PROJECT SCOPE MANAGEMENT

Jojok Widodo Soetjipto

 PROJECT SCOPE MANAGEMENT
• Proses yang diperlukan agar proyek tersebut Product Scope :
mencakup semua ruang lingkup yang – Fungsi dan fitur yang
diperlukan. menjadikan ciri sebuah
produk
• Berhubungan dengan mengendalikan dan
Project Scope :
mendefinisikan hal hal yang berhubungan
– Apa saja yang harus
dengan proyek maupun tidak. dilakukan untuk
• proses yang diperlukan untuk memastikan menciptakan produk
apakah proyek sudah berisi kegiatan-kegiatan yang memiliki fungsi
yang perlu dilakukan supaya proyek sukses. dan fitur yang spesifik
 Project Scope Management Summary

Define Create WBS

Scope

Collect
Requireme
nts
Validate
Project Scope
Scope
Managem
ent
Plan Scope
Manageme Control
nt Scope
3
 2.1 Plan Scope management

• Proses Menciptakan rencana ruang

lingkup proyek
• Ruang lingkup proyek Akan
didefenisikan , divalidasi dan dikontrol.
 2.1.1.Plan Scope Management
2.1.1.1
•Project management plan
Digunakan untuk membuat Scope
management plan dan mempengaruhi
pendekatan yang dilakukan untuk
perencanaan ruang lingkup proyek
2.1.1.2
•Project Charter
Digunakan untuk menyediakan informasi
context untuk membuat ruang lingkup
proyek yang akan di kerjakan
2.1.1.3
•Enterprise environmental
Faktor-faktor lingkungan baik internal
maupun eksternal yang dapat
mempengaruhi ruang lingkup proyek
2.1.1.4
•Organizational process assets
Asset- Asset yang dimiliki oleh organisasi
yang telah dikumpulkan sejak lama dan
dapat mempengaruhi proses pembuatan
plan Scope anagement
 2.1.2. Plan Scope Management: Tools and Techniques

2.1.2.1
Expert judgement
Ahli dalam bidang masing-masing yang
dapat dimintai keterangan , masukan ,
pengetahuan , skill , pengalaman , untuk
membantu dalam pembuatan project
Scope management
2.1.3.1
• Scope management plan
Komponen dari project yang
menjelaskan ruang lingkup yang akan
di kerjakan , diawasi, dikontrol, dan
diverifikasi ,

2.1.2.2
Meetings
Tim proyek dapat membuatan suatu
meeting untuk mengembangkan project
Scope management
 2.1.3. Plan Scope Management: Outputs

2.1.3.1
• Scope management plan
Komponen dari project yang
menjelaskan ruang lingkup yang akan
di kerjakan , diawasi, dikontrol, dan
diverifikasi
2.1.3.2
• Requirements management plan
Komponen yang menjelaskan
bagaimana kebutuhan akan sumber
daya di analisa, didokumentasikan,
dan diatur .
 2.2 Collect Requirement

• Proses
mendefenisikan dan mendokumentasikan
kebutuhan Stakeholder untuk tercapainya
tujuan proyek
 2.2.1.Collect requirements: Inputs
2.2.1.1
• Scope Management plan
Komponen dari project yang
menjelaskan ruang lingkup yang akan
dikerjakan , ditingkatkan , diawasi ,
dikontrol , dan diverifikasi .
2.2.1.2
• Requirement management plan
Komponen yang menjelaskan
bagaimana kebutuhan dianalisa,
didokumentasikan , dan dikontrol.
2.2.1.3
•Stakeholder Management Plan
Digunakan untuk memahami kebutuhan
Stakeholder, cara berkomunikasinya ,
tingkat keterlibatanya, dan tingkat
partisipasinya dalam kegiatan proyek
2.2.1.4
•Project Charter
Digunakan untuk memberikan gambaran
detail dari produk , layanan, atau hasil
proyek sehingga bisa di tentukan
requirement yang di butuhkanya.
 2.2.1.Collect requirements: Inputs

