PROJECT

SCOPE
MANAGEMENT
Project Scope Management

Proses yang diperlukan agar proyek tersebut mencakup semua ruang lingkup yang
diperlukan.

Berhubungan dengan mengendalikan dan mendefinisikan hal hal yang

berhubungan dengan proyek maupun tidak.

Proses yang diperlukan untuk memastikan apakah proyek sudah berisi kegiatan-
kegiatan yang perlu dilakukan supaya proyek sukses.
Ada 6 tahap dalam Scope Management yaitu:
1. Plan Scope Management
2. Collect Requirements
3. Define Scope
4. Create WBS
5. Validate Scope
6. Control Scop
Plan Scope Management

 Proses Menciptakan rencana ruang lingkup proyek

 Ruang lingkup proyek Akan didefenisikan , divalidasi dan dikontrol.

• Project Management
Plan
• Scope Management
• Project Charter
Tools &
• Expert Judgement Plan
Inputs
• Enterprise Enviromental Outputs
Factors Technique
• Meetings • Requorements
Management Plan
• Organizational Process
Assets
Plan Scope Management Input

 Project management plan

Digunakan untuk membuat Scope management plan dan mempengaruhi pendekatan
yang dilakukan untuk perencanaan ruang lingkup proyek
 Project Charter
Digunakan untuk menyediakan informasi context untuk membuat ruang lingkup proyek
yang akan di kerjakan
Plan Scope Management Input

 Enterprise environmental
Faktor-faktor lingkungan baik internal maupun eksternal yang dapat mempengaruhi ruang
lingkup proyek
 Organizational process assets
Asset- Asset yang dimiliki oleh organisasi yang telah dikumpulkan sejak lama dan dapat
mempengaruhi proses pembuatan plan Scope anagement
Plan Scope Management Tools & Techniques

 Expert judgement
Ahli dalam bidang masing-masing yang dapat dimintai keterangan , masukan , pengetahuan ,
skill , pengalaman , untuk membantu dalam pembuatan project Scope management.

 Meetings
Tim proyek dapat membuatan suatu meeting untuk mengembangkan project Scope
management.
Plan Scope Management Outputs

 Scope management plan

Komponen dari project yang menjelaskan ruang lingkup yang akan di kerjakan , diawasi,
dikontrol, dan diverifikasi
 Requirements management plan
Komponen yang menjelaskan bagaimana kebutuhan akan sumber daya di analisa,
didokumentasikan, dan diatur.
Collect Requirement

 Proses mendefenisikan dan mendokumentasikan kebutuhan Stakeholder

untuk tercapainya tujuan proyek

• Interviews
• Scope Management Plan • Focus Groups
• Requirements Management • Facillitated Workshops • Requirements
Plan
Tools &
• Questionnaires and Surveys Documentation
Inputs
• Stakeholder Management Outputs
Plan Technique
• Observations • Requirements tracebility
• Prototypes matrix
• Project Charter
• Stakeholder Register • Benchmarking
• Document Analysis
Collect Requirement Inputs

 Scope Management plan

Komponen dari project yang menjelaskan ruang lingkup yang akan dikerjakan , ditingkatkan ,
diawasi, dikontrol, dan diverifikasi .
 Requirement management plan
Komponen yang menjelaskan bagaimana kebutuhan dianalisa, didokumentasikan , dan dikontrol.
 Stakeholder Management Plan
Digunakan untuk memahami kebutuhan Stakeholder, cara berkomunikasinya , tingkat
keterlibatanya, dan tingkat partisipasinya dalam kegiatan proyek.
Collect Requirement Inputs

