MAKALAH MANAJEMEN PROYEK

Work Breakdown Structure (WBS)

Disusun Oleh:

1. Mochamad Abdul Jafar 1710631170016

2. Safa Descane Arsyendyassi 1710631170193

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS SINGAPERBANGSA KARAWANG
i
 KATA PENGANTAR

Segala puja dan puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan taufik-Nya
kepada kita semua. Penyusun menyadari bahwa masih banyak kekurangan dan kekeliruan dalam
penulisan makalah ini. Makalah ini dapat disusun dengan baik berkat bantuan dari pihak-pihak yang telah
memberikan bimbingan dan dukungan sebagai bahan masukan. Dalam kesempatan ini, penulis
mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah
ini.

Untuk itu kami mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari pembaca. Akhimya
penyusun mengucapkan terimakasih atas segala dukungan dan bantuan sehingga makalah ini dapat
tersusun dengan baik.

Karawang, 01 Maret 2020

Penyusun

ii
DAFTAR ISI

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam sebuah proyek, ada banyak pekerjaan yang harus dilakukan. Sebuah pekerjaan yang kompleks,
sebaiknya dipecah lagi menjadi beberapa sub-pekerjaan dan beberapa pekerjaan yang terlalu kecil dan
detail sebaiknya digabungkan menjadi sebuah pekerjaan. Dalam menentukan pekerjaan apa saja yang
harus dilakukan dalam sebuah proyek, agar tidak ada yang terlalu kompleks maupun terlalu detail, sangat
tergantung dari pengalaman seseorang dan besar atau kecilnya proyek.

WBS (Work Breakdown Structure) merupakan metode pengorganisaian proyek menjadi struktur
pelaporan hirarkis. WBS disusun bedasarkan dasar pembelajaran seluruh dokumen proyek yang meliputi
kontrak, gambar-gambar, dan spesifikasi. Proyek kemudian diuraikan menjadi bagian-bagian dengan
mengikuti pola struktur dan hirarki tertentu menjadi item-item pekerjaan yang cukup terperinci. WBS
digunakan untuk menentukan semua usaha yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.
WBS berisi daftar semua pekerjaan yang harus dilakukan untuk menghasilkan produk yang diinginkan.

Pembuatan WBS membutuhkan kontribusi dari anggota tim yang akan terlibat dalam proyek tersebut.
Sebuah metode yang efektif dalam pembuatan WBS adalah membuat sebuah sesi diskusi yang melibatkan
semua anggota tim dan memberikan kesempatan bagi mereka untuk memberikan ide-ide yang mereka
miliki. Setelah WBS selesai dibuat, tim tersebut kemudian harus menggambarkan keterhubungan antara
setiap tugas pekerjaan, menentukan tugas apa yang harus sudah selesai sebelum tugas lain dilakukan.
Keterhubungan antar pekerjaan ini nanti dibutuhkan dalam melakukan proses penjadwalan.

Perkiraan dan penjadwalan proyek ini fokus kepada penentuan waktu, biaya, dan sumber daya yang
dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek. Kebanyakan orang yang melakukan estimasi, biasanya mulai
melakukan estimasi dengan cara menentukan seberapa besar man-hours atau man-days yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan pekerjaan. Angka ini nanti juga dibutuhkan dalam menentukan waktu dan biaya
yang dibutuhkan.

1.2 Tujuan
1. Melengkapi komunikasi antar personal proyek
2. Menjaga konsistensi dalam pengendalian proyek
3. Cara efektif untuk melengkapi tugas manajemen

1.3 Manfaat
1. Untuk mempercepat proses penyelesaian suatu proyek
2. Mengetahui pencapaian apa saja yang diinginkan suatu proyek
3. Dapat merencanakan proyek kedepannya
4. Mengurangi kompleksitas
5. Fasilitas pejadwalan dan pengendalian

1
6. Estimasi biaya
7. Penyusunan anggaran
8. Perencanaan manajemen resiko

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Kegunaan WBS (Work Break Down Structure)

WBS dapat dijadikan sebagai alat atau metode untuk :
 Mendefinisikan aktivitas dan rencana keseluruhan yang dibutuhkan dalam proyek.
 Memberikan gambaran tentang deadline dan urgensi dalam proyek.
 Mencegah berkurangnya scope pekerjaan.
 Alat kontrol, komunikasi dan koordinasi.

