menyelesaikan masalah-masalh kinerja
Menyesuaikan tujuan kerja dan para
pekerja dengan persyaratan pekerjaan
Meningkatkan komunikasi dan memelihara
informasi
Bertanggung jawab untuk membina
karyawan dan keterampilannya
 Key Supervisory Skills
Perencanaan dan pengendalian
Penetapan tujuan
Pemecahan masalah secara kreatif
Mengembangkan diagram kontrol
Organizing, staffing, and employee
development
memberdayakan orang
Wawancara
memberikan umpan balik
pelatihan
Menstimulasi individu dan kelompok
Merancang motivasi kerja
Memproyeksikan karisma
Mendengarkan
Melakukan pertemuan kelompok

Mengatasi dinamika kerja

Negosiasi
Pengurangan stres
Konseling
Penanganan keluhan
Pengembangan karir
 4 Aturan Dasar bagi
Supervisor
Aturan administrasi, seperti
Aturan manajerial
Aturan pembinaan
Service and Support
 Supervisor = Seorang Pemimpin
(The Supervisor as Leader)

Fungsi manajemen untuk mempengaruhi

orang untuk bertindak atau tidak bertindak
dengan cara tertentu
Sifat kepemimpinan (Leadership) terkait dengan :
Rasa tanggung jawab
Tingkat kepercayaan diri
Meningkatkan energi
Empati
Pengendalian kondisi internal (tempat)
Rasa humor
 Sifat Kepemimpinan
Rasa tanggungjawab (Sense of responsibility)
Supervisors harus menganggap serius terhadap
tanggung jawab yang berlangsung dengan
pekerjaan
Kepercayaan diri (self confidence)
Supervisor harus percaya pada kemampuan mereka
untuk mendapatkan hasil kerja yang dilakukannya
dan sampaikan keyakinan ini kepada karyawan
Tingkat energi yang tinggi (high energy level)
Banyak organisasi perusahaan mengharapkan
supervisor untuk rela masuk berjam-jam untuk
menangani berbagai tugas terkait dengan pekerjaan
 Empati (Empathy)
Supervisor harus peka terhadap manajemen
yang lebih tinggi. Supervisor yang memiliki
kesulitan dalam memahami manajemen akan
merugi
Internal locus of control.
Berusaha keras untuk melakukan pengendalian
tempat kerja
Rasa humor (sense of humor)
Selera humor akan membawa kesenangan
dalam bekerja
Leadership Styles:
Gaya kepemimpinan didefinisikan dengan :
Sejumlah kewenangan yang dipunyai supervisor
Pendekatannya berorientasi pada tugas atau orang,
atau keduanya
Sikap pemimpin berdasarkan asumsi yang mereka
miliki mengenai karyawannya

Supervisor dapat bersifat :

otoriter,
demokratis, atau lainnya

Mereka sering menggunakan lebih dari satu gaya

pada karyawannya tergantung faktor situasional
 Faktor-faktor situasional meliputi hubungan
pemimpin-anggota, struktur tugas, dan kekuasaan
serta posisi pemimpin
Bagian penting dari peran kepemimpinan adalah
memberikan perintah atau petunjuk untuk karyawan
Seorang supervisor harus memastikan bahwa
karyawan mengerti arah dan alasannya
Perilaku kepemimpinan dipengaruhi oleh bagaimana
supervisor menganggap dirinya sendiri
Orang yang percaya akan kemampuannya, cenderung
bertindak cakap
 Supervisor yang sukses perlu bekerja secara
efektif dan menjaga hubungan baik dengan
karyawan mereka, bos, dan kolega
Dengan karyawan, supervisor harus memberi
contoh yang baik, etis, dan mengembangkan
kepercayaan
Supervisor harus memberikan loyalitas pada bos
mereka, kerjasama, informasi, dan hasil serta
merespon gaya kerja bos
Dengan kolega, supervisor harus menjaga
persaingan yang sehat, seramah mungkin dan
kritiknya secara konstruktif.
Monitoring dan Evaluasi
 Pengertian

Monitoring adalah proses pengumpulan dan

analisis informasi/data (berdasarkan indikator yg
ditetapkan) secara sistematis dan kontinu terkait
dengan kegiatan kerja sehingga dapat dilakukan
tindakan koreksi untuk penyempurnaan selanjutnya.

Evaluasi adalah proses penilaian pencapaian tujuan

dan pengungkapan masalah kinerja untuk
memberikan umpan balik bagi peningkatan kualitas
kinerja
Pertanyaan kunci monitoring

1.Permasalahan apa yang timbul ?

