1

Project
Scope Management

NUR AL FATA
Top 10 Reasons Why Project Fail
1. Scope Creep
Penambahan fitur atau fungsi yg berdampak terhadap scope kurang
terkendali dan tidak dilakukan proses kajian, review terhadap risiko biaya,
mutu , sumberdaya

2. Overallocated Resources
Pengendalian sumberdaya yang tidak proper terutama disebabkan
scope creep ataupun durasi proyek yang tidak reasonable.

3. Poor Communication
90 % Kegiatan Proyek adalah komunikasi. Gagal melakukan
transfer informasi antara proyek dengan stakeholder dan MP
menggunakan kemampuan pola komunikasi para verbal dan
non verbal communication dan relationship dengan para
stakeholder berpengaruh kuat terhadap suksesnya proyek

2. Bad Stakeholder Management

Suksesnya proyek melibatkan stakeholder baik internal
maupun eksternal. Stakeholder management ditujukan
terciptanya engagement stakeholder sehingga mereka
support bahkan lead terhadap proyek .
BIRU
dispute
 8
Pemahaman Scope Management
1
The work that must be performed to deliver : a product, service or
result as per specification or requirements .

2
Concerned with what is included and what is excluded of project.
Focus on All-and-only the works required

3
Defined by the boundaries or range for the project incl. constraints,
assumptions and dependencies

4
Determined at a high level at intiation phase and expanded at planning phase.
Related to objectives, outcomes and requirements
Product & Project Scope
 Proses

Plan Collect Define Create Validate Control

Scope Requirement Scope WBS Scope Scope

PLANNING Monitor - Control

designed by TinyPPT.com
 1
11
PLAN SCOPE MANAGEMENT
Proses merencanakan bagaimana lingkup akan
ditetapkan, divalidasi dan dikontrol

2
COLLECT REQUIREMENTS
Menetapkan, mendokumentasikan dan mengelola atas persyaratan
dan kebutuhan stakeholder untuk mencapai sasaran proyek

3
DEFINE SCOPE
Mengembangkan diskripsi detil atas product scope dan
project scope

4
CREATE WBS
Proses mengurai/membagi kecil deliverables proyek menjadi
work package yg manageable dan controllable

5
VALIDATE SCOPE
Akseptansi secara formal terhadap deliverables proyek
yang sudah selesai

CONTROL SCOPE

6 Monitor status atas product scope dan project scope dan

memanage perubahan2 terhadap scope baseline
 12

1. Plan
Scope Management
Proses merencanakan bagaimana
lingkup akan ditetapkan, dikembangkan,
divalidasi dan akan dikontrol
Input 13
Input 14
 Tools & Techniques 15

Meeting untuk
Seseorang atau grup Type ALTERNATE mendiskusikan, proses
yang mempunyai ANAYSIS akseptansi bisnis
pengalaman pada Bisa digunakan sebagai maupun persyaratan2 yg
proyek sejenis cara mendapatkan dibutuhkan. Yg hadir:
sebelumnya. persyaratan-persyaratan sponsor, project team,
Bisa berupa dan pemilihan opsi selected stakeholder
spesialis,atau akhli terbaik dan pic yg paham proses
scope management
 Output 16

Isi RMP
Isi SMP al : - Bagaimana persyaratan
- Bagaimana cara dianalisis, didokumentasi
menyiapkan Project Scope dan dikelola
Statement Komponen RMP
- Cara menyusun WBS - Proses menyusun
- Cara akseptansi formal akivitas, persyaratan
terhadap deliverables dan skala prioritasnya
- Cara RF Change - Keterangan penjelas
dikontrol dan diproses atas persyaratan
- Link dengan ICC
 17

2. Collect
Requirements
✓ Menetapkan, mendokumentasikan dan
mengelola atas persyaratan dan kebutuhan
stakeholder untuk mencapai sasaran proyek

✓ Requirements berupa kebutuhan, keperluan,

batasan-batasan, persyaratan
18
19
20
Syarat Requirements

Tidak ambigu.

