SCOPE MANAGEMENT

Project Scope Management

suatu kegiatan untuk meyakinkan bahwa semua kegiatan yang

dilakukan telah mencakupi semua kebutuhan yang telah
didefinisikan, dan tidak terdapat kegiatan tambahan yang tidak
berhubungan dengan kebutuhan. Scope dapat juga diartikan
sebagai semua pekerjaan yang dikembangkan dalam
menghasilkan produk dari proyek dan proses yang digunakan
untuk menbentuk semuanya
 Scope management
fitur dan fungsi yang berupa Product scope
karakteristik dari produk atau
layanan dari proyek yang
dikerjakan

pekerjaan pekerjaan yang harus

dilakukan untuk membuat atau Project scope
memberikan sebuah produk,
layanan atau hasil dari proyek
dengan fitur dan atau fungsi
tertentu.
PERMASALAHAN
YANG SERING
TERJADI  perluasan ruang lingkup produk atau proyek yang
tidak terkendali tanpa adanya penyesuaian pada
scope creepe faktor waktu, biaya, dan sumber daya awal sesuai
rencana semula. Hal ini akan berdampak pada
proyek dampak tersebut berupa waktu, biaya serta
kualitas dari proyek
SCOPE MANAGEMENT PLAN

 kegiatan untuk mendokumentasikan pendefinisian, proses validasi, dan pengontrolan

Proyek. Tujuannya adalah untuk memberikan arahan tentang cara scope mengelola
proyek.
 Sehingga saat pembuatan scope management plan diharapkan cangkupan(scope )
yang dibuat telah benar dan tetap harus diperbarui (up to date)
SCOPE PROBLEM (PERMASALAHAN RUANG LINGKUP PROYEK)

 Kesulitan dalam menyelesaikan proyek

 Terdapat banyak kesalahan pada awal pengerjaan
 Sponsor atau stakholder yang tidak dapat diprediksi
Kegiatan project scope management

• Plan Scope Management 

• Mengumpulkan Requirement
• Mendefinisikan Scope
• Membuat WBS 
• Memvalidasi Scope
• Mengontrol Scope
 Plan scope management
Terdapat 4 input

Project management Enterprise

Project charter
plan enviromental factors

Organizationa
l process
assets
 Plan scope management

Terdapat 2 Tools
Expert
and Techniques judgement
Meetings
 Plan scope management

Scope Requirements
Terdapat dua management management
output yaitu plan plan
COLLECT REQUIREMENT

 Terdapat 5 input pada tahap collect requirement

 Scope management plan
 Requirement management plan
 Stakeholder Management Plan
 Project Charter
 Stakeholder register
COLLECT REQUIREMENT

Tools And Techniques pada tahap collect requirement

1. Interview
2. Focus groups
3. Brainstorming
4. Questionary and Surveys
5. Benchmarking
COLLECT REQUIREMENTS (TOOLS AND TECHNIQUES)

 Group Decision making techniques

Untuk memutuskan kebutuhan proyek, mengklasifikasikannya dan memprioritaskannya.
Ada beberapa cara untuk memutuskan :
 Unanimity
 Majority
 Plurality
 Autocratic decision making
 Multicriteria decision analysis
COLLECT REQUIREMENTS
(TOOLS AND TECHNIQUES)
Prototipe
cara terbaik untuk membuat suatu
kelompok/komunitas yakni memberi pendapat
tentang suatu produk adalah dengan
menunjukkannya kepada mereka dalam sebuah
prototipe. Prototipe adalah suatu model produk yang
akan di buat dan memberikan para client gagasan
yang lebih baik tentang apa yang dipikirkan sebuah
tim.
COLLECT REQUIREMENTS (OUTPUTS)

 output dari proses collect requirement adalah dokumentasi kebutuhan dan matriks keterlacakan
persyaratan, yang memungkinkan Anda untuk mengikuti persyaratan dari dokumen melalui
implementasi dan verifikasi.
 Dokumen persyaratan perlu mencantumkan semua persyaratan fungsional dan nonfungsional suatu
produk.
DEFINE THE SCOPE OF THE PROJECT

Menugaskan manajer proyek saja tidak cukup untuk mengendalikan ruang lingkup. Itu sebabnya
Anda membutuhkan proses Tentukan Lingkup. Bahkan manajer proyek terbaik perlu mengandalkan
hal-hal dari perusahaan dan orang-orang di sekitar mereka.
Pengertian Define Scope :
 Adalah proses untuk membuat deskripsi detail dari proyek dan produk
 Selama perencanaan, project scope mendefinisikan dan mendeskripsikan proyek dengan spesifikasi yang sangat
detil melebihi infomasi yang telah diketahui dari proyek tersebut.
 Resiko dan asumsi yang ada di analisa sedetil mungkin dan menambahkan resiko dan asumsi tambahan bila
diperlukan.
HOW DO YOU DEFINE THE SCOPE?

