MANAJEMEN PROYEK

“TAHAPAN PENGENDALIAN (CONTROLING)”

OLEH
Nadya Titania Alphina Wekoila
E1B1 16 046

UNIVERSITAS HALUOLEO
S1 ARSITEKTUR
FAKULTAS TEKNIK
KENDARI
2019

1
 KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat
rahmat dan karunia-Nyalah saya dapat menyelesaikan makalah mengenai “Tahapan
Pengendalian (Controling)” dalam mata kuliah Manajemen Proyek.
Sebagai seorang mahasiswa yang masih dalam proses pembelajaran, saya sadar
penulisan makalah ini masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, saya sangat
mengharapkan adanya kritik dan saran yang positif, guna menyempurnakan penulisan
makalah ini.

Kendari , Maret 2019

Penulis

i
 DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR …………………………………………………………………….i
DAFTAR ISI ……………………………………………………………………………..ii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang …………………………………………………………………..1
B. Rumusan Masalah ………………………………………………………………1
C. Tujuan ………………………………………………………………… ………..1
BAB II PEMBAHASAN
A. Pengendalian Proyek……. ……………………………………………………….2
B. Proses Pengendalian Proyek ………………………………….……………….....8
C. Analisa Kerja/Performasi Proyek …………………………………………..…...10
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan …………………………………………………………………….13

DAFTAR PUSTAKA………….......................................................................................14

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Manajemen proyek adalah suatu metode pengelolaan yang dikembangkan secara

ilmiah dan intensif sejak pertengahan abad ke-20 untuk menghadapi kegiatan khusus
yang berbentuk proyek. Hal ini merupakan usaha agar tujuan kegiatan dapat tercapai
secara efisien dan efektif.
Efektif dalam hal ini adalah di mana hasil penggunaan sumber daya dan kegiatan
sesuai dengan sasarannya yang meliputi kualitas, biaya, waktu, dan lain-lainnya.
Sedangkan efisien diartikan penggunaan sumber daya dan pemilihan sub-kegiatan secara
tepat yang meliputi jumlah, jenis, saat penggunaan sumber lain dan lain-lain. Oleh sebab
itu, manajemen proyek pada suatu proyek konstruksi merupakan suatu hal yang tidak
dapat diabaikan begitu saja. Karena tanpa hal ini, konstruksi akan sulit berjalan sesuai
dengan harapan baik berupa biaya, waktu maupun kualitas.
Bebicara tentang Manajemen Proyek, maka kita juga perlu tahu Fungsi dan
Proses Pengendalian Proyek. sehingga apa yang kita rencanakan bisa disesuaikan dengan
kebutuhan dan memperhatikan aspek manfaat, kemudian mempertimbangkan
Pengendalian proyek yang akan dilakukan dilapangan.
Dalam mengorganisir dan memimpin Sumber Daya Perusahaan untuk mencapai
suatu sasaran, maka diperlukan suatu usaha yang bertujuan agar pekerjaan pekerjaan
dapat berjalan mencapai sasaran tanpa banyak penyimpangan yang berarti. Usaha ini
dikenal sebagai pengendalian yang merupakan salah satu dari fungsi manajemen proyek.
Adapun proses pengendalian terdiri dari berbagai langkah kegiatan yang dilakukan secara
sistematis.

B. RUMUSAN MASALAH

1. Apa yang dimaksud dengan pengendalian proyek?

2. Bagaimana proses pengendalian proyek?
3. Bagaimana analisa kerja/performasi proyek tahapan pengendalian?

C. TUJUAN

1. Untuk mengetahui tahapan pengendalian proyek?

2. Untuk mengetahui proses pengendalian proyek?
3. Untuk mengetahui analisa kerja/performasi proyek tahapan pengendalian?

