MANAJEMEN PROYEK

PERANGKAT LUNAK

Program Pendidikan Vokasi

Universitas Brawijaya
Tahun 2011
Pertemuan 5

Perencanaan Proyek :
 Preliminary Project Plan
 Work Breakdown Structure
 Network Diagram (PDM)
Perencanaan Proyek

 Ada setidaknya 12 langkah yang harus dilakukan :

1. Menentukan tujuan dan cakupan
2. Memilih model siklus hidup pengembangan sistem
3. Menentukan bentuk organisasi dan tim
4. Melaksanakan pemilihan tim
5. Memastikan resiko yang mungkin terjadi
6. Membuat WBS
7. Identifikasi tugas/kerja
8. Estimasi ukuran proyek
9. Estimasi usaha
10. Identifikasi ketergantungan antar pekerjaan
11. Menempatkan sumber daya
12. Jadwal kerja

3
Preliminary Project Plan

 Perencanaan awal proyek dapat dibuat dengan

syarat :
 Cakupan proyek telah didefinisikan
 Model proses pengembangan telah
ditentukan, berdasarkan pada :
1. Pelanggan yang memesan produk dan tim yang
akan melaksanakan proyek tersebut
2. Karakteristik dari produk
3. Lingkungan proyek dimana tim akan bekerja

4
Preliminary Project Plan

 Perencanaan Awal Proyek setidaknya mencakup :

1. Lingkup proyek yang telah ditentukan
2. Manfaat yang diharapkan  berdasarkan
sasaran proyek
3. Rencana awal penjadwalan proyek
4. Rencana awal biaya proyek
5. Rencana awal kebutuhan SDM
6. Rencana awal penanganan resiko
7. Rencana awal asumsi2 proyek

5
Preliminary Project Plan

 Apabila perencanaan awal proyek telah dibuat

maka dekomposisi proses dapat dilakukan
 Dekomposisi proses dilakukan dengan membuat
Work Breakdown Structure

6
Membagi pekerjaan

 Perlu melakukan dekomposisi pekerjaan2 dalam proyek

ke dalam bagian2/komponen yang lebih kecil yang
mudah dikelola
 Semua proyek membutuhkan langkah ini
 Divide & Conquer
 2 sebab utama kegagalan proyek :
 Melupakan sesuatu yang kritis
 Secara kasaran membuat estimasi menjadi target
 Dibuat dengan memperhatikan Pernyataan Cakupan,
prosedur organisasi, dan rencana manajemen lainnya

7
Elemen Proyek

 Sebuah proyek terdiri dari fungsi, aktifitas dan

tugas/kerja

8
Work Breakdown Structure

 Daftar terstruktur (hierarki) dari aktivitas pekerjaan

proyek
 Ada 2 format :
 Outline/tabular
 Diagram struktur
 Menggunakan sistem penomoran
 Misal : 1.2.1
 0 biasanya adalah top level
 Ada 2 jenis :
 Berdasarkan proses
 Berdasarkan produk
 Tidak menunjukkan ketergantungan antar pekerjaan
9
WBS
 Contract WBS (CWBS)
 First,
2 or 3 levels
 High-level tracking

 Project WBS (PWBS)

 Defined by PM and team members
 Tasks tied to deliverables

 Lowest level tracking

10
Struktur WBS Lengkap
 Up to six levels (3-6 usually) such as

 Upper 3 can be used by customer for reporting

 Different level can be applied to different uses
 Ex: Level 1: authorizations; 2: budgets; 3: schedules
11
WBS Chart Example

12
WBS Outline Example
0.0 Retail Web Site
1.0 Project Management
2.0 Requirements Gathering
3.0 Analysis & Design
4.0 Site Software Development
4.1 HTML Design and Creation
4.2 Backend Software
4.2.1 Database Implementation
4.2.2 Middleware Development
4.2.3 Security Subsystems
4.2.4 Catalog Engine
4.2.5 Transaction Processing
4.3 Graphics and Interface
4.4 Content Creation
5.0 Testing and Production
13
WBS Types
 Process WBS
 a.k.a Activity-oriented
 Ex: Requirements, Analysis, Design, Testing
 Typically used by PM
 Product WBS
 a.k.a. Entity-oriented
 Ex: Financial engine, Interface system, DB
 Typically used by engineering manager
 Hybrid WBS: both above
 This is not unusual
 Ex: Lifecycle phases at high level with component or feature-
specifics within phases
 Rationale: processes produce products

