Work Breakdown Struc

ture (WBS)

Dr. Lily Wulandari

 Pendahuluan
• "Berapa lama Anda menyelesaikan proyek?
• "Apakah sulit memberikan jawaban yang tep
at? Sebenarnya tidak mudah, jika benar-bena
r pelanggan yang bertanya pada proyek yang
sebenarnya.
• Bagaimana Anda mengatasi masalah itu?
 Pendahuluan

Gambar 6.1 Project Management

Triangle
 Pendahuluan
• WBS adalah penguraian atau pembagian pro
yek secara detail menjadi aktivitas yang hiera
rkis, dimana setiap aktivitas ini akan dialokasi
kan kepada pelaksanaan masing-masing. (Co
rnelius Trihendradi:2005)
• Pada prinsipnya Work Breakdown Structure
(WBS) adalah pemecahan atau pembagian pe
kerjaan ke dalam bagian yang lebih kecil (su
b-kegiatan)
 Pendahuluan
• Pada tahap analisis WBS dapat digunakan unt
uk memastikan akurasi dan kelengkapan dari
semua personil proyek
• Dijadikan sebagai dasar penganggaran dan p
enjadwalan
• Sebagai alat kontrol pelaksanaan proyek
 Membuat WBS
• Setelah mengumpulkan persyaratan dan mendefinis
ikan ruang lingkup, langkah selanjutnya dalam mana
jemen ruang lingkup proyek adalah membuat strukt
ur rincian kerja. (WBS)
• Work Breakdown Structure (WBS) adalah pengelom
pokan pekerjaan yang berorientasi pada delivery ya
ng terlibat dalam proyek yang mendefinisikan ruang
lingkup totalnya.
 Membuat WBS
• WBS adalah dokumen dasar dalam manajemen proyek kare
na menyediakan dasar untuk perencanaan dan pengelolaan
jadwal proyek, biaya, sumber daya, dan perubahan.
• Rencana manajemen proyek, dokumen proyek, faktor lingk
ungan perusahaan, dan aset proses organisasi adalah input
utama untuk membuat WBS. Selain penilaian ahli, alat atau
teknik utama adalah dekomposisi—yaitu, membagi hasil pr
oyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil.
 Membuat WBS
• WBS sering digambarkan sebagai pohon aktivitas be
rorientasi tugas, mirip dengan bagan organisasi
• Gambar 6-2 menunjukkan WBS untuk proyek intranet. Kota
k atas berlabel Intranet mewakili seluruh proyek, dan itu dis
ebut Level 1 dari WBS. Dalam contoh ini, produk utama yan
g akan dikirimkan ditampilkan di Level 2, yang disebut desai
n situs web, desain halaman beranda, halaman pemasaran,
dan halaman penjualan. Di bawahnya ada item Level 3, sep
erti peta situs, desain grafis, dan sebagainya.
 Membuat WBS