2.2 Pembagian level dalam WBS (Work Break Down Structure)

Struktur dalam WBS mendefinisikan tugas-tugas yang dapat diselesaikan secara terpisah
dari tugas-tugas lain, memudahkan alokasi sumber daya, penyerahan tanggung jawab,
pengukuran dan pengendalian proyek. Pembagian tugas menjadi sub tugas yang lebih kecil
tersebut dengan harapan menjadi lebih mudah untuk dikerjakan dan diestimasi lama
waktunya.Sebagai gambaran, Work breakdown structure (WBS) dapat diilustrasikan seperti
berikut:

Model WBS mempunyai keuntungan,antara lain :

 Memberikan daftar pekerjaan yang dapat diselesaikan.
 Memberikan dasar untuk memperkirakan dari suatu proyek,mengalokasikan sumber
daya,menyusun sebuah jadwal,dan menghitung biaya.
 Mendorong untuk mempertimbangkan suatu proyek agar lebih serius sebelum
mengerjakannya.

3
Dikarenakan WBS merupakan struktur yang bersifat hirarki, maka bisa juga disampikan dalam bentuk
skema sebagai berikut :

Level 1 Level 2 Level 3

Task 1

Substask 1.1

Work Page 1.1.1

Substask 1.2

Workpage 1.2.1

Task 2

Substask 2.1

Workpage 2.1.1

Substask 2.2

2.2.1

Task 3

Substask 3.1

Workpage 3.1.1

Contoh tabel struktur WBS dalam bentuk skema

Perbedaan Level Dan Tingkat Kedetailan WBS

Setiap organisasi menggunakan caranya sendiri untuk mengklasifikasi komponen WBS sesuai
levelnya dalam hirarki. Sebagai contoh, beberapa organisasi memperlihatkan level-level yang berbeda
sebagai tugas (task), sub-tugas (sub-task) dan paket pekerjaan (work package) sebagaimana yang
ditunjukkan dalam bagan diatas. Sementara organisasi lain mungkin menggunakan istilah fase (phase),
entri (entry) dan aktifitas (activity).
WBS disusun mengikuti pembagian atau pentahapan dalam siklus hidup proyek. Level-level
yang lebih tinggi dari struktur umumnya dikerjakan oleh kelompok-kelompok dan Level yang paling
rendah dalam hirarki seringkali dilakukan secara individual, tetapi WBS tidak memerlukan aktifitas-
aktifitas yang spesifik.

4
Peran WBS Dalam Perencanaan Proyek
WBS merupakan pondasi untuk perencanaan suatu proyek WBS juga dapat digunakan untuk
mengidentifikasi tugas-tugas dalam model perencanaan suatu proyek. Oleh karena itu, idealnya rancangan
WBS sendiri harusnya telah diselesaikan sebelum pengerjaan perencanaan proyek (project plan) dan
penjadwalan proyek (project schedule).
Dengan memanfaatkan daftar pekerjaan pada WBS, akan dapat diperkirakan lamanya waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan tersebut. Perkiraan bisa dilakukan dengan
mempertimbangan beberapa hal, antara lain ketersediaan sumber daya dan kompleksitas. Selanjutnya
dilakukan penjabaran dalam kalender (flow time). Beberapa model pendekatan bisa digunakan untuk
menghitung perkiraan waktu yang diperlukan :
 Most optimistic : Merupakan waktu ideal untuk menyelesaikan pekerjaan, diasumsikan
segala sesuatunya berjalan lancar, dan sempurna.
 Most likely : Merupakan waktu yang dibutuhkan pada kondisi normal.
 Most pessimistic :Merupakan waktu yang dibutuhkan ketika keadaan paling sulit terjadi.
Selanjutnya, estimasi waktu dilakukan dan dibagi dalam unit (misal 8 jam/hari). Estimasi waktu untuk
suatu proyek Intranet (seperti contoh diatas) lebih sulit dari proyek pengembangan aplikasi lainnya. Hal
ini karena masih sedikit proyek yang dapat digunakan sebagai patokan menghitung waktu pelaksanaan.
Dalam mengestimasi waktu ini juga harus dipertimbangkan beberapa hal, misal pengalaman teknologi
server yang digunakan, keahlian Perl, CGI, Java, HTML, browser, dan juga bekerja dalam lingkungan
TCP/IP.