14
Product WBS

15
Process WBS

16
WBS Types
 Less frequently used alternatives
 Organizational WBS
 Research,Product Design, Engineering, Operations
 Can be useful for highly cross-functional projects

 Geographical WBS
 Canbe useful with distributed teams
 NYC team, San Jose team, Off-shore team

17
Work Packages
 Generic term for discrete tasks with definable end results
 Typically the “leaves” on the tree
 The “one-to-two” rule
 Often at: 1 or 2 persons for 1 or 2 weeks
 Basis for monitoring and reporting progress
 Can be tied to budget items (charge numbers)
 Resources (personnel) assigned
 Ideally shorter rather than longer
 Longer makes in-progress estimates needed
 These are more subjective than “done”
 2-3 weeks maximum for software projects
 1 day minimum (occasionally a half day)
 Not so small as to micro-manage

18
WBS

 List of Activities, not Things

 List of items can come from many sources
 SOW (Statement of Work), Proposal, brainstorming,
stakeholders, team
 Describe activities using “bullet language”
 Meaningful but terse labels
 All WBS paths do not have to go to the same level
 Do not plan more detail than you can manage

19
WBS & Methodology
 PM must map activities to chosen lifecycle
 Each lifecycle has different sets of activities
 Integral process activities occur for all
 Planning, configuration, testing
 Operations and maintenance phases are not normally
in plan (considered post-project)
 Some models are “straightened” for WBS
 Spiral and other iterative models
 Linear sequence several times

 Deliverables of tasks vary by methodology

20
WBS Techniques
 Top-Down
 Bottom-Up
 Analogy
 Rolling Wave
 1st
pass: go 1-3 levels deep
 Gather more requirements or data
 Add more detail later

 Post-its on a wall

21
WBS Techniques
 Top-down
 Start at highest level
 Systematically develop increasing level of detail
 Best if
 The problem is well understood
 Technology and methodology are not new
 This is similar to an earlier project or problem
 But is also applied in majority of situations

22
WBS Techniques
 Bottom-up
 Startat lowest level tasks
 Aggregate into summaries and higher levels
 Disadvantages
 Timeconsuming
 Needs more requirements complete
 Advantage
 Detailed

23
WBS Techniques
 Analogy
 Base WBS upon that of a “similar” project
 Use a template

 Analogy also can be estimation basis

 Advantages
 Based on past actual experience
 Disadvantages
 Needs comparable project

24
WBS Techniques
 Brainstorming
 Generate all activities you can think of that need to be
done
 Group them into categories

 Both Top-down and Brainstorming can be used on the

same WBS
 Remember to get the people who will be doing the
work involved

25
WBS – Basis of Many Things
 Network scheduling
 Costing
 Risk analysis
 Organizational structure
 Control
 Measurement

26
WBS General Guidelines

 One task only occur in one place

 All of works must be divided up
 One work packages only has one PIC
 Must be implemented consistently
 Project team must be involved
 Every task clearly documented
 Flexible to accommodate change

27
WBS Guidelines Part 1
 Should be easy to understand
 Some companies have corporate standards for these
schemes
 Some top-level items, like Project Mgmt. are in WBS
for each project
 Others vary by project
 What often hurts most is what’s missing
 Break down until you can generate accurate time &
cost estimates
 Ensure each element corresponds to a deliverable
28
WBS Guidelines Part 2
 How detailed should it be?
 Not as detailed as the final plan
 Each level should have no more than 7 items
 It can evolve over time

 What tool should you use?