Gambar 6-2 Contoh WBS intranet yang diatur berdasarkan

produk
 Membuat WBS

Gambar 6-3 menunjukkan proyek rilis produk perangkat

lunak yang dibuat oleh PMI.
 Membuat WBS

Gambar 6-4 Contoh WBS intranet yang disusun berdasarkan fase dalam bagan
dan bentuk table.
 Membuat WBS
• WBS menyediakan dasar untuk membuat aktivitas yang dim
asukkan ke dalam kolom Nama Tugas di Microsoft Project, d
an hierarki atau tingkat tugas ditunjukkan dengan membuat
indentasi dan penomoran tugas di dalam perangkat lunak.
• Beberapa organisasi hanya menggunakan kata benda untuk
fokus mendeskripsikan hasil, seperti yang direkomendasika
n PMI. Misalnya, daripada menggunakan kata "menentukan
persyaratan" pada WBS, gunakan "definisi persyaratan."
 Membuat WBS
• Tujuan utama WBS adalah untuk menentukan semua pekerj
aan yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek, j
adi fokuslah pada hal itu sambil mengikuti pedoman struktu
ral organisasi Anda.
• Paket kerja adalah tugas pada level terendah dari WBS. Pak
et kerja juga mewakili tingkat pekerjaan yang dipantau dan
dikendalikan oleh manajer proyek.
• Jika sebuah proyek memiliki kerangka waktu yang relatif sin
gkat dan memerlukan laporan kemajuan mingguan, paket p
ekerjaan mungkin mewakili pekerjaan yang diselesaikan dal
am satu minggu atau kurang.
 Membuat WBS
• Paket pekerjaan harus didefinisikan pada tingkat yang tepat
sehingga manajer proyek dapat dengan jelas menetapkan p
erkiraan upaya yang diperlukan untuk menyelesaikannya, m
emperkirakan biaya semua sumber daya yang diperlukan, d
an mengevaluasi kualitas hasil ketika paket pekerjaan selesa
i.
• Saat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, pe
rkiraan waktu kerja harus dimasukkan hanya pada tingkat p
aket pekerjaan.
• Gambar 6-5 menunjukkan file template dari Microsoft Proje
ct 2016 untuk proyek Pengembangan Perangkat Lunak
 Membuat WBS

Gambar 6-5 Template proyek pengembangan perangkat lunak dari Microsoft

Project 2016
 Membuat WBS
• Kategori WBS Level 2 mencakup ruang lingkup, analisis/pers
yaratan perangkat lunak, desain, pengembangan, pelatihan
pengujian, dokumentasi, uji coba, penerapan, dan tinjauan
pasca implementasi. Aktivitas ditampilkan untuk kebutuhan
analisis/perangkat lunak. Perhatikan bahwa WBS adalah da
sar untuk membuat bagan Gantt
• sangat sulit untuk membuat WBS yang baik. Untuk membu
at WBS yang baik, Anda harus memahami proyek dan ruang
lingkupnya serta menggabungkan kebutuhan dan pengetah
uan para pemangku kepentingan.
 Membuat WBS
• Beroperasi pada tingkat yang terlalu tinggi meningkatkan risiko proye
k. Tindakan mendefinisikan WBS dimaksudkan untuk mengimbangi ri
siko tsb dengan mempertimbangkan detail proyek sebelum pelaksana
annya.
• Tugas pada WBS mewakili pekerjaan yang perlu dilakukan untuk men
yelesaikan proyek. Misalnya, jika Anda membuat WBS untuk mendes
ain ulang dapur, Anda mungkin memiliki kategori Level 2 yang disebut
desain, pembelian, lantai, dinding, lemari, dan peralatan. Di bawah la
ntai, Anda mungkin memiliki tugas untuk mencopot lantai lama, mem
asang lantai baru, dan memasang trim. Anda tidak akan memiliki tuga
s seperti "lantai harus tahan lama“.
 Membuat WBS
• Tugas tidak harus dikembangkan sebagai daftar langkah yang berurut
an. Jika Anda menginginkan aliran berbasis waktu untuk pekerjaan, A
nda dapat membuat WBS menggunakan grup proses manajemen pro
yek untuk memulai, merencanakan, melaksanakan, memantau dan m
engendalikan, dan menutup sebagai Level 2 di WBS.
• Dengan melakukan ini, tim proyek tidak hanya mengikuti praktik man
ajemen proyek yang baik, tugas-tugas WBS juga dapat dipetakan den
gan lebih mudah terhadap waktu. Misalnya, Gambar 6-6 menunjukka
n bagan WBS dan Gantt untuk proyek situs web, yang diatur oleh lima
grup proses manajemen proyek.
 Membuat WBS