2.Apakah pekerjaan berjalan sesuai jadwal ?
3. Apakah pekerjaan menghasilkan hasil sesuai
yang direncanakan ?
4.Apakah anggarannya sesuai dengan rencana ?
5.Apakah strateginya berjalan sesuai dengan
rencana?
6. Apakah kelompok sasaran (target group)
terlibat dalam aktivitas kerja ?
 Tujuan Monitoring
1. Mengkaji apakah kegiatan-kegiatan yang
dilaksanakan telah sesuai dengan rencana
2. Mengidentifikasi masalah yang timbul agar
langsung dapat diatasi
3.Melakukan penilaian apakah pola kerja dan
manajemen yang digunakan sudah tepat untuk
mencapai tujuan
4.Mengetahui kaitan antara kegiatan dengan
tujuan untuk memperoleh ukuran kemajuan,
5.Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang
berubah, tanpa menyimpang dari tujuan.
 Manfaat monitoring
Sebagai dasar pengendalian atau supervisi.
Sebagai bentuk pertanggungjawaban kinerja
Untuk meyakinkan pihak-pihak yang
berkepentingan
Membantu menentukan langkah yang berkaitan
dengan kegiatan selanjutnya
Sebagai dasar untuk melakukan monitoring dan
evaluasi selanjutnya
Membantu untuk mempersiapkan laporan dalam
waktu yang singkat
Mengetahui kekurangan-kekurangan yang perlu
diperbaiki dan menjaga kinerja yang sudah baik.
Sebagai dasar (informasi) yang penting untuk
melakukan evaluasi
 Jenis Monitoring
Berdasarkan :
Aspek masukan (input) mencakup : tenaga
manusia, dana, bahan, peralatan, jam kerja,
data, kebijakan, manajemen dsb.
Aspek proses / aktivitas yaitu aspek yang
mencerminkan suatu proses kegiatan,
seperti pelatihan, proses produksi,
pemberian bantuan dsb.
Aspek keluaran (output), yaitu aspek yang
mencakup hasil proses terutama berkaitan
dengan kuantitas (jumlah)
 Evaluasi akan dapat:
Memperlihatkan keberhasilan atau kegagalan
Menunjukkan di mana dan bagaimana perlu dilakukan
perubahan-perubahan
Menentukan bagaimana kekuatan atau potensi dapat
ditingkatkan
Memberikan informasi untuk membuat perencanaan dan
pengambilan keputusan
Membantu untuk dapat melihat konteks dengan lebih
luas serta implikasinya terhadap kinerja
 Evaluasi Penilaian terhadap
awal kesiapan dan kelayakan

Jenis Evaluasi Penilaian terhadap hasil

dari suatu proses yang
Evaluasi formatif telah dicapai

Evaluasi Penilaian terhadap

sumatif keseluruhan hasil yang
telah dicapai dari suatu
kegiatan
Job Analisis
 What is a job?

Penelaahan kelompok posisi yang agak

serupa terkait elemenpekerjaan, tugas dan
tanggung jawab yang dicakup oleh
deskripsi pekerjaan yang sama.
Similar, but different concepts:
position: kombinasi kewajiban yang dibutuhkan
oleh seseorang dalam menunaikan suatu
pekerjaan.
occupation: kategori pekerjaan yang dijumpai
pada perusahaan-perusahaan.
 Pengertian
Job Analysis
Proses yang sistematis dari menghimpun informasi dari
tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari pekerjaan
tertentu.
Job Description
Pernyataan faktual dan terorganisasi perihal kewajiban
dan tanggung jawab pekerjaan
Job Specification
Sehubungan dengan kualitas yang disyaratkan bagi
pelaksanaan pekerjaan
Job Evaluation
Proses sistematik untuk menentukan nilai suatu pekerjaan
 What is job analysis?
Proses yang sistematis dari menghimpun
informasi dari tugas, kewajiban dan
tanggung jawab dari pekerjaan tertentu.
An important part of Human Resources
(HR) planning
 Manfaat Job Analysis?
Desain organisasi dengan menganalisis
elemen dan penyusunan posisi kerja
Analisis penyusunan tenaga kerja dan
informasi pekerjaan.
Redesain pekerjaan untuk meningkatkan
metode pekerjaan, mengurangi
kesalahan, eliminasi hal yang tidak
perlu, perbaikan kinerja
Perencanaan kerja, rencana pelatihan
dan pengembangan, jalur karir, sebagai
dasar kriteria seleksi dan atau evaluasi
 Siapa yang melakukan
JOB ANALYSIS ?
Pakar job analysis
Job Analyser dari luar
Supervisor
Manager
Individu yang memahami orang,
pekerjaan dan sistem organisasi.
 ASPEK PEKERJAAN
JOB ANALYSIS
Keluaran pekerjaan (penyusunan staff,
penetapan standar dan tujuan kerja,
evaluasi nilai kerja)
Aktivitas yang dilaksanakan. (tujuan
perancangan kerja, struktur org.,
persyaratan kerja dan jalur karir,
kebutuhan pelatihan dan pengembangan,
pendefinisian kebutuhan suksesi
manajemen, perencanaan tinjauan kerja.
 Aspek pekerjaan terkait dengan:

Kompetensi
Administrasi dan pengupahan
kelompok pekerjaan (penyusunan staff,
penetapan standar dan tujuan kerja,
evaluasi nilai kerja)
Aktivitas yang dilaksanakan (tujuan
perancangan kerja, struktur organisasi,
persyaratan kerja, jalur karir, kebutuhan
pelatihan dan pengembangan,
perencanaan tinjauan kerja)
 Teknik Job Analysis
Observasi
Wawancara
Kuesioner
Catatan harian karyawan.

Kriteria Teknik Job Analysis

Reliability
Validitas
Tujuan analisis
 Keberhasilan Job Analysis
Akan dipengaruhi oleh :
Komitmen manajemen puncak
Keterlibatan serikat pekerja
Keterlibatan karyawan
Komunikasi yang efektif
Penugasan personalia untuk pelaksanaan
Penggunaan pakar
Pengumpulan data
Penggunaan alat dan teknik yang tepat.
Penggunaan komite untuk pengawas.