Tugas Ringkasan

Manajemen Proyek Sistem Informasi

Oleh
Juan Ryvaldo Putra S.

1. MANAJEMEN LINGKUP PROYEK SISTEM INFORMASI

1.1. Tujuan
a) Memahami pentingnya manajemen lingkup proyek yang baik.
b) Menjelaskan proses perencanaan manajemen lingkup.
c) Mendiskusikan metode untuk pengumpulan dan dokumentasi
d) persyaratan guna memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder
e) Menjelaskan proses definisi ruang lingkup dan isi pernyataan ruang
lingkup.
f) Mendiskusikan proses untuk pembuatan WBS dengan menggunakan
pendekatan analogi, top-down, bottom-up, dan mind-mapping.

1.2. Manajemen Lingkup Proyek

a) Lingkup mengacu pada semua pekerjaan yang terlibat dalam
menciptakan produk-produk dari proyek dan proses yang digunakan
untuk menciptakannya.
b) Hasil (deliverable) adalah produk yang dihasilkan sebagai bagian dari
suatu proyek, seperti perangkat keras atau perangkat lunak, dokumen
perencanaan, atau notulen rapat.
c) Manajemen lingkup proyek mencakup proses-proses yang terlibat
dalam mendefinisikan dan mengendalikan apa yang disertakan atau
tidak dalam proyek.

1.3. Proses Manajemen Lingkup Proyek

a) Perencanaan lingkup: Menentukan bagaimana ruang lingkup akan
didefinisikan, diverifikasi, dan dikendalikan.
 b) Mengumpulkan Requirement : menentukan dan mendokumentasikan fitur
dan fungsi produk yang dihasilkan selama proyek serta proses yang
digunakan untuk menciptakannya
c) Definisi lingkup: Meninjau carta proyek, dokumen persyaratan dan proses
aset organisasi untuk membuat pernyataan lingkup
d) Membuat WBS: membagi hasil proyek besar menjadi komponen
yanglebih kecil, lebih mudah ditangani.
e) Verifikasi lingkup: Memformalkan penerimaan lingkup proyek.
f) Pengendalian lingkup: Mengendalikan perubahan lingkup proyek
sepanjang daur lingkup proyek.

1.4. Project Scope Management Summary

1.4.1. Perencanaan Lingkup
a) Tim Proyek menggunakan pendapat pakar dan melakukan pertemuan
untuk menghasilkan dua output penting yaitu scope management plan and
the requirements management plan.
b) Perencanaan pengelolaan lingkup merupakan bagian dari perencanaan
manajemen proyek
c) Scope Management Plan Contents:
• How to prepare a detailed project scope statement.
• How to create a WBS.
• How to maintain and approve the WBS.
• How to obtain formal acceptance of the completed project
deliverables.
• How to control requests for changes to the project scope.
d) Requirements Management Plan
Panduan PMBOK (Project Management Body of Knowledge), Edisi
Kelima, menjelaskan requirement sebagai kondisi atau kemampuan yang
harus dipenuhi oleh proyek atau terdapat dalam produk, layanan, atau hasil
untuk memenuhi kesepakatan atau spesifikasi yang berlaku secara resmi
“The requirements management plan documents how project requirements
will be analyzed, documented and managed.”
1.4.2. Mengumpulkan Requirement
Untuk beberapa proyek IT, akan sangat membantu melakukan pembagian
persyaratan pengembangan ke dalam kategori yaitu elicitation, analysis,
specification, and validation. Penting untuk menggunakan pendekatan iteratif
untuk menentukan requirement karena seringkali tidak jelas pada awal proyek.

Methods for Collecting Requirements

a) Interviewing;
b) Focus groups and facilitated workshops;
c) Using group creativity and decision-making techniques;
d) Questionnaires and surveys;
e) Observation;
f) Prototyping;
g) Benchmarking, or generating ideas by comparing specific project practices
or product characteristics to those of other projects or products inside or
outside the performing organization, can also be used to collect
requirements.