Gambar 6-6 Bagan Gantt proyek situs web yang diatur oleh kelompok proses
manajemen proyek
 Membuat WBS
• Juga sangat penting untuk melibatkan seluruh tim proyek d
an pelanggan dalam membuat dan meninjau WBS. Orang y
ang akan melakukan pekerjaan harus membantu merencan
akan pekerjaan dengan membuat WBS.
• Mengadakan pertemuan kelompok untuk mengembangkan
WBS membantu setiap orang memahami pekerjaan apa ya
ng harus dilakukan untuk keseluruhan proyek dan bagaima
na hal itu harus dilakukan. Ini juga membantu untuk mengi
dentifikasi di mana koordinasi antara paket pekerjaan yang
berbeda akan diperlukan.
Pendekatan untuk Mengembangkan WBS

Beberapa pendekatan untuk mengembangkan WBS:

 Menggunakan pedoman (guidelines)
 Pendekatan analogi
 Pendekatan top-down
 Pendekatan bottom-up
 Pendekatan mind-mapping
 Menggunakan Pedoman
• Banyak organisasi memberikan pedoman dan template unt
uk mengembangkan WBS, serta contoh WBS dari proyek se
belumnya. Microsoft Project 2016 hadir dengan beberapa t
emplate, dan lebih banyak lagi tersedia di situs web Micros
oft dan situs lainnya. Atas permintaan banyak anggotanya,
PMI mengembangkan Standar Praktik WBS untuk memberi
kan panduan dalam mengembangkan dan menerapkan WB
S pada manajemen proyek. Standar Praktik mencakup cont
oh WBS untuk berbagai proyek di berbagai industri, termas
uk proyek untuk desain Web, telekomunikasi, outsourcing i
ndustri jasa, dan implementasi perangkat lunak.
 Pendekatan Analogi
• Metode lain untuk membangun WBS adalah pendekatan analogi. Dalam pe
ndekatan analogi, Anda menggunakan WBS proyek serupa sebagai titik awa
l.
• McDonnell Aircraft Company, sekarang bagian dari Boeing, memberikan con
toh penggunaan pendekatan analogi saat membuat WBS. McDonnell Aircra
ft Company merancang dan memproduksi beberapa pesawat tempur yang b
erbeda. Saat membuat WBS untuk desain pesawat baru, itu dimulai dengan
menggunakan 74 subsistem yang telah ditentukan untuk membangun pesa
wat tempur berdasarkan pengalaman masa lalu. Ada item WBS Level 2 untu
k badan pesawat yang terdiri dari item Level 3 seperti fuselage depan, fusel
age tengah, fuselage belakang, dan sayap. WBS generik dan berorientasi pro
duk ini memberikan titik awal untuk mendefinisikan ruang lingkup proyek p
esawat baru dan mengembangkan perkiraan biaya untuk desain pesawat ba
ru.
 Pendekatan nalogi
• Beberapa organisasi menyimpan repositori WBS dan dokum
entasi proyek lainnya di file untuk membantu orang yang m
engerjakan proyek. Microsoft Project 2016 dan banyak pera
ngkat lunak lainnya menyertakan file sampel untuk memba
ntu pengguna dalam membuat bagan WBS dan Gantt. Meli
hat contoh WBS dari proyek serupa memungkinkan Anda m
emahami berbagai cara untuk membuat WBS.
 Pendekatan Top-Down dan Bottom-Up
• Untuk menggunakan pendekatan top-down, mulailah deng
an item terbesar dari proyek dan pisahkan menjadi item ba
wahan. Proses ini melibatkan penyempurnaan pekerjaan m
enjadi tingkat detail yang lebih besar dan lebih besar. Setela
h menyelesaikan proses, semua sumber daya harus ditetap
kan pada tingkat paket kerja.
• Pendekatan top-down paling cocok untuk manajer proyek y
ang memiliki wawasan teknis yang luas dan perspektif gam
baran besar.
Pendekatan Top-Down dan Bottom-Up
• Dalam pendekatan bottom-up, anggota tim pertama-tama mengiden
tifikasi sebanyak mungkin tugas spesifik yang terkait dengan proyek.
Mereka kemudian menggabungkan tugas-tugas tertentu dan mengat
urnya ke dalam aktivitas ringkasan, atau tingkat yang lebih tinggi di W
BS.
• Misalnya, sekelompok orang mungkin bertanggung jawab untuk mem
buat WBS untuk mengembangkan aplikasi e-commerce. Mereka dapa
t mulai dengan membuat daftar tugas terperinci yang menurut merek
a perlu dilakukan untuk membuat aplikasi. Setelah membuat daftar t
ugas terperinci ini, mereka akan mengelompokkan tugas ke dalam kat
egori. Kemudian mereka akan mengelompokkan kategori ini ke dalam
kategori tingkat yang lebih tinggi
 Mind Mapping
• Beberapa manajer proyek suka menggunakan Mind mapping un
tuk membantu mengembangkan WBS. Mind mapping adalah te
knik yang menggunakan cabang yang memancar dari ide inti unt
uk menyusun pemikiran dan ide. Daripada menuliskan tugas dal
am daftar atau segera mencoba membuat struktur untuk tugas,
mind mapping memungkinkan orang untuk menulis dan bahkan
menggambar ide dalam format nonlinier.
• Pendekatan yang lebih visual dan kurang terstruktur untuk men
definisikan dan kemudian mengelompokkan tugas ini dapat me
mbuka kreativitas di antara individu dan meningkatkan partisipa
si dan moral di antara tim.
 Mind Mapping
• Gambar 6-7 menunjukkan diagram yang dibuat dengan perangkat lunak Min
dView 6.0 MatchWare yang menggunakan mind mapping untuk membuat W
BS untuk proyek peningkatan TI dari kasus pembukaan. Persegi panjang yang
berada di tengah/pusat mewakili keseluruhan proyek. Masing-masing dari e
mpat cabang utama yang memancar dari pusat mewakili tugas utama atau it
em Level 2 untuk WBS.
• Orang yang berbeda pada pertemuan yang membuat peta pikiran ini mungki
n memiliki peran yang berbeda dalam proyek, yang dapat membantu dalam
memutuskan tugas dan struktur WBS. Misalnya, seseorang ingin fokus pada
semua tugas manajemen proyek, dan dia mungkin juga tahu bahwa tugas te
rsebut akan dilacak dalam kategori anggaran yang terpisah. Orang yang akra
b dengan memperoleh atau menginstal perangkat keras dan perangkat lunak
mungkin fokus pada pekerjaan itu, dan seterusnya. Tim akan terus menamb
ah cabang dan item sampai mereka kehabisan ide untuk pekerjaan apa yang
perlu dilakukan.
 Mind Mapping

