WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS) adalah daftar kegiatan atau target dari
ruang lingkup suatu proyek menjadi struktur pelaporan hierarakis dan biasa dibuat dengan
menggunakan project management tools. WBS digunakan untuk melakukan Breakdown atau
memecahkan tiap proses pekerjaan lebih detail. Hal ini dimaksudkan agar proses perencanaan
proyek memiliki tingkat yang lebih baik. Menurut (Satzzinger, et al., 2012) ada dua pendekatan
umum untuk membuat WBS, yaitu berdasarkan tujuan proyek atau berdasarkan timeline
proyek. Pendekatan pertama dilakukan dengan mengidentifikasi seluruh tujuan yang harus
diselesaikan sesuai dengan iterasi yang telah dibuat. Kemudian WBS mengidentifikasi setiap
tugas yang diperlukan untuk membuat setiap tujuan. Sedangkan pendekatan yang kedua,
setiap tugas dikerjakan sesuai dengan urutan timeline dari aktifitas yang diperlukan untuk
mencapai tujuan akhir.

WBS disusun berdasarkan dasar pembelajaran seluruh dokumen proyek yang meliputi
kontrak, gambar-gambar, dan spesifikasi. Proyek kemudian diuraikan menjadi bagian-bagian
dengan mengikuti pola struktur hirarki yang bertindak sebagai jembatan atau penghubung
antara ruang lingkup proyek dan rencana rinci proyek yang akan dibuat dengan menggunakan
sebuah software project management. Salah satu software yang biasa digunakan untuk
membuat WBS yaitu Microsoft Project. WBS mengurai atau membagi proyek ke dalam
komponen lebih kecil dan lebih mudah diatur yang biasa disebut work packages (Marchewka,
2015). Work package memberikan dasar logis untuk mendefinisikan kegiatan proyek dan
menugaskan sumber daya yang dimiliki ke dalam setiap kegiatan tersebut jadi seluruh
pekerjaan proyek teridentifikasi.

Keberhasilan suatu proyek berada pada kualitas perencanaan secara menyeluruh.

Starting point terletak pada penetapan obyektif proyek dengan informasi detail yang memadai.
Untuk itu diperlukan WBS yang menjadi pondasi dalam menentukan obyektif proyek.
Sedemikian WBS mejadi sangat krusial bagi manajemen proyek. Peranan WBS yang sangat
penting kadang kurang disadari oleh para pelaku konstruksi. Padahal tanpanya, tidak akan
mungkin proyek dapat dikelola dengan baik. Proyek seolah akan berjalan tanpa kemudi dana
rah yang jelas.

Berdasarkan Project Management Institute, WBS memiliki fungsi yang sangat krusial
terhadap manajemen proyek, yaitu :

1. Untuk mengidentifikasikan lingkup pekerjaan proyek yang harus dilaksanakan dan untuk
mendetilkan (decomposition) lebih jauh menjadi komponen-komponen yang penting
untuk dikendalikan. Dekomposisi lingkup pekerjaan proyek tergantungpada kebutuhan
manajemen untuk kontrol dengan representasi tingkat detil yang memadai pada WBS.
2. Untuk menyediakan kepada tim manajemen proyek dengan suatu framework dimana
berdasarkan status proyek dan laporan progress.
3. Untuk memfasilitasi komunikasi antara manajer proyek dan stakeholder selama masa
proyek. WBS dapat digunakan untuk mengkomunikasikan informasi yang terkait dengan
 lingkup pekerjaan. Kombinasi WBS dengan data tambahan lain dapat dilah menjadi
schedule, resiko, performance, ketergantungan, dan biaya.
4. Sebagai input utama yang akurat untuk proses manajemen proyek dan tujuan lainnya
seperti definisi aktifitas, network diagram, schedule program dan proyek, laporan
performance, analisis resiko, dan mitigasinya, alat kendali, atau organisasi proyek.
5. Meningkatkan percaya diri bahwa 100% pekerjaan telah teridentifikasi dan termasuk.
6. Suatu pondasi atas proses kontrol terkait proyek.

Sebegitu penting peran dan fungsi dari WBS , maka sudah semestinya tiap proyek
harus membuat WBS dengan tingkat detil dan kualitas yang memadai dalam rangka
pengelolaan proyek yang lebih baik.