Requirements Traceability Matrix

A requirements traceability matrix (RTM) adalah tabel yang berisi daftar
persyaratan berbagai attribut dari setiap persyaratan serta status dari persyaratan
yang memastikan semua persyaratan telah dipenuhi.

1.4.3. Definisi Lingkup

Pernyataan lingkup proyek , carta proyek, aset proses organisasi, dan
permintaan perubahan yang disetujui menyediakan dasar untuk membuat
pernyataan lingkup proyek. Seiring waktu, ruang lingkup sebuah proyek harus
menjadi lebih jelas dan lebih spesifik.

1.4.4. Membuat Work Breakdown Structure (WBS)

A WBS merupakan pengelompokan pekerjaan proyek yang berorientasi hasil
yang menetapkan lingkup total proyek. WBS adalah dokumen dasar yang
memberikan landasan bagi perencanaan dan pengelolaan jadwal proyek, biaya,
sumber daya, dan perubahan. Dekomposisi merupakan pembagian hasil proyek
menjadi bagian-bagian yang lebih kecil. A work package merupakan task di
tingkat yang terendah pada WBS. The scope baseline mencakup pernyataan
lingkup proyek yang disetujui
dan terkait dengan WBS.

Pendekatan untuk Mengembangkan WBS

a) Pedoman: Beberapa organisasi, seperti DOD, memberikan
b) pedoman untuk mempersiapkan WBS.
c) Pendekatan analogi: Meninjau WBS proyek-proyek serupa dan
d) menyesuaikan untuk proyek Anda.
e) Pendekatan top-down: Mulailah dengan item terbesar dari
f) proyek dan pecahlah.
g) Pendekatan bottom-up: Mulailah dengan tugas-tugas khusus
h) dan merangkumnya.
i) Pendekatan Mind-mapping: Menulis tugas di format non-linear,
j) bercabang dan kemudian membuat struktur WBS.

Pustaka WBS dan Scope Baseline

• Banyak tugas-tugas WBS tidak jelas dan harus dijelaskan secara lebih
rinci sehingga orang tahu apa yang harus dilakukan dan dapat
memperkirakan berapa lama bekerja dan berapa biaya diperlukan.
• Pustaka WBS merupakan dokumen yang menggambarkan informasi rinci
tentang tiap butir WBS.
• Lingkup proyek yang disetujui dan WBS-nya serta pustaka WBS
membentuk scope baseline, yang digunakan untuk mengukur kinerja
dalam memenuhi sasaran lingkup proyek.

1.4.5. Verifikasi Lingkup

 a) Sangat sulit untuk membuat pernyataan lingkup dan WBS yang baik bagi
suatu proyek.
b) Bahkan lebih sulit lagi untuk memverifikasi lingkup proyek dan
meminimalkan perubahan lingkup.
c) Validasi lingkup akan melibatkan dokumen penerimaan formal untuk
penyelesaian deliverable proyek.
d) Acceptance is often achieved by a customer inspection and then sign-off
on key deliverables.
e) Banyak proyek TI yang sengsara karena scope creep dan verifikasi
lingkup yang buruk.

1.4.6. Pengendalian Lingkup

Pengendalian lingkup melibatkan pengendalian perubahan terhadap lingkup
proyek. Sasaran pengendalian lingkup adalah untuk:
a) Mempengaruhi faktor yang menyebabkan perubahan lingkup.
b) Memastikan bahwa perubahan diproses berdasarkan prosedur yang
dikembangkan dan sebagai bagian dari pengendalian perubahan.
c) Mengelola perubahan ketika terjadi.

Varians adalah perbedaan antara rencana dan kinerja aktual.

2. MANAJEMEN WAKTU PROYEK

2.1. DEFINISI
Manajemen waktu proyek, adalah tahapan mendefinisikan proses-proses yang
perlu dilakukan selama proyek berlangsung berkaitan dengan penjaminan agar
proyek dapat berjalan tepat waktu dengan tetap memperhatikan keterbatasan biaya
serta penjagaan kualitas produk/servis/hasil unik dari proyek.

