MANAJEMEN LINGKUP PROYEK

Disusun oleh:

ILHAM ADAM
2220222001
KELAS RPL TEKNIK ELEKTRO

UNIVERSITAS FAJAR
TEKNIK ELEKTRO
2023
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah
melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
Makalah ini bisa selesai tepat waktu. Adapun tujuan penyusunan makalah ini untuk
memenuhi tugas mata kuliah manajemen lingkup proyek.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu dan mendukung dalam penyusunan makalah ini. Saya sadar makalah ini
belum sempurna dan memrlukan berbagai perbaikan, oleh karena itu kritk dan saran
yang membangun sangat dibutuhkan.
Akhir kata, semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca dan
semua pihak terutama penulis sendiri.

Maluku Utara, 1 November 2023

Ilham Adam

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................ i

DAFTAR ISI .......................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN ....................................... Error! Bookmark not defined.1
A. Latar Belakang ............................................ Error! Bookmark not defined.1
B. Rumusan masalah .......................................................................................2
C. Tujuan Peulisann ........................................................................................2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................... 3
A. Manajemen Lingkup Proyek .....................................................................3
B. Proses Utama Dalam Manajemen (Ruang) lingkup proyek ...................4
C. Mendefinisikan Ruang Lingkup…………………………………………6
D. Membuat Work Breakdown Structure (WBS)…………………………7
E. Validasi Ruang Lingkup…………………………………………………7
F. Scope Creep……………………………………………………………….9
BAB III PENUTUP ............................................................................................. 10
A. Kesimpulan ................................................................................................10
B. Saran ..........................................................................................................10
DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................................11

ii
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Manajemen proyek merupakan suatu seni dan digambarkan sebagai ilmu
dari representasi segala sesuatu yang mempunyai peran yang sama dengan
teknik kepemimpinan, cara mengatur konsep dari suatu sumber daya yang dapat
dimanfaatkan, serta semua yang menggabungkan konsep keterikatan dengan
manusia, dan material yang terlibat dengan menggunakan pemahaman
pengelolaan untuk mencapai tujuan serta rencana akhir yang telah disepakati dan
disetujui secara bersama. Manajemen proyek berawal dari sebuah perencanaan
yang dilakukan pada semua aspek. Ketepatan pada proses perencanan dan
penjadwalan dapat menghindarkan timbulnya kerugian dari segi waktu, biaya,
perselisihan, dan dari aspek lain yang berkaitan hingga pengerjaan tahap akhir
terpenuhi semuanya
Manajemen proyek dapat dikatakan berhasil apabila memenuhi ketepatan
waktu sesuai dengan rencana dan tahapan yang sudah disesuaikan sebelumnya,
dapat menyesuaikan anggaran yang sudah disesuaikan di awal proyek, serta
menjamin kualitas ketika proyek tersebut telah selesai dilakukan penjadwalan
waktu yang baik dapat diukur dengan ketepatan waktu yang sudah disesuaikan
dengan berbagai aspek yang terlibat selama pengerjaan proyek berlangsung.
Semua aspek atau stakeholder bertanggungjawab dengan pengerjaan, dan
penjadwalan hingga sesuai tahapan akhir yang telah disepakati bersama.
Penyesuaian anggaran merupakan suatu tindakan yang mengatur atau
menyesuaikan biaya yang sudah ditetapkan pada awal proyek, dan
penggunaannya tercatat selama proyek tersebut berlangsung hingga selesai.
Tujuan adanya penganggaran proyek yaitu untuk mengontrol biaya yang keluar
selama proyek tersebut selesai dilakukan.
Berdasarkan dasar pemikiran di atas maka di kembangkan ide untuk
membuat rangkuman tentang manajemen lingkup proyek agar lebih memahami
tentang cara memanajemen proyek.

1
B. Rumusan Masalah
1. Apa itu manajemen lingkup proyek ?
2. Apa itu proses utama dalam manajemen (ruang) lingkup proyek ?
3. Apa itu mendefinisikan ruang lingkup ?
4. Apa itu membuat work breakdown structure (WBS) ?
5. Apa itu validasi ruang lingkup ?
6. Apa itu scope creep ?