Apa yang terjadi jika tidak membuat atau membuat WBS tidak semestinya? Berikut ini
adalah beberapa dampaknya:

 Pendefinisian proyek yang tidak lengkap yang berdampak pada penembahan waktu
pelaksanaan proyek karena delay.
 Ketidakjelasan mengenai apa tujuan pelaksanaan proyek.
 Lingkup berubah-ubah atau tidak terkendali, sering terjadi perubahan lingkup.
 Kerugian proyek.
 Kesalahan menentukan deadline target waktu.
 Dan lain-lain.

Jelaslah bahwa WBS adalah salah satu fitur penting bagi pelaksanaan proyek, terlebih
pada proyek yang kompleks yang membutuhkan perencanaan dan pengendalian yang lebih
detil dimana WBS dapat menjadi alat bantu yang powerful karena WBS ini nantinya menjadi
dasar dalam membuat berbagai proses proyek, seperti:

 Pembuatan schedule.
 Analisis Resiko.
 Cost budgeting.
 Proses procurement.
 Dan lain-lain.

Jika WBS tidak dibuat, bagaimana mereka dapt melakukan proses-proses di atas dengan
baik?, Jadi wajarlah jika proyek sering dikerjakan dengan begitu sulitnya dan sering terlambat.
Hal ini lantaran ketiadaan WBS membuat pelaksanaan proyek berjalan seperti tanpa peta yang
jelas. Petunjuk membuat WBS berikut semoga memberikan pengetahuan dan membantu dalam
membuat WBS proyek:

1. WBS adalah daftar seluruh aktifitas (100% Rules)

2. Bentuk WBS dapat berupa format hierarki struktur organisasi dan format outlne teks.
3. Dibuat berdasarkan deliverables, process, dan project phase.
4. Tidak menunjukkan sequence pekerjaan.
5. Dibuat oleh orang yang kompeten dan yang akan mengerjakan proyek itu sendiri.
6. Mendefinisikan elemen pekerjaan dengan kata benda dan kata sifat – bukan kata kerja
 7. Gunakan kode untuk menunjukan identitas dan level hierarki pada semua elemen.
8. Harus memenuhi fungsi proyek dan persyaratan.
9. Item WBS harus bisa dipertanggung jawabkan.
10. Prosesnya merupakan iterative sedemikian disepakati lingkup yang terlihat dapat
dijadikan suatu dasar (baseline).
11. Minimal terdiri atas dua level dimana terdiri ats satu level hasil dekomposisi.
12. Pendetailan level harus optimal. Tidak terlalu detil dan tidak terlalu general.
13. Level terendah bersifat subyektif tergantung kondisi proyek, namun harus bersifat:
o Manageable : Sehingga tingkat detil haruslah disepakati oleh pihak tertentu terkait
dengan ini.
o Integratable : Sedemikian total paket dapat tergambarkan.
o Measurable : Untuk tujuan progress.
o Sumber daya yang diperlukan untuk pelaksanaan aktifitas dapat diperkirakan
dengan akurat.
o Durasi untuk pelaksanaan aktifitas dapat dibuat.
o Orang lain dapat memahami tindakan yang diambil.

Berikut adalah hal yang perlu diinga ketika membuat sebuah Work Breakdown Structure
(WBS) :

 The WBS should support the project’s MOV

WBS harus mencakup tugas atau kegiatan yang diizinkan untuk tujuan proyek yang
dilaksakan.
 The WBS should be deliverable oriented
Fokus dari proyek harus menghasilkan sesuatu, bukan hanya menyelesaikan sebuah
kegiatan spesifik tertentu.
 The level of detail should support planning and control
WBS memberikan sebuah jembatan antara ruang lingku[p proyek dan rencana proyek,
yaitu jadwal dan anggaran.
 Developing the WBS should involve the people who will be doing the work
Untuk memastikan bahwa WBS telah sesuai dengan tingkat kerincian yang diinginkan
adalah dengan tingkat kerincian yang diinginkan adalah dengan memastikan orang-
orang yang memiliki pekerjaan tersebut telah terlibat dalam pengerjaan proyek itu.