2.2.1.5
• Stakeholder register
Digunakan untuk mengidentifikasi
Stakeholder dan harapanya terhadap
proyek tersebut
 2.2.2.Collect requirements: Tools and Techniques
2.2.2.2
2.2.2.1
• Focus Group
• Interview
Mangajak Stakeholder dan para ahli
Wawancara baik secara formal atau
untuk berkumpul bersama agar
informal.Berguna untuk mendapatkan
mengetahui bagaimana harapan
informasi dari para stakeholder
mereka terhadap produk, servis atau
dengan berbicara dan menanyakan
hasil proyek.
pertanyaan-pertanyaan secara
langsung.Dapat terjadi secara “one-on- 2.2.2.3
one” atau langsung bertanya kepada • Facilited Workshop
kelompok orang. Digunakan untuk menyamakan
pendapat antar Stakeholder , yang
berbeda pendapat tentang kebutuhan
proyek itu sendiri
 5.2.2.Collect requirements: Tools and Techniques
5.2.2.4
• Group Creavity Techniques
Kegiatan Group dapat berupa:
– Brainstorming : Untuk mengumpulkan
ide-ide terkait dengan proyek.
– Nominal Group Techniques :
Brainstorming dengan mengambil
voting atas ide-ide yang telah ada
untuk mengambil yang terbaik / untuk
menentukan prioritas
– The Delphi Techniques : Sekelompok
ahli diberikan pertanyaan oleh para
peserta, dan juga memberikan
feedback atas respon-respon yang
diajukan.
– Idea / Mind Mapping : Mengumpulkan
dan menyatukan ide pribadi dalam 1
maindmap untuk menghindari
kesalahpahaman dan mencari ide
baru.
– Affinity Diagram : Beberapa ide si bagi
ke dalam beberapa grup untuk review
dan analisis
 2.2.2.Collect requirements: Tools and Techniques