2.3 Proses penyusunan WBS (Work Breakdown Structure)

WBS membantu dalam pengawasan dan memprediksi biaya,jadwal dan informasi mengenai
produktifitas yang menyakinkan anggota manajemen proyek sebagai dasar untuk membuat
perundingan, WBS sangat membantu menyusun atau mempersingkat suatu pekerjaan.
Antara lain penyusunan WBS adalah :
 Penggambaran program sebagai ringkasan dari bagian-bagian yang kecil.
 Pembuatan perencanaan.
 Pembuatan network dan perencanaan pengawasan.
 Pembagian tanggung jawab.
 Penggunaan WBS ini memungkinkan bagian-bagian proyek terdefinisi dengan jelas.
Setelah WBS berhasil disusun dan perkiraan lama waktu pelaksanaan telah dihitung,selanjutnya
dilakukan penyusunan jadwal kerja. Pada dasarnya ada 2 jenis model penjadwalan yaitu :
 Bar Chart : yang hanya menerangkan flow time dari setiap pekerjaan dan tanpa keterkaitan
antar pekerjaan. Deskripsi ini paling baik digunakan pada presentasi.
5
  Network diagram : yang menunjukkan keterkaitan antar tugas dan mengidentifikasi saat kritis
pada jadwal.

2.4 WBS (Work Breakdown Structure) dan Gantt Chart

WBS (Work Breakdown Structure) adalah suatu metode pengorganisasian proyek menjadi
struktur pelaporan hierarkis, sedangkan gantt chart adalah gambaran jadwal pekerjaan atau proyek.

Gantt chart menggambarkan tanggal awal sampai tanggal akhir dari suatu proyek dan gantt chart
juga menunjukkan suatu kegiatan pekerjaan. Aplikasi Microsoft Project (windows) dan aplikasi
Gantt project (linux) digunakan untuk menggambarkan suatu pengalokasian waktu dan sumber daya
dapat kita lihat secara grafis.

Contoh gambar Gantt Chart

2.5 Manajemen waktu proyek (Project Time Management)

Project Time Management adalah merencanakan, menyusun, memanajemen, mengorganisasikan
suatu projek dan mengendalikan sumber dayanya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan
proyek tersebut dalam waktu tertentu secara terkontrol.
Kegagalan mengelola waktu proyek akan berakibat pada penyelesaian proyek yang tidak tepat
waktu. Penyelesaian waktu proyek yang mundur dan kurangnya pengelolaan waktu proyek tentunya
akan berakibat pada membengkaknya berbagai sumber daya proyek, khususnya biaya dan SDM
proyek. Dilihat dari fase proyek, penerapan manajemen waktu proyek lebih banyak diterapkan pada
fase Planning dan selebihnya pada fase controlling. Kagiatan manajemen waktu proyek pada fase
planning meliputi : Mendefinisikan Aktivitas, Pengurutan Aktivitas, Estimasi Lama Aktivitas, dan
Penyusunan Jadwal Proyek. Sedangkan pada fase controlling kegiatannya adaah Pengendalian
Jadwal Proyek

6
 Bidang Kelompok kemajuan proyek
pengetahuan memulai perencanaan Mengeksekusi Mengendalikan penutupan
Waktu -Definisi aktivitas -kontrol jadwal
-urutan aktivitas
-Perkiraan sumber daya
aktivitas
-Perkiraan kegiatan
durasi
-Mengembangkan
jadwal

Contoh tabel manajemen waktu proyek

2.6 Proses Pengelolaan Waktu

Input Output Teknik

o Diagram jaringan o Penjadwalan o Analisis
o Estimasi durasi aktivitas proyek matematika
o Sumberdaya yang o Detail support o Kompresi
diperlukan o rencana durasi
o Kalender manajemen o Simulasi
o Constraints(batasan) penjadwalan o Heuristik
o Asumsi o update keperluan
sumberdaya

Dengan menggunakan satu atau lebih media input, setelah diproses dengan teknik yang tersedia, akan
diperoleh hasil estimasi yang dituangkan sebagai output proses estimasi, biasanya dalam bentuk
penjadwalan proyek.

