Chapter 5:

Project Scope Management

(Manajemen Ruang Lingkup)
 Tujuan Pembelajaran

• Memahami elemen-elemen yg membuat manajemen scope yg baik adalah

sesuatu yg penting
• Menjelaskan proses perencanaan dan cakupan lingkup
• Menjelaskan proses pengembangan pernyataan lingkup proyek
menggunakan project charter dan pernyataan lingkup awal
• Proses definisi lingkup dan usaha-usaha yg diperlukan dalam membuat
WBS menggunakan analogi, pendekatan top-down, bottom-up, dan
mind-mapping
• Menjelaskan pentingnya verifikasi lingkup dan bgmn hubungannya dgn
definisi lingkup dan pengendalian lingkup
• Memahami pentingnya pengendalian lingkup dan pendekatan utk
mencegah scope-related problems dlm proyek IT
• Menggambarkan bgmn perangkat lunak dpt membantu dlm manajemen
lingkup proyek

2
 Project Scope Management

• Scope terkait dgn semua pekerjaan dan

proses-proses yg hrs dilakukan utk mewujudkan
suatu produk dlm suatu proyek
• Deliverable adalah produk yg dihasilkan yg
merupakan bagian / hasil dari proyek seperti
perangkat keras atau perangkat lunak, dokumen
perencanaan, atau hasil rapat/pertemuan
• Project Scope Management mencakup
proses-proses yg hrs dilakukan dlm mendefinisikan
dan mengendalikan apakah pekerjaan itu mrpk
bagian proyek ataukah tidak
3
 Project Scope Management Processes

• Planning scope : mendefiniskan bagaimana scope akan didefinisikan,

diverifikasi, dan dikendalikan
• Collecting requirements: mendefinisikan dan mendokumentasikan fitur
dan fungsi dari produk yang dihasilkan selama proyek serta proses yang
digunakan untuk menciptakan fitur dan fungsi tersebut
• Defining scope : Melihat kembali project charter dan pernyataan lingkup
awal dan menambahkan lebih banyak informasi sesuai kebutuhan dan
perubahan yg telah disetujui
• Creating the WBS : Membagi deliverables proyek yang besar menjadi
deliverables yangg lebih kecil (komponen-komponen yg lbh mudah
di-manage)
• Validating scope : Formalisasi lingkup proyek yg telah diterima
• Controlling scope : Mengendalikan perubahan pada lingkup proyek

4
Project Scope Management Summary

5
Perencanaan Lingkup dan Rencana Manajemen
Lingkup
• Rencana Manajemen Proyek adl sebuah dokumen yg terdiri
atas deskripsi ttg bgmn tim akan mempersiapkan pernyataan
lingkup proyek, membuat WBS, memverifikasi kelengkapan
deliverables proyek, dan mengendalikan permintaan
perubahan pd lingkup proyek

• Input pokoknya adl :

– Project charter
– Pernyataan lingkup awal
– Rencana manajemen proyek

6
 Requirements Management Plan
• The PMBOK® Guide, Fifth Edition, describes
requirements as “conditions or capabilities
that must be met by the project or present in
the product, service, or result to satisfy an
agreement or other formally imposed
specification”
• The requirements management plan
documents how project requirements will be
analyzed, documented, and managed

7
 Collecting Requirements
• For some IT projects, it is helpful to divide
requirements development into categories
called elicitation, analysis, specification, and
validation
• It is important to use an iterative approach to
defining requirements since they are often
unclear early in a project

8
Relative Cost to Correct a Software Requirement Defect

9
Methods for Collecting Requirements
• Interviewing
• Focus groups and facilitated workshops
• Using group creativity and decision-making techniques
• Questionnaires and surveys
• Observation
• Prototyping
• Benchmarking, or generating ideas by comparing specific
project practices or product characteristics to those of
other projects or products inside or outside the performing
organization, can also be used to collect requirements

10
 Defining Scope

• Dasar pembuatan pernyataan project harus

memenuhi minimal
– product scope description, product user
acceptance criteria, dan detailed information on
all project deliverables
• Sejalan perjalanan waktu, maka lingkup proyek hrs
semakin jelas dan semakin spesifik

