Makalah Project Scope Management

Dosen : Edo Arribe, S.Kom., MMSI

Disusun Oleh :
MUHAMMAD IKHWAN PRASETYA (200402026)
FATIH AL MUZAHAFFAR ZIDANE UMAR (200402112)
HELVIN .S (200402013)
BIMA IKHSAN HUSADA (200402105)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH RIAU

2021-2022
 KATA PENGANTAR
Puji syukur alhamdulillah kita panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa,
karena telah melimpahkan rahmat-Nya berupa kesempatan dan pengetahuan
sehingga makalah ini bisa selesai pada waktunya. Tim penulis berharap makalah
ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman bagi pembaca tentang
pelanggaran atau kesalahan apa saja yang biasa terjadi dalam bahasa keseharian
yang bisa kita pelajari salah satunya dari karya film. Begitu pula atas limpahan
kesehatan dan kesempatan yang Allah SWT karuniai kepada kami sehingga
makalah ini dapat kami susun melalui beberapa sumber yakni melalui kajian
pustaka maupun melalui media internet.

Demikian makalah ini kami buat, apabila terdapat kesalahan dalam

penulisan, atau pun adanya ketidaksesuaian materi yang kami angkat pada
makalah ini, kami mohon maaf. Tim penulis menerima kritik dan saran seluas-
luasnya dari pembaca agar bisa membuat karya makalah yang lebih baik pada
kesempatan berikutnya.
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ………………………………………………………………………………………..1

DAFTAR ISI…………………………………………………………………………………………………….2
BAB 1 PENDAHULUAN…………………………………………………………………………………..3
1.1 Latar Belakang…………………………………………………………………………………….3
2.1 Rumusan Masalah……………………………………………………………………………… 3
3.1 Tujuan Penulisan……………………………………………………………………………….. 3
BAB 2 PEMBAHASAN…………………………………………………………………………………….4
1.1 Pengertian Project Scope Management……………………………………………..4
2.1 Project Scope Management Process…………………………………………………..4
BAB 3 PENUTUP…………………………………………………………………………………………….5
1.1 Kesimpulan…………………………………………………………………………………………5
2.1 Saran………………………………………………………………………………………………….5
DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………………………………………….6
 BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Suatu proyek manajemen dapat dikatakan mengalami kegagalan dalam

pelaksanaan bila terjadinya : over budget, keterbatasan sumber daya,
timeline yang relatif singkat. Untuk itu, diperlukan Project Scope
Management, sebagai acuan semua pekerjaan yang harus dikerjakan
dalam rangka menghasilkan produk proyek, termasuk proses-proses yang
dilakukan dalam membuat produk.

2.1 Rumusan Masalah

1. Pengertian Project Scope Management

2. Project Scope Management Process

1.1 Tujuan Penulisan

1. Untuk memperluas wawasan dan pengetahuan bagi penulis dan

pembacanya.
 BAB 2
PEMBAHASAN

1.1 Pengertian Project Scope Management

Project Scope Management merupakan sebuah proses yang diperlukan

agar proyek tersebut mencakup semua ruang lingkup dari kegiatan yang
diperlukan. Selain itu, proses ini juga berhubungan dengan
mengendalikan dan mendefinisikan hal hal yang berhubungan dengan
proyek maupun tidak. Mendefinisikan apa yang akan dikerjakan dalam
sebuah proyek, berkaitan erat dengan jadwal, biaya, dan scope. Ketiga hal
ini merupakan sesuatu yang intens dalam pelakasanaan suatu proyek. Jika
ketiga hal ini tidak dikelola dengan baik, maka akan berakibat kegagalan
dalam pelaksanaan suatu proyek.
Proses project scope management terdiri dari :
a. tahap inisiasi (melanjutkan proyek ke fase berikut),
b. perencanaan ruang lingkup proyek,
c. pendefinisian ruang lingkup proyek,
d. membangun Work Breakdown Structure (WBS),
e. verifikasi ruang lingkup proyek,
f. dan kendali perubahan ruang lingkup proyek.