2.2. TAHAPAN MANAJEMEN WAKTU PROYEK

a) Definisi aktivitas
Identifikasi jadwal aktivitas yang harus dilakukan secara spesifik untuk
memproduksi hasil-hasil proyek.
b) Pengurutan aktivitas
Identifikasi dan mendokumentasikan keterkaitan antar satu aktivitas dengan
aktivitas lainnya.
c) Estimasi kebutuhan aktivitas
Estimasi jenis dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk
melaksanakan aktivitas yang sudah terjadwal.

d) Estimasi durasi aktivitas

Estimasi perioda yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dari
setiap aktivitas.

e) Membangun jadwal
Menganalisis urutan aktivitas,durasinya, sumber daya yang dibutuhkan dan
tantangan pemenuhan jadwal sampai terbentuknya jadwal pelaksanaan
proyek.

f) Mengendalikan jadwal
Mengendalikan perubahan jadwal proyek

2.3. PENETAPAN AKTIFITAS

a) Aktivitas-aktivitas ditetapkan berdasarkan jenis dan lingkup pekerjaan
proyek yang
b) akan dilakukan.
c) Penetapan dilakukan berdasarkan WBS dengan cara dekomposisi.
d) Keluarannya merupakan daftar aktivitas.

2.4. PENGURUTAN AKTIFITAS

a) Masukan: Daftar aktivitas, deskripsi produk, dll.
b) Alat bantu: Precedence Diagramming Method (PDM) dan Arrow
Diagramming Method (ADM)
c) Keluaran: Diagram jaringan proyek
 d) Daftar aktivitas harus mencakup semua kegiatan yang akan dilakukan
di proyek.
e) Deskripsi produk seringkali berpengaruh pada pengurutan aktivitas
(misalnya: subsistem antarmuka).
f) PDM adalah metode pembuatan diagram jaringan proyek yang
menggunakan kotak untuk mewakili aktivitas dan menghubungkannya
dengan anak panah.
g) PDM disebut juga Activity On Node.
h) ADM adalah metode pembuatan diagram jaringan proyek yang
menggunakan anak
i) panah untuk mewakili aktivitas dan menghubungkannya pada titik
simpul (node) untuk menunjukkan ketergantungannya.
j) Teknik ini disebut juga Activity On Arrow.

2.5. PROSES MEMBUAT DIAGRAM AOA

a) Tentukan semua aktivitas yang berawal di node 1.
b) Gambarkan node akhirnya dan tanda panah yang menghubungkan
node 1 dengan nodenode akhirnya.
c) Tulis huruf atau nama aktivitas disertai estimasi durasi yang
dibutuhkan pada tanda panah yang berkaitan.
d) Lanjutkan menggambar network diagram, dengan cara
menggambarkannya dari kiri ke kanan.
e) Perhatikan node-node yang diikuti oleh 2 atau lebih aktivitas, atau
sebaliknya 1 node yang didahului oleh 2 atau lebih aktivitas, jika perlu
digabung atau dipisahkan.
f) Diagram terus digambar hingga semua aktivitas tercantum pada
diagram, termasuk keterkaitan/ketergantungan satu aktivitas dengan
aktivitas lainnya.
g) Perhatikan aturan: semua tanda panah harus mengarah dari kiri ke
kanan, dan tidak ada tanda panah yang saling berpotongan.

2.6. PRECEDENCE DIAGRAMMING METHOD (PDM)

 a) Aktivitas direpresentasikan oleh kotak-kotak.
b) Tanda panah menunjukkan relasi antar aktivitas.
c) Lebih populer dibandingkan ADM dan banyak digunakan dalam
manajemen proyek perangkat.
d) Lebih baik dalam memperlihatkan berbagai
e) tipe ketergantungan.