 Keterampilan interpersonal dan tim

 Analisis produk
 Data analysis
 Expert judgment
 Pengambilan keputusan
DEFINE SCOPE (INPUTS)

 Scope Management plan

 Project Charter
 Requirement Documentation
 Organizational process Assets
DEFINE SCOPE (TOOLS AND TECHNIQUES)

Product Analysis
 Terdiri dari pembagian proyek, analisis sistem, analisis kebutuhan, analisis nilai, rekayasa sistem, rekayasa nilai,
dan rekayasa sistem.Setiap bagian dari proyek memiliki 1 atau lebih metode spesifik dalam mendeskripsikan
produk dari proyek itu sendiri.
DEFINE SCOPE (OUTPUTS)
 Project Scope Statement
 Mendeskripsikan secara detail kapan proyek
dianggap selesai dan bagaimana kinerja yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek itu,
termasuk memberikan pemahaman umum tentang
project scope kepada para stakeholder, serta
membantu tim proyek dalam melakukan planning
yang lebih detil. Project
 Document Updates

Yang mungkin di update

 Stakeholder register
 Requirement documentation
 Requirement tracebility matrix
CREATE WBS

WBS (Work Breakdown Structure): adalah

penguraian pekerjaan secara hirarki oleh tim proyek
untuk mencapai tujuan proyek dan menciptakan
rincian pekerjaan yang diperlukan, dengan masing-
masing level yang mewakili setiap detil rincian
pekerjaan.
Create WBS: Inputs
Scope Management plan
Menggambarkan pekerjaan yang akan
dilakukan dan pekerjaan yang tidak perlu
dilakukan.
Create WBS: Inputs
Project Scope Statement
Project scope statement menjelaskan pekerjaan yang
diperlukan, juga memberikan pemahaman umum dari
ruang lingkup proyek antara pemangku (investor) dengan
kepentingan proyek.
Create WBS: Inputs
Requirement Documentation
mendeskripsikan apa saja syarat yang dapat memenuhi
kebutuhan bisnis untuk proyek tersebut. Persyaratan harus
jelas (terukur dan dapat diuji), dapat dilacak, lengkap,
konsisten dan diterima oleh para stakeholder.
Create WBS: Inputs
Enterprise Enveronmental Factors
Enterprise Environmental Factors relevan dengan sifat
proyek, dapat berfungsi sebagai sumber referensi
eksternal untuk pembuatan WBS.
Create WBS: Inputs
Organizational process asset
Asset-asset organisasi yang dapat mempengaruhi proses
pembuatan WBS
 Create WBS:
Tools and
Techniques

Decomposition
teknik yang digunakan untuk membagi dan membagi
ruang lingkup proyek dan deliverable proyek kelebih
kecil , bagian-bagian yang lebih mudah dikelola . Paket
pekerjaan adalah pekerjaan yang ditetapkan pada tingkat
terendah dari WBS yangbiaya dan durasi dapat
diperkirakan dan dikelola . Tingkat dekomposisi sering
dipandu oleh tingkat kontrol yang diperlukan untuk
secara efektif mengelola proyek
 Create WBS:
Tools and
Techniques

Expert Judgement
Penilaian ahli sering digunakan untuk
menganalisis informasi yang dibutuhkan untuk
menguraikan deliverable proyek menjadi
bagian-bagian yang lebih kecil dalam rangka
untuk menciptakan WBS yang efektif.
 Create WBS:
Outputs

Scope Baseline
versi yang disetujui dari Project Scope Statement,
struktur rincian kerja (WBS), dan yang terkait
WBS Dictionary, yang dapat diubah hanya melalui
prosedur pengendalian perubahan formal dan
digunakan sebagai dasar untuk perbandingan
 Create WBS:
Outputs

Project Document Update

Dokumen proyek yang dapat diperbarui termasuk,
namun tidak terbatas pada, persyaratan dokumentasi,
yang mungkin perlu diperbarui untuk menyertakan
perubahan yang disetujui. Jika permintaan perubahan
disetujui hasil dari Create WBS proses, maka
persyaratan dokumentasi mungkin perlu diperbarui
untuk menyertakan perubahan yang disetujui.
VALIDATE SCOPE