C. Tujuan Penulisan
1. Untuk mengetahui apa itu manajemen lingkup proyek
2. Untuk mengetahui apa itu proses utama dalam manajemen (ruang) lingkup
proyek
3. Untuk mengetahui apa itu mendefinisikan ruang lingkup
4. Untuk mengetahui apa itu membuat work breakdown structure (WBS)
5. Untuk mengetahui apa itu validasi ruang lingkup
6. Untuk mengetahui apa itu scope creep

2
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA
A. Manajemen Lingkup Proyek
Manajemen (ruang ) lingkup proyek adalah cara untuk menetapkan batasan
pada proyek dan menentukan dengan tepat gol/target, batas waktu, dan hasil
akhir proyek yang akan di kerjakan
Ada Sembilan knowledge area manajemen proyek yaitu
1. Project integration management
2. Project scope managemen
3. Project time management
4. Project cost management
5. Project quality management
6. Project human resource management
7. Project risk management
8. Project communication management
9. Project procurement management
Metode dalam manajemen lingkup proyek yaitu
1. Perencanaan (planning) yaitu proses untuk mendapatkan gambaran umum
dan mendefinisikan pekerjaan yang perlu di lakukan untuk mencapai hasil
yang di inginkan
2. Pengendalian (controling) yaitu proses pendokumentasian, pelacakan, focus
pada gangguan ruang lingkup, dan juga terus menerus menyetujui dan tidak
menyetujui perubahan proyek melalui proses pengendalian dan pemantauan
3. Penutupan (closing) yaitu proses yang mencangkup pemeriksaan hasil
proyek dan penilaian hasil proyek dibandingkan dengan rencana awal yang
disusun Bersama pemangku kepentingan
Pentingnya manajemen lingkup proyek :
1. Manajemen ini menguraikan konsep – konsep yang diperlukan seperti ruang
lingkup proyek, hasil, dan kendala proyek lainnya

3
 2. Salah satu hasil terpenting dari manajemen ruang lingkup proyek yang
efektif adalah bahwa hasil akhir sesuai dengan kebutuhan pemangku
kepentingan
3. Setiap perubahan yang belum pernah terjadi sebelumnya baik dalam
anggaran proyek, persyaratan, atau tenggat waktu, mudah ditangani dalam
setiap proses manajemen lingkup proyek

B. Proses Utama Dalam Manajemen (Ruang) lingkup proyek

a. Rencana manajemen (ruang) lingkup (plan scope management)
Rencana manajemen ruang lingkup ini menggambarkan ruang lingkup
proyek yang mendokumentasikan bagaiman hal itu akan di definisikan lebih
lanjut, divalidasi dan dikendalikan sepanjang siklus hidup proyek
Rencana pengelolaan ruang lingkup mencangkup hal – hal berikut :
1. Pernyataan lingkup proyek
2. Persyaratan proyek
3. Hasil proyek
4. WBS dan proses control perubahan
b. Project scope management dan project requirements
Project scope management adalah proses dalam menentukan semua
cakupan, ruang lingkup, dan kegiatan yang diperlukan ketika melakukan
sebuah proyek besar.
Misalnya target-target proyek seperti jumlah budget, apa saja alat
yang dibutuhkan, sampai tenggat waktu untuk menyelesaikan proyek.
Tujuan dan manfaat utama dari membuat project scope management adalah
untuk memudahkan tim dalam menjalankan sebuah proyek besar.
c. Project deliverable
Deliverable adalah apapun yang dihasilkan oleh proyek. Bentuk dari
deliverable ini dapat ber variasi tergantung dari proyeknya, nantinya
deliverable ini akan di serahkan pada klien atau sponsor dari project
tersebut. Banyak yang menyimpulkan bahwa deliverable adalah hasil dari