 Project Charter
Digunakan untuk memberikan gambaran detail dari produk , layanan, atau hasil proyek sehingga
bisa di tentukan requirement yang di butuhkanya.
 Stakeholder register
Digunakan untuk mengidentifikasi Stakeholder dan harapanya terhadap proyek tersebut
 Collect Requirement Tools And Techniques
 Interview
Wawancara baik secara formal atau informal.Berguna untuk mendapatkan informasi dari para
stakeholder dengan berbicara dan menanyakan pertanyaan-pertanyaan secara langsung.
 Focus Group
Mangajak Stakeholder dan para ahli untuk berkumpul bersama agar mengetahui bagaimana
harapan mereka terhadap produk, servis atau hasil proyek.
 Facilited Workshop
Digunakan untuk menyamakan pendapat antar Stakeholder , yang berbeda pendapat tentang
kebutuhan proyek itu sendiri.
 Questionary and Surveys
Menyebar kuisioner dan melakukan survey kepada responden.
 Collect Requirement Tools And Techniques
 Observation
Pengamatan secara langsung untuk melihat keadaan nyata , dan langkah kedepanya dalam
menyelesaikan proyek.
 Prototype
Metode untuk mendapakan feedback yang cepat dengan cara membuat rancangan kerja dari produk
yang akan dibuat sebelum benar-benar membangunnya.
 Benchmarking
Untuk membandingkan aktual atau perencanaan seperti proses dan operasi yang dapat dibandingkan
dari organisasi lain untuk meningkatkan kualitas proyek.
 Document Analysis
Digunakan untuk memperoleh kebutuhan dengan cara menganalisa dan mengidentifikasi dokumen
serta informasi yang relevan dengan kebutuhan proyek tersebut.
Collect Requirement Outputs

 Requirement Documentation
Mendeskripsikan bagaimana kebutuhan individu disatukan dengan kebutuhan bisnis dari proyek .
 Requirement Tracebility Matrix
Menunjukkan bagaimana kebutuhan akan di analisis, di dokumentasikan dan di atur selama
proyek berlangsung.
Define Scope
 Adalah proses untuk membuat deskripsi detail dari proyek dan produk
 Selama perencanaan, project scope mendefinisikan dan mendeskripsikan proyek dengan
spesifikasi yang sangat detil melebihi infomasi yang telah diketahui dari proyek tersebut.
 Resiko dan asumsi yang ada di analisa sedetil mungkin dan menambahkan resiko dan asumsi
tambahan bila diperlukan.

• Scope Management
Plan • Expert Judgement • Projects Scope
• Project Charter Statemen
Tools &
• Product Analysis
Inputs
• Requirements Outputs
• Projects Documents
Documentation Technique
• Alternatives Generation
(Update)
• Facilitated Workshops
• Organizational Process
Assets
Define Scope Inputs

 Scope Management plan

Digunakan untuk mengembangkan, mengawasi, dan mengontrol dari Project Scope
 Project Charter
Menyediakan informasi context untuk membuat ruang lingkup proyek yang akan dikerjakan.
 Requirement Documentation
Mendeskripsikan bagaimana kebutuhan individu disatukan dengan kebutuhan bisnis dari proyek.
 Organizational process Assets
Asset – asset yang dimiliki oleh organisasi yang sangat dibutuhkan dalam proses Define Scope.
Define Scope Tools and Techniques
 Expert judgement
Menganilisis informasi yang diperlukan untuk membuat project scope management karena
biasanya para ahli memiliki detil teknik yang baik.
 Product Analysis
Terdiri dari pembagian proyek, analisis sistem, analisis kebutuhan, analisis nilai, rekayasa sistem,
rekayasa nilai, dan rekayasa sistem.
 Alternative Generation
Teknik yang digunakan untuk mengembangkan berbagi banyak pilihan yang potensial dalam
rangka untuk mengidentifikasi pendekatan yang berbeda untuk mengeksekusi dan melakukan
pekerjaan proyek.
Define Scope Tools and Techniques
 Facilitated Woekshop
bertujuan untuk meyamakan pendapat antara para stakeholder yang saling berbeda pendapat
tentang segala macam kebutuhan proyek.
Define Scope Outputs
 Project Scope Statement
Mendeskripsikan secara detail kapan proyek dianggap selesai dan bagaimana kinerja yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek itu, termasuk memberikan pemahaman umum tentang
project scope kepada para stakeholder, serta membantu tim proyek dalam melakukan planning
yang lebih detil.
 Project Document Updates
Yang mungkin di update ;
1) Stakeholder register
2) Requirement documentation
3) Requirement tracebility matrix
Create WBS
WBS (Work Breakdown Structure): adalah penguraian pekerjaan secara hirarki oleh tim proyek untuk
mencapai tujuan proyek dan menciptakan rincian pekerjaan yang diperlukan, dengan masing-masing
level yang mewakili setiap detil rincian pekerjaan.