 Validate Scope merupakan tahap

dimana final project diserahkan
kepada stakeholder untuk
diverifikasi. Bertujuan untuk
kelayakan deliverable sesuai
standar yang telah di tentukan
atau tidak.
 VALIDATE SCOPE PROCESS

Memvalidasi proses jangkauan

Rencana manajemen proyek ini
 Di sinilah
stakeholders diverifikasi deliverables, yang
sebenarnya terlihat berarti mereka telah melalui
dekat dengan apa kontrol kualitas.
yang tim lakukan dan
memastikan bahwa
setiap satu bagian
kerja selesai.
Inspection
VALIDATE SCOPE : INPUTS

 Project Management plan

Project management plan berisi Scope baseline yang di dalamnya terdapat project scope statement , WBS , dan
WBS dictionary
 Work performance Data
dapat mencakup tingkat kepatuhan dengan persyaratan,jumlah ketidaksesuaian, keparahan dari ketidaksesuaian,
atau jumlah siklus validasi dilakukan dalam periode waktu.
 Verified Deliverable
Produk dari proyek yang telah selesai dan dicek kebenarannya melalui Perform Quality Contol process
 Project Documents
Project Document berisi informasi tentang project, produk, kebutuhan teknis yang harus disediakan di dalam
project, sesuai dengan kriteria penerimaan resmi pada verifikasi
Validate Scope : Tools and Techniques
Decision Making

Digunakan untuk mencapai konklusi ketika

memvalidasi proyek oleh project team atau
para stakeholder.

Inspection

meliputi kegiatan seperti mengukur, memeriksa,

dan verifikasi untuk menentukan apakah
pekerjaan memenuhi persyaratan kriteria yang
dapat diterima.
VALIDATE SCOPE : OUTPUTS
 Accepted Deliverables
Deliverables yang memenuhi kriteria penerimaan secara resmi ditandatangani dan disetujui oleh pelanggan atau
sponsor dan dilanjutkan ke tahap Close Project atau Phase Process.
 Change Requests
Completed deliverables tersebut mungkin ada permintaan perubahan untuk perbaikan bagian yang cacat/rusak.
 Project Document Update
Project documents yang harus diperbarui sebagai hasil dari proses Verifying Scope termasuk setiap dokumentasi
yang menjelaskan produk atau laporan tentang status produk .
 Work performance Information
Berisi informasi bagaimana progres proyek dikerjakan, deliverables, bagaimana deliverables diselesaikan dan
diterima.
CONTROL SCOPE

 Control scope merupakan proses

pemantauan status proyek dan
ruang lingkup produk dan
mengelola perubahan berdasarkan
lingkupnya
CONTROL SCOPE : INPUTS

 Work Performance Data

dapat mencakup jumlah permintaan perubahan diterima, jumlah permintaan diterima atau jumlah kiriman selesai, dll
 Organization Process Assets
Asset- asset yang dimiliki oleh organisasi yang membantu proses Control Scope
 Project Document
Project Document berisi informasi tentang project, produk, kebutuhan teknis yang harus disediakan di dalam project,
sesuai dengan kriteria penerimaan resmi pada verifikasi
 Project Management Plan
Informasi yang dibutuhkan dalam proses Control Scope , Di dalam nya terdapat informasi mengenai Scope baseline ,
Scope Management plan, Change management plan , Configuration management plan , requirement management plan
 Project Management plan
 Ini diverifikasi deliverables, yang berarti mereka telah melalui control
kualitas.

Input Project Verified Work

documents deliverables Performance data
 Control Scope : Tools and Techniques

Trend Analysis
Adalah teknik yang digunakan untuk
menentukan suatu proyek semakin baik
atau semakin buruk.
Variance Analysis
Adalah teknik untuk menentukan penyebab dan derajat
perbedaan antara baseline dan kinerja aktual. Pengukuran
kinerja proyek yang digunakan untuk menilai besarnya
variasi dari original lingkup dasar.
CONTROL SCOPE : OUTPUTS
 Work Performance Information

Informasi kinerja yang dihasilkan mencakup informasi berkorelasi dan kontekstual tentang bagaimana proyek
lingkup adalah melakukan dibandingkan dengan scope
 Project Document Update

Dokumen proyek yang dapat diperbarui termasuk, namun tidak terbatas pada:
 Persyaratan dokumentasi, dan
 Persyaratan ketertelusuran matriks.
 Project Management Plan Update

Pembaharuan dari project Manajemen setiap elemen-elemennya.

