Pokok

Bahasan

1
DASAR – DASAR MANAJEMEN
Oleh : DJOKO SANTOSO
Disampaikan : Yudi
Ferrianta

Pengenalan terhadap
manajemen dan organisasi
Manajer
• Seseorang yang mengkoordinasikan dan mengawasi pekerjaan orang lain
sehingga tujuan organisasi dapat dicapai
Klasifikasi Manajer
• First-line Managers (Manajer Lini Pertama)
• Seseorang yang mengelola tugas para pegawai non manajerial
• Middle Managers
• Seseorang yang mengelola tugas para manajer lini pertama
• Top Managers
• Seseorang yang bertangungjawab terhadap pembuatan kebijakan organisasi secara
luas serta menetapkan rencana dan tujuan yang berlaku pada seluruh organisasi.
Managerial Levels
Apa itu manajemen?
• Managerial Concerns
• Efficiency
• “Doing things right” (melakukan sesuatu dengan benar)
• Memperoleh output sebanyak mungkin pada tingkat
input tertentu
• Effectiveness
• “Doing the right things” (melakukan sesuatu yang benar)
• Mencapai tujuan organisasi
Efektivitas dan Efisiensi dalam
Manajemen
 Apa yang dilakukan Manajer?

• Pendekatan Fungsional
• Planning
• Mendefinisikan tujuan, menetapkan strategi untuk mencapai tujjuan, mengembangkan
rencana untuk menginterasikan dan mengkoordinasikan kegiatan.
• Organizing
• Pengaturan dan penataan pekerjaan untuk mencapai tujuan organisasi.
• Leading
• Bekerja dengan dan atau melalui orang lain untuk mencapai tujuan.
• Controlling
• Pemantauan, pembandingan dan koreksi terhadap pekerjaan
 Fungsi Manajemen
MENCAPAI
Planning Organizing leading controling TUJUAN
ORGANISASI
Mendefinisikan Menentukan apa Memotivasi, Monitoring
tujuan, yang dilakukan, mengarahkan, dan aktifitas untuk
membangun bagaimana ini aktifitas lain yang memaastikan apa
strategi, dlakukan dan siapa hubungan nya dilakukan sesuai
mengembangkan yang melakukan dengan dengan apa yang
perencanaan untuk keterlibatan orang direncanakan
koordinasi aktifitas lain
Apa yang dilakukan Manajer?
• Pendekatan Peran Manajemen (Mintzberg)
• Peran Interpersonal
• Figur panutan, pemimpin, penghubung
• Peran Informational
• Monitor, disseminator, juru bicara
• Peran Decisional
• Yang menangani gangguan, pengalokasi sumberdaya, juru runding (negosiator )
Apa yang sebenarnya dilakukan? (Mintzberg)

• Interaction
• Dengan orang lain
• Dengan organisasi
• Dengan eksternal dalam konteks organisasi
• Reflection
• Berpikir bijak
• Action
• Melakukan pekerjaan
Apa yang dilakukan Manajer?
• Pendekatan keterampilan (Skills Approach)
• Technical skills
• Pengetahuan dan kefasihan dalam bidang tertentu
• Human skills
• Kemempuan bekerja sama dengan orang lain secara baik
• Conceptual skills
• Kemampuan untuk memikirkan dan membuat konsep mengenai situasi abstrak
dan kompleks yang berkaitan dengan organisasi
Ketrampilan yang diperlukan pada berbagai
tingkat manajemen
Ketrampilan konsepsual