• Scope Management Plan

• Projectsscope Statement
• Requirements Documentation Tools &
• Decompositon • Scope Baseline
Inputs Outputs
• Enterprise Enviromental Technique Judgement
• Expert • Project Document (Update)
Factors
• Organizational Process Assets
Create WBS Inputs

 Scope Management plan

Menggambarkan pekerjaan yang akan dilakukan dan pekerjaan yang tidak perlu dilakukan.
 Project Scope Statement
Project scope statement menjelaskan pekerjaan yang diperlukan, juga memberikan pemahaman
umum dari ruang lingkup proyek antara pemangku (investor) dengan kepentingan proyek.
 Requirement Documentation
mendeskripsikan apa saja syarat yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis untuk proyek tersebut.
Create WBS Inputs

 Enterprise Enveronmental Factors

Enterprise Environmental Factors relevan dengan sifat proyek, dapat berfungsi sebagai
sumber referensi eksternal untuk pembuatan WBS.
 Organizational process asset
Asset-asset organisasi yang dapat mempengaruhi proses pembuatan WBS.
 Create WBS Tools and Techniques

 Decomposition
teknik yang digunakan untuk membagi dan membagi ruang lingkup proyek dan deliverable
proyek kelebih kecil , bagian-bagian yang lebih mudah dikelola . Paket pekerjaan adalah
pekerjaan yang ditetapkan pada tingkat terendah dari WBS yangbiaya dan durasi dapat
diperkirakan dan dikelola.
 Expert Judgement
Penilaian ahli sering digunakan untuk menganalisis informasi yang dibutuhkan untuk
menguraikan deliverable proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dalam rangka untuk
menciptakan WBS yang efektif.
Create WBS Outputs

 Scope Baseline
versi yang disetujui dari Project Scope Statement, struktur rincian kerja (WBS), dan yang
terkait WBS Dictionary, yang dapat diubah hanya melalui prosedur pengendalian perubahan
formal dan digunakan sebagai dasar untuk perbandingan.
 Project Document Update
Dokumen proyek yang dapat diperbarui termasuk, namun tidak terbatas pada, persyaratan
dokumentasi, yang mungkin perlu diperbarui untuk menyertakan perubahan yang disetujui.
Jika permintaan perubahan disetujui hasil dari Create WBS proses, maka persyaratan
dokumentasi mungkin perlu diperbarui untuk menyertakan perubahan yang disetujui.
Validate Scope
Validate Scope ini merupakan tahap dimana final project diserahkan kepada stakeholder untuk
diverifikasi. Bertujuan untuk kelayakan deliverable sesuai standar yang telah di tentukan atau tidak.

• Project Management Plan

• Requirements
• Accepted Deliverables
Documentation • Inspection
Tools & • Change Request
Inputs
• Requirements Tracebility • Group Decision-Making Outputs
Matrix Technique
Techniques
• Work Performance
Information
• Verified Deliverables
• Work Performance Data
Validate Scope Inputs
o Project Management plan
Project management plan berisi Scope baseline yang di dalamnya terdapat project scope
statement , WBS , dan WBS dictionary.
o Requirement Documentation
Requirements documentation berisi informasi tentang project, produk, kebutuhan teknis
yang harus disediakan di dalam project, sesuai dengan kriteria penerimaan resmi pada
verifikasi.
o Requirement tracebility matrix
menghubungkan antara persyaratan yang dibutuhkan dengan kebutuhan awal, dan
menganalisanya.
Validate Scope Inputs