2.2.2.5 – Plurality : mengambil suara

• Group Decision making techniques terbanyak (walaupun <50%)
Untuk memutuskan kebutuhan – Dictatorship : 1 orang yang
proyek, mengklasifikasikannya dan memutuskan
memprioritaskannya.
Ada beberapa cara untuk
memutuskan:
– Unanimity : Semua setuju dengan
1 keputusan mutlak
– Majority : 50% lebih setuju dengan
1 keputusan
2.2.2 Collect Requirements: Tools And
Techniques
2.2.2.6
• Questionary and Surveys
Menyebar kuisioner dan melakukan survey kepada
responden.Sangat cocok untuk audiens dalam
jumlah besar saat membutuhkan perubahan
keputusan yang cepat dalam analisis statistik.
2.2.2 Collect Requirements: Tools And
Techniques
2.2.2.7
• Observation
Pengamatan secara langsung untuk melihat keadaan
nyata , dan langkah kedepanya dalam menyelesaikan
proyek
2.2.2 Collect Requirements: Tools And
Techniques
2.2.2.8
• Prototype
Metode untuk mendapakan feedback yang cepat
dengan cara membuat rancangan kerja dari produk
yang akan dibuat sebelum benar-benar
membangunnya
2.2.2 Collect Requirements: Tools And
Techniques
2.2.2.9
• Benchmarking
Untuk membandingkan akttual atau perencanaan
seperti proses dan operasi yang dapat dibandingkan
dari organisasi lain untuk meningkatkan kualitas
proyek.
 2.2.2 Collect Requirements: Tools And
Techniques
2.2.2.10
• Context Diagram
Contoh dari model scope
management yang
menggambarkan ruang lingkuo
produk dengan memunculkan
sistem bisnis tersebut.
2.2.2 Collect Requirements: Tools And
Techniques
2.2.2.11
• Document Analysis
Digunakan untuk memperoleh kebutuhan dengan
cara menganalisa dan mengidentifikasi dokumen
serta informasi yang relevan dengan kebutuhan
proyek tersebut. Contoh : Persetujuan, permintaan
proposal, perencanaan bisnis dll.
2.2.3 Collect Requirement: Outputs
2.2.3.1
• Requirement Documentation
Mendeskripsikan bagaimana kebutuhan individu
disatukan dengan kebutuhan bisnis dari proyek
2.2.3 Collect Requirement: Outputs
2.2.3.2
• Requirement Tracebility Matrix
Menunjukkan bagaimana kebutuhan akan di analisis, di
dokumentasikan dan di atur selama proyek berlangsung.
Isi dari RMP dapat meliputi :
– Bagaimana aktivistas persyaratan dilakukan dan dilaporkan
– Mengatur aktivitas dalam mengganti kebutuhan, menganalisa
dampaknya dan bagaimana cara melaporkannya
– Proses prioritas kebutuhan
2.2.3 Collect Requirement: Outputs
 2.3 Define Scope
• Adalah proses untuk membuat
deskripsi detail dari proyek dan
produk
• Selama perencanaan, project scope
mendefinisikan dan mendeskripsikan
proyek dengan spesifikasi yang sangat
detil melebihi infomasi yang telah
diketahui dari proyek tersebut.
• Resiko dan asumsi yang ada di analisa
sedetil mungkin dan menambahkan
resiko dan asumsi tambahan bila
diperlukan.
2.3.1 Define Scope: Inputs
2.3.1.1
• Scope Management plan
Digunakan untuk mengembangkan, mengawasi, dan
mengontrol dari Project Scope
2.3.1 Define Scope: Inputs
2.3.1.2
• Project Charter
Menyediakan informasi context untuk membuat
ruang lingkup proyek yang akan dikerjakan.
2.3.1 Define Scope: Inputs
2.3.1.3
• Requirement Documentation
Mendeskripsikan bagaimana kebutuhan individu
disatukan dengan kebutuhan bisnis dari proyek.Tidak
boleh ambigu harus jelas dan lengkap, serta dapat
diterima oeh para stakeholder .
2.3.1 Define Scope: Inputs
2.3.1.4
• Organizational process Assets
Asset – asset yang dimiliki oleh organisasi yang
sangat dibutuhkan dalam proses Define Scope
2.3.2 Define Scope: Tools and Techniques
2.3.2.1
• Expert judgement
Menganilisis informasi yang diperlukan untuk
membuat project scope management karena
biasanya para ahli memiliki detil teknik yang baik
2.3.2 Define Scope: Tools and Techniques
2.3.2.2
• Product Analysis
Terdiri dari pembagian proyek, analisis sistem,
analisis kebutuhan, analisis nilai, rekayasa sistem,
rekayasa nilai, dan rekayasa sistem.Setiap bagian dari