1
 BAB II
PEMBAHASAN

A. PENGENDALIAN PROYEK (CONTROLLING)

Menurut R. J. Mockler (1972) " Pengendalian adalah usaha yang sistematis untuk
menentukan standar yang sesuai dengan sasaran perencanaan, merancang sistem
informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar menganalisis kemungkinan
adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan standar, kemudian mengambil tindakan
pembetulan yang diperlukan agar sumber daya digunakan secara efektif dan efisien dalam
rangka mencapai sasaran."
Tujuan pengendalian adalah usaha meminimalkan penyimpangan agar sesuai dengan
perencanaan. Sementara itu, fungsi pengendalian, diantaranya yatitu :
1. Fungsi Manajerial, yaitu arahan agar pekerjaan hamper sesuai dengan perencanaan
2. Fungsi sebagai penilaian Kinerja

Ada setidaknya tiga langkah dalam proses pengendalian proyek, antara lain:
1. Menentukan standard performansi misalnya sepdifikasi teknis, biaya yang
dianggarkan, jadwal atau kebutuhan sumberdaya
2. Membandingkan performan aktual dengan performan standard
3. Melakukan tindakan koreksi terhadap penyebab terjadinya perbedaan
performansi aktual terhadap performansi standard

2
Monitoring Informasi
Untuk kepentingan pengendalian, diperlukan informasi yang tepat waktu dan akurat
mengenai pekerjaan yang sedang berjalan. Agatr dapat menyediakan informasi yang tepat
waktu dan akurat, perusahaan memerlukan sistem informasi yang baik. Berikut beberapa
sistem informasi terkait proyek:

1. Sistem Akuntansi Biaya Proyek (Project Cost Accounting System/ PCAS).

PCAS adalah suatu struktur dan metodologi, bisa manual atau komputerisasi, yang
memungkinkan dilakukannya perencanaan, dan pengendalian biaya proyek

2. Sistem Informasi Manajemen Proyek

Sistem ini merupakan sistem yang bisa manual atau terkomperisasi, yang
dimaksudkan untuk penyediaan kebutuhan informasi yang tepat waktu, akurat, sesuai
kebutuhan bagi pembuatan keputusan manajemen. Secara umum sistem informasi
manajemen proyek bertujuan menyediakan informasi yang diperlukan untuk
perencanaan, pengendalian dan ringkasan-ringkasan dokumen.Memisahkan data dari
sitem informasi kom puter yang lain ke database proyek Mengintegrasikan pekerjaan,
biaya tenaga kerja dan informasi jadwal untuk menghasilkan perencanaan,
pengendalian dan laporan ringkas ke manajer proyek dan stakeholder.
Membantu pelasanaan proyek secara keseluruhan dalam hal : pembuatan jadwal dan
jaringan kerja, melakukan alokasi sumberdaya dengan teknik leveling, pembuatan
anggaran yang meliputi penganggaran biaya variabel, biaya tetap dan overhead,
melakukan pengendalian biaya serta analisis performansi, menyajikan laporan dan
grafik yang dapat dengan mudah dibaca.

3
1. Pengendalian Waktu

Untuk Pengendalian waktu dapat digunakan “Time Schedule”, dengan adanya :

a. Kurva S dengan cara updating dan analysis varian

b. Bar Chart

Keterangan :
updating = menggambarkan/memperbarui time schedule umumnya mingguan.
analysis varian = membandingkan varian yang lama dan varian yang baru

4
Macam-macam solusi apabila terjadi keterlambatan waktu :

a. Crassprogram
program khusus jangka pendek untuk mengejar ketinggalan. Catatan : Apabila
ketertinggalan belum parah.(penambahan waktu jam kerja, penambahan tenaga
kerja)

b. Re-scheduling
Penjadwalan ulang, digunakan apabila keterlambatan sudah banyak, butuh persetujuan
owner dan pengawas.

c. Re-engineering
Mengubah alat kerjanya (pacul menjadi excavator) mengubah bahannya (bekisting
kayu plat menjadi bondek), mengubah metodenya. Crassprogram dapat digabung
dengan Re-engineering.