Tertelusur

Lengkap

Konsisten

Disepakati stakeholder
 Klasifikasi Requirements 22

Tentang ‘high-level’ kebutuhan perusahaan Tentang persyaratan antara sebelum produk atau
Bisa berupa output dari FS : masalah dan kesempatan proyek selesai diserahterimakan
dan mengapa proyek ini ada

Kebutuhan dan keinginan dari stakeholder Persyaratan aktivitas atau proses tertentu dalam
kegiatan proyek

Permintaan stakeholder atas suatu fungsi fungsi atau Tentang persyaratan mutu yang selengkapnya
feature khusus yg harus dimasukkan dalam dijabarkan dalan rencana kerja dan syarat-syarat
persyaratan seperti RKS, standard dan code dll
 23
Input
High level Karakteristik
requirements produk

SMP (Scope RMP (Requirement Stakeholder

Management Plan) Management Plan) Engagement Plan

Lesson Learned Stakeholder

Assumption Log
Register Register

Asumsi dan
persyaratan hasil
FS / Business Case
Syarat-syarat
dalam Kontrak

Pengaruh
Peraturan2 terkait
Lingkungan

System (prosedur)
perusahaan
Tools & Techniques 24

Brainstorming/ Survey &

Interview Benchmarking
FGD Questionere

Membuat Analisa data menjadi

informasi

Multi criteria Voting

Affinity
Diagram

3 D design
Mock up
/Maket
Proses Tender 25
 Affinity Diagram 26

Digunakan terhadap data dengan volume yg besar, atau terlalu minim (yg berpotensi
risiko dispute). Caranya adalah pengelompokan data dalam grup-grup data
Context Diagram (CD) 27
 Output 28

Setiap yg ada dalam -RTM (Req. Traceability

Dokumen Requirement Matrix) adalah tabel
sesuai dengan Business matrik berisi informasi
need persyaratan produk yg link
- Business Req. dengan deliverables.
- Stakeholder Req. -Tracking req. pada setiap
- Solution Req. lifecycle proyek.
- Transition Req. -Bisa dipakai mengelola
- Project Req. perubahan
- Quality Req.
 Output 29

RTM
 Output 30

RTM
Output 31
 Output 32

RTM
Describe Deliverables 33
 34

3. Define
Scope

✓ Mengembangkan diskripsi detil atas

product scope dan project scope

✓ Menetapkan batasan (boundary) mana yg

rermasuk mana yg tidak termasuk sesuai
requirements
3. Define Scope Proses Project Scope Statement

AKSEPTANSI
Tetapkan kriteria persetujuan (akseptansi) 05

CONSTRAINT
Sesuaikan dan detilkan asumsi2, 04
dependency dan batasan/larangan

BOUNDARY
Tetapkan yang termasuk dan yg tidak 03
termasuk .

DESCRIPTION
Buat diskripsi Produk, Service atau Hasil 02
akhir

DELIVERABLE LIST
Buat detail persyaratan (requirement) yg 01
akan dideliver
3. Define Scope 36

Isi SMP al : Setiap yg ada dalam

- Bagaimana cara Dokumen Requirement
menyiapkan Project Scope sesuai dengan Business
Statement need
- Cara menyusun WBS - Business Req.
- Cara akseptansi formal - Stskeholder Req.
terhadap deliverables - Solution Req.
- Cara RF Change - Transition Req.
dikontrol dan diproses - Project Req.
- Quality Req.
3. Define Scope Tools & Techniques 37
3. Define Scope Output 38
Elemen Project Charter dan Project Scope Statement
 42

3. Create WBS

Proses mengurai/membagi kecil deliverables

proyek menjadi work package yg manageable
dan controllable
Work Breakdown Structure (WBS) 44
Work Breakdown Structure (WBS) 45
 46

WBS Dictionary
4. Create WBS Tools & Techniques 47

Decomposition
4. Create WBS Tools & Techniques 48
49
4. Create WBS Tools & Techniques 50
4. Create WBS Tools & Techniques 51
4. Create WBS Tools & Techniques 52
4. Create WBS Output 53
4. Create WBS Output 54
 55

5. Validate
Scope

Akseptansi secara formal terhadap

deliverable proyek yang sudah selesai
5. Validate Scope Tools & Techniques 56
5. Validate Scope Tools & Techniques 57
5. Validate Scope Tools & Techniques 58
5. Validate Scope Tools & Techniques 59
5. Validate Scope 60
Output
 61

6. Control
Scope

Monitor status atas product scope dan

project scope dan mengelola perubahan2
terhadap scope baseline
6. Control Scope 62

Scope

Perform Integrated Change Control is

the process of reviewing all change requests;
approving changes and managing changes to
deliverables, project documents, and the project
management plan; and communicating the
decisions.
6. Control Scope 63

Scope
6. Control Scope 64

Scope
6. Control Scope Tools & Techniques 65

Scope
5.
6. Validate
Control Scope
Scope 66
Output