2.1 Project Scope Management Process

Ada 6 tahap dalam scope management yaitu :

A. Plan Scope Management

Merupakan proses menciptakan rencana ruang lingkup proyek.
Ruang lingkup akan didefinisikan, divalidasi, dan dikontrol

I. Inputs :

➢ Project management plan

 Digunakan untuk membuat scope management plan
dan mempengaruhi pendekatan yang dilakukan
untuk perencanaan ruang lingkup proyek.

➢ Project Charter
Digunakan untuk menyediakan informasi konteks
untuk membuat ruang lingkup proyek yang akan
dikerjakan.

➢ Enterprise Environtment Factors.

Faktor-faktor lingkungan baik internal maupun
eksternal yang dapat mempengaruhi ruang lingkup
proyek.

➢ Organizational Process Assets.

Asset- Asset yang dimiliki oleh organisasi yang telah
dikumpulkan sejak lama dan dapat mempengaruhi
proses pembuatan plan Scope Management.

II. Tools and Techniques :

➢ Expert Judgment
Ahli dalam bidang masing-masing yang dapat dimintai
keterangan, masukan, pengetahuan, skill,
pengalaman, untuk membantu dalam pembuatan
project Scope management.

➢ Meeting
Tim proyek dapat membuatan suatu meeting untuk
mengembangkan project Scope management.

III. Outputs :

➢ Scope Management Plan

Komponen dari project yang menjelaskan ruang
lingkup yang akan di kerjakan, diawasi, dikontrol, dan
diverifikasi.
 ➢ Requirement Management Plan
Komponen yang menjelaskan bagaimana kebutuhan
akan sumber daya di analisa, didokumentasikan, dan
diatur.

B. Collect Requirement
Proses mendefenisikan dan mendokumentasikan kebutuhan
Stakeholder untuk tercapainya tujuan proyek.

I. Inputs :

➢ Scope management plan

Komponen dari project yang menjelaskan ruang
lingkup yang akan dikerjakan , ditingkatkan , diawasi ,
dikontrol , dan diverifikasi .

➢ Requirements management plan

Komponen yang menjelaskan bagaimana kebutuhan
dianalisa, didokumentasikan , dan dikontrol.

➢ Stakeholder management plan

Digunakan untuk memahami kebutuhan
Stakeholder,cara berkomunikasinya , tingkat
keterlibatanya, dan tingkat partisipasinya dalam
kegiatan proyek.

➢ Project charter
Digunakan untuk memberikan gambaran detail dari
produk , layanan, atau hasil proyek sehingga bisa di
tentukan requirement yang di butuhkanya.

➢ Stakeholder register
Digunakan untuk mengidentifikasi Stakeholder dan
harapanya terhadap proyek tersebut

II. Tools and Techniques :

➢ Interviews
Wawancara baik secara formal atau informal.Berguna
untuk mendapatkan informasi dari para stakeholder
dengan berbicara dan menanyakan pertanyaan-
pertanyaan secara langsung.Dapat terjadi secara
“one-on-one” atau langsung bertanya kepada
kelompok orang.

➢ Focus groups
Mangajak Stakeholder dan para ahli untuk berkumpul
bersama agar mengetahui bagaimana harapan
mereka terhadap produk, servis atau hasil proyek.

➢ Facilitated workshops
Digunakan untuk menyamakan pendapat antar
Stakeholder , yang berbeda pendapat tentang
kebutuhan proyek itu sendiri.

➢ Group Creativity Technique

Kegiatan Group dapat berupa :

• Brainstorming : Untuk mengumpulkan ide-ide

terkait dengan proyek.
• Nominal Group Techniques : Brainstorming
dengan mengambil voting atas ide-ide yang
telah ada untuk mengambil yang terbaik /
untuk menentukan prioritas
• The Delphi Techniques : Sekelompok ahli
diberikan pertanyaan oleh para peserta, dan
juga memberikan feedback atas respon-respon
yang diajukan.
• Idea / Mind Mapping : Mengumpulkan dan
menyatukan ide pribadi dalam 1 maindmap
untuk menghindari kesalahpahaman dan
mencari ide baru.
• Affinity Diagram : Beberapa ide si bagi ke
dalam beberapa grup untuk review dan analisis
➢ Group decision – making Techniques
Untuk memutuskan kebutuhan proyek,
mengklasifikasikannya dan memprioritaskannya. Ada
beberapa cara untuk memutuskan :

• Unanimity : Semua setuju dengan 1 keputusan

mutlak
• Majority : 50% lebih setuju dengan 1 keputusan
• Plurality : mengambil suara terbanyak
(walaupun <50%)
• Dictatorship : 1 orang yang memutuskan

➢ Questionaires and surveys

Menyebar kuisioner dan melakukan survey kepada
responden.Sangat cocok untuk audiens dalam jumlah
besar saat membutuhkan perubahan keputusan yang
cepat dalam analisis statistik.