 Excel, Word, Project
 Org chart diagramming tool (Visio, etc)
 Specialized commercial apps

 Re-use a “template” if you have one

29
DISKUSI TUGAS

 Buatlah WBS untuk proyek anda

 Sederhanakan WBS anda untuk memudahkan
penyusunan anggaran

30
Pertemuan 5

PERENCANAAN MANAJEMEN WAKTU

PROYEK

31
BAHASAN
 Manajemen waktu
 Mendefinisikan kegiatan
 Mengurutkan kegiatan
 Estimasi sumber daya
 Estimasi durasi
 Menyusun jadwal

32
MANAJEMEN WAKTU PROYEK
 Menjamin proyek selesai tepat waktu
 Proyek yang tidak selesai tepat waktu
mendapat penalti dari pemberi kerja

MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS 33

PROSES-PROSES DALAM
MANAJEMEN WAKTU PROYEK
Mendefinisikan
kegiatan

Mengurutkan
kegiatan
Mengestimasi
KELOMPOK PROSES sumberdaya
kegiatan
PERENCANAAN Mengestimasi
durasi
kegiatan

Menyusun
jadwal
KELOMPOK PROSES
PENGAWASAN Mengendalikan
jadwal
34
PROSES 1:
MENDEFINISIKAN KEGIATAN

 Deskripsi: Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan

tertentu yang diperlukan untuk menghasilkan
berbagai serahan (deliverables) proyek sesuai
persyaratan

35
 Masukan
MENDEFINISIKAN KEGIATAN

1. Ketersediaan pendukung
2. Kebijakan; prosedur; pedoman yang berlaku
3. Pernyataan cakupan proyek
4. W.B.S dan penjelasannya
5. Rencana manajemen proyek

36
 Piranti & Teknik
MENDEFINISIKAN KEGIATAN

1. Menerapkan dekomposisi
2. Menggunakan template bekas proyek lain

37
Hasil
MENDEFINISIKAN KEGIATAN

1. Daftar kegiatan
2. Atribut kegiatan, seperti:
• identitas, • kegiatan selanjutnya,
• deskripsi, • hubungan logikal,
• kendala, • leads & lags,
• asumsi • kebutuhan sumber daya,
• prasyarat, • dll

3. Daftar milestone

38
PROSES 2:
MENGURUTKAN KEGIATAN
Mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan
antar kegiatan proyek.

Ketergantungan terjadi karena :

 Alami / mandatori. Misal: pemrograman
dilakukan setelah rancangan jadi
 Ditetapkan oleh tim proyek. Misal: perancangan
dilakukan setelah hasil analisis disetujui steering
committee untuk mencegah rugi
 Ketergantungan pada pihak luar. Misal: instalasi
setelah penerimaan barang
39
Masukan
MENGURUTKAN KEGIATAN

1. Pernyataan cakupan proyek

2. Daftar kegiatan dengan atributnya
3. Daftar milestone

40
Piranti & Teknik
MENGURUTKAN KEGIATAN
1. PDM (precedence diagramming method)
2. ADM (arrow diagramming method)
3. Penentuan sifat ketergantungan
4. Menerapkan lead (kegiatan dimulai sebelum
prasyarat selesai) dan lag (kegiatan harus
menunggu beberapa waktu setelah prasyaratnya
selesai)

41
 PDM
 Kegiatan digambarkan dengan kotak,
 Panah antar kotak mewakili ketergantungan
 Finish-to-start A B

A selesai, baru B dimulai,

 Finish-to-finish A B
A selesai, baru B bisa selesai
 Start-to-start
A mulai, baru B boleh dimulai A B

 Start-to-finish
A mulai, baru B boleh selesai A B

 Umumnya dipakai kebutuhan finish to start 42

PDM

d = durasi kegiatan
ES = earliest start time = waktu terawal kegiatan dapat dimulai
EF = earliest finish = waktu terawal kegiatan dapat diselesaikan
LS = latest start = batas waktu paling lambat kegiatan dimulai
tanpa berakibat terlambatnya proyek selesai
LF = latest finish = batas waktu paling lambat kegiatan selesai
tanpa berakibat terlambatnya proyek selesai
ES EF

Nama keg
d

LS LF
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS 43
ADM
ARROW DIAGRAMMING METHOD
Disebut juga AOA = activities on arrow, kegiatan
digambarkan dengan anak panah
n1 dan n2 adalah nomor simpul (node); n1 < n2
d = durasi kegiatan
Nama kegiatan
n1 n2
d