4
 proyek, padahal deliverable mencangkup dari semua hal yang di serahkan
kepada mereka dalam berbagai fase proyek, tidak hanya di akhir proyek
Posisi deliverable dalam proyek amatlah penting, mendevinisikan
deliverable yang akan kita serahkan kepada stokeholder dan klien akan
membentuk ekspektasi mereka, seluruh deliverable harus dikomunikasikan
dengan baik cakupan, timeline maupun budgetnya untuk sebuah aktivitas
yang akan dilakukan dalam proyek
d. Work breakdown structure
menyediakan sebuah struktur hirarki yang bertindak sebagai
jembatan atau penghubung antara ruang lingkup proyek dan rencana rinci
proyek yang akan dibuat dengan menggunakan sebuah software project
management. Salah satu software yang biasa digunakan untuk membuat
WBS yaitu Microsoft Project.
WBS mengurai atau membagi proyek ke dalam komponen lebih
kecil dan lebih mudah diatur yang biasa disebut work packages . Work
package memberikan dasar logis untuk mendefinisikan kegiatan proyek dan
menugaskan sumber daya yang dimiliki ke dalam setiap kegiatan tersebut
jadi seluruh pekerjaan proyek teridentifikasi.
e. Mengumpulkan requirement (persyaratan)
Pengumpulan persyaratan, atau perolehan persyaratan, adalah
proses menentukan semua persyaratan suatu proyek. Ada dua jenis utama
persyaratan proyek, persyaratan bisnis dan teknis.
Persyaratan bisnis menentukan apa yang akan dicapai organisasi
dengan proyek tersebut, sedangkan persyaratan teknis menjelaskan
bagaimana proyek harus dilaksanakan. Mereka dikumpulkan selama fase
inisiasi siklus hidup proyek , namun manajer proyek perlu memantau
mereka sepanjang lini waktu proyek, karena mereka dapat berubah.
f. Business requirement document
business requirements document yang terancang dengan rapi adalah
fondasi dari sebuah project management yang sukses. Bila dapat
diaplikasikan dengan baik, dokumen satu ini dijamin dapat menjadi

5
 pedoman proyek yang membuat semua karyawan memiliki pemahaman dan
tujuan serupa.
Business requirements document, disingkat BRD, adalah sebuah
dokumen yang menjelaskan solusi bisnis untuk suatu proyek, seperti apa
yang harus dilakukan perusahaan terhadap produk baru atau produk yang
diperbarui. itu disadur dari Lucidchart.
Dokumen ini memaparkan kebutuhan dan harapan pengguna, tujuan
di balik solusi yang diajukan, dan kendala apa pun yang dapat memengaruhi
penerapan dari solusi.
g. Stakeholder requirements
Stakeholder requirements adalah percakapan dengan seseorang yang
memiliki kepentingan dalam suatu proyek dengan tujuan mengumpulkan
wawasan untuk mendorong keberhasilan proyek.
Dalam wawancara pengguna, peneliti mengajukan pertanyaan
kepada pengguna tentang topik yang diminati (misalnya, penggunaan
sistem, perilaku, dan kebiasaan) dengan tujuan mempelajari topik
tersebut. Demikian pula, dalam wawancara pemangku kepentingan,
anggota tim UX mengajukan pertanyaan kepada pemangku kepentingan
internal atau eksternal yang dimaksudkan untuk membentuk proses desain,
menentukan metrik keberhasilan, dan pada akhirnya memenuhi harapan
mereka.

C. Mendefinisikan Ruang Lingkup

Proses ini adalah pengembangan deskripsi rinci tentang proyek dan
produk. Jadi saat mengumpulkan daftar persyaratan, semua persyaratan
berbeda dari proyek dan produk atau layanan yang dihasilkan ditentukan.
Berikut ini disertakan dalam mendefinisikan ruang lingkup :
1. Tujuan dan sasaran proyek
2. Tugas dalam proyek
3. Sumber daya
4. Anggaran dan jadwal

6
 Saat mendefinisikan rusng lingkup, kami juga menyudutkan banyak
aktivitas dan tugas yang tidak berada di bawah cangkupan proyek. Ini pada
giliranya membantu meminimalkan gangguan dan pengeluaran yang tidak
perlu dalam sumber daya, anggaran dan lain lain.