➢ Observations
Pengamatan secara langsung untuk melihat keadaan
nyata , dan langkah kedepanya dalam menyelesaikan
proyek.

➢ Prototypes
Metode untuk mendapakan feedback yang cepat
dengan cara membuat rancangan kerja dari produk
yang akan dibuat sebelum benar-benar
membangunnya.

➢ Benchmarking
Untuk membandingkan akttual atau perencanaan
seperti proses dan operasi yang dapat dibandingkan
dari organisasi lain untuk meningkatkan kualitas
proyek.

➢ Context diagrams
Contoh dari model scope management yang
 menggambarkan ruang lingkup produk dengan
memunculkan sistem bisnis tersebut.

➢ Document analysis
Digunakan untuk memperoleh kebutuhan dengan
cara menganalisa dan mengidentifikasi dokumen
serta informasi yang relevan dengan kebutuhan
proyek tersebut. Contoh : Persetujuan, permintaan
proposal, perencanaan bisnis dll.

III. Outputs :

➢ Requirements documentation
Mendeskripsikan bagaimana kebutuhan individu
disatukan dengan kebutuhan bisnis dari proyek.

➢ Requirements traceability matrix

Menunjukkan bagaimana kebutuhan akan di analisis,
di dokumentasikan dan di atur selama proyek
berlangsung. Isi dari RMP dapat meliputi :

• Bagaimana aktivistas persyaratan dilakukan

dan dilaporkan
• Mengatur aktivitas dalam mengganti
kebutuhan, menganalisa dampaknya dan
bagaimana cara melaporkannya
• Proses prioritas kebutuhan

C. Define Scope

merupakan proses untuk membuat deskripsi detail dari

proyek dan produk. Selama perencanaan, project scope
mendefinisikan dan mendeskripsikan proyek dengan spesifikasi
yang sangat detil melebihi infomasi yang telah diketahui dari
proyek tersebut.
I. Inputs :

➢ Scope Management Plan

Digunakan untuk mengembangkan, mengawasi, dan
mengontrol dari Project Scope.

➢ Project charter
Menyediakan informasi context untuk membuat
ruang lingkup proyek yang akan dikerjakan.

➢ Requirements documentation
Mendeskripsikan bagaimana kebutuhan individu
disatukan dengan kebutuhan bisnis dari proyek.Tidak
boleh ambigu harus jelas dan lengkap, serta dapat
diterima oeh para stakeholder.

➢ Organizational process assets

Asset – asset yang dimiliki oleh organisasi yang sangat
dibutuhkan dalam proses Define Scope.

II. Tools and Techniques :

➢ Expert judgement
Menganilisis informasi yang diperlukan untuk
membuat project scope management karena
biasanya para ahli memiliki detil teknik yang baik.

➢ Product analysis
Terdiri dari pembagian proyek, analisis sistem,
analisis kebutuhan, analisis nilai, rekayasa sistem,
rekayasa nilai, dan rekayasa sistem.Setiap bagian dari
proyek memiliki 1 atau lebih metode spesifik dalam
mendeskripsikan produk dari proyek itu sendiri.

➢ Alternatives generation
Teknik yang digunakan untuk mengembangkan
berbagi banyak pilihan yang potensial dalam rangka
 untuk mengidentifikasi pendekatan yang berbeda
untuk mengeksekusi dan melakukan pekerjaan
proyek.
➢ Facilitated workshops
Bertujuan untuk meyamakan pendapat antara para
stakeholder yang saling berbeda pendapat tentang
segala macam kebutuhan proyek.

III. Outputs :

➢ Project scope statement

Mendeskripsikan secara detail kapan proyek dianggap
selesai dan bagaimana kinerja yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan proyek itu, termasuk memberikan
pemahaman umum tentang project scope kepada
para stakeholder, serta membantu tim proyek dalam
melakukan planning yang lebih detail.