o Verified Deliverable
Produk dari proyek yang telah selesai dan dicek kebenarannya melalui Perform Quality
Contol process.
o Work performance Data
dapat mencakup tingkat kepatuhan dengan persyaratan,jumlah ketidaksesuaian, keparahan
dari ketidaksesuaian, atau jumlah siklus validasi dilakukan dalam periode waktu.
 Validate Scope Tools and Techniques

o Inspection
meliputi kegiatan seperti mengukur, memeriksa, dan verifikasi untuk menentukan apakah
pekerjaan memenuhi persyaratan kriteria yang dapat diterima.
o Group Decision Making Technique
Digunakan untuk mencapai konklusi ketika memvalidasi proyek oleh project team atau para
stakeholder.
Validate Scope Outputs
o Accepted Deliverables
Deliverables yang memenuhi kriteria penerimaan secara resmi ditandatangani dan disetujui
oleh pelanggan atau sponsor dan dilanjutkan ke tahap Close Project atau Phase Process.
o Change Requests
Completed deliverables tersebut mungkin ada permintaan perubahan untuk perbaikan bagian
yang cacat/rusak.
o Work performance Information
Berisi informasi bagaimana progres proyek dikerjakan, deliverables, bagaimana deliverables
diselesaikan dan diterima.
Validate Scope Outputs

o Project Document Update

Project documents yang harus diperbarui sebagai hasil dari proses Verifying Scope termasuk
setiap dokumentasi yang menjelaskan produk atau laporan tentang status produk.
Control Scope
Proses pemantauan status proyek dan ruang lingkup produk dan mengelola perubahan
berdasarkan lingkupnya
• Project Management Plan
• Requirements Documentation
• Requirements Tracebility
Inputs
Matrix
• Work Performance Data
• Organization Process Assets
• Work Performance Information
• Change Request
Tools & Variance Analysis • Project Management Plan
Outputs
Technique (Updates)
• Project Document (Updates)
• Organizational Process Assets
(Updates)
Control Scope Inputs
 Project Management Plan
Informasi yang dibutuhkan dalam proses Control Scope.
 Requirement Documentation
Requirements documentation berisi informasi tentang project, produk, kebutuhan teknis yang
harus disediakan di dalam project, sesuai dengan kriteria penerimaan resmi pada verifikasi.
 Requirement Tracebility Matrix
membantu untuk mendeteksi dampak perubahan atau penyimpangan dari dasar lingkup pada
tujuan proyek.
Control Scope Inputs

 Work Performance Data

dapat mencakup jumlah permintaan perubahan diterima, jumlah permintaan diterima atau
jumlah kiriman selesai, dll.
 Organization Process Assets
Asset- asset yang dimiliki oleh organisasi yang membanntu proses Control Scope.
 Control Scope Tools And Techniques

 Variance Analisis
adalah teknik untuk menentukan penyebab dan derajat perbedaan antara baseline dan kinerja
aktual. Pengukuran kinerja proyek yang digunakan untuk menilai besarnya variasi dari original
lingkup dasar.
Control Scope Outputs

 Work Performance Information

Informasi kinerja yang dihasilkan mencakup informasi berkorelasi dan kontekstual tentang
bagaimana proyek lingkup adalah melakukan dibandingkan dengan scope.
 Change Request
Analisis scope dapat mengakibatkan permintaan perubahan ke dasar lingkup atau komponen
lain dari rencana manajemen proyek.
 Project Management Plan Update
Pembaharuan dari project Manajemen setiap elemen-elemennya.
Control Scope Outputs

 Project Document Update

Dokumen proyek yang dapat diperbarui termasuk, namun tidak terbatas pada:

a. Persyaratan dokumentasi, dan

b. Persyaratan ketertelusuran matriks

 Organizational Process Assets Updates

Aset proses organisasi yang dapat diperbaharui meliputi, tetapi tidak terbatas pada :

a. Penyebab varians,
b. Tindakan korektif dipilih dan alasan, dan
c. Jenis lain dari pelajaran yang dipetik dari proyek pengendalian lingkup.