Kegiatan semu (bukan kegiatan yang sebenarnya)

digambarkan untuk keperluan menunjukkan prasyarat;
durasinya = 0
n1 n2
 ADM

C 4 D
0 9 5
5 F 7
2
A 2
8
B E 6
1
3 20
4
 Lintasan (jalur) kritis: A E
 Masa proyek = 8 + 20 = 28
 Lintasan A C D F maupun B E tidak kritis karena waktunya kurang dari 28

45
 SOAL

Diketahui proyek dengan kegiatan

seperti pada tabel. KEGIATAN DURASI PRA-
SYARAT
Buatlah :
A 3 -
 Gantt chart B 10 -

 Diagram jaringan dg ADM C 6 A

 Diagram jaringan dg PDM D 8 B

 Tentukan lintasan kritisnya E 7 C,D

F 5 D
 Berapa waktu tersingkat untuk
melaksanakan proyek?
46
 Gantt chart
0 5 10 15 20 25
KEG D PRAS
YR

A 3 -

B 10 -

C 6 A

D 8 B

E 7 C,D

F 5 D
Diagram jaringan dengan ADM

C
2 5
A 6 E
3 7
1 6

B F
10 5
D
3 4
8

48
 Diagram jaringan dengan PDM

0 3 3 9 18 25
A C E
3 6 7

9 12 12 18 18 25
0 10 10 18 18 23
B D F
10 8 5

0 10 10 18 20 25

Tinjauan berbagai lintasan:

ACE= 3+6+7= 16 BDE= 10+8+7= 25 BDF= 10+8+5= 23
Lintasan kritis = B D E (lintasan terlama)
Proyek paling cepat selesai dalam 10+8+7 = 25 minggu
49
PROSES 3:
MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN

Sumber daya proyek:

 personil
 peralatan
 material (langsung & tak langsung)
Perlu estimasi kuantitas untuk menyusun
& mengontrol anggaran biaya

50
Pertanyaan penting dalam perencanaan:

 Seberapa tingkat kesulitan kegiatan dalam proyek?

 Apa ada hal yang unik dalam cakupan proyek yang akan
mempengaruhi sumber daya?
 Apa pernah ada proyek sejenis? Ada kejadian historis apa?
Bagaimana ditangani?
 Adakah & cukupkah: SDM, alat, material yg mampu?
 Apa perlu outsourcing sebagian pekerjaan? Ataukah ambil
tenaga baru?
 Apa ada kebijakan yang bakal berpengaruh pada ketersediaan
sumber daya?
51
Masukan
MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN

1 Faktor-faktor lingkungan organisasional seperti

budaya, prasarana, SDM, dll
2 Prosedur organisasi dan aturan-aturannya (aset
proses organisasional)
3 Daftar kegiatan dan atributnya
4 Deskripsi ketersediaan sumberdaya
Jumlah; jenis kekhususan; waktu Tersedianya.
5 Rencana manajemen proyek
52
Piranti & Teknik
MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN

1 Menggunakan pendapat / kebijakan ahli

(internal atau konsultan luar)
2 Teknik analisis alternatif, seperti: curah
pendapat (brainstorming)
3 Mengambil data-data yang dipublikasi
4 Menggunakan P/L manajemen proyek
5 Estimasi dg pendekatan dari bawah ke atas
 Dekomposisikan kegiatan pada jadwal;
 Estimasikan kebutuhan masing-masing rincian;
 Agregasikan seluruh kebutuhan sumberdaya
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS 53
Hasil
MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN

1 Kebutuhan sumberdaya
 Penjelasan tentang jenis dan jumlah sumberdaya untuk
setiap elemen dalam WBS
 Sumberdaya akan didapat dari akuisisi staf atau dari
luar (sewa/kontrak)
2 Kalender sumber daya (kapan butuh apa)
3 Atribut / data tentang kegiatan
4 Struktur rinci sumberdaya (RBS, resource breakdown
structure)
54
PROSES 4:
MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN

Deskripsi: Mengestimasi waktu realistik untuk

menyelesaikan suatu kegiatan, dengan sudah
memperhitungkan semua faktor yang berdampak
terhadap waktu proyek, seperti:
 Elapsed time
 Hari kerja dalam seminggu