➢ Project documents (updates)

Yang mungkin di update :

• Stakeholder register
• Requirement documentation
• Requirement tracebility matrix

D. Create WBS
Work Breakdown Structure adalah penguraian pekerjaan secara
hirarki oleh tim proyek untuk mencapai tujuan proyek dan
menciptakan rincian pekerjaan yang diperlukan, dengan masing-
masing level yang mewakili setiap detil rincian pekerjaan.

I. Inputs :

➢ Scope management Plan

Menggambarkan pekerjaan yang akan dilakukan dan
pekerjaan yang tidak perlu dilakukan.

➢ Project scope statement

Project scope statement menjelaskan pekerjaan yang
diperlukan, juga memberikan pemahaman umum dari
 ruang lingkup proyek antara pemangku (investor)
dengan kepentingan proyek.

➢ Requirements documentation
Mendeskripsikan apa saja syarat yang dapat
memenuhi kebutuhan bisnis untuk proyek tersebut.
Persyaratan harus jelas (terukur dan dapat diuji),
dapat dilacak, lengkap, konsisten dan diterima oleh
para stakeholder.

➢ Enterprise environmental factors

Enterprise Environmental Factors relevan dengan
sifat proyek, dapat berfungsi sebagai sumber
referensi eksternal untuk pembuatan WBS.

➢ Organizational process assets

Asset-asset organisasi yang dapat mempengaruhi
proses pembuatan WBS.

II. Tools and Techniques :

➢ Decomposition
Teknik yang digunakan untuk membagi dan membagi
ruang lingkup proyek dan deliverable proyek kelebih
kecil , bagian-bagian yang lebih mudah dikelola .
Paket pekerjaan adalah pekerjaan yang ditetapkan
pada tingkat terendah dari WBS yangbiaya dan durasi
dapat diperkirakan dan dikelola . Tingkat dekomposisi
sering dipandu oleh tingkatkontrol yang diperlukan
untuk secara efektif mengelola proyek.

➢ Expert Judgement
Penilaian ahli sering digunakan untuk menganalisis
informasi yang dibutuhkan untuk menguraikan
deliverable proyek menjadi bagian-bagian yang lebih
kecil dalam rangka untuk menciptakan WBS yang
efektif.
III. Outputs :

➢ 1Scope baseline
Versi yang disetujui dari Project Scope Statement,
struktur rincian kerja (WBS), dan yang terkait WBS
Dictionary, yang dapat diubah hanya melalui
prosedur pengendalian perubahan formal dan
digunakan sebagai dasar untuk perbandingan.

➢ Project documents (updates)

Dokumen proyek yang dapat diperbarui termasuk,
namun tidak terbatas pada, persyaratan
dokumentasi, yang mungkin perlu diperbarui untuk
menyertakan perubahan yang disetujui. Jika
permintaan perubahan disetujui hasil dari Create
WBS proses, maka persyaratan dokumentasi mungkin
perlu diperbarui untuk menyertakan perubahan yang
disetujui.
 E. Validate Scope
Validate Scope ini merupakan tahap dimana final project
diserahkan kepada stakeholder untuk diverifikasi. Bertujuan untuk
kelayakan deliverable sesuai standar yang telah di tentukan atau
tidak.

VALIDATE SCOPE

INPUTS
Project Management Berisi Scope Management Plan yang menentukan seberapa resmi
1.
Plan penerimaan deliverable proyek selesai akan diperoleh
Requirements Daftar semua proyek, produk, dan jenis-jenis kebutuhan untuk proyek
2.
Documentation dan produk, bersama dengan kriteria penerimaan mereka.
Requirements
3. Dokumen yang menggambarkan fase‐fase daur ulang proyek
traceability matrix
4. Verified deliverables Sudah diperiksa secara internal melalui proses Quality Control.
Termasuk tingkat kepatuhan terhadap persyaratan, jumlah dan tingkat
5.. Work performance data
ketidaksesuaian.
TOOLS & TECHNIQUES
Mengukur, memeriksa, dan memvalidasi untuk menentukan apakah
1. Inspection kerja dan kiriman memenuhi persyaratan dan kriteria penerimaan
produk.
Group decision-making Digunakan untuk mencapai kesimpulan ketika validasi dilakukan oleh tim
2.
techniques proyek dan stakeholder lainnya.
OUTPUTS
Deliverable documents yang telah divalidasi dan sudah disetujui oleh
1. Accepted deliverables
pengguna
2. Change requests Dokumen Perubahan Permintaan untuk memperbaiki kesalahan
Work performance
3. Dokumen Perkembangan hasil pekerjaan.
information
Project documents
4. Laporan Perkembangan proyek disetiap fase.
Updates
 F. Control Scope
Merupakan proses pemantauan status proyek dan ruang lingkup
produk dan mengelola perubahan berdasarkan lingkupnya.