2.7. ESTIMASI DURASI AKTIFITAS

a) Setelah mendefinisikan aktivitas serta urutannya, langkahselanjutnya
dalam manajemen adalah mengestimasi durasi yang dibutuhkan oleh
aktivitas-aktivitas tsb.
b) Durasi adalah jumlah aktual waktu yang dibutuhkan untuk bekerja
ditambah dengan waktu.
c) Effort adalah jumlah hari atau jumlah jam yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan.
d) Orang yang melakukan/bertanggung jawab dengan sebuah
e) aktivitas/pekerjaan sebaikanya turut serta dalam mengestimasi durasi
aktivitas, sedang para ahli memberi masukan dan mengevaluasi
hasilnya.

2.7. MEMBANGUN JADWAL

a) Gunakanlah hasil proses manajemen waktu sebelumnya untuk
membangun jadwal. Sehingga lebih mudah dalam menentukan tanggal
awal dan tanggal akhir dari sebuah aktivitas.
b) Tujuan utama dari proses ini adalah membangun jadwal yang realistis
sebagai dasar dalam memonitor kemajuan proyek berkaitan dengan
keterbatasan waktu.
c) Alat yang dapat digunakan antara lain : Gantt Charts, PERT analysis,
critical path analysis, dan critical chain scheduling.

2.8. GANTT CHARTS

Gantt charts menampilkan jadwal proyek dengan format standar, yaitu dengan
menampilkan daftar aktivitas beserta tanggal awal dan akhirnya dalam format
kalender.

Simbol-simbolnya :
– A black diamond: milestones or significant events on a
– project with zero duration
– Thick black bars: summary tasks
– Lighter horizontal bars: tasks
– Arrows: dependencies between tasks

2.9. MILESTONES
Milestones adalah peristiwa penanda yang mempunyai durasi nol. Kriteria
SMART dalam membuat milestones, yaitu :
– Specific
– Measurable
– Assignable
– Realistic
– Time-framed

2.10. PROGRAM EVALUATION AND REVIEW TECHNIQUE (PERT)

a) PERT teknik analisis network diagram yang dapat digunakan untuk
mengestimasi durasi proyek dimana terdapat ketidakpastian yang
tinggi mengenai estimasi durasi aktivitas individual.
b) PERT menggunakan estimasi probabilitas waktu yang digunakan
berdasarkan estimasi durasi aktivitas optimistic, most likely, and
pessimistic.

FORMULA PERT
PERT weighted average formula: optimistic time + 4X most likely time +
pessimistic time.
Example:
PERT weighted average = 8 workdays + 4 X 10 workdays + 24 workdays = 12
days

2.11. CRITICAL PATH METHOD (CPM)

a) CPM adalah teknik menganalisis jaringan kegiatan/aktivitasaktivitas
ketika menjalanlankan proyek dalam rangka memprediksi durasi
total.Critical path sebuah proyek adalah deretan aktivitas yang
menentukan waktu tercepat yang mungkin agar proyek dapat
diselesaikan.
b) Critical path adalah jalur terpanjang dalam network diagram dan
mempunyai kesalahan paling sedikit.
c) Cara Menentukan Critical Path
– Buatlah network diagram yang baik.
– Tambahkan durasi untuk tiap aktivitas pada setiap jalur yang ada
pada diagram tersebut.
– Jalur terpanjang adalah critical path.

2.12. ISSUE DALAM CRITICAL PAT

Jika satu atau lebih aktivitas dalam critical path dilakukan lebih lama dari yang
direncanakan, maka seluruh jadwal proyek akan berubah kecuali segera diambil
tindakan korektif. Misconceptions:
– Critical path bukanlah critical activities.
– Dalam sebuah diagram dapat saja terdapat lebih dari satu
– critical path.
– Critical path dapat mengubah kemajuan proyek

ANALISIS CRITICAL PATH

a) Dengan mengetahui critical path dapat digunakan dalam
mempertimbangkan jadwal yang terbaik yang mungkin digunakan
 Free slack or free float adalah jumlah waktu yang dapat ditunda tanpa
membuat penundaan waktu awal tercepat dari aktivitas yang
mengikutisuatu aktivitas.
b) Total slack or total float adalah jumlah waktu tunda sebuah aktivitas
tanggal awal tercepatnya tanpa mengakibatkan penundaan tanggal
akhir proyek yang telah direncanakan.
c) A forward pass network diagram menunjukkan tanggal tercepat
dimulainya dan berakhirnya proyek, sedang backward pass
menunjukkan tanggal paling terlambat dimulainya dan berakhirnya
proyek.