Dengan pengendalian mutu yang baik maka pekerjaan akan lebih cepat selesai, sehingga
keuntungan yang didapat adalah :

 Menghemat biaya (manajemen, tukang) tapi juga ada uang lembur, karena
pekerjaan cepat selesai
 Tenaga ahli dapat dialihkan pada proyek lainnya

2. Pengendalian Mutu

Dasar perencanaan dan pengendalian mutu adalah RKS, gambar bestek dan lain-lain.
Alat Pengendalian Mutu dengan membuat tabel daftar mutu, yang diambil dari RKS,
kegunaannya adalah untuk memudahkan dalam pengendalian mutu, daripada membuka RKS
yang tebal dan mencari satu per satu.

5
Contoh tabel daftar mutu :

Pengendalian mutu :
1. Evaluasi
2. Pengamatan
Pengamatan atau pengawasan dilakukan langsung dengan mengamati seperti
pekerjaan pembesian, pengecoran dan pemasangan bekisting.
3. Uji Laboratorium
Sampel- sampel seperti beton di uji kekuatan tekannya di laboraturium dan baja di
uji kekuatan tariknya.
4. Laporan
Laporan harian, laporan mingguan, laporan bulanan dan laporan akhir yang
dilengkapi dengan foto atau video.
5. Meeting
Meeting dilakukan mingguan, bulanan, meeting khusus, setelah ada termin, PHO
(pre hand over) atau FHO (final hand over).
 PHO (Pre Hand Over) adalah meeting yang dilaksanakan pada akhir
pelaksanaan.
 FHO (Final Hand Over) adalah meeting yang dilakukan pada akhir masa
pemeliharaan

3. Pengendalian Biaya

Dasar perencanaan biaya adalah RAB, perencanaan dan pengendalian biaya dapat dilihat

dari 2 sisi, yaitu :

6
Penjelasan gambar di atas adalah sebagai berikut :

a. IDE
ide masih berupa gagasan belum direalisasikan jadi belum ada gambar dan
perencanaannya adalah global.
b. STUDI KELAYAKAN
Ide kemudian ditinjau sejauh mana kelayakannya untuk direalisasikan, dengan
mempertimbangkan aspek manfaat dan biaya. Dengan menggunakan metode
membandingkan antara proyek lama dan proyek baru dari segi mutu, index waktu,
kapasitas, elemen dan lain2.
( penjelasan lebih detail di gambar di bawah)
c. LAYAK
Layak berarti ide sudah teruji kelayakannya untuk direalisasikan.
d. PERENCANAAN
Perencanaan meliputi perencanaan keuangan detail yang tidak menyimpang dari
perencanaan global studi kelayakan.
e. LELANG
Lelang dilaksanakan untuk mencari kontraktor sebagai pelaksana proyek, dengan
berpedoman pada Engineer Estimate dan Owner Estimate agar kontraktor tidak
sembarang menawar.
f. PELAKSANAAN
Pengendalian keuangan owner yaitu dengan adanya jaminan dari kontraktor dan
pembayaran termin yang diberikan sesuai dengan prestasi kerja kontraktor.
contoh : prestasi 30% uang yang diberikan 25%.

7
 Dari sisi kontraktor :

 Lelang : Sebelum mengajukan penawaran harga ada baiknya pertama : mengecek

harga pasar baik material, tenaga kerja dan peralatan. kedua, mengecek pajak
resmi dan tidak resmi (tidak resmi ngemel dpr , dinas dll) ketiga, biaya operasional
/ manajemen yaitu tenaga ahli. keempat, biaya tidak terduga (transportasi,
dll), kelima , perkirakan keuntungan anda umumnya 10%.
 Pelaksanaan : menyusun RAP yang nominalnya harus lebih kecil dari RAB agar
kontraktor dapat keuntungan

B. PROSES PENGENDALIAN PROYEK

Bertitik tolak dari penjelasan di atas, maka proses pengendalian proyek dapat
diuraikan menjadi langkah-langkah berikut:

1. Menentukan sasaran
Seperti telah dijelaskan sebelumnya,sasaran pokok proyek adalah menghasilkan
produk atau instalasi dengan batasan lingkup anggaran, jadwal, dan mutu yang telah
ditentukan. Sasaran ini dihasilkan dari satu perencanaan dasar dan menjadi salah
satu faktor pertimbangan utama dalam mengambil keputusan untuk melakukan
investasi atau membangun proyek, sehingga sasaran-sasaran tersebut merupakan
tonggak tujuan dari kegiatan pengendalian.