• Penggunaan informasi untuk menyelesaikan masalah bisnis

• Mengidentifikasi peluang inovasi.
• Mengenali area permasalahan dan menerapkan solusi.
• Memilih informasi penting dari sejumlah besar data.
• Memahami penggunaan teknologi dalam bisnis.
• Memahami model bisnis suatu organisasi
Ketrampilan komunikasi
• Kecakapan untuk mengubah gagasan menjadi kata – kata
dan tindakan.
• Memiliki kredibilitas kolega, kelompok sejawat dan bawahan.
• Mendengarkan dan melontarkan pertanyaan.
• Ketrampilan presentasi; tutur kata tertata, baik dalam format
tutur kata, tulisan dan atau format grafis.
Ketrampilan efektivitas
• Berkontribusi pada misi perusahaan/tujuan departemen
• Titik berat pada pelanggan
• Multitasking: bekerja pada berbagai tugas secara paralel.
• Ketrampilan bernegosiasi.
• Manajemen proyek
• Mereview operasi dan menerapkan
• Menempatkan prioritas aktivitas yang perlu perhatian.
• Manajemen waktu
Ketrampilan efektivitas
• Kerampilan Coaching and mentoring
• Diversity skills: bekerja dengan beragam orang dan budaya
• Networking dalam organisasi
• Networking pihak luar organisasi
• Bekerja dalam tim, kerjasama dan komitmen.
Matriks ketrampilan dan fungsi manajemen
Apa itu organisasi?
• Definisi Organisasi
• Pengaturan terhadap orang yang disengaja untuk mencapai beberapa tujuan tertentu
(yang secara individual tidak dapat menyelesaikannya sendiri).
• Karakteristik umum organisasi
• Mempunyai keperluan (tujuan) tertentu.
• Terdiri dari orang – orang
• Memiliki struktur yang dibentuk secara sengaja
 Mengapa belajar manajemen?
• The Value of Studying Management
Universalitas manajemen : Manajemen yang baik diperlukan oleh semua organisasi
 Realitas kerja : pekerja dapat mengelola atau dikelola.
 Rewards dan tantangan sebagai manajer
 Manajemen menawarkan tantangan dan peluang yang menarik dan kreatif untuk
menyelesaikan pekerjaan yang bermakna dan memuaskan.
 Manajer yang sukses akan menerima sejumlah besar reward uang untuk upayanya.
Kebutuhan universal terhadap
manajemen
 Latar belakang historis manajemen
• Manajemen kuno
• Mesir (piramid) and China (Tembok Besat)
• Venesia(perakitan kapal perang)
• Adam Smith
• Publikasi “The Wealth of Nations” pada tahun 1776
• Anjuran pembagian kerja (spesialisasi kerja) untuk meningkatkan produktivitas
buruh.
• Revolusi Industri
• Subtitusi tenaga kerja manusia dengan mesin
• Menciptakan organisasi yang besar dan perlu manajemen
Pengembangan teori manajemen
 Pendekatan Utama terhadap Manajemen
• Scientific Management
• General Administrative Theory
• Quantitative Management
• Organizational Behavior
• Systems Approach
• Contingency Approach
Scientific Management
• Fredrick Winslow Taylor
• “Bapak” dari scientific management
• Mempublikasikan Principles of Scientific Management (1911)
• Teori scientific management
• Menggunakan metoda ilmiah uuntuk mendefinisikan “satu cara terbaik”
untuk menyelesaikan pekerjaan.
• Menempatkan orang yang tepat dengan alat dan perlengkapan yang benar
pada suatu pekerjaan.
• Memiliki metoda baku untuk melakukan pekerjaan
• Penyediakan insentip ekonomi pada para pekerja
 4Prinsip dasar manajemen Taylor
1. Pengembangan setiap elemen pekerjaan individual secara ilmiah, yang menggantikan
metoda lama “rule-of-thumb”. (Pedoman-pedoman di tempat kerja yang tidak
tertulis (but rule of thumb). dimulai dari perihal berpakaian, aturan saat meeting atau
presentasi, hingga aturan berperilaku di tempat kerja)
2. Pemilihan, pelatihan, pengajaran dan pengembangan para pekerja dilakukan secara
ilmiah.
3. Sungguh-sungguh bekerja sama dengan para pekerja untuk memastikan bahwa semua
pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan prinsip ilmu yang telah dikembangkan.
4. Membagi pekerjaan dan tanggung-jawab hampir sama antara manajemen dan pekerja.
Manajemen mengambil alih semua pekerjaan yang itu lebih pantas dikerjakannya.
Scientific Management
• Frank and Lillian Gilbreth
• Berfokus pada peningkatan produktivitas pekerja melalui pengurangan aktivitas yang tidak perlu.
• Mengembangkan micro chronometer untuk mengukur waktu aktivitas pekerja dan
mengoptimalkan pencapaian pekerjaan.
• Penerapan Scientific Management saat ini
• Penggunaan kajian waktu dan aktivitas untuk meningkatkan produktivitas.
• Mempekerjaan tenaga yang memiliki kualifikasi terbaik.
• Merancang sistem insentip berdasarkan output.
 Teori Administrasi Umum
• Henri Fayol
• Meyakini bahwa praktek manajemen merupakan bentuk khusus dari fungsi organisasi.
• Mengembangkan 14 prinsip dasar manajemen yang berlaku pada seluruh situasi
organisasi.
• Max Weber
• Mengembangkan teori otoritas berdasarkan tipe ideal organisasi (birokrasi).
• Menekankan pada rasionalitas, prediktabillitas, impersonalitas, kompetensi teknis,
dan otoritarisme.
 14 prinsip dasar manajemen