2.7 Analisis matematika

2.7.1 CPM (Network Planning)
CPM adalah mengkalkulasikan langkah-langkah aktivitas proyek secara logis (deterministis) dalam
suatu jaringan kerja,melalui jalur kritis dapat diketahui melalui jalur yang mana proyek dilaksanakan
secara optimal.
Karakteristik sebuah diagram CPM adalah sebagai berikut :
 Adanya sebuah critical path dalam sebuah jaringan kerja yang menggambarkan aktivitas
berangkai serta menyatakan waktu tersingkat untuk menyelesaikan keseluruhan proyek. Atau
dengan kata lain jumlah aktivitas dengan waktu terpanjang pada suatu jaringan.
 Apabila satu aktivitas pada jalur kritis ini mengalami penundaan maka waktu penyelesaian

7
 proyek keseluruhan juga akan mengalami penundaan.
 Analisa aspek waktu secara menyeluruh dengan suatu logika sequensial (deterministis).
 Fokus pada perhatian pada kemungkinan munculnya masalah dan indikasi untuk mereduksi
biaya dan delay atau disebut juga lag dalam CPM.
 Elemen dalam CPM: aktivitas, durasi, dan kaitan logis (relationship)

Ada dua buah cara Pembuatan CPM yaitu :

1. Activity on Arrow (AOA): rangkaian aktivitas dituliskan pada panah, simpul (node)
menunjukkan suatu peristiwa (event) tercapainya hasil akhir suatu aktivitas.
2. Activity on Node (AON): rangkaian aktivitas ditunjukkan pada simpul (node), panah
menggambarkan arah dari aktivitas (dari aktivitas yang satu menuju aktivitas yang lain).

2.7.2 Kompresi Durasi

Kompresi durasi adalah suatu bentuk khusus dari metode analisis matematis. Lewat kompresi
durasi akan diupayakan suatu cara untuk memperpendek durasi proyek tanpa mengurangi ruang lingkup
proyek.
Teknik-teknik yang digunakan untuk melakukan kompresi durasi ini, antara lain:
1. Crashing : dimana perbedaan biaya dan waktu dalam setiap durasi dianalisa untuk menentukan
perpendekan durasi yang bagaimana yang optimal (perpendekan waktu terbesar, dengan biaya
terendah). Biasanya crashing ini tidak menghasilkan suatu alternatif yang menguntungkan bagi
proyek dan hampir selalu terjadi peningkatan biaya proyek. Teknik ini akan dibahas lebih lanjut
pada bab berikutnya, bersamaan dengan proses pembuatan jaringan kerja AON.
2. Fast tracking : melakukan aktivitas secara paralel yang biasanya dilakukan secara berurutan.
Teknik ini hampir selalu memperbesar risiko proyek secara keseluruhan. Contohnya penulisan
kode pada pembuatan software, sebelum rancangan selesai.

8
 BAB III

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

WBS (Work Breakdown Structure) adalah suatu metode pengorganisasian proyek menjadi
struktur pelaporan hierarkis. WBS digunakan untuk melakukan rincian atau memecahkan tiap proses
pekerjaan menjadi lebih detail agar proses perencanaan proyek memiliki tingkat yang lebih baik. WBS
disusun berdasarkan dasar pembelajaran seluruh dokumen proyek meliputi kontrak,gambar dan
spesifikasi. Proyek kemudian diuraikan menjadi bagian-bagian dengan mengikuti pola struktur dan hirarki
tertentu menjadi item-item pekerjaan yang cukup terperinci yang disebut sebagai work breakdown
structure.
Project Time Management adalah merencanakan, menyusun, memanajemen, mengorganisasikan
suatu projek dan mengendalikan sumber dayanya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan projek
tersebut dalam waktu tertentu secara terkontrol.
WBS (Work Breakdown Structure) adalah suatu metode pengorganisasian proyek menjadi struktur
pelaporan hierarkis, sedangkan gantt chart adalah gambaran jadwal pekerjaan atau proyek. Gantt chart
menggambarkan tanggal awal sampai tanggal akhir dari suatu proyek dan gantt chart juga menunjukkan
suatu kegiatan pekerjaan.
Analisis matematika terdiri dari CPM (Network Planning), PERT (Program Evaluation Review
Technique), Kompresi Durasi.

9
 DAFTAR PUSTAKA

1 AKHMAD DOFIR : MATERI KULIAH MANAJEMEN PROYEK 20 September 2017

2 http://siswanti.staff.sinus.ac.id/Pembelajaran/claroline/backends/download.php?url=LzJfV0JTXy1w
cmFrdGlrdW0tLnBkZg%3D%3D&cidReset=true&cidReq=MPSI

3 https://www.academia.edu/34987359/MP_Pengertian_Work_Breakdown_Structure

4 http://96unsanasa.blogspot.com/2017/04/manajemen-proyek-work-breakdown.html

5 https://sis.binus.ac.id/2017/05/05/13035/

10