8
2. Menentukan standar dan kriteria sebagai patokan dalam rangka mencapai sasaran.
Dalam usaha mencapai sasaran secara efektif dan efisien, perlu disusun suatu
standar, kriteria atau spesifikasi yang dipakai sebagai tolok ukur untuk
membandingkan dan menganalisis hasil pekerjaan. Standar, kriteria, dan patokan
yang dipilih dan ditentukan harus bersifat kuantitatif, demikian pula metode
pengukuran dan perhitungannya harus dapat memberikan indikasi terhadap
pencapaian sasaran.
Terdapat bermacam-macam standar dan kriteria, di antaranya adalah sebagai
berikut:
a. Berupa satuan uang, seperti anggaran per satuan unit pekerjaan(SRK), anggaran
pekerjaan per unit per jam, penyewaan alat per unit per jam, biaya angkutan per
ton per km.
b. Berupa jadwal, misalnya waktu yang ditentukan untuk mencapai milestone.
c. Berupa unit pekerjaan yang berhasil diselesaikan.
d. Berupa standar mutu, kriteria, dan spesifikasi, misalnya yang berhubungan
dengan kualitas materiat dan hasil uji coba peralatan.

3. Merancang/menyusun sistem informasi, pemantauan, dan pelaporan hasil pelaksanaan

pekerjaan.
Satu hal yang perlu ditekankan dalam Proses Pengendalian Proyek adalah
perlunya suatu sistem informasi dan pengumpulan data yang mampu memberikan
keterangan yang tepat, cepat, dan akurat.
Sistem ini diperlukan untuk kegiatan-kegiatan pada butir 4 dan mengolahnya
menjadi suatu bentuk informasi yang dapat dipakai untuk tindakan pengambilan
keputusan (langkah pada butir 4 dan 5). Suatu perangkat sistem inforrnasi manajemen
proyek-SIMP (management information system), yaitu komputer yang dapat
mengumpulkan, menganalisis, menyimpan data, dan memrosesnya menjadi informasi
yang diperlu kan akan amat memhantu proses pengendalian.

4. Mengumpulkan data info hasil implementasi.

Pada akhir suatu kurun waktu yang ditentukan, diadakan pelaporan dan
pemeriksaan, pengukuran dan pengumpulan data serta informasi hasil pelaksanaan
pekerjaan. Agar memperoleh gamharan yang realistis, pelaporan sejauh mungkin
didasarkan atas pengukuran penyelesaian fisik pekerjaan, misalnya dalam meter pipa
yang telah terpasang, hanyaknya gambar konstruksi yang telah diselesaikan, meter
kubik pengerukan pelahuhan yang telah terlaksana, dan lain sehagainya.

5. Mengkaji dan menganalisis hasil pekerjaan terhadap standar, kriteria, dan sasaran
yang telah ditentukan.
Langkah ini herarti mengkaji segala sesuatu yang dihasilkan oleh kegiatan pada
butir 4. Di sini diadakan analisis atas indikator yang diperoleh dan mencoha
membandingkan dengan kriteria dan standar yang ditentukan.