 Change Request

Analisis scope dapat mengakibatkan permintaan perubahan ke dasar lingkup atau komponen lain dari rencana
manajemen proyek. Perubahan permintaan dapat mencakup tindakan preventif atau korektif, perbaikan cacat,
atau permintaan tambahan. Perubahan permintaan diproses untuk diperiksa dan disposisi sesuai dengan lakukan
proses
 Accepted Change Project document Work
deliverables requests updates performance
information

Jika tim melakukan pekerjaan dengan benar, maka Jika mereka tidak berpikir bahwa semua pekerjaan
stakeholders akan secara resmi menerima kiriman sudah selesai, maka anda perlu untuk membuat
(yang berarti mereka melakukannya secara tertulis). beberapa perubahan.
MAKE SURE THE TEAM DELIVERED THE RIGHT PRODUCT

 Ketika tim selesai, apa yang terjadi? anda masih memiliki satu hal lagi yang perlu anda lakukan sebelum dnda
dapat mendeklarasikan kemenangan. Anda perlu mengumpulkan semua pemangku kepentingan bersama-sama
dan mintalah mereka memastikan bahwa semua pekerjaan sungguh dilakukan. Kami menyebutnya memvalidasi
proses jangkauan.
THE STAKEHOLDERS
GIVE YOU CRITERIA FOR
DECIDING WHEN YOU’RE
DONE

Ketika anda memberikan fitur dalam pernyataan lingkup anda, anda perlu memastikan bahwa setiap kiriman
memiliki semua di dalamnya yang tercantum dalam scope statement. Anda memeriksa semua kiriman
versus scope statement, WBS, dan scope management plan. Jika kiriman anda memiliki segalanya di
dokumen tersebut, lalu dapat diterima oleh para stakeholders. Ketika semua kiriman pada scope sudah
selesai, maka semua proses sudah selesai.
APAKAH PRODUK SIAP UNTUK BERANGKAT ?
 Setelah kiriman siap untuk prime time, anda memeriksanya dengan stakeholders untuk memastikan bahwa mereka
memenuhi kriteria penerimaan. Tujuan memvalidasi scope adalah untuk memperoleh formal, penerimaan tertulis
dari suatu produk . Jika mereka ditemukan tidak memuaskan, perubahan spesifik diminta oleh para stakeholders
dan akan dikirim agar perubahan dapat dilakukan.

Inspeksi hanya berarti duduk dengan stakeholders dan melihat

Barang yang dikirimkan apakah barang itu dapat diterima.
Jika kiriman tidak diterima, proyek berjalan Jika kiriman diterima
kembali untuk mengubah kontrol.

Yes
No

Change Project document

requests updates
PROYEK SIAP UNTUK DIKIRIM!
 Ada beberapa perubahan yang tak terduga untuk scope di sepanjang jalan. Tapi, untuk sebagian besar, semuanya
berjalan sesuai rencana. Para stakeholders dan direktur bersama-sama dengan tim dapat melalui segala sesuatu
yang mereka lakukan-dan siap untuk pergi.
KEY CONCEPT
REVIEW
ALANGKAH BAIKNYA KITA MENGAMBIL SATU MENIT UNTUK BERPIKIR TENTANG BAGAIMANA
SCOPE MANEGEMENT MEMPENGARUHI SEBUAH PROYEK SECARA KESELURUHAN.

1. Anda harus peduli dengan keseluruhan scope produk yang tim anda ciptakan dan di situlah kebutuhan produk
masuk.
2. Memahami lingkup produk hanya bagian dari cerita. Sebagian besar proses di bidang pengetahuan scope
management adalah tentang mencari tahu lingkup pekerjaan yang anda dan tim anda akan lakukan.
Ruang lingkup proyek adalah semua pekerjaan yang akan terjadi saat anda membuat produk yang memenuhi
semua persyaratan yang telah anda kumpulkan.
3. Dalam proyek prediktif, tim mencoba untuk memastikan ruang lingkup produk pada awal proyek. Mereka
menyimpan pemahaman awal ruang lingkup sebagai baseline lingkup, dan kemudian mengelola perubahan ke
awal sebagai proses validasi dan kontrol yang berkelanjutan.
4. Proses adaptif atau tangkas memperlakukan cakupan produk dan proyek sebagai variabel dan fokus pada
memprioritaskan pekerjaan yang mereka lakukan daripada mengendalikan perubahan pada baseline lingkup.