1. Division of work. Pembagian kerja. 7. Remuneration. Remunerasi.

2. Authority. Otoritas. 8. Centralization. Sentralisasi.
3. Discipline. Disiplin. 9. Scalar chain. Rantai skalar.
4. Unity of Kesatuan komando. 10. Order. Proses penerimaan .
command. 11. Equity. Ekuitas. (hak aset)
5. Unity of direction. Kesatuan arah. 12. Stability of Stabilitas masa kerja
6. Subordination of Subordinasi tenure of personel.
individual kepentingan individu personnel.
interests to the dengan kepentingan 13. Initiative. Prakarsa.
general interest umum 14. Esprit de corps. Setia kawan.
 Pendekatan manajemen kuantitatif
• Pendekatan kuantitatif
• Juga dikenal sebagai operations research atau management science
• Diperoleh dari metoda statistik dan matematik yang dikembangkan untuk
menyelesaikan masalah logistik militer dan kontrol kualitas pada masa
perang dunia II.
• Fokus pada peningkatan pembuatan keputusan manajerial melalui
penerapan : statistik, model optimisasi, model informasi dan simulasi
komputer.
 Pemahaman Perilaku Organisasi
• Organizational Behavior (OB)
• Studi mengenai tindakan orang – orang pada saat bekerja, karena orang merupakan asset
yang paling penting dari suatu organisasi.