9
 6. Mengadakan tindakan pembetulan.
Hasil analisis ini penting karena akan digunakan sebagai landasan dan dasar
tindakan pembetulan. Oleh karena itu, metode yang digunakan harus tepat dan peka
terhadap adanya kemungkinan penyimpangan. Terdapat beberapa tindakan perbaikan:
 Realokasi sumher daya, misalnya, memindahkan peralatan, tenaga kerja dan
kegiatan pemhangunan fasilitas pemhantu untuk dipusatkan ke kegiatan
konstruksi instalasi dalam rangka mengejar jadwal produksi.
 Menamhah tenaga kerja dan pengawasan serta hiaya dari kontinjensi.
 Menguhah metode, cara, dan prosedur kerja, atau mengganti peralatan yang
digunakan.
Hasil analisis dan pembetulan akan berguna sebagai umpan balik perencanaan
pekerjaan selanjutnya dalam rangka mengusahakan tetap tercapainya sasaran semula.

Masalah-masalah Dalam Pengendalian Proyek

Beberapa masalah yang sering dijumpai dalam pengendalian proyek antara lain
sebagai berikut:
 Hanya menekankan pada satu faktor dan mengabaikan faktor lain. Misalnya
pengendalian hanya menekankan pada faktor biaya sementara faktor performansi
diabaikan.
 Prosedur pengendalian tidak diterima oleh staff karena kurang memahami arti
penting pengendalian
 Terjadinya pelaporan informasi yang kurang akurat
 Para manajer terlibat dalam beberapa proyek yang menyebabkan terabaikannya salah
satu proyek.
 Kesalahan mekanisme dan pelaporan akuntansi
 Manajer tidak tegas terhadap isu-isu kontroversial dan menganggap masalah akan
selesi dengan sendirinya sejalan dengan berlalunya waktu.

C. ANALISIS KINERJA/ PERFORMANSI PROYEK

Ada bermacam-macam alat dan ukuran yang dapat digunakan untuk mengukur
performansi proyek, antara lain:

1. Analisis Biaya dan Jadwal

a. BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled)

yaitu ukuran yang menyatakan besarnya biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan
yang dijadwalkan dan ditetapkan dalam anggaran

b. ACWP (Actual Cost of Work Performed)

yaitu ukuran yang menyatakan pengeluaran aktual dari pekerjaan yang sudah
dikerjakan sampai waktu tertentu.

10
c. BCWP (Budgeted Cost of Work Performed)
yaitu ukuran yang menyatakan jumlah biaya yang dikeluarkan untuk pekerjaan
yang sudah dikerjakan. Ukuran ini disebut juga Earned Value

Contoh menghitung BCWP:

1) Perusahaan PT KISS menerima tender dari PLN untuk pekerjaan melepas
meteran lama di rumah-rumah dan mengganti dengan meteran sistem pula.
Nilai kontrak dengan harga tetap sebesar Rp100 juta untuk pemasangan 100
meteran baru.
Beban biaya untuk pemasangan meteran baru adalah 100 juta/ 100 = 1 juta per
unit.

PT KISS memperkirakan bahwa untuk memasang 5 unit unit meteran baru

diperlukan waktu 1 hari.

Dengan demikian untuk menghitung nilai BCWS pada hari ke-5 adalah
5 x 5 x Rp1.000.000 = Rp25.000.000
Dengan demikian biaya yang dianggarkan sampai hari ke-5 adalah Rp25 juta.
Atas dasar ini maka dapat ditentukan umur proyek yakni
(50 juta/ 12.5 juta) x 5 hari = 20 hari
Pada pelaksanaannya, ACWP dimisalkan dalam 5 hari terpasang 20 unit
meteran baru dengan biaya
20 x Rp1 juta = Rp20 juta
BCWP dihitung dengan cara
20 unit x Rp 1 juta = 20 juta
d. Cost Variance (CV).
Merupakan selisih antara biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang
sudah dikerjakan (BCWP) dengan biaya aktual untuk pekerjaan yang sudah
dikerjakan (ACWP) Atau CV = BCWP – ACWP
Besaran ini menunjukkan seberapa besar biaya aktual melebihi biaya
yang dianggarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan. Bila CV bernilai
negatif maka dari segi biaya performance pekerjaan tersebut kurang bagus

e. Schedule Variance (SV).