Mengendalikan Perubahan Jadwal Proyek

– Lakukan pemeriksaan jadwal secara teratur
– Jangan berpikir bahwa setiap orang dapat bekerja
– dengan kapasitas 100% setiap saat
– Lakukan rapat yang menyatakan kemajuan proyek dengan stakeholders
dan nyatakanlah keadaan dengan jelas dan jujur dalam
mengkomunikasikan isu-isu yang berkaitan dengan jadwal

Menentukan Waktu Penyelesaian

a) E (earliest event occurrence time)
Saat tercepat terjadinya suatu peristiwa.
b) L (latest event occurrence time)
Saat paling lambat yang masih diperbolehkan bagi suatu peristiwa
terjadi.
c) ES (earliest activity start time)
Waktu mulai paling awal suatu kegiatan. Bila waktu mulai dinyatakan
dalam jam maka waktu ini adalah jam paling awal kegiatan dimulai.
d) EF (earliest activity finish time)
e) LS (latest activity start time)
f) LF (latest activity finish time)
g) t (activity duration time)
Cara Perhitungan
Dalam menentukan waktu penyelesaian terdiri dari 2 tahap, yaitu :
Perhitungan Maju (forward computation)
a) Untuk menghitung waktu penyelesaian tercepat suatu kegiatan (EF),
waktu tercepat terjadinya suatu kegiatan (ES) dan saat paling cepat
dimulainya suatu peristiwa (E), dimulai dari Start (initial event)
menuju Finish (terminal event).
b) Perhitungan Mundur (backward computation) untuk mengidentifikasi
waktu penyelesaian paling lambat suatu kegiatan (LF), waktu paling
lambat terjadinya suatu kegiatan (LS) dan saat paling lambat
dimulainya suatu peristiwa (E),
c) dimulai dari Finish (terminal event) menuju Start (initial event).
d) Apabila kedua perhitungan tersebut telah selesai, maka dapat
diperoleh nilai Slack atau Float yang merupakan sejumlah
kelonggaran waktu dan elastisitas dalam sebuah jaringan kerja.
e) Terdapat 2 macam jenis Slack, yaitu Total Slack dan Free Slack untuk
melakukan perhitungan maju dan mundur maka lingkaran atau event
dibagi menjadi 3 bagian, yaitu :

Perhitungan Maju
1) Aturan Pertama
Kecuali kegiatan awal, maka suatu kegiatan baru dapat dimulai bila
kegiatan yang mendahuluinya (predecessor) telah selesai.
2) Aturan kedua
Waktu selesai paling awal suatu kegiatan sama dengan waktu mulai paling
awal, ditambah dengan kurun waktu kegiatan yang mendahuluinya.
3) Aturan ketiga
Bila suatu kejadian memiliki dua atau lebih kegiatan-kegiatan terdahulu
yang menggabung, maka waktu mulai paling awal (ES) kegiatan tersebut
adalah sama dengan waktu selesai paling awal (ES) yant terbesar dari
kegiatan terdahulu.
Perhitungan Mundur
4) Aturan keempat
Waktu mulai paling akhir suatu kegiatan sama dengan waktu selesai paling
akhir dikurang waktu berlangsungnya kegiatan yang bersangkutan.

5) Aturan kelima
Apabila suatu kegiatan terpecah menjadi dua kegiatan atau lebih, maka
waktu paling akhir (LF) kegiatan tersebut sama dengan waktu mulai paling
akhir (LS) kegiatan berikutnya yang kecil. Perhitungan Slack atau Float.

6) Aturan Keenam Slack Time atau Total Slack (TS) = LS – ES atau LF – EF.