Gambar 6-7 Contoh Teknik mind-mapping untuk membuat sebuah WBS

 Mind Mapping
• Setelah menemukan item WBS dan strukturnya menggunakan teknik mind-
mapping, Anda kemudian dapat menerjemahkan informasi tersebut ke dala
m bentuk bagan atau tabel, seperti yang dijelaskan sebelumnya.
• Fitur perangkat lunak MindView 6.0 dari MatchWare memungkinkan Anda d
apat mengklik satu ikon untuk mengubah mind-mapping menjadi bagan Gan
tt. Mind Map menyediakan daftar tugas berdasarkan WBS. MindView juga m
emungkinkan Anda memasukkan informasi tentang tugas, seperti dependen
si dan durasi, untuk menghasilkan bagan Gantt lengkap.
• Anda juga dapat mengekspor mind-mapping Anda ke Microsoft Project. WB
S dimasukkan pada kolom Task List, dan strukturnya dibuat secara otomatis
berdasarkan mind map. Gambar 6-8 menunjukkan bagan Gantt yang dihasilk
an untuk proyek peningkatan TI di MindView 6.0.
 Mind Mapping

Gambar 6-8 Gantt chart dengan WBS yang

dihasilkan dari sebuah mind map
 Tugas

• Buat Work Breakdown Structure dari proyek

sistem informasi dari kelompok anda. Uploa
d ke blok masing-masing mahasiswa dan lin
k-kan ke student site masing=masing mahasi
swa.

04/28/11
Terima kasih