55
Masukan
MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN

1. Faktor lingkungan organisasi

2. Prosedur organisasi dan aturan-aturannya
3. Pernyataan cakupan proyek
4. Daftar kegiatan dan atributnya
5. Kebutuhan dan waktu tersedianya sumber daya
6. Rencana manajemen proyek (resiko; estimasi biaya)

56
Piranti & Teknik
MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN

1. Pendapat / kebijakan ahli

2. Estimasi berdasarkan analogi (top-down) . Ini
hanya bila kegiatan benar-benar mirip dengan
proyek terdahulu; dilakukan oleh personil yang
menguasai persoalannya.
3. Simulasi, misalnya dengan menggunakan
probabilitas
4. Analisa cadangan waktu

57
 MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN

PIRANTI DAN TEKNIK (LANJ)

 Analisa dengan durasi optimistis, pesimistis, dan yang
paling mungkin.
Durasi = (O + 4 M + P)/6
O = durasi optimis
M = durasi yang kemungkinannya tertinggi
P = durasi pesimis
Sumber: PMBOK
59
Hasil
DARI MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN

1. Estimasi durasi kegiatan

2. Daftar kegiatan yang mutakhir beserta
atributnya, seperti:
• identitas, • kegiatan selanjutnya,
• kode, • hubungan logikal,
• deskripsi, • leads & lags,
• kendala, • kebutuhan sumber daya,
• prasyarat, • dll
60
PROSES 5:
MENYUSUN JADWAL
 Deskripsi: Menetapkan jadwal realistis proyek
dengan melakukan analisa terhadap:
 urutan kegiatan,
 durasi kegiatan,
 kebutuhan sumberdaya kegiatan, dan
 kendala penjadwalan yang ada.
 Digunakan untuk memonitor kemajuan proyek dari
aspek waktu

61
 Masukan
DALAM MENYUSUN JADWAL

1. Ketentuan dan aturan organisasi (aset proses

organisasi)
2. Cakupan proyek
3. Daftar kegiatan dan atributnya
4. Diagram jaringan kegiatan proyek (ADM; PDM)
5. Kebutuhan & deskripsi tersedianya sumberdaya
6. Estimasi durasi kegiatan
7. Rencana manajemen proyek (resiko)

62
 Piranti & Teknik
DALAM MENYUSUN JADWAL

1. Analisis jaringan kegiatan

2. CPM
3. Pemampatan jadwal (percepatan):
 Crashing (meningkatkan biaya)
 Fast tracking (kegiatan serial dijadikan paralel
sebagian)
4. Analisis skenario what-if
5. Pengaturan leads dan lags
6. Perangkat lunak manajemen proyek
7. Model-model penjadwalan
63
Schedule Development Tools & Techniques

Original
schedule

Shortened
duration thru
crashing

Overlapped
Tasks or fast
tracking
64
 Hasil
DARI MENYUSUN JADWAL

1. Jadwal proyek
 Diagram jaringan kegiatan
 Diagram batang (bar chart)
 Milestone chart
2. Kalender proyek
3. Rencana manajemen jadwal (ada dalam rencana
manajemen proyek)
4. Data model jadwal (optimis; pesimis)
5. Permintaan perubahan
6. Kebutuhan sumberdaya yang mutakhir
 RENCANA WAKTU

KEGIATAN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 1 1 1
0 1 2 3 4 5 6
ANALISIS
 EVAL.
TEKNOLOGI
 MENETAPKAN
KEBUTUHAN
PENGGUNA
DESAIN WEB PAGE
LAYOUT
SET-UP SERVER

66
 JADWAL (KALENDER)

KEGIATAN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 1 1 1
0 1 2 3 4 5 6
ANALISIS
 EVAL. TEKNOLOGI

 MENETAPKAN
KEBUTUHAN
PENGGUNA
DESAIN WEB PAGE
LAYOUT
SET-UP SERVER

67
TUGAS
 Tentukan urutan kegiatan pada WBS anda
 Tentukan kebutuhan sumber daya dan
perkirakan (estimasikan) durasi kegiatan
tersebut

68
SEKIAN

69