11
 Contoh Project Charter
Nama Proyek: Proyek Upgrade IT
Tanggal Mulai Proyek: 4 Maret 2007 Tanggal Selesai Proyek: 4 Desember 2007
Manajer Proyek: Kim Nguyen, 691-2784
Tujuan Proyek: Melakukan upgrade hardware dan software utk semua pegawai (2000) dalam sembilan bulan berdasar
pada standar baru perusahaan. Lihat lembar terlampir utk standar baru perusahaan. Upgrade kemungkinan akan
mempengaruhi server sbgmn hardware dan software jaringan.
Anggaran : disediakan $ 1.000.000 utk hardware dan software serta $ 500.000 utk tenaga kerja.
Pendekatan:
▪Update basis data inventaris IT utk menentukan kebutuhan utk upgrade
▪Membuat rincian perkiraan biaya utk proyek dan melaporkannya ke CEO
▪Membeli hardware dan software sesuai kebutuhan
▪Menggunakan semaksimal mungkin staf internal utk perencanaan, analisis, dan instalasi
Jabatan dan Tanggung Jawab

Nama Jabatan Tanggung Jawab

Walter Schmidt CEO Sponsor proyek, pemantau proyek

Mike Zwack CEO Sponsor proyek, pemantau proyek
Kim Nguyen Manajer Proyek Pemantau proyek, menyediakan staf
Jeff Johnson Direktur Operasi IT Mentoring Manajer Proyek
Nancy Reynolds Wakil Kepala HR Menyediakan staf, mengumumkan
hal-hal terkait proyek pd seluruh
karyawan
Steve McCann Direktur Pengadaan Membantu dalam hal pengadaan
hardware dan software
12
 Definisi Lingkup Proyek Lebih Lanjut

Project Charter:
Upgrade kemungkinan mempengaruhi server
Project Scope Statement, Awal:
Server: Jika dibutuhkan server tambahan utk mendukung proyek ini,
maka server tsb hrs kompatible dgn server yg sudah ada. Jika lebih
ekonomis utk meningkatkan server yg telah ada, deskripsi rinci mengenai
peningkatan tsb hrs disampaikan ke CEO utk mendapatkan persetujuan.
Spesifikasi server yg telah ada terlampir. CEO hrs hrs sdh menyetujui
rancana detail ttg server beserta lokasinya setidaknya dua minggu
sebelum instalasi
Project Scope Statement, Versi 2:
Server: Proyek ini memerlukan pembelian 10 server baru utk mendukung
fungsi web, jaringan, basis data, aplikasi, dan printing. Utk setiap tipe
server akan diadakan sebanyak 2 buah. Deskripsi rinci utk server diberikan
dlm btk brosur produk dlm apendiks 8 berikut rencana penempatan
server-server tsb

13
 Membuat Work Breakdown Structure (WBS)

• WBS merupakan pengelompokan pekerjaan berorientasi

deliverable yangg terlibat dalam suatu proyek yang
menentukan lingkup keseluruhan proyek

• WBS mrpk dokumen mendasar yg menyediakan dasar-dasar

utk perencanaan dan pengaturan jadwal proyek, biaya,
sumber daya, dan perubahan-perubahan

• Dekomposisi adalah proses memecah deliverables proyek mjd

bagian-bagian yg lebih kecil

• Work Package merupakan task level terendah dalam WBS

14
WBS Intranet : diorganisasi berdasar produk

15
WBS Intranet : diorganisasi berdasar fase

16
WBS Intranet : bentuk tabular (tabulasi)

17
WBS dan Gantt Chart Intranet

18
Gantt Chart Intranet: Proses Manajemen Proyek

19
 Pendekatan dlm Pembuatan WBS

• Guidelines: DOD menyediakan panduan/guidelines utk

membuat/mempersiapkan WBS
• Pendekatan analogi: Melihat WBS proyek yang sejenis dan
menyesuaikannya dgn proyek yangg ditangani
• Pendekatan top-down: Mulai dr item terbesar dalam proyek
dan memecahnya menjadi item-item yg lbh kecil
• Pendekatan bottom-up: Mulai dgn pekerjaan-pekerjaan yg
khusus kemudian menggabungkannya menjadi yg lebih
umum
• Pendekatan mind-mapping: Menuliskan
pekerjaan-pekerjaan dalam format non linear bercabang
dan kemudian membuat struktur WBS-nya