• Para pemrakarsa OB
• Robert Owen
• Hugo Munsterberg
• Mary Parker Follett
• Chester Barnard
 Studi Hawthorne
• Seperangkat eksperimen pada Western Electric 1927 – 1932
• Temuan dari eksperimen
Produktivitas tidak bisa diharapkan akan meningkat bila kondisi kerja
memburuk.
Dampak insentip akan lebih rendah dibanding dengan yang
direncanakan.
• Kesimpulan riset
Norma sosial, standar kelompok dan sikap lebih kuat mempengaruhi
output individual dan perilaku kerja dibandingkan dengan insentip
finansial.
Pendekatan Sistem
• Definisi Sistem
• Seperangkat bagian yang saling berhubungan dan saling bergantung, yang
diranccang untuk menghasilkan suatu kesatuan utuh.
• Tipe Dasar Sisten
• Sistem Tertutup
• Tidak terpengaruh oleh dan tidak berintraksi dengan lingkungannya (seluruh
input dan output sistem adalah internal).
• Sistem Terbuka
• Berinteraksi secara dinamis dengan lingkungannya melalui penggunaan input,
mentrasfomasikannya menjadi output yang kemudian didistribusikan pada
lingkungannya.
Organisasi sebagai sistem terbuka
 Implikasi dari pendekatan sistem
• Koordinasi antar bagian organisasi merupakan hal yang sangat penting
untuk berfungsinya seluruh organisasi.
• Keputusan dan tindakan yang diambil dalam satu area dari organisasi akan
memiliki efek di daerah lain organisasi.
• Organisasi tidak mandiri dan, oleh karena itu, harus beradaptasi dengan
perubahan dalam lingkungan eksternal mereka.
 Pendekatan Kontingensi
• Definisi Pendekatan Kontingensi
• Kadang – kadang disebut Pendekatan Situasional.
• Ada tidak ada satupun perangkat prinsip-prinsip manajemen (aturan) yang
digunakan untuk mengelola organisasi yang dapat diterima secara universal.
• Masing – masing organisasi berbeda secara individual, menghadapi situasi yang
berbeda (kontingensi variabel), dan membutuhkan cara yang berbeda untuk
mengelolanya
 Variabel kontingensi yang populer
• Ukuran organisasi
Masalah koordinasi akan meningkat seiring dengan meningkatnya ukuran
organisasi.
• Teknologi rutinitas tugas.
Teknologi yang rutin memerlukan struktur organisasi, gaya kepemimpinan, dan
sistem kontrol yang berbeda dibandingkan dengan yang dibutuhkan teknologi
non rutin.
• Ketidakpastian lingkungan
Pekerjaan yang baik pada kondisi lingkungan yang stabil dan predictable
mungkin menjadi benar – benar tidak cocok pada kondisi lingkungan yang
berubah cepat dan tdak bisa diprediksi.
• Individual differences
Masing – masing individu berbeda dalam hal keinginannya untuk berkembang,
otonom, toleransi terhadap ambiguitas, dan harapannya.
 Trend dan issue saat ini
• Globalization
• Ethics
• Workforce Diversity
• Entrepreneurship
• E-business
• Knowledge Management
• Learning Organizations
• Quality Management
 Trend dan issue saat ini
• Globalisasi
• Managemen pada organisasi internasional
• Tantangan politik dan budaya dengan beroperasinya pasar global
• Bekerja dengan orang – orang dari latar belakang budaya yang berbeda
• Menghadapi rongongan anti kapitalis
• Pergerakan pekerjaan kearah negara yang memiliki tingkat upah tenaga kerja yang rendah
• Etika
• Meningkatnya penekanan pendidikan etika pada kurikulum perguruan tinggi.
• Meningkatnya penciptaan dan penggunaan kode etik bisnis.
Trend dan issue saat ini
• Keberagaman angkatan kerja
• Meningkatnya heterogenitas pada angkatan kerja : gender, minoritas, etnis, dan
bentuk – bentuk keberagaman lain pada tenaga kerja
• Angkatan kerja makin berumur
• Pekerja lansia masih aktif dan tidak pensiun.
• Meningkatnya biaya publik dan manfaat privat untuk para pekerja lanjut usia.
• Meningkatnya permintaan terhadap produk barang dan jasa yang berkaitan
dengan lanjut usia
Trend dan issue saat ini
• Definisi Enterprenersip
• Proses memulai bisnis baru, umumnya sebagai respons trhadap peluang yang ada
• Proses Enterprenersip
• Mengejar peluang
• Inovasi pada produk, jasa atau metoda bisnis.
• Keinginan untuk pertumbuhan organisasi yang berkesinambungan
Trend dan issue saat ini
• E-Business (Electronic Business)
• Pembentukan karya oleh organisasi dengan menggunakan tautan elektronik kepada kontrituen
utamanya.
• E-commerce: Aspek penjualan dan pemasaran dari suatu e-business
• Kategori E-Businesses
• E-business diperkuat oleh organisasi
• E-business diaktifkan oleh organisasi
• Total e-business organization
Trend dan issue saat ini
• Organisasi yang belajar
• Organisasi telah mengembangkan kapasistasnya untuk secara kontinu belajar,
beradaptasi dan berubah

• Pengetahuan Manajemen
• Pelaksanaan belajar budaya, sehingga anggota organisasi secara sistematis
mengumpulkan dan berbagi pengetahuan dengan orang lain untuk mencapai kinerja
yang lebih
Organisasi yang belajar vs organisasi tradisional
Trend dan issue saat ini
• Manajemen Kualitas
• Filosofi manajemen didorong oleh peningkatan yang berkelanjutan dalam kualitas
proses kerja serta menanggapi kebutuhan dan harapan pelanggan.
• Terinspirasi oleh gagassan the total quality management (TQM) dari Deming and
Juran
• Kualitas tidak terkait langsung dengan biaya
• Kualitas yang rendah akan mengakibatkan produktivitas