proyek memiliki 1 atau lebih metode spesifik dalam
mendeskripsikan produk dari proyek itu sendiri.
2.3.2 Define Scope: Tools and Techniques
2.3.2.3
• Alternative Generation
Teknik yang digunakan untuk mengembangkan
berbagi banyak pilihan yang potensial dalam rangka
untuk mengidentifikasi pendekatan yang berbeda
untuk mengeksekusi dan melakukan pekerjaan
proyek.
2.3.2 Define Scope: Tools and Techniques
2.3.2.4
• Facilitated Woekshop
bertujuan untuk meyamakan pendapat antara para
stakeholder yang saling berbeda pendapat tentang
segala macam kebutuhan proyek.
2.3.3 Define Scope: Outputs
2.3.3.1
• Project Scope Statement
Mendeskripsikan secara detail kapan proyek dianggap
selesai dan bagaimana kinerja yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan proyek itu, termasuk memberikan
pemahaman umum tentang project scope kepada para
stakeholder, serta membantu tim proyek dalam
melakukan planning yang lebih detil.
2.3.3 Define Scope: Outputs
2.3.3.2
• Project Document Updates
Yang mungkin di update
– Stakeholder register
– Requirement documentation
– Requirement tracebility matrix
 2.4 Create WBS
• WBS (Work Breakdown Structure):
adalah penguraian pekerjaan secara
hirarki oleh tim proyek untuk
mencapai tujuan proyek dan
menciptakan rincian pekerjaan yang
diperlukan, dengan masing-masing
level yang mewakili setiap detil
rincian pekerjaan.
2.4.1 Create WBS: Inputs
2.4.1.1
• Scope Management plan
Menggambarkan pekerjaan yang akan dilakukan dan
pekerjaan yang tidak perlu dilakukan.
2.4.1 Create WBS: Inputs
2.4.1.2
• Project Scope Statement
Project scope statement menjelaskan pekerjaan yang
diperlukan, juga memberikan pemahaman umum
dari ruang lingkup proyek antara pemangku
(investor) dengan kepentingan proyek.
2.4.1 Create WBS: Inputs
2.4.1.3
• Requirement Documentation
mendeskripsikan apa saja syarat yang dapat
memenuhi kebutuhan bisnis untuk proyek tersebut.
Persyaratan harus jelas (terukur dan dapat diuji),
dapat dilacak, lengkap, konsisten dan diterima oleh
para stakeholder i.
2.4.1 Create WBS: Inputs
2.4.1.4
• Enterprise Enveronmental Factors
Enterprise Environmental Factors relevan dengan
sifat proyek, dapat berfungsi sebagai sumber
referensi eksternal untuk pembuatan WBS.
2.4.1 Create WBS: Inputs
2.4.1.5
• Organizational process asset
Asset-asset organisasi yang dapat mempengaruhi
proses pembuatan WBS
2.4.2 Create WBS: Tools and Techniques
2.4.2.1
• Decomposition
teknik yang digunakan untuk membagi dan membagi
ruang lingkup proyek dan deliverable proyek kelebih kecil
, bagian-bagian yang lebih mudah dikelola . Paket
pekerjaan adalah pekerjaan yang ditetapkan pada tingkat
terendah dari WBS yangbiaya dan durasi dapat
diperkirakan dan dikelola . Tingkat dekomposisi sering
dipandu oleh tingkatkontrol yang diperlukan untuk
secara efektif mengelola proyek
2.4.2 Create WBS: Tools and Techniques
2.4.2.2
• Expert Judgement
Penilaian ahli sering digunakan untuk menganalisis
informasi yang dibutuhkan untuk menguraikan
deliverable proyek menjadi bagian-bagian yang lebih
kecil dalam rangka untuk menciptakan WBS yang
efektif.
2.4.3 Create WBS: Outputs
2.4.3.1
• Scope Baseline
versi yang disetujui dari Project Scope Statement,
struktur rincian kerja (WBS), dan yang terkait WBS
Dictionary, yang dapat diubah hanya melalui
prosedur pengendalian perubahan formal dan
digunakan sebagai dasar untuk perbandingan
2.4.3 Create WBS: Outputs
2.4.3.2
• Project Document Update
Dokumen proyek yang dapat diperbarui termasuk,
namun tidak terbatas pada, persyaratan dokumentasi,
yang mungkin perlu diperbarui untuk menyertakan
perubahan yang disetujui. Jika permintaan perubahan
disetujui hasil dari Create WBS proses, maka persyaratan
dokumentasi mungkin perlu diperbarui untuk
menyertakan perubahan yang disetujui.
 2.5 Validate Scope