D. Membuat Work Breakdown Structure (WBS)

Membuat struktur rincian kerja dilakukan dengan menggunakan Teknik
yang disebut dekomposisi/perincian. Ini adalah proses membagi hasil proyek
menjadi komponen yang lebih kecil dan lebih mudah dikelolah untuk mencapai
hasil yang lebih baik
Membuat struktur rincian kerja meliputi :
1. Rencana manajemen proyek, dokumen, factor lingkungan Perusahaan,
struktur organisasi dan lain lain
2. Pengambilan keputusan dan pemecahan tugas untuk kiriman proyek menjadi
kegiatan yang lebih kecil
3. Lingkup dasar dan pembaruan yang dibuat untuk dokumen proyek

(Gambar 2.1 Contoh gambar WBS)

E. Validasi Ruang Lingkup

Bagian dari kelompok proses pemantauan dan pengendalian proyek
dimana proses termasuk peninjauan kiriman dengan pelanggan atau sponsor
untuk memastikan bahwa mereka diselesaikan dengan memuaskan dan
memperoleh penerimaan formal kiriman oleh pelanggan atau sponsor

7
 Berikut ini disertakan saat memvalidasi ruang lingkup
1. Penyelesaian deliverable proyek
2. Penerimaan deliverable proyek
3. Jika hasil proyek memenuhi keinginan sponsor/owner
Mengendalikan ruang lingkup
1. Mengendalikan ruang lingkup adalah proses – proses terakhir dalam
pengelolaan ruang lingkup proyek
2. Ini merupakan bagian dari kelompok proses pemantauan dan pengendalian
proyek
3. Lingkup control adalah proses pemantauan status proyek dan lingkup
produk dan pengelola perubahan pada baseline lingkup

F. Scope Creep
Scope creep terjadi ketika hasil akhir proyek melebihi ruang lingkup
proyek. (ada tambahan fitur yang belum disepakati), Ketika proyek mengalami
scope creep, anda akhirnya akan mengerjakan tugas yang tidak diharapkan di
awal proyek.
Hal ini dapat menyebabkan keterlambatan proyek, kerja berlebih atau
hasil akhir berkualitas rendah, cara terbaik untuk mencegah scope creep adalah
dengan membuat dokumen ruang lingkup proyek yang solid dan membaginya
dengan pemangku kepentingan yang relevan yang seawall mungkin dalam
proses
Terjadinya scope creep pastinya akan membawa dampak yang buruk
bagi kedua belah pihak, baik tim developer ataupun client. Karena akan
menghabiskan banyak waktu dan budget dalam mengerjakan proyek yang
ternyata belum disetujui oleh client.
Berikut adalah dampak dari scope creep:
1. Menghabiskan banyak waktu dan sumber daya proyek atau budget untuk
mengerjakan proyek yang ternyata tidak disetujui oleh client.
2. Waktu dan sumber daya yang dialokasikan untuk pengerjaan proyek akan
mengalami pengurangan.

8
3. Membuat beban pekerjaan menjadi lebih berat dari yang diperkirakan.
4. Hasil akhir dari proyek tidak sesuai dengan yang diperkirakan sebelumnya.
5. Akan terjadi konflik dengan client dan akan membuat mereka menjadi
kecewa.
Contoh dari scope creep sebagai manajer proyek, kamu ditugaskan untuk
mengirimkan sebuah produk dalam waktu tiga bulan. Namun, setelah beberapa
minggu merencanakan pengiriman, sponsor proyek menambahkan fitur baru
dan melakukan banyak perubahan sesuai permintaan dari client. Sayangnya,
tanpa tambahan budget dan waktu yang cukup, pengiriman terlambat dan kamu
dipecat dari proyek tersebut. Hal ini merupakan contoh dari scope creep yang
dapat menyebabkan keterlambatan dalam pengiriman proyek.

9
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Penerapan manajemen ruang lingkup dalam suatu proyek dianggap
penting dan tidak pernah menjadi tugas yang sulit namun itu membutuhkan
usaha, waktu dan kesabaran
Hanya dengan bantuan manajemen ruang lingkup, manajer proyek dapat
menentukan, pengontrolan dan memastikan bahwa hasil proyek terpenuhi,
tanpa masalah/resiko apapun yang terjadi selama siklus hidup proyek dan
bahwa para pemangku kepentingan puas dengan investasi yang telah mereka
buat.

B. Saran
Agar makalah ini di lengkapi dan di pahami sebaik mungkin

10
 DAFTAR PUSTAKA

Kambau. R.(2023). Manajemen Lingkup Proyek[Video Youtube]. Di Akses

melalui https://youtu.be/u-TfV96CWTQ?si=nH8yKCKezaR3Ceva. tanggal 1
November 2023

11