CONTROL SCOPE

INPUTS
• Scope baseline— dibandingkan dengan hasil aktual untuk
menentukan apakah permintaan perubahan diperlukan
• Scope management plan— menjelaskan bagaimana ruang lingkup
proyek akan dipantau dan dikontrol
• Change management plan— mendefinisikan proses pengelolaan
Project
1. permintaan perubahan pada sebuah proyek
Management Plan
• Configuration management plan— mendefinisikan item yang dapat
dikonfigurasi, barang-barang yang memerlukan pengendalian
perubahan formal
• Requirements management plan— menjelaskan bagaimana
persyaratan proyek akan dianalisis, didokumentasikan, dan dikelola
Persyaratan terdokumentasi dengan baik membuatnya lebih mudah untuk
Requirements
2. mendeteksi penyimpangan dalam lingkup yang disepakati untuk proyek atau
Documentation
produk
Requirements Membantu mendeteksi dampak dari setiap perubahan atau penyimpangan
3.
traceability matrix dari baseline lingkup
Work performance Jumlah permintaan perubahan yang diterima, jumlah permintaan
4.
Data perubahan diterima, jumlah kiriman selesai.
5.. OPAs Aset seluruh proses yang ada di perusahaan

TOOLS & TECHNIQUES

metode untuk melihat penyebab dan tingkat perbedaan antara baseline dan
1. Variance analysis
kinerja proyek sebenarnya
OUTPUTS
Dokumen yang berisikan informasi korelasi pada sebuah proyek jika
Work performance
1. performanya dibandingkan dengan batasan baseline seperti
information
bagaimana dampaknya jadwal proyek atau biaya, variansi dan perkiraan
Analysis of scope performance dapat mengakibatkan permintaan perubahan
2. Change requests ke scope baseline, atau perubahan seperti perbaikan cacat, tindakan
korektif, atau tindakan preventif.
Project • Scope baseline updates
3. management plan • Cost and schedule baseline updates
updates
• Requirements documentation
Project documents
4. • Requirements traceability matrix
updates

• Causes of variance
• Corrective actions taken
5. OPA updates
• Lessons learned from scope control
 BAB 3
PENUTUP

1.1 Kesimpulan :

▪ Project Scope Management : Mendefinisikan apa yang akan

dikerjakan dalam sebuah proyek, berkaitan erat dengan jadwal,
biaya, dan scope. Ketiga hal ini merupakan sesuatu yang intens
dalam pelakasanaan suatu proyek. Jika ketiga hal ini tidak dikelola
dengan baik, maka akan berakibat kegagalan dalam pelaksanaan
suatu proyek. Proses project scope management terdiri dari tahap
inisiasi (melanjutkan proyek ke fase berikut), perencanaan ruang
lingkup proyek, pendefinisian ruang lingkup proyek, membangun
wbs, verifikasi ruang lingkup proyek, dan kendali perubahan ruang
lingkup proyek.

2.1 Saran :

▪ Tentunya terhadap penulis sudah menyadari jika dalam

penyusunan makalah di atas masih banyak ada kesalahan serta jauh
dari kata sempurna.
 DAFTAR PUSTAKA

✓ Project Scope Management | PDF (scribd.com)

✓ Project Scope Management – School of Information Systems
(binus.ac.id)
✓ Arsitektur – Sekolah Arsitektur, Perencanaan, dan Pengembangan
Kebijakan | Institut Teknologi Bandung – Prodi Arsitektur (itb.ac.id)
✓ https://pusdiklat.bps.go.id/files/tulisanWI/Validate%20Dan%20Controli
ng%20Scope.pdf