• Validate Scope ini

merupakan tahap dimana
final project diserahkan
kepada stakeholder untuk
diverifikasi. Bertujuan untuk
kelayakan deliverable sesuai
standar yang telah di
tentukan atau tidak.
2.5.1 Validate Scope: Inputs
2.5.1.1
• Project Management plan
Project management plan berisi Scope baseline yang
di dalamnya terdapat project scope statement , WBS
, dan WBS dictionary
2.5.1 Validate Scope: Inputs
2.5.1.2
• Requirement Documentation
Requirements documentation berisi informasi
tentang project, produk, kebutuhan teknis yang
harus disediakan di dalam project, sesuai dengan
kriteria penerimaan resmi pada verifikasi
2.5.1 Validate Scope: Inputs
2.5.1.3
• Requirement tracebility matrix
menghubungkan antara persyaratan yang
dibutuhkan dengan kebutuhan awal, dan
menganalisanya.
2.5.1 Validate Scope: Inputs
2.5.1.4
• Verified Deliverable
Produk dari proyek yang telah selesai dan dicek
kebenarannya melalui Perform Quality Contol
process
2.5.1 Validate Scope: Inputs
2.5.1.5
• Work performance Data
dapat mencakup tingkat kepatuhan dengan
persyaratan,jumlah ketidaksesuaian, keparahan dari
ketidaksesuaian, atau jumlah siklus validasi dilakukan
dalam periode waktu.
2.5.2 Validate Scope: Tools and Techniques
2.5.2.1
• Inspection
meliputi kegiatan seperti mengukur, memeriksa, dan
verifikasi untuk menentukan apakah pekerjaan
memenuhi persyaratan kriteria yang dapat diterima.
2.5.2 Validate Scope: Tools and Techniques
2.5.2.2
• Group Decision Making Technique
Digunakan untuk mencapai konklusi ketika
memvalidasi proyek oleh project team atau para
stakeholder
2.5.3 Validate Scope: Outputs
2.5.3.1
• Accepted Deliverables
Deliverables yang memenuhi kriteria penerimaan
secara resmi ditandatangani dan disetujui oleh
pelanggan atau sponsor dan dilanjutkan ke tahap
Close Project atau Phase Process.
5.5.3 Validate Scope: Outputs
5.5.3.2
• Change Requests
Completed deliverables tersebut mungkin ada
permintaan perubahan untuk perbaikan bagian yang
cacat/rusak.
2.5.3 Validate Scope: Outputs
2.5.3.3
• Work performance Information
Berisi informasi bagaimana progres proyek
dikerjakan, deliverables, bagaimana deliverables
diselesaikan dan diterima.
2.5.3 Validate Scope: Outputs
2.5.3.4
• Project Document Update
Project documents yang harus diperbarui sebagai
hasil dari proses Verifying Scope termasuk setiap
dokumentasi yang menjelaskan produk atau laporan
tentang status produk
2.6 Control Scope
• proses pemantauan status
proyek dan ruang lingkup
produk dan mengelola
perubahan berdasarkan
lingkupnya
2.6.1 Control Scope: Inputs
2.6.1.1
• Project Management Plan
Informasi yang dibutuhkan dalam proses Control
Scope , Di dalam nya terdapat informasi mengenai
Scope baseline , Scope Management plan, Change
management plan , Configuration management plan
, requirement management plan
2.6.1 Control Scope: Inputs
2.6.1.2
• Requirement Documentation
Requirements documentation berisi informasi tentang project,
produk, kebutuhan teknis yang harus disediakan di dalam
project, sesuai dengan kriteria penerimaan resmi pada
verifikasi
2.6.1 Control Scope: Inputs
2.6.1.3
• Requirement Tracebility Matrix
membantu untuk mendeteksi dampak perubahan
atau penyimpangan dari dasar lingkup pada tujuan
proyek
2.6.1 Control Scope: Inputs
2.6.1.4
• Work Performance Data
dapat mencakup jumlah permintaan perubahan
diterima, jumlah permintaan diterima atau jumlah
kiriman selesai, dll
2.6.1 Control Scope: Inputs
2.6.1.5
• Organization Process Assets
Asset- asset yang dimiliki oleh organisasi yang
membanntu proses Control Scope
2.6.2 Control Scope: Tools And Techniques
2.6.2.1
• Variance Analisis
adalah teknik untuk menentukan penyebab dan
derajat perbedaan antara baseline dan kinerja
aktual. Pengukuran kinerja proyek yang digunakan
untuk menilai besarnya variasi dari original lingkup
dasar
2.6.3 Control Scope: Outputs
2.6.3.1
• Work Performance Information
Informasi kinerja yang dihasilkan mencakup
informasi berkorelasi dan kontekstual tentang
bagaimana proyek lingkup adalah melakukan
dibandingkan dengan scope
2.6.3 Control Scope: Outputs
2.6.3.2
• Change Request
Analisis scope dapat mengakibatkan permintaan
perubahan ke dasar lingkup atau komponen lain dari
rencana manajemen proyek. Perubahan permintaan
dapat mencakup tindakan preventif atau korektif,
perbaikan cacat, atau permintaan tambahan. Perubahan
permintaan diproses untuk diperiksa dan disposisi sesuai
dengan lakukan proses
2.6.3 Control Scope: Outputs
2.6.3.3
• Project Management Plan Update
Pembaharuan dari project Manajemen setiap
elemen-elemennya
2.6.3 Control Scope: Outputs
2.6.3.4
• Project Document Update
Dokumen proyek yang dapat diperbarui termasuk,
namun tidak terbatas pada:
– Persyaratan dokumentasi, dan
– Persyaratan ketertelusuran matriks.
2.6.3 Control Scope: Outputs
2.6.3.5
• Organizational Process Assets Updates
Aset proses organisasi yang dapat diperbaharui meliputi,
tetapi tidak terbatas pada:
– Penyebab varians,
– Tindakan korektif dipilih dan alasan, dan
– Jenis lain dari pelajaran yang dipetik dari proyek
pengendalian lingkup.
Lampiran
TERIMA KASIH