20
21
Contoh Pendekatan Mind-Mapping

22
Hasil WBS dalam Bentuk Chart

23
 Tugas
• Siapkan kertas 2 lembar (tulis nama dan nim)
• Untuk halaman pertama
– Buat WBS untuk contoh kasus upgrade IT dengan
pendekatan mind maping

24
 Implementasi WBS dengan Paltform
PLC dan SDLC
• PLC dengan process project
Inisiasi, Perencanaan, Eksekusi, Kontrol &
Monitoring, Penutupan
• SDLC
• Descriptive dan Adaptive
– Misal Waterfall dan SCRUM

25
26
 Kamus WBS dan Baseline Lingkup

• Banyak pekerjaan dlm WBS yg hrs dijelaskan scr rinci shg

orang tahu apa yg hrs dilakukan dan dpt memperkirakan
berapa lama waktu dan biaya yang dibutuhkan utk
menyelesaikan pekerjaan tsb.

• Kamus WBS mrpk dokumen yg menjelaskan scr rinci

mengenai setiap item dalam WBS

• Pernyataan lingkup proyek dan WBS yg telah disetujui

membentuk apa yg disebut baseline lingkup yg digunakan
utk mengukur kinerja utk mencapai tujuan-tujuan lingkup
proyek

27
 Membuat WBS dan Kamus WBS

• Sebuah pekerjaan hanya boleh muncul pada satu tempat dlm

WBS
• Pekerjaan yg tercakup dlm sebuah item WBS adl jumlahan
item-item WBS dibawahnya
• Sebuah item WBS merupakan tanggung jawab satu org individu
meskipun beberapa org yg mengerjakannya
• WBS harus konsisten dengan cara aktual pekerjaan tsb dikerjakan
• Anggota tim proyek hrs terlibat dlm pembuatan WBS shg
menjamin konsistensi pelaksanaannya
• Setiap item WBS hrs didokumentasikan dlm kamus WBS utk
menjamin pengertian yg akurat ttg lingkup pekerjaan
• WBS hrs fleksibel shg dpt mengakomodasi perubahan

28
 Verifikasi Lingkup

• Membuat pernyataan lingkup yang baik utk sebuah proyek

mrpk hal yg cukup sulit
• Yang lbh sulit lg adl melakukan verifikasi lingkup proyek dan
meminimalkan perubahan lingkup
• Banyak proyek IT mengalami “scope creep” atau “poor
scope”
– FoxMeyer Drug bangkrut setelah terjadi “scope creep” pd proyek
“robotic warehouse”
– Enginner dr Grumman menyebutnya sistem “Naziware” dan menolak
utk menggunakannya
– 21st Century Insurance Group membuang byk waktu dan uang utk
proyek yg sebenarnya bisa menggunakan komponen-komponen
off-the-shelf

29
 Pengendalian Lingkup

• Pengendalian lingkup mencakup pengendalian

perubahan-perubahan pada lingkup proyek
• Tujuan pengendalian lingkup:
– Memgendalikan faktor-faktor yg dpt menyebabkan perubahan
lingkup
– Memastikan perubahan-perubahan yg hrs dilakukan diproses mnrt
prosedur yg telah dibuat sbg bagian dari pengendalian perubahan
terintegrasi
– Mengatur perubahan jika hal tsb memang terjadi
• Varians adl perbedaan antara kinerja yang direncanakan
dengan kinerja aktualnya

30
 Input dari User

Supaya input dr user sifatnya membangun:

• Proses seleksi proyek hrs baik dan usahakan sponsor dr
organisasi pemakai (user)
• Tempatkan user pd tim proyek dgn peran yg penting
• Adakan pertemuan reguler dgn agenda yg telah tertentu dan
pastikan user menandatangani deliverables pokok yg
dipresentasikan dlm pertemuan
• Sampaikan sesuatu kpd user dan sponsor scr reguler
• Jangan menjanjikan utk menyampaikan sesuatu jika tidak
bisa
• Tempatkan user dan developer pd tempat yg sama

31