Pada dasarnya WBS merupakan suatu daftar yang bersifat top-down secara hirarki,
menerangkan komponen-komponen yang harus dibangun dan pekerjaan yang berkaitan
dengannya.

Model WBS memberikan beberapa keuntungan , antara lain:

 Memberikan daftar pekerjaan yang harus diselesaikan.

 Memberikan dasar untuk mengestimasi, mengalokasi sumber daya, menyusun jadwal,
dan menghitung biaya.
 Mendorong untuk mempertimbangkan secara lebih serius sebelum membangun suatu
proyek.
 Manfaat WBS :

 Mengurangi kompleksitas
 Fasilitas penjadwalan dan pengendalian.
 Estimasi Biaya (Cost Estimation)
 Penyusunan anggaran (Cost Budgeting)
 Perencanaan manajemen Risiko (Risk Management Planning).
 Identifikasi aktivitas (Aktivity Definition).

Namun terdapat manfaat utama dari WBS , yaitu sebagai berikut:

 Analisa WBS yang melibatkan manajer fungsional dan personel yang lain dapat
membantu meningkatkan akurasi dan kelengkapan pendefinisian proyek.
 Menjadi dasar anggaran dan penjadwalan.
 Menjadi alat kontrol pelaksanaan proyek, karena penyimpanan biaya dan jadwal paket
kerja tertentu dapat dibandingkan dengan WBS.

Tujuan WBS :

1. Melengkapi komunikasi antar personal proyek.

2. Menjaga konsistensi dalam pengendalian dan pelaporan proyek.
3. Cara efektif untuk melengkapi tugas manajemen.

Setelah WBS berhasil disusun dan perkiraan lama waktu pelaksanaan telah dihitung,
selanjutnya dilakukan penyusunan jadwal kerja. Pada dasarnya ada dua jenis model deskripsi
penjadwalan, yaitu:

 Bar chat : Yang hanya menerangkan flow time dari setiap pekerjaan dan tanpa
keterkaitan antar pekerjaan. Deskripsi ini paling baik digunakan pada presentasi.
 Network diagram : Yang menunjukan keterkaitan antar tugas dan mengidentifikasi saat
kritis pada jadwal.

WBS adalah diagram pohon yang dipakai sebagai alat banu untuk memecah pekerjaan
besar menjadi sub-sub pekerjaan yang lebih kecil. Dalam WBS dikenal istilah WBS level 1, level
2 , level 3 , dst. Semakin dalam level WBS, semakin detail rincian pekerjaanya. Setiap
organisasi menggunakan terminologinya sendiri untuk mengklasifikasikan komponen WBS
sesuai levelnya dalam hirarki. Sebagai contoh, beberapa organisasi memperlihatkan level-level
yang berbeda sebagai tugas (task), sub tugas (sub task) dan paket pekerjaan (work package)
sebagaimana yang ditunjukkan dalam bagan diatas. Sementara organisasi lainmungkin
menggunakan istilah fase (phase), entri (entry), dan aktifitas (activity). WBS mungkin saja
disusun mengikuti pembagian atau pentahapan dalam siklus hidup proyek (the project life
cycle). Level – level yang lebih tinggi dari struktur umumya dikerjakan oleh kelompok-kelompok.
Level yang paling rendah dalam hararki seringkali terdiri dari aktifitas-aktifitas dilakukan secara
individual, kendati demikian sebuah WBS yang menitikberatkan pada “deliverable” tidak
memerlukan aktifitas-aktifitas yang spesifikasi.
 Melakukan rincian sebuah proyek ke dalam bagian-bagian komponen yang lebih kecil
akan memudahkan pembagian alokasi sumber daya dan pemberian tanggung jawab individual.
Perlu kirannya memberi perhatian pada penggunaan detail level yang layak ketika hendak
membuat WBS.

Berikut ini adalah contoh gambar dari Work Package dan Work Breakdown
Structure (WBS) (Marchewka, 2015):
DAFTAR PUSTAKA
https://id.m.wikipedia.org/wiki/Work-breakdown-structure/ (diakses 11 Juni 2019)

https://manajemenproyekindonesia.com/ (diakses 11 Juni 2019)

(https://sis.binus.ac.id, diakses 11 Juni 2019)

(http://siswanti.staff.sinus.ac.id, diakses 11 Juni 2019)