Merupakan selisih biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang sudah
dilaksanakan (BCWP) dengan biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang
dijadwalkan (BCWS) Atau SV = BCWP – BCWS
Besarnan ini menunjukkan apakah dalam pelaksanaan pekerjaan telah
terjadi keterlambatan atau justru melampaui jadwal. Bila SV bernilai positif
berarti pelaksanaan pekerjaan lebih cepat dari yang direncanakan. Bila SV
bernilai negatif berarti terjadi keterlambatan.

11
 f. Time Variance (TV).
Merupakan selisih antara waktu saat pelaporan atau status date (SD) dan waktu
ketika BCWS = BCWP atau budgeted cost at status date (BCSD)

g. Cost Performance Index (CPI).

Merupakan perbandingan antara biaya yang dianggarkan dengan biaya actual CPI
= BCWP/ ACWP

h. Schedule Performan Index (SPI).

Merupakan perbandingan biaya pekerjaan yang telah dilaksanakan dengan biaya
pekerjaan yang dijadwalkan pada periode tertentu.
SPI = BCWP/ BCWS
Bilai nilai CPI dan SPI lebih besar dari 1 maka dapat disimpulkan bahwa
pekerjaan lebih cepat dari yang direncanakan dengan biaya yang lebih kecil dri
yang dianggarkan.

2. Analisis Teknis
Analisis teknis terkait dengan spesifikasi teknis. Analisis ini untuk melihat apakah
hasil proyek memenuhi persyaratan teknis yang dimintau ataukah tidak. Analisis ini
biasanya berupa pembandingan ukuran, kecepatan, kapasitas, kekuatan produk dsb.
Perkiraan Biaya Penyelesaian Proyek
Ada dua hal dalam memperkirakan Biaya untuk menyelesikan proyek dan menentukan
biaya yang tersisa sampai proyek selesai:

a. Forecast Cost To Complete (FCTC)

FCTC dihitung dengan cara:

FCTC = (BAC – BCWP)/ CPI

BAC = Budgeted Cost To Complete atau biaya yang dianggarkan pada saat proyek
selesai
BAC = BCWS pada saat proyek ditargetkan selesai
Anggaran yang tersisa untuk menyelesikan proyek
= Biaya toal – biaya yang sudah terpakai atau anggaran yang tersisa
= BAC – BCWP
b. Estimated At Completion (EAC) atau Perkiraan total biaya proyek
EAC = biaya yang sudah dihabiskan + perkiraan biaya untuk pekerjaan tersisa
Atau
EAC = ACWP + FCTC

12
 BAB II
PENUTUP

A. KESIMPULAN

Pengendalian adalah usaha yang sistematis untuk menentukan standar yang sesuai
dengan sasaran perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan pelaksanaan
dengan standar menganalisis kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan
standar, kemudian mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan agar sumber daya
digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran.
Tujuan pengendalian adalah usaha meminimalkan penyimpangan agar sesuai dengan
perencanaan. Sementara itu, fungsi pengendalian, diantaranya yatitu :
3. Fungsi Manajerial, yaitu arahan agar pekerjaan hamper sesuai dengan perencanaan
4. Fungsi sebagai penilaian Kinerja

Dalam menjalankan tahapan penegndalian sebaiknya seorang manajer

memperhatikan segala aspek dari semua factor untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Seperti factor biaya, waktu maupun mutu.

13
 DAFTAR PUSTAKA

https://sites.google.com/site/operasiproduksi/pengendalian-proyek

https://www.jurnal.id/id/blog/2017-pengertian-dan-tahapan-manajemen-proyek/

https://sites.google.com/site/operasiproduksi/pengendalian-proyek

http://www.ilmusipil.com/pengawasan-dan-pengendalian-proyek

http://kampus-sipil.blogspot.com/2014/01/fungsi-dan-proses-pengendalian-proyek.html?
m=1

http://41113110093.blog.mercubuana.ac.id/2016/09/07/pengendalian-proyek/

14